Le logiciel de gestion intégré conçu pour les PME du Bâtiment.

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1 Le logiciel de gestion intégré conçu pour les PME du Bâtiment

2 Beaucoup plus qu un logiciel de suivi de chantier, NaviBat est un véritable outil de pilotage. Navibat n est pas qu un simple logiciel de suivi de chantier. C est un véritable ERP qui permet à nos chargés d affaires de disposer d un outil de pilotage de leurs projets. De plus, il assure un reporting instantané à notre direction. Laurent S. Directeur Informatique Sommaire La gestion des devis un outil d étude qui s adapte à votre métier p.4 La planification et si votre informatique devenait un outil de pilotage? p.5 Le suivi de chantier parce que le contrôle budgétaire est une des clés de la réussite p.6 Le suivi de la main d œuvre parce que les hommes sont les acteurs de la profession p.7 La gestion des achats et stocks achetez efficacement et au bon moment p.8 La facturation et le suivi des en-cours les fondements d une trésorerie maîtrisée p.9 Statistiques et Tableaux de Bord de véritables outils d aide à la décision p.10 L intégration avec Microsoft Dynamics NAV optez pour un E.R.P. pérenne et évolutif p.11 2

3 Un produit adapté à votre activité NaviBat est une solution de gestion intégrée destinée aux PME du secteur de la construction. NaviBat est parfaitement adapté aux entreprises soucieuses de se doter d un outil riche et totalement intégré, dans des environnements de 5 à 150 utilisateurs. Une solution métier Microsoft pérenne et évolutive NaviBat est une solution métier conçue dans l ERP Microsoft Dynamics NAV, utilisée par entreprises dans le monde. Entièrement intégrée à Microsoft Office (Word, Excel, Outlook,...), vous bénéficiez régulièrement des dernières innovations proposées par Microsoft. Un réseau de partenaires proche de chez vous NaviBat est mis en œuvre par un réseau de partenaires spécialistes de votre activité et certifiés par Microsoft. 3

4 Conçu pour répondre aux besoins des entreprises soucieuses d intégrer la gestion des offres au sein d un système de gestion unique, NaviBat propose de nombreuses fonctionnalités : - Gestion d une ou plusieurs bibliothèques d ouvrages et composants créés ou importés d une source externe (Batiprix, Catelec, Catalogues fournisseurs sous Excel...). - Saisie de devis riche et performante. - Paramétrage élaboré des coefficients de frais généraux et taux de marge. - Nombreuses possibilités d édition. - Consultations fournisseurs. - Suivi des différentes versions - Analyse du portefeuille d offres en cours. - Intégration complète avec l ensemble de NaviBat : suivi d affaires, approvisionnements, etc. La gestion des devis : un outil d étude qui s adapte à votre métier. La bibliothèque NaviBat dispose d une bibliothèque multi niveaux composée d articles, matériels, main d œuvre, prestations sous-traitées et de frais complémentaires. Créée au fur à mesure des besoins, elle peut être enrichie à partir de la saisie du devis ou par l import de bibliothèques externes. Gestion des devis : Saisie et import Excel Caractéristiques générales Associées aux différentes adresses du devis, NaviBat permet d identifier l ensemble des interlocuteurs d une affaire : maître d œuvre, architecte... En deux clics de souris, vous émettez un courrier Word à l un de ces interlocuteurs. De nombreuses caractéristiques personnalisables par l utilisateur enrichissent les informations du devis (type de marché, nature des travaux, date de réponse demandée...) Outils d import de données Afin de limiter la saisie de données et de répondre aux exigences de certains donneurs d ordre (Marchés publics...), les études peuvent êtres importées sous différents formats : fichiers Excel, XML,... Consultation fournisseurs Un outil intégré permet de consulter les fournisseurs et de sélectionner les meilleures offres. Cadencement - Métré Des fonctions de calcul, similaires à celles utilisées dans Excel, sont également disponibles. Frais généraux et marge Les taux de frais généraux et de marge sont paramétrés très finement afin de déterminer le prix de vente à partir du prix de revient. Ces coefficients peuvent être modifiés aisément pour les affaires spéciales. Des frais complémentaires peuvent être saisis et ventilés sur les postes du devis. Edition du devis L édition du devis répond à des modèles configurés par l utilisateur : présentation synthétique, détaillée, valorisée ou non... Alimentation automatique du suivi d affaires Dès l acceptation, la fiche affaire est créée automatiquement et le budget est alimenté sans ressaisie. Il peut cependant être complété si certains aléas n avaient pas été pris en compte ou si l étude manquait de précision. Suivi commercial Le module de CRM intégré à NaviBat permet de suivre l évolution du portefeuille d offres : valorisation en fonction du % de probabilité, relances,... Contenu du devis Le corps de l étude peut être découpé en lots/sous-lots à plusieurs niveaux. Chaque lot contient un ou plusieurs postes, basé sur la bibliothèque d ouvrages ou défini au cas par cas pour chaque devis. La saisie des devis peut s effectuer de façon déportée et être réintégrée dans la base principale de façon automatique. 4

5 La planification est pour bon nombre d entreprises un besoin crucial, qu il s agisse de : - Analyse prévisionnelle à moyen terme des besoins de main d œuvre. - Définition du planning à court terme des hommes et machines - Optimisation des achats ou de la production afin de servir à temps les affaires. La planification : et si votre La planification informatique : deveet si votre informatique devenait un outil de pilotage? Le planning prévisionnel La planification permet de ventiler dans le temps (jour, semaine, mois, trimestre, année) la réalisation prévisionnelle d une affaire, afin d identifier les besoins en main d œuvre. Vous pouvez ainsi analyser le degré de charge de l entreprise dans les semaines et mois à venir. Bien entendu, cet outil fonctionne sur un concept d intégration complète de l information. Aucune ressaisie n est nécessaire, il suffit de ventiler dans le temps les heures prévues par affaire. L affectation des ressources sur les affaires L outil de planning proposé par NaviBat remplace la feuille Excel fréquemment établie lors de la réunion hebdomadaire. Il permet d imputer nominativement les ressources disponibles sur chaque affaire en fonction de leurs compétences, de leur disponibilité et de prévoir ainsi les besoins de main d œuvre externe. Grâce à ce planning, non seulement l entreprise dispose d un suivi pertinent des besoins en main d œuvre, mais il permet également de préétablir les ordres de mission. Afin de limiter les saisies, le planning peut servir de base à une proposition de pointage, voire même être validé pour alimenter les temps passés par affaire. 5

6 Le Suivi d affaires est l épine dorsale de NaviBat. Ce module a été conçu pour répondre à 4 objectifs principaux : - Proposer un outil unique d analyse des coûts d une affaire, intégrant une fonction de navigation permettant de remonter à la source de l information : facture d achat, pointage, commande en cours, etc. - Assurer la cohérence des chiffres analysés : l intégration totale des modules de NaviBat garantit qu à tout moment les résultats issus de la comptabilité seront parfaitement identiques aux résultats de chaque affaire - Permettre une vision globale ou détaillée de chaque affaire : le découpage en phases et en natures de dépenses est totalement paramétrable. - Gagner en efficacité et en fiabilité dans l établissement des factures et le suivi des travaux en cours. Le suivi d affaires : parce que le contrôle budgétaire est une des clés de la réussite La fiche affaire Etudiée dans un souci d intégration complète de l information, la fiche affaire regroupe toutes les informations nécessaires : Une fiche paramétrable contenant l ensemble des caractéristiques de l affaire. La liste des intervenants : donneurs d ordre, architectes, etc... Les éléments de correspondance du dossier : documents administratifs, certificats, fax... L ensemble des documents commerciaux : commandes d achat, factures fournisseurs, devis complémentaires, factures clients... Le tableau de bord des résultats de l affaire. L en-cours financier correspondant. Le calcul des travaux en cours La saisie de l avancement de chaque poste d une affaire permet de calculer le «droit à dépense» et mesurer ainsi les éventuels dérapages et établir rapidement les situations. Le tableau de bord Le tableau de bord permet d effectuer une analyse globale ou détaillée de l activité selon deux méthodes : Une visualisation globale des affaires et des principaux indicateurs, par responsable, nature d affaire,... Une vue détaillée de chaque affaire selon différentes vues paramétrables. L analyse budgétaire Cette fonction permet une découpe des coûts prévus, du prix de revient, des recettes et des dépenses engagées selon un plan analytique totalement paramétrable. L utilisateur définit librement les catégories de dépenses qu il souhaite analyser : fournitures, main d œuvre interne ou externe, sous-traitance, études,... Une puissante fonction de navigation permet de tracer le document correspondant à chaque dépense ou recette : facture fournisseur, temps passés... 6

7 NaviBat propose une saisie de pointage optimisée pour répondre aux exigences des entreprises ayant de nombreux évènements de pointage. La saisie d une feuille de pointage ne nécessite par conséquent que quelques minutes. Le suivi de la main d œuvre : parce que les hommes sont les acteurs de la profession La gestion des ressources humaines NaviBat intègre une gestion pertinente du personnel, qu il soit interne ou externe (intérimaires,...). Ce module vous permet d identifier non seulement l ensemble des éléments nécessaires au logiciel de paie, mais aussi de nombreuses informations complémentaires : objets confiés, contrats, etc... La saisie de la main d œuvre et du matériel Des variables de saisie entièrement paramétrables permettent de répondre aux spécificités de chaque métier : primes de hauteur, travaux sales, heures d intempéries, heures machines... La saisie peut être effectuée selon plusieurs méthodes : Une saisie de pointage par affaire ou ressource permet de définir rapidement les collaborateurs ayant travaillé sur une affaire, ou à l inverse des affaires sur lesquelles a travaillé un collaborateur, et de saisir simultanément tous les événements : heures travaillées, primes, matériel utilisé... Une saisie d événements par période est particulièrement adaptée aux informations hors affaires : congés, maladie,... Les pointages peuvent également être issus des heures affectées au planning. La gestion des intérimaires NaviBat propose une fonction de gestion des intérimaires qui permet : De mémoriser le détail de chaque mission d intérim D imputer lors du pointage les intérimaires sur chaque affaire D établir les bordereaux de pointage transmis aux sociétés d intérims D effectuer le contrôle et la comptabilisation des factures sans ressaisie. Gestion de la prépaie Le module prépaie est un puissant moteur de calcul des éléments de paie. Il permet de calculer automatiquement de nombreuses variables de paie : heures supplémentaires, heures de repos, primes diverses ou primes de panier... Ce module diminue considérablement le nombre d événements saisis au quotidien sur chaque chantier. Ces éléments sont transférés sans ressaisie dans le logiciel de paie. Interface logiciel de paie NaviBat est interfacé avec les principaux logiciels du marché (Sage,...). Les données issues du calcul de prépaie sont ainsi transférées sans ressaisie. 7

8 Conscients que ce domaine représente un axe stratégique dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, la gestion des achats a été particulièrement optimisée dans NaviBat. NaviBat intègre beaucoup plus qu un module de gestion des commandes fournisseurs : - Vous consultez vos fournisseurs et soustraitants dès le devis, ou au lancement de l affaire - Le module d approvisionnements vous assure une gestion des commandes en «juste à temps» - Le module de Workflow prend en charge la validation des commandes - Le contrôle des factures alimente automatiquement le module de comptabilité intégré. La gestion des achats et stocks : achetez efficacement et au bon moment Demandes d approvisionnement NaviBat dispose d une fonction de calcul automatique des besoins permettant au responsable des achats de servir à temps les produits nécessaires pour les affaires. A partir des besoins calculés pour chaque affaire, NaviBat crée un bordereau de demande d approvisionnement incluant les produits à fabriquer ou à commander. A ce stade, l acheteur peut déclencher les appels d offres fournisseurs ou directement les commandes d achat. Gestion des appels d offres fournisseurs, NaviBat dispose d un outil simple et efficace permettant de déclencher les appels d offres fournisseurs. Il permet de : Proposer les fournisseurs à consulter en fonction des produits nécessaires. Envoyer par fax ou par mail au format Excel les demandes de prix générées. Importer les offres reçues et de mettre à jour automatiquement le tableau comparatif. Sélectionner les fournisseurs retenus. Créer automatiquement les commandes d achat associées. Validation des commandes, signature électronique Comme pour de nombreux autres documents, le module de Workflow (gestion des procédures) intégré à NaviBat permet de valider le lancement d une commande selon une procédure définie par l entreprise. L utilisateur reçoit ainsi un message l invitant à vérifier un document et à donner son accord. Gestion de la sous-traitance La sous-traitance peut-être configurée dès le devis. Les coûts peuvent être saisis librement ou issus du catalogue. Les documents d achat peut être générés automatiquement sans aucune ressaisie. La saisie des avancements fournisseurs sur chaque commande d achat permettra de suivre précisément la facturation. Gestion de stock NaviBat propose de nombreuses fonctions de gestion du stock : Suivi de stock par magasin et emplacement en temps réel Approvisionnement automatique pour les produits récurrents Gestion de l inventaire Valorisation du stock selon différentes méthodes : FIFO, PMP,... Suivi du stock par affaire. Gestion de production La solution inclut également des modules de gestion de production destinés aux entreprises qui ont également un atelier de fabrication. Ces modules sont adaptés à la fois au suivi de fabrication à la commande, ou de fabrication pour le stock. 8

9 Le module de facturation et de gestion des en-cours a été étudié pour vous offrir de nombreuses fonctionnalités : - Facturation suivant différentes méthodes - Suivi des en-cours financiers - Gestion des travaux en-cours. La facturation et le suivi des en-cours : les fondements d une trésorerie maîtrisée Plusieurs méthodes de facturation sont disponibles : Facturation à l avancement : la saisie des % d avancement peut être effectuée en détail ou globalement. Les factures de situation sont créées automatiquement en tenant compte des situations précédentes et des avenants éventuels. Echéancier de facturation : un échéancier par date ou par statut d avancement permet d établir une proposition de facturation. Facturation récurrente : NaviBat intègre des fonctions permettant de définir la périodicité de facturation des contrats abonnés et générer les factures correspondantes. Facturation directe : la simple transformation d un devis en commande puis en facture permet de fluidifier la facturation des petits travaux. Suivi financier La comptabilité auxiliaire de NaviBat intègre les spécificités liées à un suivi d affaires et notamment : Un suivi des engagements de trésorerie par affaire (en cours fournisseurs et clients) Suivi des cautions et des retenues de garantie, qui permet de déclencher les demandes de cautions auprès des banques, suivre les en cours par établissement et émettre la main levée à l échéance. Prendre en compte les retenues de garantie, afin de fiabiliser le suivi des comptes clients et relancer le paiement de ces retenues le moment venu. Les situations comptables Pour qu il devienne un véritable outil de pilotage, l un des principes fondamentaux d un suivi d affaires efficace est de pouvoir identifier à tout moment : Le détail des dépenses par affaire, réelles ou en cours (factures non parvenues, commandes non reçues). L état d achèvement de chaque affaire ou de chaque poste, qu il soit ou non similaire à l état d avancement de la facturation. Avancement et réceptions non facturées. Travaux en cours NaviBat permet : D indiquer pour chaque affaire ou chaque poste d une affaire le % d achèvement. D identifier précisément le détail des commandes reçues non facturées. De comptabiliser automatiquement les écritures de provision correspondantes. De visualiser ou éditer à tout moment les résultats de chaque affaire, tenant compte du reste à engager. 9

10 Les solutions informatiques manquent en général d outils vous permettant d extraire les données comme vous l entendez, quand vous le voulez, et sans dépendre d un expert. NaviBat a donc été pensé comme un véritable outil de pilotage, et comprend de nombreux modules de reporting intégrés : - Une liaison interactive avec Excel - StatsExplorer, un puissant outil intégré à NaviBat, pour la réalisation de statistiques : CA par client, achats par fournisseur et gamme de produits,... - Business Analytics, un module décisionnel proposé par Microsoft pour l analyse multidimensionnelle - De nombreux tableaux de bord prêts à l emploi, personnalisables en fonction de vos besoins. Statistiques et Tableaux de Bord : de véritables outils d aide à la décision Exploitation de données dans Excel Parce qu il est particulièrement intégré avec Microsoft Office, NaviBat dispose de technologies (ODBC, OLAP) vous permettant de réaliser des tableaux Excel à partir d information directement extraites de votre base de données, sans aucun export préalable de données. Les feuilles Excel ainsi créées sont actualisées automatiquement avec les dernières informations. StatsExplorer, l outil de statistiques intégré Business Analytics, un outil pour décider NaviBat propose un outil de reporting avancé, avec l option Business Analytics. Ce module vous permet d exploiter des cubes multidimensionnels, et de réaliser des analyses de type «tableau croisé dynamique». Avec ce type d outils, vous disposez d indicateurs clés, et d une restitution graphique des données décisionnelles ou d arbitrage. StatsExplorer est un puissant outil de statistiques qui permet au décideur de s affranchir des contraintes de développements spécifiques, et de réaliser lui-même toutes les analyses dont il a besoin : rentabilité par type d affaire, analyse par chargé d affaires, etc. StatsExplorer ne nécessite aucune compétence technique particulière. Toutes les statistiques sont disponibles à l écran, avec un outil de zoom jusqu au niveau le plus fin et des possibilités de tri par valeur sur toutes les colonnes (palmarès,...) Ces statistiques sont également disponibles sur support papier, dont la mise en forme est dynamique. Les résultats calculés peuvent être envoyés automatiquement dans Excel pour réaliser des graphiques ou être diffusés sur Intranet au format HTML. Les statistiques prédéfinies et l automate de calcul permettent de mettre à disposition d utilisateurs non expérimentés des tableaux de bord prêts à l emploi. Générateur d états Microsoft Dynamics NAV NaviBat inclut également un outil permettant de réaliser des tableaux de bord sur mesure. 10

11 Parce qu il est utilisé par plus de entreprises dans le monde, Microsoft Dynamics NAV, autrefois appelé Microsoft Navision, vous permet de bénéficier d une solution fiable, pérenne et évolutive. L intégration avec Microsoft Dynamics NAV : optez pour un ERP pérenne et évolutif Microsoft Dynamics NAV : un «tout en un» complet Microsoft Dynamics NAV est une solution riche et intégrée qui couvre les fonctions essentielles de l entreprise : commerce et marketing, achats, production, logistique et distribution, gestion de projets, services client, gestion financière. Microsoft Dynamics NAV propose des fonctions avancées primordiales pour les PME et pourtant peu fréquentes dans les ERP, telles que le reporting opérationnel et décisionnel, la relation client (marketing, force de vente, SAV) et le commerce électronique. Une vision en temps réel de votre activité Prenez vos décisions stratégiques à partir de données précises et claires. Avec Microsoft Dynamics NAV, vous accédez en quelques instants seulement, à un bilan synthétique de votre niveau d activité. Pour vous permettre d exploiter pleinement toute la puissance du progiciel, Microsoft Dynamics NAV dispose de procédés exclusifs d analyse et de navigation, pour un pilotage et une visibilité globale de l activité, tout cela en temps réel! Une solution facile à mettre en place et simple d utilisation La pertinence du système de gestion et l adhésion des utilisateurs sont conditionnées par une bonne appropriation du progiciel. Conçu pour les PME-PMI, Microsoft Dynamics NAV est facile à appréhender, intuitif et conforme à chaque logique métier dans l entreprise. Simple dans son fonctionnement et dans son administration, Microsoft Dynamics NAV est rapide à mettre en œuvre, ce qui limite les coûts et délais de réalisation, qu il s agisse de première mise en place ou de projets d extension. 11

12 EDIPOLE STUDIO : Construisons ensemble votre solution de gestion NaviBat est proposé par Absys Cyborg, partenaire de Microsoft et de Gesway. Pour de plus amples informations, contactez nous au +33 (0) ou rendez-vous sur

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