RÈGLEMENT SUR LA RÉGIE INTERNE DU CONSEIL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS (CII) DU CISSS DE LANAUDIÈRE

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1 Code : Page 1 de 37 DOCUMENT DE GESTION Type de document : Règlement Révision prévue : 2020 Objet : RÈGLEMENT SUR LA RÉGIE INTERNE DU CONSEIL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS (CII) DU CISSS DE LANAUDIÈRE Adopté par : Conseil d administration du CISSS de Lanaudière Documents(s) remplacé(s) : Direction émettrice : Direction des soins infirmiers (DSI) Adopté le : Entrée en vigueur : Révisé le : Responsable (s) de son application : Comité exécutif du Conseil des infirmières et infirmiers Destinataire (s) : Infirmières et infirmiers Infirmières et infirmières auxiliaires Gestionnaires Lieu d application : CISSS Document(s) associé(s) : Règlement sur la régie interne du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires (CIIA) du CISSS de Lanaudière ADOPTÉ PAR LE COMITÉ EXÉCUTIF PROVISOIRE DU CONSEIL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS LE 22 SEPTEMBRE 2015 ADOPTÉ PAR L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DU CONSEIL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS LE 2015 ADOPTÉ PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION LE 2015

2 de Lanaudière Page 2 de 37 TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES Objet Définitions des termes Règles d interprétation... 6 SECTION 2 - CONSEIL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS Composition Droits et obligations des membres Responsabilités et pouvoirs du CII Envers le conseil d administration Envers le président-directeur général Adoption de règlements Constitution de comités Désignation au conseil d administration Exercice des responsabilités et pouvoirs Liste des membres Adresse légale... 8 SECTION 3 ASSEMBLÉES DU CONSEIL Lieu Assemblée générale régulière But de l assemblée générale régulière Assemblée générale annuelle Fréquence et composition Rôle du Conseil lors de l assemblée générale annuelle Assemblée générale extraordinaire Convocation Avis de convocation Présidence Quorum Procédure aux assemblées Droit de vote Décisions d une assemblée générale Les procès-verbaux SECTION 4 - LE COMITÉ EXÉCUTIF (CECII) Composition Profil et rôles attendus des membres du comité exécutif Rôles du comité exécutif Apprécier la qualité des actes infirmiers Maintenir et promouvoir la compétence des infirmières Apprécier la distribution des soins Durée du mandat... 13

3 Page 3 de Vacance Constitue notamment une vacance : Destitution d un membre Démission Officiers La présidente La vice-présidente La secrétaire La trésorière L agente de communication Mandat des officiers Vacance à une fonction d officier Fonctions de la directrice des soins infirmiers Réunions Lieu Fréquence Convocation Quorum Perte de quorum Droit de vote Procès-verbal SECTION 5 - COMITÉS DU CONSEIL Comité ad hoc Comité de la relève infirmière et infirmière auxiliaire Rapports et recommandations SECTION 6 - COMITÉ DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS AUXILIAIRES (CIIA) Composition Fonctions Pouvoirs Rapport SECTION 7 - PROCÉDURE D ÉLECTION DES MEMBRES AU COMITÉ EXÉCUTIF Élection des membres au comité exécutif Rôle de la présidente d élection Avis d élection Bulletin de mise en candidature Élection par acclamation Scrutin Élection suite à un scrutin Élection lors de l assemblée générale annuelle Certification d élection... 22

4 Page 4 de 37 SECTION 8 - DOCUMENTS ET ARCHIVES Caractère public Conservation des documents SECTION 9 - DISPOSITIONS FINALES Entrée en vigueur Adoption et modification Révision SECTION 10 DISPOSITIONS LOGISTIQUES ET FINANCIÈRES Soutien logistique Soutien financier ANNEXE I Loi sur les services de santé et services sociaux (art 219 à 225) ANNEXE II DISPOSITIONS TRANSITOIRES Première élection des membres du comité exécutif Entrée en fonction Durée du mandat Postes non pourvus lors de l élection ANNEXE III BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE ANNEXE IV BULLETIN DE VOTE ANNEXE V LISTE DES CONTINUUMS ET SERVICES ANNEXE VI CERTIFICAT D ÉLECTION ANNEXE VII FONCTIONS DU DIRECTEUR DES SOINS INFIRMIERS ANNEXE VIII CODE D'ÉTHIQUE EN LIEN AVEC LA NOTION DE CONFLITS D'INTÉRÊT-CECII ANNEXE IX PROFIL ET RÔLES ATTENDUS DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF... 37

5 de Lanaudière Page 5 de 37 SECTION 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 Objet Le présent règlement a pour objet d établir les règles sur la régie interne du Conseil des infirmières et (CISSS) de Lanaudière en application de la loi sur les services de santé et les services sociaux. 1.2 Définitions des termes Dans le présent règlement, à moins que le contexte n indique un sens différent, les expressions ou termes suivants signifient : a) Assemblée générale: toute assemblée générale régulière ou spéciale des membres du conseil des infirmières et infirmiers; b) Comité : tout comité constitué par la Loi, le conseil et le comité exécutif; c) CIIA : le comité formé par toutes les infirmières auxiliaires travaillant au sein de l établissement; d) Comité exécutif : le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers; e) Conseil : le conseil des infirmières et infirmiers institué dans l établissement; f) Conseil d administration : le conseil d administration du CISSS ; g) Établissement : Centre Intégré de Santé et de Services Sociaux (CISSSL) h) Installation : lieu de dispensation ou point de service de l établissement; i) Loi : la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2), ses règlements d application ainsi que ses amendements; j) Majorité simple : 50 % + 1 des voix exprimées par les membres présents à une assemblée au cours de laquelle il y a quorum; k) Membre : selon le contexte où il est utilisé, une personne faisant partie du conseil, de son comité exécutif ou d un comité prévu au présent règlement; l) Membre élu : un membre du conseil élu par les membres pour représenter une direction au comité exécutif; m) Membre coopté : un membre sollicité par les membres élus du CECII pour assurer une représentation clinique et/ou une expertise spécifique; la personne sollicitée peut provenir de l extérieur de l établissement; n) Direction programme : désigne les six directions programmes soit la direction du soutien à l autonomie des personnes âgées (SAPA), la direction des services professionnels (DSP), la direction des soins infirmiers (DSI), la direction jeunesse, la direction santé mentale et dépendance et la direction déficience intellectuelle, trouble dans le spectre de l autisme et déficience physique (DI-TSA-DP); o) Quorum : nombre spécifique de membres présents à une assemblée pour avoir le droit de passer à un vote.

6 Page 6 de Règles d interprétation Le générique féminin est utilisé dans ce document sans discrimination à l égard du genre masculin et ce, dans l unique but d alléger le texte. SECTION 2 - CONSEIL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS 2.1 Composition Un conseil des infirmières et infirmiers (CII) est institué. Ce conseil est composé de l ensemble des infirmières qui exercent leurs fonctions dans toute installation exploitée par l établissement, y incluant celles et ceux qui assument des fonctions-cadres reliées à la dispensation des services infirmiers. (L.R.Q., c. S-4.2, article 219) Une liste des membres du conseil est tenue à jour en collaboration avec la Direction des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques. 2.2 Droits et obligations des membres Tous les membres du conseil doivent être membres en règle de l Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ). Tout membre a le droit d assister et de participer aux assemblées du conseil, ainsi que d exercer son droit de vote. Tout membre a le devoir de participer aux activités et au fonctionnement du conseil et de ses comités lorsqu une demande lui en est faite. Tout membre a l obligation de respecter le code d éthique en lien avec la notion de conflits d intérêts CECII (annexe VII). 2.3 Responsabilités et pouvoirs du CII Envers le conseil d administration Le conseil est, pour chaque installation exploitée par l établissement, responsable envers le conseil d administration à l égard des points suivants : a) apprécier de manière générale, la qualité des actes infirmiers posés dans l établissement et, le cas échéant, en collaboration avec le conseil des médecins, dentistes et pharmaciens, des activités visées à l article 36.1 de la Loi sur les infirmières et les infirmiers (chapitre I-8) et exercées dans toute installation exploitée par l établissement; b) faire des recommandations sur les règles de soins médicaux et les règles d utilisation des médicaments applicables à ses membres dans toute installation exploitée par l établissement;

7 Page 7 de 37 c) faire des recommandations sur les règles de soins infirmiers applicables à ses membres dans toute installation exploitée par l établissement; d) faire des recommandations sur la distribution appropriée des soins dispensés par ses membres dans toute installation exploitée par l établissement; e) donner son avis sur l organisation, la distribution et l intégration des soins infirmiers sur le territoire et sur la planification de la main-d œuvre infirmière; (LSSSS, article et Loi 10, article 87) f) donner son avis sur certaines questions relatives à l accessibilité et à la coordination des services dans la région et qui impliquent les soins infirmiers; (LSSSS, article et Loi 10, article 87) g) donner son avis sur les approches novatrices de soins et leurs incidences sur la santé et le bien-être de la population; (LSSSS, article et Loi 10, article 87) h) transmettre toute recommandation du comité des infirmières auxiliaires non retenue, accompagnée des motifs de leur non-acceptation; i) faire un rapport annuel au Conseil d administration concernant l exécution de ses fonctions et des avis qui en résultent; (LSSSS, article 220) j) assumer toute autre fonction que lui confie le conseil d administration Envers le président-directeur général Le conseil est, pour chaque installation exploitée par l établissement, responsable envers le président-directeur général (PDG) de donner son avis sur les questions suivantes : a) l organisation scientifique et technique de toute installation exploitée par l établissement; b) les moyens à prendre pour évaluer et maintenir la compétence des infirmières; c) toute autre question que le président-directeur général porte à son attention. (LSSSS, article 221) Adoption de règlements Le conseil peut adopter des règlements concernant sa régie interne, la création de comités et leur fonctionnement ainsi que la poursuite de ses fins. Ces règlements entrent en vigueur après avoir été approuvés par le conseil d administration Constitution de comités a) Le conseil forme un comité exécutif ou CECII. (LSSSS, article 224); b) Le conseil doit constituer un comité d infirmières et d infirmiers auxiliaires Désignation au conseil d administration Le conseil désigne un membre pour siéger sur le conseil d administration de l établissement, tel que prescrit.

8 Page 8 de Exercice des responsabilités et pouvoirs Les responsabilités et les pouvoirs du conseil sont exercés par son comité exécutif. (LSSSS, article 224) 2.4 Liste des membres La secrétaire du conseil s assure de la mise à jour de la liste des membres en règle du conseil qui lui est transmise par le directeur des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques ou par toute autre personne que ce dernier désigne. Cette liste, mise à jour annuellement et avant chaque élection, contient le nom et le prénom de chaque membre ainsi que l installation où il exerce principalement. Aux fins d application du présent règlement, un membre est réputé exercer principalement dans l installation où il détient un poste ou, à défaut, dans l installation où il a travaillé le plus grand nombre d heures au cours de l année financière précédente. La liste demeure confidentielle et est réservée à l usage interne du comité exécutif. 2.5 Adresse légale Toute correspondance est acheminée à la personne dédiée au support clérical du comité exécutif. Cette dernière doit transmettre les communications à la présidente du conseil. SECTION 3 ASSEMBLÉES DU CONSEIL 3.1 Lieu Les assemblées du conseil se déroulent généralement dans une des installations de l établissement. Elles peuvent également se tenir dans tout autre endroit réservé à cette fin par la direction générale de l établissement. Cette dernière favorise une alternance du lieu des rencontres entre les installations situées dans le sud et le nord de la région Lanaudière. Ces rencontres peuvent également se dérouler en présentiel ou supportées par un moyen de communication technologique de type téléconférence ou visioconférence. 3.2 Assemblée générale régulière But de l assemblée générale régulière Une assemblée générale peut être convoquée par le comité exécutif durant l année pour (1) demander l avis des membres sur différents dossiers en cours; (2) donner de l information aux membres ou recueillir leurs opinions sur les sujets relatifs aux responsabilités du CII; (3) procéder, lorsque nécessaire, à l adoption, l amendement, l abrogation ou la révision des règlements de régie interne; (4) présenter les officiers du CII. Cette demande peut aussi provenir d un membre mais doit être soumise au comité exécutif à priori.

9 Page 9 de Assemblée générale annuelle Fréquence et composition Le conseil doit tenir au moins une assemblée générale annuelle des membres du CII à une date déterminée par le CECII au plus tard 90 jours après la fin de l année financière. L assemblée générale annuelle est composée de tous les membres en règle du conseil. Le comité exécutif peut inviter toute autre personne à y assister Rôle du Conseil lors de l assemblée générale annuelle Une fois par année, lors de l assemblée générale, le conseil : a) reçoit le rapport annuel du comité exécutif et, le cas échéant, de ses autres comités; b) reçoit le plan d action annuel du conseil; c) procède au recrutement, si nécessaire, des membres pour travailler au sein des divers comités visant à concrétiser le plan d action; d) ratifie toute adoption, amendement, abrogation ou révision du présent règlement; e) considère toute autre affaire dûment inscrite à l ordre du jour et qui relève des responsabilités du conseil. 3.4 Assemblée générale extraordinaire Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en tout temps lorsqu une question doit être soumise, de façon urgente, à l ensemble des membres. Seuls les sujets inscrits à l ordre du jour tel que transmis peuvent être discutés lors de cette assemblée. 3.5 Convocation L assemblée générale régulière ou annuelle du conseil est convoquée par résolution des membres du comité exécutif. Une assemblée générale extraordinaire du conseil peut être convoquée par résolution des membres du comité exécutif, par la présidente du conseil, par demande écrite de la part du président du conseil d administration, du président-directeur général ou de la directrice des soins infirmiers et déposée à la présidente du conseil. Elle peut aussi être convoquée par une demande écrite d au moins 2% du nombre de membres du CII. 3.6 Avis de convocation Une assemblée générale est précédée d'un avis de convocation signé par la présidente ou la secrétaire du conseil. Cet avis doit être affiché dans chacune des installations de l établissement. L avis doit préciser le lieu incluant l adresse, la date et l'heure de l'assemblée ainsi que l'ordre du jour. S'il s'agit d'une assemblée générale régulière ou annuelle, l'avis doit être donné au moins vingt jours ouvrables avant la date fixée pour la tenue de l'assemblée. Dans le cas d'une assemblée générale spéciale, un avis d au moins cinq jours ouvrables suffit.

10 Page 10 de Présidence Toute assemblée générale est présidée par la présidente du conseil ou, en son absence, par la vice-présidente. Si, pour des raisons exceptionnelles, ces deux personnes sont absentes, l'assemblée est reportée à une date ultérieure. 3.8 Quorum Le quorum requis aux assemblées est constitué des membres présents incluant 5 membres élus ou cooptés du comité exécutif du CII et au moins un des directeurs membre d office. 3.9 Procédure aux assemblées Sous réserve des dispositions du présent règlement, la présidente d assemblée décide des règles de procédure à suivre pour en favoriser le bon déroulement Droit de vote Seuls les membres présents, dont le nom apparaît à la liste des membres prévue à l article 2.4 du présent règlement, ont droit de vote lors d une assemblée générale. Un membre ne peut pas se faire représenter, ni exercer son droit de vote par procuration Décisions d une assemblée générale Les décisions d une assemblée générale sont prises à la majorité simple des voix exprimées par les membres présents, sauf pour l adoption ou la modification des règlements de régie interne (voir article 9.2). En cas d égalité des voix, la présidente d'assemblée dispose d'une voix prépondérante. Le vote se prend à main levée. À moins qu un membre n ait demandé un comptage formel, la déclaration par la présidente qu une résolution a été adoptée ou rejetée et une entrée faite à cet effet dans le procès-verbal constituent à première vue, la preuve de ce fait, sans qu il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des voix enregistrées en faveur de cette résolution ou de son rejet Les procès-verbaux Les procès-verbaux des assemblées du conseil sont rédigés par la secrétaire du conseil. Lorsqu'ils ont été approuvés par l'assemblée, signés par la secrétaire et contresignés par la présidente, ils sont considérés authentiques. La secrétaire assure la garde et la conservation des procès-verbaux des assemblées du conseil.

11 Page 11 de 37 SECTION 4 - LE COMITÉ EXÉCUTIF (CECII) 4.1 Composition Le comité exécutif du conseil est composé de 16 membres dont six membres élus par et parmi les membres du conseil faisant partie des directions programmes et de soutien, trois membres cooptés, quatre membres nommés d office et trois membres invités permanents. La répartition des membres est représentée dans le tableau suivant : Direction programme Jeunesse Direction programme SAPA Direction programme Santé mentale et dépendance Direction programme DI-TSA-DP Direction programme DSI (unités de soins) Direction programme DSP Directions de soutien (incluant des professionnels en soins infirmiers) Membres cooptés 1 infirmière élue 1 infirmière élue 1 infirmière élue 1 infirmière élue 1 infirmière élue 1 infirmière élue 3 membres sollicités par les membres élus du CECII Président-directeur général Membres nommés d office Directrice des soins infirmiers Présidente du CIIA Membre désigné du CIIA (région opposée de la présidente) Une infirmière désignée par et parmi les représentants du centre de formation professionnelle Membres invités permanents Une infirmière désignée par et parmi les représentants des collèges d enseignement général et professionnel du territoire desservi par le CISSSL Une infirmière désignée par le doyen ou le directeur du programme de sciences infirmières d une université offrant des cours sur le territoire desservi par le CISSSL

12 Page 12 de 37 Nous favorisons la représentation de chaque direction du CISSSL. Cependant, si une direction ne soumet pas le nombre suffisant de candidatures, le choix des membres se fera parmi ceux et celles qui auront posé leur candidature issue des autres directions programmes et de soutien, et ce, par les membres du comité exécutif du CII. 4.2 Profil et rôles attendus des membres du comité exécutif Tout membre élu du comité exécutif doit être membre en règle de l OIIQ et exercer la profession d infirmière pour le CISSS. Pour être éligible à un poste de membre coopté du comité exécutif, il faut s assurer que la personne représente une valeur ajoutée en matière de représentation clinique et/ou d expertise spécifique. Cette personne n est pas tenue d exercer la profession d infirmière pour le CISSS et peut provenir de l extérieur de l établissement. Voir l annexe IX pour la description détaillée du profil et des rôles attendus des membres du comité exécutif. 4.3 Rôles du comité exécutif En plus des responsabilités et pouvoirs cités au point 2.3 du présent règlement, le CECII exerce les rôles spécifiques suivants : Apprécier la qualité des actes infirmiers a) déterminer des critères d'appréciation de la qualité des actes infirmiers et les diffuser auprès des infirmières; b) recueillir des données relatives à la qualité des actes infirmiers, les analyser, faire ressortir les aspects problématiques et proposer des mesures correctives; c) élaborer des moyens de sensibilisation à la qualité des actes infirmiers; d) participer à toute recherche reliée à la promotion de la qualité des actes infirmiers; e) formuler des recommandations sur les règles de soins infirmiers; f) assumer, à la demande du conseil d administration ou du PDG, tout autre mandat ayant trait à la qualité des soins infirmiers Maintenir et promouvoir la compétence des infirmières a) s assurer de l évaluation des besoins de formation des infirmières; b) proposer des activités de formation visant à maintenir la compétence des infirmières ; c) étudier le plan d'action annuel pour le développement du personnel quant aux aspects reliés au maintien de la compétence des infirmières et formuler les avis nécessaires;

13 Page 13 de 37 d) recommander divers moyens visant à maintenir et à promouvoir la compétence des infirmières ; e) faire des recommandations concernant les politiques d'évaluation en vigueur dans l'établissement et applicables aux infirmières; f) promouvoir la recherche en soins infirmiers et en assurer la diffusion des résultats; g) assumer, à la demande du conseil d administration ou du PDG, tout autre mandat ayant trait au maintien et à la promotion de la compétence des infirmières Apprécier la distribution des soins a) recueillir des données relatives aux rôles, tâches et responsabilités des infirmières à l intérieur des différentes installations; b) faire les recommandations appropriées relatives aux dossiers sur la contribution spécifique des soins infirmiers à l intérieur des programmes et services; c) assumer, à la demande du conseil d administration ou du PDG, tout autre mandat ayant trait à la distribution des soins. 4.4 Durée du mandat Le mandat des membres élus, cooptés et invités permanents au comité exécutif est d une durée de trois ans renouvelable. Ils demeurent toutefois en fonction, malgré l expiration de leur mandat, jusqu à ce qu ils soient élus de nouveau ou remplacés, pourvu qu ils conservent leur sens d éligibilité. Dans le but d assurer une continuité au sein du comité, le CECII privilégie des mandats rotatifs. 4.5 Vacance Toute vacance à un poste de membre élu, coopté ou invité permanent au comité exécutif est comblée, par résolution des membres demeurant en fonction et pour la durée non écoulée du mandat du membre à remplacer, par un membre coopté par le comité exécutif jusqu au prochain processus d élection. En comblant cette vacance, les membres du comité exécutif doivent s assurer du respect des dispositions de l article 4.1 du présent règlement Constitue notamment une vacance : a) la démission, le décès ou la perte d éligibilité d un membre élu, coopté ou invité permanent; b) la destitution d un membre élu, coopté ou invité permanent par le comité exécutif parce qu il ne s acquitte pas des fonctions qui lui sont dévolues; c) l'absence du travail d un membre élu, coopté ou invité permanent, autre que pour des motifs de maladie et vacances annuelles, pour une durée de plus d un

14 Page 14 de 37 mois, à moins que cette personne s engage par écrit, à participer activement aux activités normales du comité exécutif, et ce, de façon non rémunérée; d) l absence d un membre élu, coopté ou invité permanent pour plus de 50% des rencontres du CII et du CECII prévues au calendrier annuel (excluant les vacances annuelles); e) le fait qu un poste n ait pas été pourvu lors d une élection en raison d un nombre insuffisant de candidatures Destitution d un membre Avant de se prononcer sur la destitution d un membre élu ou coopté, le comité exécutif doit l aviser par écrit et lui permettre de se faire entendre lors d une séance au cours de laquelle cette question est inscrite à l ordre du jour. En cas d absences répétées d un invité permanent, la présidente avise la personne responsable de l établissement d enseignement Démission Tout membre élu ou coopté au comité exécutif peut démissionner de son poste en transmettant à la secrétaire du conseil un avis écrit de son intention. Il y a vacance à compter de l acceptation de la démission par le comité exécutif. 4.6 Officiers Les membres élus du conseil élisent parmi eux les postes d officiers, et ce, annuellement. Ces postes sont : présidente, vice-présidente, secrétaire, trésorière et agente de communication. Un équilibre entre les représentants des installations du nord et du sud de la région Lanaudière est souhaité dans la répartition des postes d officiers. Le président-directeur général, la directrice des soins infirmiers, les deux membres du CIIA ainsi que les représentants des milieux d enseignement ne peuvent agir comme officiers La présidente a) représente le conseil et en est la porte-parole officielle; b) prépare, conjointement avec la secrétaire, l ordre du jour des réunions du comité exécutif et des assemblées du conseil; c) préside les réunions du comité exécutif et les délibérations des assemblées du conseil; d) signe conjointement avec la secrétaire, les procès-verbaux et les documents officiels du conseil; e) s assure que le conseil s acquitte de ses devoirs et de ses responsabilités; f) s assure du fonctionnement du conseil et du comité exécutif en collaboration avec la directrice des soins infirmiers; g) est membre d office de tous les comités du conseil et s assure de leur bon fonctionnement;

15 Page 15 de 37 h) dépose, présente et commente tous les avis et les recommandations qui s adressent aux membres du conseil d administration; i) dépose, présente et commente son rapport annuel; j) assume toute autre fonction que peuvent lui assigner le conseil et le Conseil d administration La vice-présidente Elle exerce toutes les fonctions de la présidente à la demande de celle-ci, en son absence ou dans l incapacité d agir de cette dernière La secrétaire a) maintient à jour la liste des membres prévue à l article 2.4 du présent règlement; b) convoque les assemblées du conseil et les réunions du comité exécutif; c) rédige les procès-verbaux des réunions du CECII et des assemblées du conseil et les soumet pour adoption; d) prépare, conjointement avec la présidente, l ordre du jour des réunions du comité exécutif et du conseil; e) signe, conjointement avec la présidente, les procès-verbaux et les documents officiels du conseil; f) reçoit et assure le suivi de la correspondance du conseil, avec l approbation de la présidente; g) s assure que toute la documentation concernant les affaires de l exécutif et des autres comités soit conservée à l endroit prévu par la direction générale; h) favorise l accessibilité aux informations et la participation des membres; i) assume toute autre fonction que peut lui assigner le CECII. La secrétaire est appuyée dans ses fonctions par une secrétaire administrative désignée par l établissement.

16 Page 16 de La trésorière a) a la charge et la garde des fonds et des livres du conseil; b) tient à jour le rapport des revenus et dépenses du conseil; c) prépare le budget annuel et le soumet au conseil pour adoption; d) procède aux achats et remboursements autorisés par le conseil selon les directives et procédures de l établissement. e) prépare le bilan annuel à la fin de l exercice financier et le soumet à l assemblée générale L agente de communication a) diffuse des informations (la tenue des assemblées du conseil, compte-rendus des réunions du comité exécutif, journal, bulletin d information) auprès des membres du conseil; b) établit des liens de communication avec les membres du conseil; c) favorise toute consultation des procès-verbaux des comités du conseil par un membre du conseil qui en fait la demande; d) assume toute autre fonction que peut lui assigner le conseil Mandat des officiers Le mandat de tout officier, incluant celui de la présidente, est d une durée d un an. Un officier demeure toutefois en fonction, malgré l expiration de son mandat, jusqu à ce qu il soit élu, nommé de nouveau ou remplacé Vacance à une fonction d officier Toute vacance à une fonction d officier est comblée par résolution du comité exécutif pour la durée non écoulée du mandat de l officier à remplacer. Une fonction d officier devient vacante dès que son titulaire perd la qualité requise pour être membre du comité exécutif notamment en raison de l application de l article 4.5 du présent règlement. Un officier peut démissionner de ses fonctions sans devoir démissionner comme membre du comité exécutif Fonctions de la directrice des soins infirmiers En lien avec le conseil, la directrice des soins infirmiers, sous l autorité du président-directeur général, doit, pour chaque installation exploitée par l établissement : a) veiller au bon fonctionnement des comités du conseil; b) s assurer que le CII apprécie adéquatement les actes infirmiers posés dans l établissement;

17 Page 17 de Réunions c) demander et recevoir les avis et recommandations du CII, les analyse et établir au besoin les plans de mise en œuvre. À titre indicatif, la liste complète des fonctions de la directrice des soins infirmiers se trouve à l annexe VI Lieu Les réunions du comité exécutif se déroulent à huis-clos et généralement dans une des installations exploitées par l établissement. Elles peuvent également se tenir dans tout autre endroit convenu à cette fin par la présidente. Cette dernière favorise une alternance du lieu des rencontres entre les installations situées dans le sud et le nord de la région Lanaudière. Ces rencontres peuvent également se dérouler en présentiel ou supportées par un moyen de communication technologique de type téléconférence ou visioconférence Fréquence Le comité exécutif se réunit au moins six fois par année. Une réunion spéciale est aussi tenue à la demande de la présidente, du directeur général ou de cinq membres élus ou cooptés du comité exécutif Convocation La secrétaire transmet aux membres un avis de convocation écrit au moins cinq jours ouvrables avant la date prévue pour la réunion. L avis indique le lieu incluant l adresse, la date et l heure de la réunion ainsi que l ordre du jour proposé. De plus, la convocation est accompagnée des documents pertinents aux délibérations. En cas d urgence, la convocation peut être faite verbalement et le délai n est alors que de 48 heures. Aucun sujet non indiqué à l ordre du jour ne pourra être discuté Quorum Le quorum est fixé à six membres comprenant obligatoirement d'une part, cinq membres élus ou cooptés de l exécutif du CII, dont la présidente ou la viceprésidente et d autre part, le président-directeur général ou la directrice des soins infirmiers. S il n y a pas quorum, trente minutes après l heure indiquée sur l avis de convocation, la réunion est annulée et reportée à une date ultérieure déterminée par la présidente.

18 Page 18 de Perte de quorum Lorsque, pendant une réunion, un membre soulève la perte de quorum, la présidente procède à la vérification de la présence des membres. Le cas échéant, si le défaut de quorum n est pas corrigé dans les quinze minutes suivantes, la réunion du comité exécutif peut se poursuivre sous forme d échange d information avec les membres présents sans prise de décision. Les points pour prise de décision sont reportés à une prochaine réunion et un nouvel avis de convocation doit alors être transmis aux membres Droit de vote Toute décision, recommandation ou avis du comité exécutif requiert un vote favorable à la majorité simple des membres présents et la présidente ou, en son absence, la vice-présidente, n a pas droit de vote. En cas de partage des voix, la présidente ou, en son absence, la vice-présidente, dispose d une voix prépondérante. Cependant, elle n est pas tenue de l exercer. Le vote se prend à main levée. Il y a vote à scrutin secret si la demande en est faite par deux membres Procès-verbal La secrétaire rédige le procès-verbal de chaque réunion et en transmet une copie à chaque membre du comité. Après son adoption à une réunion subséquente, le procès-verbal est signé par la secrétaire et par la présidente. SECTION 5 - COMITÉS DU CONSEIL 5.1 Comité ad hoc Le comité exécutif peut mettre sur pied un ou plusieurs comités ad hoc pour étudier toute question particulière qui relève de ses responsabilités. Il en détermine le mandat et la composition, procède à la désignation des personnes, membres ou non, qui en feront partie et il en établit les modalités de fonctionnement. 5.2 Comité de la relève infirmière et infirmière auxiliaire Le CII s engage à soutenir les activités du comité de la relève infirmière et infirmière auxiliaire. Ce comité est composé d infirmières et d infirmières auxiliaires de moins de cinq ans d expérience professionnelle. Ce comité peut adopter des règlements concernant sa régie interne, son fonctionnement et la poursuite de ses fins. Ces règlements entrent en vigueur après approbation du CECII. Il favorise l intégration et l accueil des nouveaux. Il contribue au partage des connaissances tout en favorisant la consolidation de la pratique clinique. Il organise des activités de réseautage professionnel afin de favoriser le sentiment d appartenance dans l établissement et au sein de la profession infirmière et infirmière auxiliaire. Une fois par année ou à la demande du CECII, le comité fait un rapport écrit de ses activités.

19 Page 19 de Rapports et recommandations Tout rapport ou toute recommandation émanant d'un comité fait l'objet d'un dépôt au comité exécutif. Il appartient au comité exécutif d'y donner suite ou non. Chaque comité dresse un rapport annuel de ses activités et le fait parvenir au comité exécutif dans un délai d un mois avant la date fixée pour l assemblée générale annuelle au cours de laquelle il sera déposé, le cas échéant. SECTION 6 - COMITÉ DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS AUXILIAIRES (CIIA) 6.1 Composition Un comité des infirmières et infirmiers auxiliaires est institué par le conseil. Ce comité est composé d au moins six personnes choisies par et parmi celles qui exercent des activités d'infirmières auxiliaires pour l'établissement. 6.2 Fonctions Le comité des infirmières et infirmiers auxiliaires a pour fonctions de : a) apprécier la qualité des soins infirmiers posés par les personnes qui exercent des activités d infirmières auxiliaires pour l établissement; b) donner son avis sur les moyens à prendre pour évaluer et maintenir la compétence de l ensemble des personnes qui exercent des activités d infirmières auxiliaires pour l établissement; c) faire des recommandations sur la distribution appropriée des soins dispensés par les personnes qui exercent des activités d infirmières auxiliaires pour l établissement. (LSSSS, article 223) 6.3 Pouvoirs Ce comité peut adopter des règlements concernant sa régie interne, son fonctionnement et la poursuite de ses fins. Un tel règlement doit être adopté par au moins trois membres. Il entre en vigueur après avoir été approuvés par le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers. (LSSSS, article 223) 6.4 Rapport Le comité des infirmières auxiliaires transmet un suivi de l avancement de ses travaux au comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers, et ce, à chaque réunion. De plus, il remet annuellement un rapport de ses activités avant le 30 avril au comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers. Lorsqu'une recommandation du comité des infirmières auxiliaires n'est pas retenue par le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers, elle doit être transmise au conseil d'administration de l'établissement accompagnée des motifs de sa non-acceptation.

20 Page 20 de 37 SECTION 7 - PROCÉDURE D ÉLECTION DES MEMBRES AU COMITÉ EXÉCUTIF 7.1 Élection des membres au comité exécutif Le comité exécutif détermine annuellement les dates de la tenue de l élection des membres du comité exécutif dont le mandat est échu. Cette élection doit se tenir au moins vingt jours avant la tenue de l assemblée générale annuelle. Au plus tard 60 jours avant la date de l élection, le comité exécutif nomme, par résolution, une présidente d élection et une secrétaire d élection. Ces personnes ne doivent pas être membres du CECII. Il n est pas nécessaire que ces personnes soient membres du conseil. La présidente d'élection et la secrétaire d élection ne peuvent pas voter ni être candidates lors de l'élection pour laquelle elles agissent en qualité d officiers d élection. 7.2 Rôle de la présidente d élection La présidente d'élection exerce notamment les fonctions suivantes : a) nommer minimalement trois adjointes pour l épauler dans ses tâches; b) dresser avec ses adjointes, la liste des électrices à partir de la liste des membres du conseil prévue à l article 2.4 du règlement, en s assurant que chaque membre ne vote qu une fois; c) donner l avis d élection; d) recevoir les candidatures et les accepter ou les refuser; e) afficher la liste des candidates dans chacune des installations; f) informer tous les membres et toutes les candidates de la procédure d élection; g) déterminer la durée du scrutin et la date et l heure limite pour recevoir les bulletins de vote; h) convenir avec la Direction générale, de l endroit de réception de tous les bulletins de votes; i) distribuer un bulletin de vote pré-adressé à chaque membre et s assurer que toutes les infirmières soient rejointes; j) voir au bon déroulement de l élection; k) remplir tout document relatif à l élection, transmettre les originaux à la secrétaire du conseil et en afficher une copie dans chacune des installations de l établissement. 7.3 Avis d élection a) Au plus tard 45 jours avant la date de l élection, la présidente d élection donne l avis d élection par affichage dans chacune des installations de l établissement. b) L avis d élection doit indiquer le nombre et le type de postes à pourvoir ainsi que la date et le lieu de l élection. Cet avis indique également les modalités de mise en candidature ainsi que la date limite pour poser une candidature.

21 Page 21 de Bulletin de mise en candidature a) Tout membre du conseil peut se porter candidate, à condition qu elle soit en mesure de représenter le poste qui est à pourvoir; b) Tout membre désirant se porter candidate doit utiliser le bulletin de mise en candidature déterminé par la présidente d élection et ce bulletin doit être signé par la candidate et contresigné par deux membres du conseil; c) Pour être recevable, tout bulletin de mise en candidature doit parvenir à la présidente d élection avant la date déterminée par cette dernière, laquelle doit précéder d au moins 20 jours la date d élection; d) La présidente d élection doit estampiller chacun des bulletins de mise en candidature reçus, l estampille faisant foi de la date effective de la réception d une candidature par la présidente d élection. 7.5 Élection par acclamation a) Si le nombre de candidates est égal ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir, celles-ci sont alors déclarées élues par acclamation par la présidente d élection; b) Dans le cas contraire, un scrutin doit être tenu pour départager les candidates. 7.6 Scrutin a) Lorsqu un scrutin doit être tenu, la présidente d élection affiche, dans chacune des installations de l établissement, un avis de scrutin dans les dix jours suivant la fin de la période de mise en candidature. Cet avis indique le nombre de postes à pourvoir, ainsi que la liste des candidates pour chacun de ces postes en précisant leurs noms et prénoms ainsi que le programmeclientèle qu elles représentent. L avis de scrutin doit aussi mentionner la date limite pour voter et l endroit où sont acheminés les bulletins de vote. L avis de scrutin doit également indiquer qu il n y aura pas de vote par anticipation et que le vote par procuration est interdit. b) La présidente d élection voit à l impression des bulletins de vote et détermine les règles relatives à la publicité, à l affichage et autres modalités reliées à la tenue du scrutin. Les adjointes s assurent de l application de ces règles dans chacune des installations; c) Tout membre inscrit sur la liste des électeurs peut voter. Lorsqu une personne n a pas reçu de bulletin de vote, elle doit vérifier auprès de la présidente d élection si elle est éligible à voter. Le cas échéant, un bulletin de vote lui sera remis; d) Tout membre éligible à voter marque son bulletin de vote dans l espace prévu à cette fin. Si des membres ont été élus par acclamation avant la tenue du scrutin, leur nom est inscrit sur le bulletin ainsi que les programmes qu ils représentent; e) Une fois que le membre a rempli son bulletin de vote, il l envoie par courrier interne dans l enveloppe de retour préadressée à l endroit prévu à cette fin;

22 Page 22 de 37 f) Après la période de votation, le dépouillement se fait par la présidente d élection et ses adjointes à un endroit prédéterminé. 7.7 Élection suite à un scrutin a) Lors de la tenue d élection au comité exécutif, la présidente d élection déclare élue, pour chaque direction programme et direction de soutien, la candidate ayant obtenu le plus grand nombre de votes; b) Dans tous les cas, lorsqu il survient une égalité de votes entre des candidates ayant pour effet d élire un nombre de candidates supérieur au nombre de postes à pourvoir, la présidente d élection procède à un tirage au sort pour départager ces candidates. 7.8 Élection lors de l assemblée générale annuelle Si un ou des postes demeurent à pourvoir après l application des dispositions qui précèdent, ils sont comblés lors de l assemblée générale annuelle des membres. À défaut, le ou les postes non pourvus sont comblés par les membres du comité exécutif lors de leur première réunion qui suit l assemblée générale annuelle des membres. 7.9 Certification d élection Au terme de l élection, la présidente d élection remplit le certificat d élection prévu à l annexe V du présent règlement et au plus tard cinq jours après la fin des élections. Elle transmet l original à la secrétaire du comité exécutif, après en avoir affiché une copie dans chacune des installations de l établissement. La présidente d élection détruit les bulletins de vote immédiatement après l assemblée générale annuelle des membres. SECTION 8 - DOCUMENTS ET ARCHIVES 8.1 Caractère public Dans la mesure où il y a conformité avec la Loi sur l'accès aux documents publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1), les procès-verbaux et documents du conseil, y compris ceux du comité exécutif et des autres comités du conseil, ont un caractère public. 8.2 Conservation des documents Le conseil d administration de l établissement détermine, par résolution relative au calendrier de conservation des documents de l établissement, l utilisation et la conservation des documents produits ou émanant du conseil ou de l un de ses comités, conformément aux dispositions de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1).

23 Page 23 de 37 SECTION 9 - DISPOSITIONS FINALES 9.1 Entrée en vigueur Le présent règlement entre en vigueur sur approbation par le conseil d'administration de l'établissement après avoir été ratifié par au moins les deux tiers des membres du conseil réunis en assemblée générale. 9.2 Adoption et modification L adoption, l amendement, l abrogation ou la révision du présent règlement de régie interne doit être soumis aux membres du conseil réunis en assemblée générale sous forme de résolution par le comité exécutif, soit de sa propre initiative ou sur requête écrite de dix membres adressée au comité exécutif. L adoption, l amendement, l abrogation ou la révision du présent règlement exige l appui favorable d au moins les deux tiers des membres présents lors de l assemblée. Le texte du règlement devant faire l objet d une telle résolution, doit accompagner l avis de convocation à l assemble générale où cette résolution sera discutée. Toute adoption, modification, amendement ou révision du présent règlement entre en vigueur sur approbation par le conseil d'administration de l'établissement. 9.3 Révision Le présent règlement doit faire l objet d une révision par le comité exécutif au moins tous les cinq ans suivant son entrée en vigueur ou lorsque des modifications législatives le requièrent. SECTION 10 DISPOSITIONS LOGISTIQUES ET FINANCIÈRES 10.1 Soutien logistique La directrice des soins infirmiers assure le soutien logistique nécessaire à la réalisation des mandats du conseil. Entre autres, une personne doit être dédiée au support clérical du comité exécutif du conseil Soutien financier Le conseil d administration s assure que le conseil a le soutien financier nécessaire afin de réaliser son mandat. RÉFÉRENCES Loi sur les services de santé et les services sociaux

24 de Lanaudière Page 24 de 37 ANNEXE I Loi sur les services de santé et services sociaux (art 219 à 225) Conseil des infirmières et infirmiers (CII) 219. Un conseil des infirmières et infirmiers est institué pour chaque établissement public qui exploite un ou plusieurs centres où travaillent au moins cinq infirmières ou infirmiers. Composition Ce conseil est composé de l ensemble des infirmières et infirmiers qui exercent leurs fonctions dans tout centre exploité par l établissement. Conseil unique Le conseil d administration, formé suivant l un des articles 119 à 125, ou doit toutefois prévoir qu un seul conseil des infirmières et infirmiers est institué pour l ensemble des établissements qu il administre. Composition Ce conseil est composé de l ensemble des infirmières et infirmiers qui exercent leurs fonctions dans tout centre exploité par chacun des établissements. Responsabilités du CII 220. Conformément aux règlements de l établissement, le conseil des infirmières et infirmiers est, pour chaque centre exploité par l établissement, responsable envers le conseil d administration : 1 d apprécier, de manière générale, la qualité des actes infirmiers posés dans le centre et, le cas échéant, en collaboration avec le conseil des médecins, dentistes et pharmaciens, des activités visées à l article 36.1 de la Loi sur les infirmières et les infirmiers (chapitre I-8) et exercées dans le centre ; 2 de faire des recommandations sur les règles de soins infirmiers applicables à leurs membres dans le centre ; 2.1 de faire des recommandations sur les règles de soins médicaux et les règles d utilisation des médicaments applicables à leurs membres dans le centre ; 3 de faire des recommandations sur la distribution appropriée des soins dispensés par leurs membres dans le centre ; 4 d assumer toute autre fonction que lui confie le conseil d administration. Rapport annuel

25 Page 25 de 37 Le conseil des infirmières et infirmiers doit faire un rapport annuel au conseil d administration concernant l exécution de ses fonctions et des avis qui en résultent. Avis au président-directeur général 221. Conformément aux règlements de l établissement, le conseil des infirmières et infirmiers est, pour chaque centre exploité par l établissement, responsable envers le président-directeur général de donner son avis sur les questions suivantes : 1 l organisation scientifique et technique du centre ; 2 les moyens à prendre pour évaluer et maintenir la compétence des infirmières et des infirmiers ; 3 toute autre question que le président-directeur général porte à son attention. Règlements du CII 222. Le conseil des infirmières et infirmiers peut adopter des règlements concernant sa régie interne, la création de comités et leur fonctionnement ainsi que la poursuite de ses fins. Ces règlements entrent en vigueur après avoir été approuvés par le conseil d administration. Comité des infirmières et infirmiers auxiliaires (CIIA) 223. Le conseil des infirmières et infirmiers doit constituer un comité d infirmières et infirmiers auxiliaires. Ce comité est composé d au moins trois personnes choisies par et parmi celles qui exercent des activités d infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l établissement. Fonctions du CIIA Ce comité a pour fonctions : 1 d apprécier la qualité des soins infirmiers posés par les personnes qui exercent des activités d infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l établissement ; 2 de donner son avis sur les moyens à prendre pour évaluer et maintenir la compétence de l ensemble des personnes qui exercent des activités d infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l établissement ; 3 de faire des recommandations sur la distribution appropriée des soins dispensés par les personnes qui exercent des activités d infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l établissement.

26 Page 26 de 37 Règlements du CIIA Ce comité peut adopter des règlements concernant sa régie interne, son fonctionnement et la poursuite de ses fins. Ces règlements entrent en vigueur après avoir été approuvés par le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers. Rapport Le comité des infirmières et infirmiers auxiliaires fait rapport au comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers. Comité exécutif du Conseil des infirmières et infirmiers (CECII) 224. Les responsabilités du conseil des infirmières et infirmiers sont exercées par un comité exécutif formé d au moins quatre infirmières ou infirmiers désignés par le conseil, du président et d un autre membre du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires, du président-directeur général et de la directrice des soins infirmiers ou, à défaut d une telle directrice, de l infirmière ou de l infirmier responsable des soins infirmiers désigné par le président-directeur général. Pouvoirs Le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers exerce tous les pouvoirs de ce conseil. Recommandation du CIIA non-retenue par le CECII 225. Lorsqu une recommandation du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires n est pas retenue par le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers, elle doit être transmise au conseil d administration de l établissement accompagnée des motifs de sa non-acceptation.