Word (Le publipostage)

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1 Word (Le publipostage) Définition : Envoi en nombre d'un document plus ou moins personnalisé à des personnes dont les noms et les adresses sont listés dans une base de données. On dit en anglais "mailing". Il faut donc : 1) préparer une lettre qui sera la "LETTRE TYPE" ou le document principal, 2) créer une liste d'adresses des personnes ou organismes auxquels on s'adresse, c'est la "BASE DE DONNÉES" (un carnet d'adresses en quelque sorte, qui peut être réalisé avec EXCEL mais pas exclusivement, Word, Access étant acceptés). La source de données comporte des informations organisées sous forme de champs Word accepte des sources de données Word, Excel ou Access. Le document de base comporte des champs de fusion où viendront s'insérer les informations contenues dans la source de données. Les lettres-types constituent le résultat de la fusion. Elles sont généralement imprimées et expédiées aux intéressés (clients, salariés...) Elles peuvent également être sauvegardées sous forme d'un nouveau document, en vue d'une expédition ultérieure. Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 1

2 Exemple de publipostage Ici onglet «Publipostage» dans Word 2007 Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 2

3 REDIGER LE DOCUMENT DE BASE Le publipostage demande un minimum d'organisation et de réflexion préalable. Il est donc préférable de commencer par la rédaction du document principal où viendront s'insérer les champs de fusion (dans l exemple présenté ci-dessus, ce sont les titres des colonnes : nom, prénom, naissance, CP). Ce document principal peut également être un document déjà existant et sauvegardé. Il faut alors commencer par l'ouvrir dans Word. Étape 1 : démarrer la fusion et le publipostage Word propose cinq options de document de base : 1. lettres, 2. messages électroniques, 3. enveloppes, 4. étiquettes, 5. répertoire puis document Word normal. Choisissez «Lettres». Le bouton Démarrer la fusion et le publipostage permet également d'activer l'assistant Fusion et publipostage pas à pas. Cet assistant est un héritage des anciennes versions de Word (Word 2003 et version précédentes). Note : pour une lettre, l'utilisation de ce bouton n'est pas nécessaire. Étape 2 : sélection des destinataires C'est à cette étape que Word propose d'établir un lien entre le document principal (la lettre que vous éditez) et une source de données. Word accepte de nombreux types de sources de données, en particulier des tableaux Word, des feuilles de calcul Excel ou des tables Access. Vous avez le choix entre les options suivantes : Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 3

4 Utilisation d'une liste existante : sélectionner une liste des destinataires déjà constituée et sauvegardée (ici crée sous «Excel») : Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 4

5 Sélection à partir des contacts Outlook : vous envoyez votre lettre à tout ou partie de vos contacts stockés dans Outlook (il est nécessaire qu'outlook soit votre gestionnaire de courriel par défaut). Saisie d'une nouvelle liste : vous saisissez une nouvelle liste de destinataire en utilisant une grille de saisie fournie par Word. En fin de saisie, il faut sauvegarder cette liste au format de base de données.mdb. Précisons qu'il n'est pas nécessaire de disposer d'access pour lire ce format s'il s'agit d'une simple liste de destinataires (et non d'une base de données relationnelle). Étape 3 : la liste des destinataires (ici fichier «Excel») Civilité Prénom Nom Adresse Code Postal Ville Courriel Identifiant MDP Téléphone M. JEAN VASSARD 40, RUE DES ABBESSES PARIS jean.vassard@sfr.fr VASS M. ALAIN SOBIER 26, RUE MIROMESNIL ORLEANS alain.sobier@gmail.com SOB M. LOUIS LASSON 67, RUE DES RUINES BORDEAUX louis.lasson@free.fr LAS M. CASIMIR DESLOUIS 12, CHEMIN HAUT REIMS casimir.louis@orange.fr DES Mme ALICE RICHIER 3, IMPASSE MEUNIER BEAUVAIS Alice.richier@hotmail.fr RIC Commentaire [AT1]: Sous Excel, taper les numéros au format texte et insérer les espaces avec la barre d espace Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 5

6 Étape 4 : insérer les champs de fusion C'est à cette étape que vous allez insérer les champs de fusion issus de la source de données (liste des destinataires) dans le texte commun à tous les destinataires, texte que vous aurez édité à l'étape1. Cliquez sur «Insérer» un champ de fusion, choisissez un champ puis cliquez sur «Insérer» et répétez l'opération autant de fois que nécessaire. En cliquant sur la petite flèche située sous le bouton, vous avez un accès direct aux différents champs de fusion. Word vous propose des mentions préfabriquées : bloc d'adresse, ligne de salutation/formule d'appel. Le bouton «Faire correspondre les champs» permet de faire correspondre les noms des champs prédéfinis par défaut dans Word 2007/2010 avec ceux figurant dans la liste de données. Dans la boîte de dialogue ci-contre à droite, les champs prédéfinis sont à gauche. À droite, des listes déroulantes permettent de les faire correspondre avec les champs de votre liste de données. Le bouton Champs de fusion en surbrillance permet de mettre en relief clairement les champs de fusion insérés dans le document pour les distinguer du texte commun à tous les destinataires. Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 6

7 Il est possible d'accéder aux différents champs de fusion disponibles en cliquant sur la flèche permettant d'accéder à la liste déroulante. Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 7

8 Étape 5 : aperçu de vos lettres Le bouton «Aperçu des résultats» permet d'afficher la lettre telle qu'elle sera envoyée au premier destinataire de votre liste. Les flèches situées à droite de ce bouton permettent de faire défiler les destinataires. Vous voyez ainsi l'apparence exacte de vos lettres remplies grâce aux informations extraites de la source de données. Étape 6 : terminer et fusionner La lettre est prête ; il faut maintenant lancer la fusion et enregistrer le fichier ; trois choix sont proposés : Imprimer : pour un envoi immédiat des lettres à leurs destinataires ; Modifier les lettres individuelles : ce choix entraîne la création automatique d'un nouveau document appelé qui comporte autant de pages que de destinataires. Ce document regroupant les lettres-types peut être sauvegardé pour une utilisation ultérieure. Envoyer des messages électroniques. Cliquer sur «Terminer et fusionner». Cliquer ensuite sur «Modifier des documents individuels». Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 8

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10 Création des enveloppes Note : Pour plus de simplicité, créer les enveloppes dans un nouveau fichier. Étape 1 : Sélection du format de l'enveloppe. Dans la barre de menu, sélectionner le menu Publipostage. Cliquer sur Démarrer la fusion et le publipostage. Dans le menu déroulant qui va s'afficher, cliquer sur Enveloppes. Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 10

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12 Étape 2 : Insertion des champs de fusion. Le document est désormais au format de l'enveloppe. Dans l'exemple réalisé pour cet article, l'enveloppe sera de la taille 110*220 mm. Il faut insérer les champs de fusion dans l'enveloppe type qui vient d être créée. Pour insérer un champ de fusion, cliquer sur «Insérer un champ de fusion» et sélectionner le champ à insérer. Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 12

13 Aperçu du résultat avant la fusion : Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 13

14 Étape 3 : Fusion de l'enveloppe et de la base de données. Maintenant que l'enveloppe type a été créée, il ne reste plus qu'à lancer la fusion avec la base de données. Cliquer sur «Terminer» et «Fusionner». Cliquer sur «Modifier des documents individuels». Cliquer sur «Tous» Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 14

15 La création des enveloppes est maintenant terminée. Vous pouvez visualiser le résultat final en cliquant sur le raccourci «Aperçu avant impression». Aperçu : Conception/Réalisation A. Tchernoïvanoff mars 2011 Page 15