Arc r h c i h va v g a e g E lect c r t o r n o i n qu q e u à valeur probatoire

Transcription

1 Archivage Electronique à valeur probatoire

2 Tiers archiveur Tiers de confiance.2 Visionnaire, la Caisse des Dépôts crée CDC Arkhinéo en 2001 avec pour mission la conservation à long terme des documents électroniques à valeur Probatoire.

3 De la preuve papier à la preuve électronique.3 Loi du 13 mars 2000 (modifiant le Code Civil), un document électronique signé a valeur légale sous réserve d être : «conservé dans des conditions de nature à en garantir l intégrité»

4 .4 En quelques chiffres

5 Archivage à valeur probante vs Stockage Conservation de données afin de faire face à des obligations légales/règlementaires ARCHIVAGE STOCKAGE Indexation automatique selon des critères métier Garantie d intégrité (empreintes, scellement) Date certaine Exploitation à long terme Validité de la preuve.5 Migration des médias

6 Coût de l Archivage électronique Supports de stockage : 9% Autres coûts : Processus technique -horodatage, empreintes, intégrité etc. Logiciels Administration -Salaires -Charges 91%.6 Infrastructure -Locaux, -Réseau -Energie

7 Pourquoi archiver les données? Faire face aux obligations légales de conservation (long-terme), Supprimer les risques de perte/destruction, Retrouver immédiatement un document parmi des millions (audit, contrôle, contentieux), Partager l accès aux données en fonction des droits,.7 Disposer des éléments de preuve associés (date certaine, intégrité etc.) en cas de contentieux. Eviter toute suspicion de manipulation.

8 Pourquoi archiver ses données chez un tiers? Eviter les investissements(licences, matériel) et les coûts récurrents (maintenance, etc.) Assurer l évolution des moyens pour faire face : aux pannes et à l obsolescence, aux évolutions légales et normatives, au maintien de la valeur probante dans le temps.8 Maintenir la valeur probante (force de celle-ci) : la preuve est conservée par un tiers, pas de suspicion de manipulation.

9 Quels types de documents sont archivés? Documents généraux Factures Bon de commande et livraison Docs comptables (FEC..) Contrats Bulletins de salaire Documents spécifiques au cœur de métier Courriers recommandés.9 BTP Plans Certif Conformité Contrats Etats comptables Banques / Finances Assurances Contrats de souscription (produits épargne, Crédit conso etc.) Dossiers clients Réclamations clients Sociétés de service PV de recette Contrats de prestation Certif Conformité Professions réglementées Dossiers de travail Rapports généraux Comptes certifiés Industries Documentation technique Documents de traçabilité Collectivités Contrôle de légalité Appels d offres Dématérialisés Flux Hélios

10 Quels engagements? Le tiers archiveursupporte les risques à la place de ses clients et garantit : CONSERVATION DURABLE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES INTEGRITE DES DONNEES REVERSIBILITE ACCES EN LIGNE AUX DOCUMENTS ARCHIVES.10 Obligation de résultats SLA : 99,8% & 99,7%

11 Différences tiers-archiveur et logiciel confié à un hébergeur Tiers archiveur Logiciel hébergé Engagements sur la disponibilité du service Contrat de dépositaire = obligation de résultat sur : * Non-perte * Intégrité Engagement de durée de conservation..11

12 3 modes de commercialisation Vente directe : Grands comptes (tous secteurs d activité) & Administrations/Collectivités Locales. Partenaires : opérateurs SaaS proposant des solutions packagées de dématérialisation (signature électronique, démat de flux RH, factures électroniques) intégrant le service d archivage électronique..12 Applications Cloud : acteurs du Cloud Computing intégrant une application CDC Arkhinéo «Cloud Access» à leur «Market place». e. g. : Utilisateurs du CRM Salesforce.com peuvent archiver tous types de fichiers (contrats etc ) après installation de l application dans leur compte.

13 De la preuve papier à la preuve électronique Pour faire face à ses engagements de tiers archiveur CDC Arkhinéo s appuie sur 3 briques fondamentales : CONFIANCE TECHNOLOGIE INFRASTRUCTURES.13 Actionnaire Pérennité Intégrité Réversibilité Conformité Performance Intégrabilité au SI Indépendance éditeurs Haute disponibilité Redondance Site de secours Sécurité Capacité Indépendance hébergeurs

14 .14 Les infrastructures : Accès

15 .15 Infrastructures : Indépendance énergétique

16 Infrastructures : Climatisation redondée «Panoplie» Centrale de Climatisation.16

17 .17 Processus

18 Cadre juridique Le contexte juridique en France : Législation(Lois, décrets et règlements) Code Civil Droit de la preuve (Article 1316 et s.) Code Général des Impôts Facturation (Art 289), Tenue de la comptabilisé de façon informatisée (Art Code Commerce Tenu et conservation des Livres-journaux (Art ) Code des Marchés Publiques Jurisprudence Cour d appel de Nancy du 14 /02/2013 : infirmant décision Tribunal d Epinal qui ignorait l Art du Code Civil). Le fichier de preuve permet de rattacher l avenant au contrat de crédit à la consommation à son bénéficiaire, Cour de Cassation du 4 /12/2008 : infirmant décision Cour d Appel de Reims (le fichier fournit par CNAM de la Marne et annoncé comme «preuve» n était pas «intègre»). Norme.18 Le respect des Normes en vigueur dans la profession Norme AFNOR NF

19 Conformité Processus de développement correspondant aux standards de l industrie du logiciel. Conception et exploitation du S.A.E Attesté conforme à la Norme NF Z révision 2009 au niveau de sécurisation «renforcé» par une société de conseil et d audit dès juin Archives publiques A obtenu l agrément du Ministère de la Culture pour la conservation des archives publiques courantes ou intermédiaires sur la disponibilité depuis septembre 2010.

20 Réversibilité Métadonnées <meta: applicatives Horodatage Empreinte Chainage des données Type doc : Date doc : Référence : N doc : <meta: admin et techniques File chaînage -Size - Empreinte Scellement.20 NB : Si compromission de notre certificat pendant la durée de conservation (pbde pérennité de l algorithme) Processus automatique de sur-scellement de l ensemble des archives.

21 Les 3 objectifs de dématérialisation Les entreprises et collectivités recherchent : Gains de productivité/économies d échelle Documents générés en grande quantité (ex : factures, bulletins de salaire, souscriptions en ligne, courriers RAR sortants etc.) Meilleure sécurité juridique Documents à forte «incidence» en termes de responsabilité pour l entreprise et le dirigeant (ex: documentations de maintenance, bons de livraison, PV de recette, certificats de conformité, courriers RAR sortants etc.).21 Développement durable Documents générés en grande quantité et donc à forte «incidence» en termes écologique (déforestation/eau pour consommation papier, empreinte CO² de la distribution etc.)

22 Modèle de tarification.22 Frais de mise en service Assistance téléphonique avec interlocuteurs dédiés, Configuration 1 liaison sécurisée, Mise à disposition d 1 espace («section») de tests, Mise à disposition d un Coffre de production, Mise à disposition d une section de production Maintenance et évolution du système d archivage électronique, Migration des supports sur la durée de conservation, Administration de la plateforme d archivage, Hot Line niveau 2 pendant toute la durée du contrat, Coûts de conservation En fonction de la durée de conservation En fonction de la volumétrie confiée Unité de facturation= 1Go ou fichiers Le prix est dégressif en fonction des tranches : plus les volumes sont importants plus le prix au Go est intéressant. Coûts de consultation 2 modes de consultation: à travers un portail personnalisé ou travers notre API intégrée à l applicatif amont du client En fonction du nombre de consultations Abonnement mensuel ou annuel en fonction du mode de consultation.

23 .23 Clients

24 .24 Partenaires

25 Dématérialisation des processus contractuels.25 Cas d usage : Contrats, conditions générales Bons de commande Etats des lieux, compromis vente Mandats SEPA Crédit (conso, LOA, LLD) Opécaisse (retraits, versements, chéquier etc.) Eléments clés : Volumes : en 2013 (+66%) Art Code Civil Délai souscription -66 à -86% Taux transformation +30 à +35% Traçabilité, productivité Références partenaires : Références clients :

26 Marchés publics, contrôle de légalité et flux financiers Réponses aux appels d offres électroniques Contrôle de légalité Mandats exécution flux budgétaires (Hélios) Convocation des élus aux Assemblées délibérantes Références partenaires : Volumes : en 2013 Code Marchés Publics Traçabilité, productivité Références clients :.26

27 La dématérialisation en action : secteur bancaire Usages Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) de produits d épargne Souscription via web ou sur le lieu de vente (tablettes) de crédits à la consommation Souscription assistance voyage via web ou sur le lieu de vente (tablettes) Opérations en agence (tablettes) retraits et versement d espèces, retrait de chéquier, au guichet Vente par enregistrement vocal Envoie de notices d information périodique/rapports d activités de fonds aux clients Objectifs Meilleure sécurité juridique/conformité Traçabilité des actions Simplification des processus Réduction des délais de traitement (-66 à -85%) e. g. Taux de transformation de 56% atteint en 20 jours au lieu de 60 jours Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%) Amélioration de la productivité Amélioration des conditions de travail Remontée d information aux organes de contrôle (TRACFIN sur les opérations de caisse, ACP etc.).27

28 La dématérialisation en action : secteur assurance.28 Usages Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) de produits d assurance : Protection juridique Dépendance Accidents de la vie Assistance voyage Modifications contractuelles via web ou sur le lieu de vente (tablettes) : Arbitrage Euros vs Unités de compte sur Assurance Vie Changement clause bénéficiaire Envoie d avenants de mise à jour des conditions particulières Notification de confirmation de lignes d assurance crédit à l export Dossier assurance emprunteur Mandat SEPA (SDD) Objectifs Meilleure sécurité juridique/conformité Traçabilité des actions Simplification des processus Réduction des délais de traitement (-66 à -85%) Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%) Amélioration de la productivité Réduction couts affranchissement Amélioration des conditions de travail Remontée d information aux organes de contrôle (ACP etc.)

29 La dématérialisation en action : secteur automobile Usages Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) du contrat de financement (crédit conso, LOA, LLD) Commande du véhicule Prêt du véhicule (pour essai) Opérations de rappel d urgence Mandat SEPA (SDD) Objectifs Meilleure sécurité juridique Traçabilité des actions Simplification des processus Réduction des délais de traitement (-66 à -85%) Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%) Amélioration de la productivité Amélioration des conditions de travail.29

30 La dématérialisation en action : secteur immobilier Usages Mandat de vente Compromis de vente Fiche de visite Contrats de location Etats des lieux Mandat SEPA (SDD) Objectifs Meilleure sécurité juridique/conformité Traçabilité des actions Simplification des processus Réduction des délais de traitement (-66 à -85%) Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%) Amélioration de la productivité Amélioration des conditions de travail.30

31 Merci de votre attention CDC Arkhinéo rue Réaumur Paris