Protection des données relatives aux étudiants de l haute école

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1 Mise à jour : 22/01/2016 Protection des données relatives aux étudiants de l haute école APERÇU 1. Généralités La transmission de données à caractère personnel Les destinataires qui peuvent prouver qu ils ont le droit de traiter des données à caractère personnel Les destinataires qui ne peuvent pas prouver qu ils ont le droit de traiter des données à caractère personnel ou pour lesquels des doutes persistent quant à l existence de ce droit La reproduction d étudiants et la publication des photos Autres informations... 3 Annexe : Formulaire : Protection des données relatives aux étudiants BASE LÉGALE: Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel (loi sur la protection des données) 1. Généralités Les données à caractère personnel relatives aux étudiants sont traitées conformément aux dispositions de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel. En application de cette loi, sont considérées comme des données à caractère personnel toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable; est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Les règles énoncées ci-après à propos de la transmission de données relatives aux étudiants ne s appliquent pas à la transmission de données anonymes relatives aux étudiants. De même, 1

2 les règles ne s appliquent pas si le traitement de données est effectué aux seules fins de journalisme ou d expression artistique ou littéraire (liberté de la presse et liberté artistique). 2. La transmission de données à caractère personnel Au sens de la législation sur la protection des données, il faut distinguer deux sortes de destinataires lors de la transmission de données relatives aux étudiants: 2.1. Les destinataires qui peuvent prouver qu ils ont le droit de traiter des données à caractère personnel Par «droit», l on entend entre autres une autorisation légale ou l exécution d une mission, qui est réalisée dans l intérêt public ou relevant de l exercice de l autorité publique. Parmi ces destinataires autorisés, qui sont soumis au secret professionnel, se trouvent entre autres le Ministère de la Communauté germanophone (y compris le service d aide à la jeunesse et le service d aide judiciaire à la jeunesse), les autorités judiciaires (y compris le Ministère Public) et les services de police. Dans ces cas, la direction de l haute école peut transmettre au destinataire des données à caractère personnel relatives aux étudiants sans consentement préalable de l étudiants. Même la transmission de données confidentielles, c.à.d. de toutes les données qui ne sont pas à considérer comme des pures coordonnées (par exemple les résultats scolaires, les absences ou le comportement de l étudiant), au Ministère ou à d autres destinataires, qui peuvent prouver qu ils ont le droit de traiter ces données, ne pose pas de problème au regard de la législation sur la protection des données. Avant que cette transmission n ait lieu, les étudiants doivent cependant en être informés. Ceci se fera sous forme d un formulaire (voir annexe) remis au début de l année scolaire, énumérant au moins de manière exhaustive les destinataires potentiels et signalant que des droits de renseignement et de rectification existent pour la personne concernée Les destinataires qui ne peuvent pas prouver qu ils ont le droit de traiter des données à caractère personnel ou pour lesquels des doutes persistent quant à l existence de ce droit La transmission de données à d autres institutions n ayant pas été citées au point 2.1. est soumise au consentement exprès et écrit des étudiants. Ce n est que lorsque le consentement a été donné que les données peuvent être transmises par exemple à d autres établissements scolaires, à des institutions paracommunautaires, à Kaleido et à d autres établissements sociaux, à des employeurs intéressés ou à des personnes proposant des stages etc. Dans ces cas, dans la mesure du possible, malgré le consentement, seules des pures coordonnées seront transmises. De plus, la transmission n aura lieu que s il existe un intérêt potentiel pour l étudiant et que la transmission peut lui être favorable. 2

3 Quant à la transmission à d autres tiers de données sensibles tels que les résultats scolaires, les absences ou le comportement, elle ne pourra se faire que sous l entière responsabilité de la direction. Il est cependant recommandé, même avec le consentement préalable et écrit de la personne concernée, d éviter autant que possible la transmission d autres données que les coordonnées. La demande de consentement se fait sous la forme d un formulaire (voir annexe), à l aide duquel les personnes concernées sont évidemment entièrement informées de la personne du destinataire, du droit dont il dispose, des données transmises et de la raison pour laquelle il nécessite ces données. Ici aussi, il est indiqué que des droits de renseignement et de rectification existent. De plus, lorsque les données sont transmises à des fins de direct marketing, il est signalé expressément que l on a le droit de s opposer à la transmission à tout moment et sans justification. En cas d emploi abusif de données, dû à la négligence concernant la transmission de données, la direction est susceptible de poursuites civiles et pénales. 3. La reproduction d étudiants et la publication des photos Il se peut qu un étudiant soit photographié lors d activités scolaires (par exemple pendant les cours, lors d excursions, lors de fêtes etc.) et que ces photos soient éventuellement publiées sur le site de l haute école ou dans des ouvrages imprimés. Pour cela, tout comme pour la transmission de données à caractère personnel à certains destinataires, il faut le consentement de l étudiant. Dans le cadre de la demande de consentement, il faut préciser que les photos ne servent qu à présenter les activités de l haute école et qu elles seront utilisées exclusivement à des fins d illustration et en aucun cas à des fins commerciales. De plus, la reproduction doit se faire sans citer de noms; dans le cas contraire, le consentement exprès est requis. Il faut également indiquer que des droits de renseignement et de rectification existent. 4. Autres informations Pour de plus amples informations concernant la législation sur la protection des données, veuillez consulter le site de la commission belge de la protection de la vie privée: 3

4 Formulaire : Protection des données relatives aux étudiants de l haute école Mise à jour : 22/01/2016 Les données à caractère personnel relatives aux étudiants sont traitées conformément aux dispositions de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel. Pour de plus amples informations sur la protection des données, veuillez consulter le site de la commission belge de la protection de la vie privée: 1. La transmission de données à caractère personnel relatives aux étudiants à des destinataires autorisés La direction de (nom de l établissement), (adresse de l établissement) vous informe du fait qu elle est autorisée à transmettre des données à caractère personnel relatives à ses étudiants à des institutions, qui ont le droit de traiter les données. Par autorisation l on entend entre autres une autorisation légale ou l exécution d une mission, qui est réalisée dans l intérêt public ou relevant de l exercice de l autorité publique. Parmi ces destinataires autorisés, qui sont soumis au secret professionnel, se trouvent entre autres le Ministère de la Communauté germanophone (y compris le service de l aide à la jeunesse et le service de l aide judiciaire à la jeunesse), les autorités judiciaires (y compris le Ministère Public) et les services de police. Les données relatives aux étudiants ayant été transmises peuvent être consultées à tout moment. De plus, vous avez le droit de faire corriger des données particulières. 2. La transmission de données à caractère personnel relatives aux étudiants à d autres destinataires La transmission de données à d autres institutions n ayant pas été citées au point 1 est soumise au consentement exprès et écrit de l étudiant. Lorsque le consentement a été donné, seules les coordonnées des étudiants seront transmises. Cette transmission n a lieu que s il existe un intérêt potentiel pour l étudiant et que la transmission lui est favorable. Le cas échéant, les données peuvent être transmises aux destinataires suivants: 1. autres établissements scolaires (par exemple: brochure informative d écoles supérieures ou d universités) ; 2. institutions paracommunautaires de la Communauté germanophone (Office de l emploi de la Communauté germanophone; Office pour les personnes handicapées; Institut pour la formation et la formation continue dans les classes moyennes et les P.M.E.) ; 3. le Centre pour le développement sain des enfants et jeunes (Kaleido) et autres institutions sociales ; 4. employeurs intéressés ou personnes proposant un stage ; 5. institutions chargées de l exécution et de l évaluation de tests nationaux ou internationaux (DELF, PISA etc.)

5 Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et sans justification. Les données relatives aux étudiants ayant été transmises peuvent être consultées à tout moment. De plus, vous avez le droit de faire corriger des données particulières. Oui, je suis d accord avec la transmission. Non, je ne désire pas que les coordonnées soient transmises. 3. Consentement à la reproduction et à la publication (Nom de l établissement scolaire), représenté par (nom du directeur), respecte les droits de la personnalité de ses étudiants, en particulier le droit à l image. Il se peut qu un étudiant soit photographié lors d activités scolaires (par exemple pendant les cours, lors d excursions, lors de fêtes etc.) et que ces photos soient éventuellement publiées sur le site de l haute école ou dans des ouvrages imprimés. Pour cela, il faut le consentement de l étudiant. Les photos ne servent qu à présenter les activités de l haute école. Elles sont exclusivement utilisées à des fins d illustration et en aucun cas à des fins commerciales. La reproduction se fait sans citer de noms; dans le cas contraire, le consentement exprès est requis. L étudiant peut retirer son consentement à tout moment et sans justification. Les reproductions concernées peuvent être consultées à tout moment. Les photos sont toujours traitées avec le plus grand soin. Oui, je suis d accord avec la reproduction et l éventuelle publication. Non, je ne suis pas d accord avec la reproduction et l éventuelle publication. Nom de l étudiant:... Année/Classe:... J affirme avoir lu le texte ci-dessus, en avoir pris connaissance et l avoir rempli consciencieusement. / / Date Signature de l étudiant 2