Le Guide de l espace licence

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1 Le Guide de l espace licence MANSALY Siaka 04/10/2013 I - Comment accéder à l espace licence?... 2 II - Espace licence ) Coordonnées de mon association ) Consulter les licenciés de mon association ) Renouveler des licenciés ) Créer un nouveau licencié ) Créer une licence multi clubs ) Rechercher licenciés ) Consulter les licenciés en attente de facturation ) Récapitulatif de mes commandes du jour... 8

2 I - Comment accéder à l espace licence? 1 - Identifiant (N affiliation FFSA) XX/XX 2 - Mot de passe : XXXXXXX Pensez à effacer les caractères existants avant de saisir 3 Valider 4 - Une fois dans l espace club, un bouton «espace licence» vous permettra d accéder à l espace licence dans lequel vous serez guidé pour prendre et renouveler vos licences. En cas de soucis d identification à l espace club, n hésitez pas à contacter le service licence : Sandra DE-CRESCENZO : ou par mail : sandra-decrescenzo@ffsa.asso.fr

3 II - Espace licence Voici le menu principal de l espace licence : ) Coordonnées de mon association Dans cette partie, vous devez renseigner les coordonnées de votre association. Pensez à renseigner vos coordonnées ainsi que les numéros de licence de vos membres du comité directeur ainsi que d un sportif puis validez les modifications. Attention : Les cellules précédées d une étoile, sont obligatoires.

4 2) Consulter les licenciés de mon association Ce bouton permet de consulter tous les licenciés de son association. Les «licences en cours de création» apparaissent dans cette liste généralement à J+1 (après validation du service licence). 3) Renouveler des licenciés Cette rubrique permet de licencié un sportif déjà licencié dernièrement dans la même association. Pensez à saisir correctement toutes les informations. Lorsque qu un renouvellement est pris en compte, le licencié disparait de cette liste et apparait dans la rubrique «Récapitulatif de mes commandes du jour» (cf. 8) Récapitulatif de mes commandes du jour). Cas particulier : Pour un licencié passant d une association à une autre, il faut passer par la rubrique «Créer un nouveau licencié» (cf. «4) Créer un nouveau licencié») 1 Cocher la case pour les sportifs à renouveler 2 Précisez s il le sportif dispose d une contre-indication médicale ou non Suite Si Oui (contre-indication = Oui), alors indiquez le ou les sports (séparation avec une virgule) Indiquez la date du certificat médical Format de saisie : JJ/MM/AAAA 6 Cliquez sur le bouton «Réaffilier les lignes sélectionnées» 3 pour valider les renouvellements 4 Choisir le type de licence souhaité Le tarif de la licence apparait automatiquement après sélection de la licence souhaitée dans la case «Tarif» Suite Choisissez l assurance souhaitée. Si le sportif dispose déjà d une assurance (hors FFSA), sélectionnez «Autre» Le tarif de l assurance apparait automatiquement après sélection de l assurance souhaitée dans la case «Assur» Si vous sélectionnez une autre assurance («TypeAssur»= «Autre») alors saisissez le Numéro d attestation et le nom de l assureur puis envoyez l attestation au service licence en cliquant sur «@»

5 4) Créer un nouveau licencié Les champs précédés d une étoile (*) sont obligatoires. Dans la rubrique «Créer un nouveau licencié», vous devez renseigner les informations demandées ci-dessous. Etape 1 Le système va contrôler si le licencié saisi fait déjà partie de la base ou non. Il y a 3 cas possibles : Aucun doublon : Pas de problèmes. Cliquez sur poursuivre la saisie afin de passer à l étape 2. Cliquez pour «poursuivre la saisie» Déjà licencié l an dernier ou les années précédentes : le système va reprendre les informations du licencié saisies l an passé dans l étape 2. Cliquez pour «modifier la licence existante» Déjà licencié cette année : En effet, un sportif ne peut acquérir qu une seule licence au cours d une saison sportive. Cas particulier : licence multi clubs permettant d associer un sportif à une autre association pour un sport défini (cf. 5) Créer une licence multi clubs).

6 Etape 2 Une fois l étape 1 passée, il faut saisir les informations du licencié plus en détail. Les champs précédés d une étoile (*) sont obligatoires Renseignez les informations du sportif. La civilité du sportif, son nom, prénom, date de naissance (Format JJ/MM/AAAA), adresse, code postal, ville sont obligatoires. 1 Type de licence : liste déroulante obligatoire. - Adulte compétitif, - Adulte non-compétitif, - Jeune compétitif, - Jeune non-compétitif, - Dirigeant 2 Contre-indication médicale : Oui ou Non Si Oui, il faut préciser le ou les sports contre-indiqués dans la case «Sport». 3 Date du certificat médical : Il s agit de la date Format (JJ/MM/AAAA) à laquelle a été délivré le certificat médical. Attention, il doit dater de moins de 3 mois.

7 4 Assurance : Les choix possibles sont les suivants - Resp. civile : 1,35 - Sans I.J. : 2,40 - Avec I.J. : 7,40 - Option B3 : 14,40 - Autre : Si vous sélectionnez cette option, il vous est demandé de saisir le numéro d attestation (voir 5) du sportif ainsi que son assureur (voir 6) et d envoyer une copie de l attestation au service licence (adresse mail : attestations@ffsa.asso.fr) 5 Attestation n : Si assurance est «Autre» alors il faut impérativement saisir le numéro d attestation du sportif. 6 Assureur : Si assurance est «Autre» alors il faut impérativement saisir le nom de l assureur du sportif. Une fois tous les champs correctement renseignés, cliquez sur «Valider + Facturer» afin que l opération soit validée. Le sportif crée apparaitra dans la rubrique «Récapitulatif de mes commandes du jour» (cf. 8) Récapitulatif de mes commandes du jour) 5) Créer une licence multi clubs Ce menu permet à un sportif déjà licencié dans un club Sport Adapté d intégrer une section Sport Adapté de club ordinaire (pour un sport défini). Renseignez le numéro de licence du sportif, sa date de naissance (Format : JJ/MM/AAAA) ainsi que le sport qui sera pratiqué par le sportif puis validez en cliquant sur «Valider + Editer». Dans le cas où un sport venait à manquer, n hésitez pas à contacter le service licence : Sandra DE-CRESCENZO : ou par mail : sandra-decrescenzo@ffsa.asso.fr

8 6) Rechercher licenciés Ce menu permet de rechercher des licenciés de la saison sportive en cours. Cochez ou remplissez les informations recherchées puis validez en cliquant sur «Trouver les licenciés». Astuces : Pour rechercher les licenciés de tout un département, positionnez-vous sur la case N association, puis saisir le numéro de département suivi d une étoile (*). Ex : Pour tous les licenciés de Paris 75* 7) Consulter les licenciés en attente de facturation Ce bouton permet de consulter tous les licenciés de son association en attente de facturation. Une fois que les licences sont facturées et imprimées par le service licence, les licenciés disparaissent de cette catégorie. 8) Récapitulatif de mes commandes du jour Comme son nom l indique, ce bouton permet d avoir un récapitulatif des commandes du jour. Elle prend en compte les créations et renouvellements de licences journalières (cf. «4) Créer un nouveau licencié» et cf. «3) Renouveler des licenciés») Les commandes disparaissent automatiquement à J+1.