UTILISATION DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT D UN CONSEIL D ÉTABLISSEMENT

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1 UTILISATION DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT D UN CONSEIL D ÉTABLISSEMENT DOCUMENTATION FOURNIE PAR LE COMITÉ DE PARENTS DE LA COMMISSION SCOLAIRE DES CHÊNES 19 NOVEMBRE 2008

2 La Commission scolaire des Chênes prévoit, dans la répartition annuelle de ses ressources financières, un budget de fonctionnement pour chaque conseil d établissement. Depuis plusieurs années, les conseils d établissement des écoles primaires reçoivent un montant de 350$. Les conseils d établissement des écoles secondaires reçoivent, quant à eux, un montant de 500$. Ce budget annuel, s il n est pas dépensé, est cumulatif d année en année. Il est important de rappeler aux présidents des conseils d établissement les deux articles de loi suivants : Budget annuel. 66. Le conseil d'établissement adopte son budget annuel de fonctionnement, voit à son administration et en rend compte à la commission scolaire. Dépenses et ressources. Le budget maintient l'équilibre entre, d'une part, les dépenses et, d'autre part, les ressources financières allouées au conseil d'établissement par la commission scolaire. 1988, c. 84, a. 66; 1997, c. 96, a. 13. Régie interne. 67. Le conseil d'établissement établit ses règles de régie interne. Ces règles doivent prévoir la tenue d'au mois cinq séances par année scolaire. Séances. Le conseil d'établissement doit fixer le jour, l'heure et le lieu de ses séances et en informer les parents et les membres du personnel de l'école. 1988, c. 84, a. 67; 1997, c. 96, a

3 L article 66 sous-entend qu un conseil d établissement se doit d établir ses prévisions budgétaires. Pour ce faire, il est primordial de déterminer à quoi serviront ces argents. Afin de vous aiguiller dans l utilisation du budget de fonctionnement d un conseil d établissement, il est nécessaire de prendre en compte que ce budget devrait entre autre : - faciliter la participation des membres aux rencontres en défrayant par exemple les frais de gardiennage et de transport occasionnés; - fournir aux membres papeterie, abonnement, livres de documentation, etc ; - favoriser l intégration des nouveaux membres et assurer une mise à jour de l information aux membres déjà en place par des sessions de formation ou conférences selon les besoins; - contribuer au coût d inscription des membres à des congrès ou colloques; - créer un sentiment d appartenance au conseil d établissement en soulignant les anniversaires de naissance de chacun, en portant une attention particulière à divers événements marquants vécus par les membres (naissance, mariage, maladie, décès de proches ); - accorder des reconnaissances lors de différents événements; - permettre aux membres de fraterniser lors d une pause-santé en servant café, jus et légère collation; - accorder à chaque membre un budget annuel pour défrayer les coûts occasionnés pour assister aux rencontres. User d imagination et de créativité, vous trouverez sûrement plusieurs autres idées. En conclusion, il faut se souvenir que c est le conseil d établissement qui doit adopter «son» budget annuel de fonctionnement, ce qui veut nécessairement dire qu il est du ressort du président et de ses membres d initier les prévisions budgétaires et non de la direction d école. Comme la LIP ne prévoit pas de poste de trésorier, il est suggéré que le président et son vice-président, s il y a lieu, prépare un projet de prévisions budgétaires et que ce dernier soit présenté dès le début de l année aux membres pour fin d adoption. Une discussion sur les principes et sur les prévisions pourraient être entamée afin qu un consensus soit établi avec tous les membres. Le conseil d établissement peut utiliser ses règles de régie interne pour faire état des dépenses admissibles pour les membres du conseil d établissement (art.67 de la LIP). 3

4 Modèle de prévisions budgétaires pour une école primaire PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES POUR Source de revenus Prévus Disponibilité Budget de la CSDC Solde reporté $ 3 75 $ Total 425 $ 425 $ Dépenses Prévues Réelles Disponibilité Gardiennage Kilométrage Pause-santé Reconnaissance Formation 125 $ 70 $ 30 $ 125 $ 70 $ 30 $ Total 425 $ 425 $ Modèle de prévisions budgétaires pour une école secondaire PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES POUR Source de revenus Prévus Disponibilité Budget de la CSDC Solde reporté $ 500 $ Total 700 $ 700 $ Dépenses Prévues Réelles Disponibilité Gardiennage Kilométrage Pause-santé Anniversaires Reconnaissance Formation Conférence 80 $ 20 $ 80 $ 20 $ Total 700 $ 700 $ 4

5 Nous avons répertorié quelques questions / réponses sur le site de la Fédération des comités de parents du Québec, qui vous aideront, sans nul doute, dans la gestion importante de ce budget qui vous est destiné. Référence : Question 2 Quelles utilisations peut faire le conseil d établissement du budget de fonctionnement reçu de la commission scolaire? Y a-t-il des restrictions? En vertu de l article 66 de la Loi sur l instruction publique (L.R.Q., c.i 13.3), le conseil d établissement adopte son budget annuel de fonctionnement, voit à son administration et en rend compte à la commission scolaire. Le budget de fonctionnement du conseil d établissement peut être utilisé pour rembourser certaines dépenses des membres encourues durant l exercice de leurs fonctions. Cela pourrait inclure les frais de déplacement et de gardiennage, les frais de formation et de perfectionnement (par exemple, abonnement à une revue, inscription à une formation ou à un congrès, honoraires de personnes-ressources) et certains frais reliés à l organisation et la tenue des réunions (par exemple, pause-café). Le budget peut également prévoir des frais divers tels des frais d interurbain. Tous les membres doivent avoir accès à ces remboursements : représentants des parents, membres du personnel, représentants de la communauté et du service de garde, représentants des élèves. Parmi les restrictions, mentionnons que le budget de fonctionnement du conseil d établissement ne peut pas servir à défrayer des services de soutien administratif utilisés par le comité (par exemple, photocopies, services de secrétariat), l article 65 spécifiant que ces services sont utilisés gratuitement. Il ne peut non plus inclure les items suivants : les dépenses pour des élèves de l école ou les dons (par exemple, activités éducatives, prix de participation), le transfert d une partie du budget (par exemple, les surplus en fin d année) vers un autre poste budgétaire du budget de l école, entre autres, pour acheter des dictionnaires ou de l équipement d éducation physique; les frais d organisation et de tenue de l assemblée annuelle des parents; les frais de photocopies des procès-verbaux. Pour éviter toute confusion dans les dépenses admissibles, il est fortement recommandé au conseil d établissement de se doter d une politique de dépenses à inclure dans les règles de régie interne, adoptées chaque année en septembre ou octobre. Cette politique précise, entre autres, le montant maximal admissible pour le remboursement des frais de gardiennage, les tarifs des frais de déplacement, les dépenses nécessitant des pièces justificatives, la procédure d autorisation des dépenses, etc. Descripteurs : conseil d établissement, budget, utilisation. Référence : LIP art. 65, 66, 67, 275 Revue «Veux-tu savoir», novembre-décembre 2001, p. 12 5

6 Question 28 Depuis plusieurs années, le budget de fonctionnement du conseil d établissement sert presque entièrement à dédommager un membre du conseil d établissement qui en assume le secrétariat. Est-ce normal? Le budget de fonctionnement du conseil d établissement ne peut servir à défrayer des services de soutien administratifs utilisés par le conseil, comme les services de secrétariat qui sont sous la responsabilité de la direction de l école. La loi spécifie que ces services sont utilisés gratuitement. Selon l article 65 de la Loi sur l instruction publique (L.R.Q., c. I 13.3) le conseil d établissement a le droit d utiliser gratuitement les services de soutien administratif et les équipements de l école selon les modalités établies par le directeur de l école. Descripteurs : conseil d établissement, budget, secrétariat. Référence : LIP, art. 65, 69 FCPQ Question 67 Est-ce que la gratuité des services de soutien administratif et des équipements de l école pour le conseil d établissement (prévue à l article 65 de la LIP) peut être interprétée de manière à ce que des frais puissent être chargés pour certains services ou équipements puisque c est «selon les modalités établies par la direction de l école»? Non, le deuxième alinéa de l article 65 de la Loi sur l instruction publique (L.R.Q., c. I 13.3) mentionne expressément que le conseil d établissement a le droit d utiliser gratuitement les services de soutien administratif et les équipements de l école selon les modalités établies par le directeur de l école. La direction ne peut charger aucun frais que ce soit pour de la photocopie ou autre. Les modalités dont il est question sont, par exemple, le nombre d heures d utilisation d un service précis au cours d une journée ou d une semaine, les délais requis pour la reproduction de documents, etc. Descripteurs : conseil d établissement, services et équipements, gratuité Référence : LIP, art.65, 96.4, 194 FCPQ 6

7 Question 69 Si la secrétaire de l école prend les notes aux réunions, des frais peuvent-ils être chargés au conseil d établissement? Non en vertu de l article 65 de la Loi sur l instruction publique (L.R.Q., c. I 13.3) le conseil d établissement a le droit d utiliser gratuitement les services de soutien administratif et les équipements de l école selon les modalités établies par le directeur de l école. Si des frais sont encourus, ils sont assumés à même le budget de l établissement. Il en est d ailleurs ainsi pour la saisie des textes, l expédition et la reprographie, entre autres, des documents nécessaires à l étude des sujets inscrits à l ordre du jour ou des documents destinés aux parents des enfants de l école qui doivent être assurées par le secrétariat de l école. «Tenir le registre», «prendre des notes aux réunions», «rédiger des procès-verbaux ou autres documents», «saisir des textes, les reproduire, les expédier» sont des opérations différentes qui toutefois relèvent de la responsabilité de la direction de l école dans le cadre de son devoir d assistance au conseil d établissement. Descripteurs : conseil d établissement, secrétariat, frais Référence : LIP, art. 65, 69 Revue «Veux-tu savoir?» FCPQ. Janv.-fév Question 89 La direction d une école peut-elle facturer au conseil d établissement des frais liés aux services de secrétariat, des frais liés aux photocopies, par exemple? Non. En vertu de l article 65 de la Loi sur l instruction publique (L.R.Q., c. I 13.3), le conseil a le droit d utiliser gratuitement Les services de soutien administratif sont gratuits et les équipements selon les modalités établies par le directeur de l école. Ces modalités ne peuvent avoir pour effet de rendre les services de soutien administratif payants. La direction d une école ne peut facturer au conseil d établissement les frais liés au soutien administratif et à l équipement nécessaires à l exercice des fonctions et pouvoirs de celui-ci, tel qu il est décrit dans la Loi sur l instruction publique. Descripteurs : conseil d établissement, secrétariat, frais. Référence : LIP, art. 65 FCPQ 7