CENTRE DE FORMATION SUPPORT DE COURS - WORD PERFECTIONNEMENT SUPPORT DE COURS WORD PERFECTIONNEMENT [RÉVÉLATEUR DE COMPÉTENCES]

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1 [RÉVÉLATEUR DE COMPÉTENCES] SUPPORT DE COURS WORD PERFECTIONNEMENT CENTRE DE FORMATION BUREAUTIQUE - INFOGRAPHIE PAO - 3D - WEB - WEBMARKETING MANAGEMENT - TECHNIQUES DE VENTE - COMMUNICATION - EFFICACITÉ PERSONNELLE - LANGUES FORMATION PRÉSENTIELLE - CLASSES VIRTUELLES - E-LEARNING - FORMATIONS MÉTIERS SUPPORT DE COURS - WORD PERFECTIONNEMENT AFCI NEWSOFT - Immeuble le Méliès - 261, rue de Paris MONTREUIL Tél. : Site web : info@afci.fr - Fax : Siret : Centre agréé n APE 8559A - TVA FR

2 Utiliser un modèle existant Pour utiliser un modèle existant, cliquez sur le menu Fichier puis sur Nouveau UTILISER LES MODELES La boîte de dialogue Nouveau document s affiche. Dans la partie gauche une liste de modèles est disponible. Cliquez sur Exemples de modèles Puis sur la vignette du modèle que vous souhaitez utiliser. Cliquez ensuite sur le bouton Créer Un nouveau document est créé et s affiche. Il renferme des zones types, contenant des textes génériques qu il vous suffit de remplacer par vos propres textes. Télécharger un modèle Si les modèles installés sur votre ordinateur ne répondent pas à votre besoin, d autres modèles sont disponibles en téléchargement. Cliquez sur le menu Fichier puis sur Nouveau Des modèles téléchargeables sont accessibles sous la zone Modèles Office.com Cliquez sur une rubrique ( brochures, Bulletins d informations ) Les modèles s affichent Sélectionnez le modèle souhaité puis cliquez sur le bouton Télécharger Le téléchargement du modèle s exécute puis s affiche à l écran. 1

3 Créer un modèle basé sur un document existant UTILISER LES MODELES Vous pouvez créer un modèle à partir de n importe quel document existant. Cliquez sur Fichier, Nouveau Puis sur Créer à partir d un document existant Dans la fenêtre qui s affiche, Sélectionnez le document existant Qui servira de modèle Pour utiliser le modèle que vous avez créé cliquez sur le menu Fichier puis sur Nouveau. Double cliquez sur Mes modèles La liste de vos modèles s affiche. Il suffit de sélectionner le modèle désiré. 2

4 Tracer une forme CRÉER DES OBJETS GRAPHIQUES Sous l onglet Insertion, cliquez sur le bouton Formes du groupe Illustration Word propose une grande variété de formes. Les formes sont classées par catégories. Les formes utilisées récemment sont classées en début de liste. Cliquez sur la forme que vous souhaitez tracer. Réalisez un cliquer-glisser pour tracer la forme. Dès que vous lâchez le bouton de la souris, la forme apparaît sélectionnée dans votre document et l onglet contextuel Format est sélectionné dans le ruban. Pour tracer une forme à partir de son centre et non d une extrémité, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant le tracé de celle-ci. Pour obtenir un carré ou un cercle, sélectionnez la forme prédéfinie représentant le rectangle ou l ellipse Réalisez un cliquer-glisser en maintenant la touche Shift enfoncée. Pour ajouter du texte à la forme dessinée, faites un clic droit sur celle-ci puis cliquez sur l option Ajouter du texte. Saisissez le texte et appliquez la mise en forme que vous désirez. 3

5 Sélectionner des objets SÉLECTIONNER, GROUPER, ALIGNER DES OBJETS Pointez l objet à sélectionner et lorsque le pointeur apparaît sous la forme d une quadruple flèche, cliquez. Pour sélectionner plusieurs objets, cliquez sur chaque objet en maintenant la touche Shift (Maj) enfoncée. Regrouper plusieurs objets Sous l onglet Format, dans le groupe Organiser, cliquez sur le bouton Puis sur Grouper Aligner des objets Sous l onglet Format, dans le groupe Organiser, cliquez sur le bouton Sélectionnez l alignement souhaité. 4

6 Insérer un WORDART INSÉRER DES OBJETS Les WordArt permettent d obtenir des effets de mise en forme de caractères. Pour insérer un WordArt, cliquez sur l onglet Insertion, puis sur le bouton WordArt dans le groupe Texte Dans la liste des miniatures proposées, cliquez sur le style de votre choix. Saisissez le texte du WordArt. Modifiez éventuellement la police de caractères, ainsi que sa taille et ses attributs de mise en forme par la zone Taille et les boutons Gras et Italique. Cliquez sur Effet du texte Et sélectionnez le style de WordArt que vous souhaitez. Modifier un WordArt L objet WordArt étant sélectionné, sous l onglet Format de nombreuses options sont accessibles. 5

7 Insérer un SmartArt ou diagramme INSÉRER UN DIAGRAMME Les SmartArt sont des diagrammes paramétrables. Pour insérer un SmartArt, cliquez sur l onglet Insertion, puis sur le bouton SmartArt dans le groupe Illustrations La boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt s affiche. Elle propose dans sa partie gauche les catégories de SmartArt : Liste, Processus, Cycle, Hiérarchie, relation, Matrice, Pyramide. Choisissez le type de SmartArt voulu Puis cliquez sur OK Le SmartArt est inséré dans le document. Un nouveau Ruban s affiche. Vous pouvez modifier les couleurs et le style du SmartArt Pour insérer un graphique, cliquez sur l onglet Insertion puis sur le bouton Graphique du groupe Illustrations. La boîte de dialogue Insérer un graphique s affiche. Sélectionnez un type de graphique puis cliquez sur OK Deux fenêtres sont alors affichées à l écran. La première affiche le document Word, la seconde affiche une feuille de calcul Excel dans laquelle des données fictives sont présentes. INSÉRER UN GRAPHIQUE 6

8 INSÉRER UN GRAPHIQUE Deux fenêtres sont alors affichées à l écran. La première affiche le document Word dans lequel le graphique a été inséré, la seconde affiche une feuille de calcul Excel dans laquelle des données fictives sont présentes. Modifiez les données dans la feuille Excel et redimensionnez la plage de données du graphique. Le graphique étant sélectionné, il vous est possible de modifier ce dernier par l onglet Création à partir des différents boutons : Modifier le type de graphique, Modifier les données, Actualiser les données 7

9 INSÉRER UNE ZONE DE TEXTE Une zone de texte est un conteneur regroupant plusieurs éléments (textes et images) qui pourront ensuite être déplacés en un seul bloc. Pour insérer une zone de texte, placez le point d insertion dans le document, à l endroit où la zone de texte doit être insérée. Sous l onglet Insertion, cliquez sur le bouton Zone de texte. Choisissez Dessinez une zone de texte dans la liste qui s affiche. Sélectionnez le type de zone de texte que vous souhaitez Ou cliquez sur Dessinez une zone de texte Le pointeur de la souris se transforme en croix. Dessinez la surface de la zone de texte avec la croix du curseur en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Vous pouvez insérer une image clipart et du texte dans la zone de texte et effectuer les mises en forme souhaitées, comme le centrage du texte Vous pouvez redimensionner la zone de texte, comme n importe quel objet au moyen des poignées de redimensionnement. 8

10 Créer un index CRÉER UN INDEX La création d index consiste à proposer une liste de mots, classés par ordre alphabétique, qui renvoient aux pages des informations respectives sur chacun d entre eux. Pour créer un index, vous devez tout d abord marquer les mots dans le texte. Sélectionnez le texte (mot ou groupe de mots) à indexer. Cliquez sur l onglet Références puis cliquez sur la commande Entrée du groupe Index L entrée principale est renseignée par le mot sélectionné. Au besoin, saisissez une autre entrée principale. Il est possible de renseigner une entrée secondaire Activez l option : Renvoi : Pour ajouter à l entrée de l index le texte du renvoi au lieu du numéro de page Page en cours : Pour afficher le numéro de page correspondant à l entrée d index sélectionnée Étendue de page : Pour sélectionner dans la liste Signet, le signet qui délimite le groupe de pages à citer dans l entrée d index Pour valider l option Gras et/ou italique aux numéros de page, cochez ces options Validez en cliquant sur OK Insérer la table d index Positionnez le point d insertion à l endroit où la table doit être insérée. Cliquez sur l onglet Références, dans le groupe Index cliquez sur le bouton Choisissez l aspect des entrées secondaires Sélectionnez le format de votre choix Définissez les options de présentation Cliquez sur OK pour insérer la table des index Pour mettre à jour la table des index, cliquez dans la table puis appuyez sur la touche F9 de votre clavier. 9

11 INSÉRER UNE NOTE Les notes sont des notes de bas de page et/ou des notes de fin de document qui permettent d expliquer, de commenter ou de fournir des indications sur un texte du document. Créer des notes Positionnez le point d insertion où se fera l appel de note Cliquez sur l onglet Références, dans le groupe Notes de bas de page, cliquez sur le bouton Insérer une note de bas de page ou Insérer une note de fin Saisissez le contenu de la note Puis cliquez dans le document. Pour visualiser le contenu d une note, Déplacez la souris sur l appel de note. Modifier l emplacement et ou le format d une note Cliquez sur la flèche du groupe Notes de bas de page ou faites un clic droit sur la note de bas de page et cliquez sur Options des notes. Sélectionnez le type de note concerné. Modifiez si besoin l emplacement de la note Modifiez éventuellement le format des numéros Indiquez si la numérotation doit se faire en continu ou recommencer à chaque section ou à chaque page Appliquez les modifications Déplacer, supprimer une note Pour supprimer une note, sélectionnez l appel de la note à supprimer puis appuyez sur la touche Suppr Pour déplacer une note, déplacez l appel de note comme vous déplacez une partie du texte Créer un signet INSÉRER UN SIGNET Si atteindre le signet doit sélectionner le texte, sélectionnez le texte sinon positionnez le point d insertion à l emplacement adéquat. Pour créer un signet, cliquez sur l onglet Insertion dans le groupe Liens, cliquez sur le bouton Signet Saisissez le nom du signet (50 caractères maximum) puis cliquez sur Ajouter. Le bouton Supprimer de la boîte de dialogue Signet permet de supprimer le signet sélectionné. 10

12 CRÉER DES RENVOIS Un renvoi fait référence à un élément (titre, note de bas de page, signet, légende ) qui se trouve à un autre endroit du document. Créer un renvoi Tapez dans le document, à l endroit souhaité, le texte d introduction du renvoi et gardez le point d insertion positionné après ce texte. Cliquez sur l onglet Insertion et dans le groupe Liens, cliquez sur le bouton Renvoi Cliquez sur le type d élément auquel vous voulez faire référence. Sélectionnez l information à insérer dans le document Sélectionnez l élément auquel le renvoi doit faire référence. Cochez cette option si vous souhaitez accéder à l élément référencé en cliquant sur le renvoi. Cochez cette option, si vous souhaitez ajouter au renvoi les mots Ci-dessus ou Ci-dessous en fonction de la position de l élément référencé. Cliquez sur le bouton Insérer Si besoin définissez d autres références de renvoi. Fermez la boîte de dialogue Renvoi en cliquant sur le bouton Fermer Pour modifier la référence d un renvoi, sélectionnez le renvoi concerné, accédez à la boîte de dialogue Renvoi puis cliquez sur le nouvel élément dans la liste Insérer un renvoi à Pour mettre à jour des renvois, sélectionnez le renvoi concerné ou l ensemble du document s ils sont tous concernés, faites un clic droit sur la sélection puis cliquez sur l option Mettre à jour les champs. 11

13 Le publipostage permet l envoi en nombre de documents à des destinataires répertoriés. Créer un mailing Pour définir le document de base : Ouvrez le document devant servir de document de base. Cliquez sur l onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage Selon le type de document de base à créer, cliquez sur Lettres ou sur Messages électroniques RÉALISER UN PUBLIPOSTAGE Associer une liste de données au document de base Cliquez sur l onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur le bouton Sélection des destinataires Cliquez sur une des options proposées Insérer des champs de fusion dans le document de base Saisissez ou modifiez, si besoin, le contenu du document de base (texte fixe) Positionnez le point d insertion à l endroit où doit être imprimé le contenu du premier champ, Cliquez sur l onglet Publipostage, dans le groupe Champs d écriture et d Insertion, cliquez sur Insérer un champ de fusion Sélectionnez les différents champs que vous souhaitez insérer. Vérifier le publipostage Cliquez sur l onglet Publipostage, dans le groupe Aperçu des résultats cliquez sur Aperçu des résultats Pour visualiser de nouveau les champs dans le document de base, désactivez le bouton Aperçu des résultats en cliquant dessus. 12

14 RÉALISER UN PUBLIPOSTAGE Exécuter le mailing Cliquez sur l onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur le bouton Terminer & fusionner Cliquez sur l option Imprimer les documents pour lancer l impression du mailing Ou Sur Modifier les documents individuels pour effectuer la fusion dans un nouveau document. L option Envoyer des messages électroniques permet l envoi du document aux destinataires par message électronique (il faudra avoir renseigné une adresse mail) Spécifiez quels enregistrements doivent être fusionnés Puis cliquez sur OK Enregistrez le document de base puis fermez-le. Le bouton Modifier la liste des destinataires ouvre la boîte de dialogue Fusion et publipostage: destinataires et permet de modifier le contenu ou la présentation de la liste de données. L Assistant Fusion et publipostage Vous pouvez créer un publipostage à l aide de l Assistant Fusion et publipostage. Pour cette démarche, choisissez l option Assistant Fusion et publipostage pas à pas dans la liste associée au bouton Démarrer la fusion et le publipostage et suivez les différentes étapes. 13

15 LE MODE PLAN Créer un plan en utilisant les styles prédéfinis Activez le mode d affichage Plan en cliquant sur le bouton dans la barre d état Affichez le volet Styles en cliquant sur l onglet Accueil dans le groupe Style, cliquez sur le bouton Pour chaque titre à entrer dans le plan, appliquez à l aide de la fenêtre Styles, un style prédéfini en fonction du niveau du titre. Attribuer un niveau hiérarchique à un paragraphe En mode Page Positionnez le point d insertion dans le paragraphe concerné Cliquez sur l onglet Accueil Dans le groupe Paragraphe, cliquez sur le bouton Activez l onglet Retrait et espacement Dans la liste Niveau hiérarchique, choisissez le niveau à attribuer (de 1 à 9) Valisez par OK 14

16 LE MODE PLAN Numéroter les titres Pour numéroter les titres de plan créés avec les styles prédéfinis, positionnez le point d insertion sur un titre Puis cliquez sur l onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe, cliquez sur le bouton Liste à plusieurs niveaux Puis cliquez sur Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux Pour chaque niveau de style à définir : Sélectionnez le niveau Appliquez le style correspondant au niveau sélectionné Modifiez éventuellement les options de présentation de la numérotation Validez lorsque tous les niveaux sont définis. Exploiter le plan d un document En mode Plan, Utilisez les différents outils présents dans le ruban Abaisse le niveau du titre actif Convertit le titre en texte 15

17 GÉNÉRER UNE TABLE DES MATIERES Pour générer une table des matières Marquez les textes à inclure dans la table des matières - En sélectionnant le texte et en lui appliquant un style prédéfini ou un style personnalisé Ou - En sélectionnant le texte, puis en cliquant sur Ajouter le texte (sous l onglet Références, groupe Table des matières) - Puis en cliquant sur le niveau à attribuer. Positionnez le point d insertion à l endroit où vous souhaitez insérer la table des matières. Pour créer une table des matières prédéfinie, Cliquez sur l onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquez sur le bouton Table des matières Puis cliquez sur la table des matières prédéfinie de votre choix. Pour créer une table des matières personnalisée, Cliquez sur l onglet Références Puis sur le bouton Table des matières Cliquez sur Insérer une Table des matières Choisissez la présentation de votre choix Spécifiez quels seront les éléments à insérer et comment le faire Spécifiez le nombre de niveaux de titre à afficher dans la table des matières. Ou Sélectionnez un modèle prédéfini La table des matières sera automatiquement insérée. Cochez l option Utiliser des liens hypertexte à la place des numéros de page si votre table des matières doit par la suite être affichée dans un navigateur Web. Cliquez sur OK pour insérer la table des matières. 16

18 Créer un formulaire LES FORMULAIRES Un formulaire est un type de document contenant un texte constant et des zones à renseigner. Pour insérer des contrôles de formulaire à votre document, vous devez afficher l'onglet "Développeur". Pour afficher l onglet Développeur, Cliquez sur le menu Fichier Cliquez sur Options Dans le volet de navigation pointez sur la rubrique "Personnaliser le ruban". Dans la liste des onglets principaux (tout à fait à droite), cochez l'onglet "Développeur" pour le faire afficher. L onglet développeur possède dans le groupe Contrôles un bouton donnant accès aux contrôles de formulaire, ces contrôles sont qualifiés d'hérités. Insérer des contrôles de contenu Cliquez sur l onglet Développeur Dans le groupe Contrôles, cliquez sur le bouton Mode Création Positionnez le point d insertion à l endroit où le contrôle de contenu doit être inséré. Dans le groupe Contrôles, cliquez sur le bouton correspondant au contrôle de contenu à insérer. Permet la saisie d un texte Permet la sélection d une image Zone de liste modifiable En cliquant sur ce bouton vous ouvrez une petite fenêtre contenant les différents contrôles hérités utilisables. Sélecteur de date Case à cocher 17

19 LES FORMULAIRES Si vous double-cliquez sur un champ de formulaire inséré, vous ouvrez la boîte de dialogue relative aux propriétés de ce champ. 18

20 LES FORMULAIRES Champ texte Si vous double-cliquez sur un champ de formulaire, vous ouvrez la boîte de dialogue relative aux propriétés de ce champ. La première liste permet le choix du type de données que le champ devra contenir. Si vous choisissez un type "Nombre" et que vous tentez d'introduire une lettre, la donnée est convertie en 0. Vous pouvez définir un texte par défaut pour votre champ. Avec comme résultat Vous pouvez également déterminer quelle sera la taille de votre champ ainsi que la casse qui sera utilisée pour afficher le texte. Les options relatives aux macros permettent de choisir dans la liste des macros du document celle qui pourrait être utilisée lors de la sortie ou entrée du champ. Vous avez la possibilité de définir un texte pour aider l'utilisateur à la saisie de données dans vos champs (4). Vous ouvrez alors une boîte de dialogue permettant d'entrer le texte d'aide, il sera affiché selon le cas dans la barre d'état de Word ou à l'utilisation de la touche "F1". 19

21 LES FORMULAIRES Pour définir les propriétés du contrôle de contenu inséré, sélectionnez le champ et cliquez sur le bouton Propriétés dans le groupe Contrôles et complétez les différentes options proposées. 20

22 RACCOURCIS CLAVIER La mise en forme Mettre en gras le texte sélectionné Mettre en italique le texte sélectionné Souligner le texte sélectionné Modifier la casse (majuscules/minuscules) Diminuer la taille de la police Augmenter la taille de la police Changer le style Appliquer le style normal Appliquer le style Titre 1 Appliquer le style Titre 2 Appliquer le style Titre 3 Copier la mise en forme du texte sélectionné Appliquer la mise en forme copiée au texte Aligner le paragraphe à droite Aligner le paragraphe à gauche Centrer le paragraphe 21

23 RACCOURCIS CLAVIER La saisie Supprimer un mot à gauche Supprimer un mot à droite Insérer un lien hypertexte Insérer un symbole de copyright Insérer un symbole de marque déposée Insérer un commentaire Insérer des points de suspension Créer un espace insécable Créer un tiret insécable Insérer un saut de ligne Insérer un saut de page 22

24 RACCOURCIS CLAVIER Atteindre La navigation Retourner au précédent emplacement du curseur Atteindre le début du document Atteindre la fin du document Sélectionner le début du document Sélectionner la fin du document Sélectionner le caractère précédent Sélectionner le caractère suivant Aller à la dernière cellule de la colonne Aller à la dernière cellule de la ligne Aller à la première cellule de la colonne Aller à la première cellule de la ligne 23

25 [RÉVÉLATEUR DE COMPÉTENCES] SUPPORT DE COURS WORD PERFECTIONNEMENT Pour toute question, n hésitez pas à contacter votre formateur au Consultez nos programmes sur pour suivre le niveau supérieur. Les équipes AFCI NEWSOFT vous accompagne après votre formation La formation continue après le stage! Nous proposons un suivi grâce à un accès à notre plate-forme e-learning afin de revoir des points essentiels vus en cours et pratiquer davantage grâce à nos exercices, quiz et évaluations interactifs. Nous proposons également des cours particuliers virtuels. Réservez un formateur et travaillez en collaboration sur vos propres fichiers Word, Excel, Powerpoint à distance, en temps réel. Solution flexible et centrée sur les besoins de l apprenant! AFCI NEWSOFT - Immeuble le Méliès - 261, rue de Paris MONTREUIL Tél. : Site web : info@afci.fr - Fax : Siret : Centre agréé n APE 8559A - TVA FR