Maîtriser son temps avec Lotus Notes

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1 Maîtriser son temps avec Lotus Notes Pour une parfaite combinaison entre techniques informatiques et gestion du temps Introduction Nous vivons dans un monde où le changement et la variété sont devenus les ingrédients du quotidien et où la quantité de tâches à accomplir est toujours plus grande. À ces nouveaux impératifs s ajoute l obligation d être constamment en mode d apprentissage pour se familiariser avec les outils informatiques devenus essentiels au travail et qui ne cessent de changer et de se perfectionner. Dans ce contexte, la maîtrise des principes fondamentaux de la gestion du temps et de nos outils informatiques est devenue incontournable. La démarche que nous proposons vous permettra d utiliser de façon optimale les fonctions du logiciel Lotus Notes, de gagner du temps et d augmenter sensiblement votre efficacité au travail. Il ne s agit pas d un cours en informatique comme tel, mais d une formation en gestion du temps qui permet de configurer Lotus Notes pour en faire un outil de gestion des tâches et de planification vraiment performant. Notre approche conduit à la maîtrise d un savoir-faire indispensable et à l acquisition d une réelle culture du temps qui saura faire la différence. Note : Cette formation est une combinaison de notre cours en gestion du temps et des principes d utilisation du logiciel Lotus Notes. Il ne sera donc pas nécessaire d avoir accès à un poste informatique pour le suivre, d autant que nous remettons à chaque participant un manuel complet, détaillé et illustré dans lequel sont indiquées, point par point, les étapes à suivre pour configurer et mieux utiliser Lotus Notes. Ce guide leur servira par la suite d outil de travail et de manuel de référence. Objectifs du cours Bien organiser son espace de travail et son système de classement (électronique ou papier) Se débarrasser des piles papier ou virtuelles Identifier et maîtriser son processus de gestion du temps 1

2 Transformer Lotus Notes en un véritable outil de pilotage Configurer Lotus Notes pour maximiser l utilisation de ses fonctions Créer des tâches avec Lotus Notes en appliquant les principes de gestion du temps Gérer son calendrier et ses tâches de façon complémentaire Gérer efficacement les courriels et les tâches qui en découlent Découvrir certaines fonctionnalités essentielles pour une bonne gestion des courriels Centraliser la gestion de son temps en un seul outil Gérer et contrôler plusieurs projets à la fois Comprendre et mettre en œuvre les gestes clés d efficacité personnelle et d équipe Maîtriser ses communications internes et externes Diminuer les multiples gruge-temps Maîtriser les urgences et les imprévus Contrôler et gérer les échéances Faire de bons suivis Ne rien oublier Faire une gestion performante de ses tâches Planifier efficacement le quotidien, le moyen et le long terme Mieux contrôler sa charge de travail Organiser son emploi du temps en fonction de ses vraies priorités L approche Qualitemps Ce qui fait la force de notre cours, c est son approche technique et pratique de la gestion du temps. Pour nous, la gestion du temps est d abord une compétence basée sur des savoir-faire concrets. Notre méthode est simple et applicable à toutes les situations de travail. La gestion du temps est sans doute le processus le plus fondamental pour les entreprises et sa maîtrise est à la base de toute démarche d amélioration. Notre engagement est de fournir des outils tangibles afin d améliorer l efficacité des individus et des équipes de façon significative. 2

3 Une des forces de notre cours est d accorder beaucoup d importance à la fonction tâches. Cette fonction, généralement négligée ou mal maîtrisée, devient un outil de gestion de temps très performant. Pour y arriver, les participants apprennent à configurer le logiciel selon leurs besoins et à faire des visuels très performants. Cette approche rend aussi le logiciel beaucoup plus convivial et facile à utiliser assurant ainsi une plus grande adhésion des participants. Contenu détaillé du cours La valeur du temps (introduction) Identifier les principaux obstacles à la gestion du temps S organiser pour être plus efficace Comment mettre sur pied un bon système de gestion du temps Identifier et définir son processus de gestion du temps Appliquer le principe du QUAND Faire le lien entre la gestion du temps et Lotus Notes Naviguer efficacement dans Lotus Notes Configurer Lotus Notes pour mieux gérer la fonction tâche Savoir utiliser les différents visuels tâche selon ses besoins Créer des tâches en appliquant les principes de gestion du temps Comment utiliser les catégories avec Lotus Notes Comment et pourquoi avoir une boîte de réception vide tous les soirs Bien identifier le cycle de vie et de gestion d un courriel Comment mieux gérer les courriels à la réception et à l expédition Comment transformer un courriel en tâche Comment désactiver les alertes à la réception des courriels Comment faire des règles de messagerie pour une meilleure utilisation des courriels La gestion des projets avec Lotus Notes L importance de tout centraliser en un seul outil Gérer les tâches longues et les multiples projets avec Lotus Notes Pouvoir découper une tâche ou un projet avec Lotus Notes et en gérer les différentes étapes Le syndrome de l action immédiate 3

4 Techniques pour gérer la nouveauté et garder le cap Technique pour ne jamais rien oublier Comment gérer les multiples tâches tout en gardant le focus Tenir compte du temps maîtrisable Pratiquer le regroupement des tâches Maîtriser ses télécommunications Regrouper ses communications internes Apprendre à négocier son emploi du temps La gestion du temps comme outil de collaboration pour les équipes de travail Maximiser son efficacité au travail Communiquer efficacement Savoir déléguer Savoir recevoir des mandats Savoir équilibrer sa charge de travail Savoir établir ses priorités Planifier le court, le moyen et le long terme La gestion du temps, une compétence clé Mon plan d action À qui s adresse le cours Toute personne qui désire atteindre ses objectifs personnels ou améliorer son rendement par une gestion optimale de ses activités en transformant Lotus Notes en un outil performant. Ce cours s adresse à tous, employés et dirigeants, parce que nous avons tous du temps à gérer, quel que soit notre rôle. C est pourquoi chaque individu doit connaître les principes fondamentaux d une bonne gestion du temps et en maîtriser les techniques si l on veut que l entreprise soit dotée d une réelle culture du temps. Approche pédagogique Exposés interactifs Illustrations par des exemples concrets Démonstration des méthodes proposées Exercices pratiques Plans d action complétés lors de la formation 4

5 Matériel de cours Durée Une journée. Manuel de cours sous forme de guide complet Guide des configurations et des fonctionnalités Lotus Notes Test complet d autoévaluation pour l évaluation des compétences de gestion du temps avant et après la formation Modes de transmission Formation offerte en entreprise seulement, partout au Québec. Le contenu du cours est adapté à vos besoins. Accréditations Formations Qualitemps est agréée par la CPMT (autrefois emploi Québec) comme organisme formateur aux fins de la Loi favorisant le développement des compétences de la main-d œuvre. Cette formation est agréée par la CHAD et la CSF et reconnue par la Chambre des notaires du Québec (admissible pour 6,5 heures de formation non juridique) et par le Barreau du Québec (admissible pour 7 heures dans le cadre d'une demande de formation structurée en milieu de travail OU d une demande individuelle présentée par un membre). 5