Les Guides Sage pour la gestion de votre entreprise La simplicité au service de la performance des PME ou comment réussir le déploiement de votre ERP

Transcription

1 Les Guides Sage pour la gestion de votre entreprise La simplicité au service de la performance des PME ou comment réussir le déploiement de votre ERP

2 Sommaire Edito 3 Pourquoi investir dans un ERP? 4 Définissez précisément votre objectif 6 Nos clients vous en parlent 7 Formalisez vos besoins 8 Impliquez les collaborateurs de l entreprise 9 Choisissez votre ERP et son éditeur 11 Nos clients vous en parlent 14 Choisissez bien le partenaire intégrateur 15 Nos clients vous en parlent 16 Optez pour une méthodologie claire et adaptée à votre environnement 17 Ecoutez, expliquez, formez 18 Veillez à la maintenance et au support du produit 19 Mettez en place des indicateurs de mesure 20 Conclusion 21 Définition de l ERP L Entreprise Ressources Planning (ERP) ou en français Progiciel de Gestion Intégré (PGI) constitue le socle du système d information de l entreprise. Il a pour finalité une gestion interactive de tous ses métiers (gestion comptable et financière, gestion des ventes, dématérialisation des factures, gestion de la production,..) en organisant la centralisation, l analyse, le partage, et la consolidation de l information. L ERP a pour objectif d amener l entreprise à une plus grande rigueur de gestion et, ce faisant, à contribuer à faire progresser chiffre d affaires et rentabilité. Sage Tous droits réservés - SAS au capital de e - Siège social : 10 rue Fructidor Paris - RCS Paris Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l objet de modifications sans notification préalable. Les logos, noms de produits ou de sociétés n appartenant pas à Sage, mentionnés dans ce document, ne sont utilisés que dans un but d identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaire respectif - Crédits photos : Kerry Harrison - S618_PME Sage studiopao 2 - Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013

3 Édito L économie est aujourd hui gouvernée par trois fondamentaux : le temps, l espace et la connaissance. Une entreprise, qu elle que soit sa taille, évolue dans un environnement mondialisé, affronte des conditions économiques de tous types, dont le rythme des fluctuations tend à s accélérer, où l on opère à très grande vitesse grâce aux technologies de l information, exigeant des temps de réponses appropriés, des données précises sur lesquelles s appuyer et des collaborateurs aux compétences pointues. De telles conditions ne laissent aucune place à l ignorance ou l approximation : elles accentuent la différence entre les entreprises qui continuent de croître, d améliorer leur rentabilité et les autres. Une trésorerie se vérifie tous les jours, voir même deux fois par jour : toute négligence dans la gestion de ce poste pourra conduire au dépôt de bilan. Une production se pilote non plus à la journée mais à l heure : telle est désormais la mesure du temps entre le donneur d ordre et son sous-traitant pour savoir si le timing de production est respecté. Dans le contexte économique actuel, la prospection commerciale, puis la gestion des clients exigent des données, une analyse et un ciblage très précis ce qui permet d améliorer tant la rentabilité que le chiffre d affaires. Les ERP traitent ces aspects dans leur globalité. Ils vont apporter à la PME une indispensable rigueur, par exemple en pointant les approximations dans les processus existants, et donc pousser à une amélioration générale de l entreprise, ainsi qu une visibilité accrue, grâce à des états de situation automatiques produits à fréquence mensuelle, hebdomadaire voire même quotidienne et facilement accessibles. En optimisant ainsi l ensemble des processus de gestion, les ERP constituent la clé de voûte d une organisation PME efficace susceptible de prendre la pleine mesure des nouvelles contraintes de l économie actuelle. Si l ERP peut aujourd hui être au service des PME, c est en raison de l évolution des fondamentaux. La vitesse d exécution dans l économie a pour corollaire la rapidité de mise en place des outils qui doivent permettre à ce type d entreprise, ne disposant pas de fonction support très étoffées, de faire face à ce défi quotidien. C est pourquoi l installation d un progiciel dans une PME ne doit pas prendre plus d une trentaine de jours, un délai qui, à titre de comparaison, passe à 90 jours environ dans une ETI et 12 mois et plus dans un grand groupe. En outre les entreprises seront toujours sensibles à la simplicité d utilisation des solutions qui leur seront proposées, a fortiori les PME : les progiciels qui leur sont dédiés doivent couvrir les besoins de gestion dans ses différents aspects, sans toutefois noyer l entreprise sous une richesse fonctionnelle qui restera inutilisée. Simplicité ne signifie pas pour autant immobilisme : la solution retenue devra être suffisamment évolutive pour accompagner la PME dans son développement. Facilité d installation, simplicité d utilisation, capacité à être la hauteur des besoins actuels de l entreprise tout en permettant d envisager des évolutions à moyen terme : telles doivent être les grandes caractéristiques d un progiciel si il veut susciter l intérêt des dirigeants de la PME puis l adhésion de l ensemble de ses collaborateurs. L objectif du document que nous présentons est de montrer que le déploiement d un ERP dimensionné PME au service du développement et de la rentabilité de votre entreprise, peut se faire en toute simplicité, notamment grâce à des méthodes de développement et de suivi adaptées à chaque étape de votre projet. Bonne lecture. Norbert Jamet Directeur de l offre ERP Sage PME Les guides Sage pour votre PME - Juillet

4 Pourquoi investir dans un ERP? A retenir Un ERP suppose qu une réflexion de fonds a été menée, sur la stratégie de l entreprise et les conditions de son développement L inconvénient majeur d un système d information composé de plusieurs logiciels hétérogènes réside dans la nécessité d établir des interfaces entre les différentes solutions métiers et la faible capacité d exploitation des données à des fin analytiques La finesse d analyse des données exige une solution logicielle homogène Les raisons qui vont décider une PME à investir pour la première fois dans un ERP sont nombreuses. Néanmoins opter pour un progiciel de gestion intégré suppose, de vouloir mener des réflexions sur le long terme en matière de stratégie, de différenciation, de création de valeur. Le rôle du dirigeant est donc primordial dans cette démarche globale. En dehors de tout contexte économique, une entreprise, lors de son démarrage, peut, se contenter d un outil de gestion, simple et modulaire afin de répondre précisément à ses problématiques métiers du moment. Par ailleurs nombre d entreprises déjà établies mais n ayant pas encore franchi le pas de l évolution vers un ERP, estiment que leurs systèmes sont certes anciens mais qu ils ont l avantage de la simplicité. Toutefois les solutions de gestions conçus de manière modulaires présentent généralement un inconvénient majeur : leurs faibles capacités dans l exploitation des données à des fins analytiques. Par exemple, il est bien souvent très difficile (voir impossible) d effectuer une analyse de segmentation très fine. Cette situation réduit de facto toute possibilité de pilotage précis des opérations de prospections ou encore des opérations commerciales sur le parc client. Quel client cibler avec quel type de produit, et quelle tarification pratiquer? Face à cette question les systèmes de gestion obsolètes laissent l entreprise dans l approximation parce que leurs capacités d exploitation des données reste trop faible. 4 - Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013

5 Ces systèmes ne correspondent ni au changement de taille, ni à la complexité de gestion d une entreprise en croissance. En outre, si cette croissance s effectue par acquisition, fusion, et que la PME devient multi-sites, le besoin de reporting et de consolidation des données à l échelon central va très vite se faire sentir. Par ailleurs, bon nombre de PME opèrent sous contraintes fortes qui leurs sont imposées par leurs clients, et notamment les grands donneurs d ordres. Des contraintes en termes de délais, d engagements contractuels, de traçabilité des produits, de prix, mais également générées par leurs fournisseurs, leurs concurrents, leurs banquiers et l administration qui multiplient les réglementations de tous ordres. Il convient donc de piloter l entreprise au plus près pour faire face à cet ensemble de contraintes que le contexte économique actuel n a pas atténué ou fait disparaître, bien au contraire. Un tableur ne saura pas gérer les contraintes réglementaires en matière de traçabilité des produits. Avec votre ERP, vous allez accompagner votre croissance, améliorer votre productivité, faire face aux contraintes en étant plus réactif et flexible. Vous pourrez vous appuyer sur un système unique et cohérent, qui va : Prendre en compte vos spécificités métiers, Centraliser les informations et faciliter leurs circulations, Organiser les flux d informations internes et externes, Disposer de fonctions de pilotage et d analyse décisionnelle, Prendre des décisions plus rapides grâce à des données centralisées. Les guides Sage pour votre PME - Juillet

6 Définissez précisément votre objectif Afin de réussir la mise en place en toute simplicité du progiciel il convient de procéder avec méthodes. Ainsi dans votre démarche il faut respecter les bases suivantes : le déploiement de votre ERP doit répondre à la stratégie de l entreprise et à ses enjeux, prendre en compte ses spécificités (métiers, organisation...), définir et contrôler l enveloppe budgétaire et les délais, garantir une architecture matérielle adaptée, permettre l appropriation par les utilisateurs du système mis en place. Les enjeux les plus courants de la mise en œuvre d un ERP dans une PME sont : Développement du business (vision globale de l activité, pilotage précis de l entreprise), Optimisation des processus métier et de gestion de l entreprise, meilleure cohérence et partage des données (unicité de l information), Evolution du système d information pour l aligner sur de nouveaux besoins pendant toute la durée du cycle de vie du progiciel, Facilité de maintenance et d homogénéisation du système. 6 - Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013

7 Nos clients vous en parlent Témoignage - Adhésion Group Adhésion Group consolide son reporting groupe Non seulement tous nos processus de gestion demeurent automatisés, mais nos reportings groupe s en trouvent également optimisés. Nous avons notamment besoin de ces états pour notre reporting groupe. A cet effet, nous nous appuyons sur la comptabilité analytique de Sage 100 Entreprise, mais également sur les états disponibles dans cette solution. Qui plus est, nous pouvons désormais basculer toute notre comptabilité française en version anglaise pour notre groupe, sans aucune ressaisie à effectuer. Enfin, Sage 100 Entreprise nous permet de créer des tableaux de bords spécifiques, relatifs par exemple à notre élaboration budgétaire. Avec ce progiciel de gestion, nous avons ainsi gagné en efficacité et en fiabilité! Nathalie Giraud Responsable Administratif et Financière Témoignage - LABELvie LABELvie décuple qualité de service et stratégie commerciale grâce à Sage A l origine, nous avions plusieurs logiciels sur mesure mais cela nous posait parfois problème car certains éditeurs disparaissent et c était compliqué à gérer. Nous souhaitions donc disposer d une solution globale et qui figure parmi les leaders du marché. Nadine Meyer Responsable Financier de l Entreprise Les guides Sage pour votre PME - Juillet

8 Formalisez vos besoins A retenir Décrire les spécificités métier de votre entreprise Poser clairement vos enjeux et objectifs Peu de PME rédigent leurs besoins à travers un cahier des charges, avant de débuter leur recherche d un progiciel. Cette étape est pourtant cruciale. Ce document est le premier pas vers un déploiement maîtrisé, car les enjeux sont multiples. Le premier impératif consiste à décrire les spécificités métier de votre entreprise. Il vous faut dresser un portrait à la fois synthétique et précis, afin de prendre en compte toutes les particularités de votre organisation. Voici quelques exemples de question qui vous aideront à accomplir cette tâche : Quelles sont les particularités de votre secteur d activité? Quelle est la vision de votre secteur et de votre entreprise à moyen terme? Quelles sont les spécificités de vos clients et fournisseurs? Quels sont les processus clés de votre entreprise? Avez-vous plusieurs sites interconnectés ou envisagez-vous une gestion multi-site? Quelle est votre architecture informatique aujourd hui? Vous permet-t-elle d évoluer sereinement? Vos systèmes de planification vous apportent- ils toute la visibilité nécessaire? Disposez-vous de tous les indicateurs pour suivre votre performance? Quels est votre approche de la dématérialisation? Quels processus métier souhaitez-vous dématérialiser afin d augmenter votre productivité et votre rentabilité? Deuxième impératif : poser clairement vos objectifs, sans vous résumer à il faut que ça marche, ni rédiger votre lettre au Père Noël. Il suffit d exposer précisément et simplement vos besoins - et non pas vos envies - en étant très clair sur le périmètre fonctionnel souhaité. Ne laissez aucune ambiguïté! À la clé : une bonne compréhension dès le départ, par le prestataire que vous aurez choisi afin de vous accompagner pendant toute la durée du projet. Conseil Rédigez vos besoins et intégrez une vision à moyen terme. Votre priorité est que votre ERP réponde à vos besoins présents. Compte tenu de sa durée de vie estimée à dix ans, il est nécessaire que votre progiciel intègre, dès le départ, les fonctionnalités dont vous aurez potentiellement besoin à moyen terme. L enjeu? bénéficier d une solution pérenne, adaptée à vos besoins et votre croissance, sans réinvestissement majeur. 8 - Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013

9 Impliquez tous les collaborateurs de l entreprise A retenir La condition d un déploiement réussi, c est son acceptation par les collaborateurs. Il faut laisser du temps aux collaborateurs pour qu ils puissent s approprier le programme et participer pleinement à son élaboration. Outre l impulsion, la direction joue un rôle très important de pilotage et d arbitrage. Pour autant, le déploiement d un ERP ne doit pas être vécu comme une décision descendante, imposée à tous. Sinon le déploiement aura peu de chance d être accepté par les collaborateurs, ce qui va grever d autant ses chances de réussite. La nomination d un chef de projet garant de l atteinte des objectifs, est importante. Autour du chef de projet seront associés un ou plusieurs collaborateurs clés comme le responsable informatique. Le groupe sera le garant de la réussite du déploiement et de l atteinte des objectifs. Enfin, l implication de tous les collaborateurs de l entreprise est essentielle, d une part, grâce à l écoute de leurs besoins opérationnels et de leurs attentes (qui peuvent être recueillis grâce à un mini audit), d autre part, en communiquant avec eux de manière régulière et précise, afin d éviter le rejet pur et simple du produit à l arrivée. 4 grandes priorités 1 - Toujours penser système cible, cohérence des flux et non système antérieur, 2 - Définir très clairement les rôles de chacun, 3 - Permettre à ce groupe de recevoir in-fine le transfert de compétences, 4 - Veiller à ce que le groupe communique tant avec l ensemble des collaborateurs qu avec la direction. Les guides Sage pour votre PME - Juillet

10 Appropriation du progiciel en toute fluidité par les collaborateurs Pour une PME l appropriation par les collaborateurs peut se gérer de façon fluide dans la continuité de la solution antérieure. L approche collaborative sera une garantie d appropriation par les opérationnels. On peut donc proposer en amont de réaliser un cahier des charges en partant d un canevas avec quelques questions pour savoir ce que les collaborateurs attendent de cette nouvelle solution et qu ils soient partie prenante. Mais, même avec cette démarche, il est possible de rencontrer peu d adhésion de prime abord. Ce qui n a rien d étonnant ni de dramatique. Par exemple, si l entreprise traverse une période où l activité est en forte croissance, les équipes seront déjà très sollicitées et donc peu disponibles pour un nouveau chantier. Il faut alors expliquer en détail la nouvelle solution et les conséquences de sa mise en œuvre sur les processus de l entreprise : par exemple une gestion plus précise du stock, avec en conséquence des opérations supplémentaires par rapport à l ancien système et à ses best practices. Les collaborateurs comprendront alors mieux l ampleur des changements que le nouveau système de gestion apportera à leur activité quotidienne. A partir de ce moment, ils commenceront à s approprier le projet, à venir avec des requêtes, des demandes qu il faudra prendre en compte, y compris si ce changement d attitude intervient un peu tardivement dans la conduite du projet Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013

11 Choisissez bien votre ERP et son éditeur A retenir Le choix est varié, les ERP ont beaucoup évolué : il convient donc d étudier l offre de la manière la plus précise possible à l aide de plusieurs critères. Privilégiez un ERP équilibré correspondant à votre taille, votre business model et vos spécificités métier sans trop de richesse fonctionnelle mais qui soit évolutif pour accompagner l entreprise dans la durée. L ERP Dans un environnement économique en évolution rapide ces outils ont beaucoup progressé tant dans leur capacités fonctionnelles que dans leur facilité d utilisation. Le temps est désormais aux solutions simples d appropriation et d utilisation, incluant les spécificités métiers des clients, rapides à mettre en œuvre, évolutives et capables de s adapter aux petites structures comme aux plus grandes. La mise en œuvre d un ERP doit respecter trois constantes exprimées par le marché : flexibilité, délai et budget maîtrisé. Les fonctionnalités indispensable à l entreprise Il s agit en premier lieu des modules fonctionnels traditionnels : la comptabilité, la finance, la gestion commerciale et pour les PMI de la gestion de production. Sur ce socle, l une des vertus de l ERP (avec sa base de données unique) va être de favoriser la mise en place d indicateurs clés adaptés au pilotage de l activité de l entreprise. Ces indicateurs fondés sur les données globales de l entreprise permettront d obtenir aisément une vision globale de l activité de l entreprise. En complément l analyse fine des données clients et le développement de la dématérialisation (facture, paie, télédéclaration ) appuieront la concrétisation de l enjeu business. Les guides Sage pour votre PME - Juillet

12 Il convient donc d étudier l offre de la manière la plus précise possible à l aide de plusieurs critères : La technologie mise en œuvre : est-elle ouverte? standard? Le niveau de maturité de l offre, Le périmètre et la profondeur fonctionnelle, c est-à-dire le niveau et le nombre de fonctionnalités traitées par l ERP, La simplicité d utilisation, de mise en œuvre et les possibilités de paramétrage, à la clé : une adaptation optimale de l outil à vos spécificités métiers, Le degré d appropriation de la solution grâce à un transfert de compétences, à un cycle de formation des utilisateurs et à une documentation complète (y compris technique), L évolutivité de l offre et sa capacité à accompagner votre croissance, La facilité d intégration dans un système d information, La capacité à intégrer des services web, La réponse à des besoins métiers ex industrie GPAO (planification, suivi de fabrication, gestion des stocks, calcul de La possibilité de connecter l ERP avec les tablettes et les smartphones des collaborateurs, tels que les commerciaux, pour permettre un accès en temps réel aux données du back office. Le système de gestion intégré a changé : le logiciel doit susciter de l adoption, notamment via l interface utilisateurs et tout ce qui le rapproche des référentiels personnels : terminaux personnels (smartphone, tablette), usage des réseaux sociaux etc. Et il devient polymorphe : chacun dans l entreprise, et même à l extérieur, à savoir les fournisseurs, les clients doit pouvoir en exploiter le potentiel de manière conforme à son usage Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013

13 L éditeur Choisir un progiciel de gestion intégré, c est également choisir un éditeur. Un constat s impose : le marché est vaste et établir des comparatifs pour faire le bon choix n est pas une chose facile Vous devrez donc vous fier à plusieurs critères : Les résultats financiers de l éditeur pour s assurer de sa pérennité : le renouvellement d un ERP intervient tous les dix ans environ, Son parc client : est-il important? Comportet-il des entreprises évoluant dans le même secteur que le vôtre? Ayant une envergure comparable? Ces éléments vous permettront d apprécier les capacités du progiciel à s adapter à vos spécificités, Les propositions en termes de maintenance. Comment est-elle assurée? À quelle fréquence les mises à jour sont-elles disponibles? Comment l offre est-elle commercialisée? La consumérisation de l informatique dans les entreprises, le souhait de ces dernières de ne payer désormais que ce qu elles utilisent, impliquent de nouveaux modes de commercialisation. C est ainsi que l abonnement est apparu à côté de la traditionnelle licence. Ne négligez pas le rôle des investisseurs dans le choix de votre ERP Parce qu ils détiennent ou vont détenir une part du capital de votre entreprise, Ies investisseurs jouent un rôle à deux niveaux. Ils peuvent inciter l entreprise à s engager dans une dynamique de changement afin notamment qu elle fasse évoluer son système d information. Ce qui permettra le développement de son chiffre d affaires et l amélioration de sa rentabilité. Deux points essentiels pour que l investisseur continue d accorder sa confiance. Ils jouent également un rôle d ans le choix de la solution. Un ERP est la véritable colonne vertébrale de l entreprise. Dès lors les investisseurs estimeront très souvent que le choix d une solution au top de la technologie, mais qui n a pas ou peu été éprouvée, constitue une prise de risque qui n est pas nécessaire. Leur préférence ira donc vers une solution mature bénéficiant d une bonne image sur le marché. Choisir un progiciel équilibré qui correspondent à vos spécificités métier, à la hauteur de vos besoins sans trop de richesse fonctionnelle tout en étant suffisamment évolutif pour accompagner l entreprise sur le moyen et long terme. Les guides Sage pour votre PME - Juillet

14 Nos clients vous en parlent Témoignage - Groupe Ivalis Le Groupe Ivalis Chaque année, nous enregistrons une croissance moyenne de notre chiffre d affaires de 30 %. Ce développement a généré une importante augmentation de nos lignes comptables. Fort de ce constat, alors que nous sommes également soumis aux obligations du marché boursier, nous avions besoin tant de fiabiliser nos données financières que de nous appuyer sur une solution de gestion évolutive pour satisfaire nos besoins croissants en matière de droits d accès des utilisateurs. Suite à une étude de marché, le groupe Ivalis a finalement retenu Sage 100 Entreprise. Un choix notamment motivé par la pérennité de l éditeur ainsi que par sa reconnaissance par le marché. Philippe Krempf Directeur du contrôle de gestion Témoignage - haba Pour Haba, optimiser ses performances avec un ERP Sage, c est un jeu d enfant Il a fallu faire face aux réticences de certaines personnes, comme souvent lorsqu on introduit un certain changement. Mais avec la mise en place d un référentiel unique, nous avons pu améliorer significativement notre rentabilité. Nous sommes devenus plus facilement joignables, dans la mesure où nous pouvions désormais répondre en quelques minutes au client. Mireille Clocheau Directeur Général d Haba 14 - Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013

15 Choisissez bien le partenaire intégrateur A retenir Le partenaire intégrateur à un rôle d accompagnement de son client tant sur le plan technique qu humain. Il ne suffit pas de choisir la solution adaptée à vos besoins, encore faut-il s assurer que son déploiement se fera dans les meilleures conditions. C est là que le partenaire intégrateur entre en jeu. Bien choisir son partenaire intégrateur, c est garantir un déploiement optimal. Afin d être sûr d un accompagnement optimal, la priorité doit être donnée à la proximité : Géographique, Culturelle : l intégrateur connaît-il votre métier? Votre secteur? Quel est son savoirfaire? Humaine : il est impératif que des relations de confiance soient très tôt établies, Avec le progiciel qui va être déployé : quelle est l expérience de l intégrateur sur ce progiciel en particulier? Quel est son degré de compétence, quelles sont ses facultés de paramétrages et de développements spécifiques? De même, assurez-vous que l architecture technique proposée est adaptée, ce qui conditionnera directement les temps de réponse de votre système. L apport de l intégrateur L intégrateur doit accompagner son client dans l analyse de ses spécificités métier pour savoir de quelle manière elles pourront être articulées autour de l ERP et le guider vers la solution la plus adaptée. Mais la compétence technique n est pas tout. Le second apport de l intégrateur doit être d ordre humain et managérial. Lorsque les dirigeants et responsables du projet font face à des difficultés pour faire comprendre et accepter la solution aux équipes, le partenaire intégrateur doit pouvoir, de façon subtile, prendre le relais, rendre les choses plus simples et dédramatiser les inévitables «grains de sable». L intégrateur, outre sa proximité géographique, doit avoir la volonté d aller en profondeur dans le dossier sur ces deux aspects et montrer l envie de faire aboutir le projet, le tout dans la bonne humeur. Les guides Sage pour votre PME - Juillet

16 Nos clients vous en parlent Témoignage - Groupe Dhaze Le Groupe Dhaze Nous cherchions une gestion intégrée commerciale-comptabilité avec des modules complémentaires comme le CRM pour la gestion de la relation client, et la gestion de trésorerie car nous avions besoin d avoir de la visibilité dans ce domaine puisque que nous sommes en forte croissance. Sage 100 nous a semblé une suite complète, par rapport à nos ambitions de taille et de croissance, concise, à la hauteur de nos besoins actuels tout en permettant d envisager des évolutions à moyen terme. En outre Sage bénéficie d une bonne image sur le marché ce qui a rassuré nos investisseurs. Enfin, en terme de recrutement il est plus aisée de s appuyer sur une solution Sage pour recruter des personnes opérationnels sur cette solution et donc directement opérationnel pour l entreprise. Par ailleurs pour la simplicité de gestion et la simplicité opérationnelle, nous avons loué cette solution et externalisé l hébergement chez notre prestataire. Comme nous sommes une PME d une cinquantaine de personnes nous n avons pas la taille critique pour nous offrir des fonctions supports tels que celle d un DSI. Nous avons cherché à bénéficier d une sorte de formule tout inclus qui permette d obtenir une garantie solide sur la qualité du service, de rester concentrer, sur la conduite du changement inhérent à la mise en place de l ERP et sur notre cœur de métier et de variabiliser intégralement l investissement sur le progiciel tant au niveau machine que logiciel. Philippe Krempf Directeur du contrôle de gestion 16 - Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013

17 Optez pour une méthodologie simple, claire et adaptée à votre environnement A retenir Cette méthodologie constitue le fil rouge du déploiement. Elle devra faire l objet de documents auxquels pourront se référer les référents sur le dossier de déploiement. Une bonne méthodologie de mise en œuvre de votre ERP est un facteur clé de réussite. Bien adaptée à vos spécificités organisationnelles et métier, elle constituera un fil rouge, une carte routière du déploiement. Cette méthodologie s opère dès le début. Tout d abord, il s agit de positionner les charges internes et externes. Pour cela, il vous faut désigner un chef de projet et vous assurer de la disponibilité des collaborateurs clés. Le planning sera lui aussi défini dès cette phase. À la clé : une visibilité optimisée pour toutes les parties impliquées dans le projet, tant en termes de budget que de délai. Ensuite, il faut répartir les rôles. Il est tout à fait crucial de déterminer dès le départ et de manière précise qui fera quoi. Les étapes du déploiement seront également clairement définies. Enfin, tout ceci devra être formalisé dans des documents qui pérenniseront le travail effectué. Conseil Conciliez approche fonctionnelle et intégrée. A tous les niveaux, il est essentiel de penser fonction, car l utilisateur final doit retrouver les processus propres à son métier. Et tout en pensant au métier de chacun, il ne faut pas perdre de vue l approche intégrée du progiciel et donc le bénéfice des flux d informations au sein de l entreprise entre les différentes fonctions. il faut désigner un chef de projet et s assurer de la disponibilité des collaborateurs clés. Les guides Sage pour votre PME - Juillet

18 Ecoutez, expliquez, formez Un projet ERP n est pas uniquement un projet informatique. Il a un impact sur les processus de l entreprise et sur les pratiques des utilisateurs. Ainsi, les métiers concernés directement par le progiciel (comptabilité, gestion commerciale, CRM, GPAO ) vont connaître des évolutions. Chaque collaborateur pourra être amené à modifier son comportement tout comme ses habitudes de travail. Le tout dans un seul but : soulager certains de tâches fastidieuses et leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier. Il faut former les collaborateurs dans la perspective d une appropriation et d une exploitation optimale de l outil. L écoute et la communication permettra d identifier, de comprendre et de réduire les résistances au changement au sein de votre entreprise en vue d obtenir l adhésion de l ensemble de vos collaborateurs. Comment faire? Pointer les bénéfices du nouvel outil tels que le gain de temps, l amélioration de la qualité des données ou encore une meilleure visibilité afin de rassurer vos collaborateurs, Privilégier la performance de l entreprise plutôt que la performance de chacun, Former les collaborateurs dans la perspective d une appropriation et d une exploitation optimale de l outil. C est là qu intervient votre partenaire intégrateur selon la taille de l entreprise et le nombre de collaborateur concernés par la formation, deux approches sont possibles : soit les utilisateurs finaux seront directement formés par groupe, soit seuls quelques référents recevront la formation, qu ils dispenseront ensuite aux utilisateurs en interne. Ces formations doivent impérativement être accompagnées de supports écrits qui pourront être consultés lors des premières utilisations. Conseil Un transfert de compétences réussi, repose sur un engagement mutuel. Votre indépendance et votre autonomie sur le nouveau progiciel sont directement conditionnées par un transfert de compétences réussi, depuis les équipes de votre intégrateur le plus souvent, vers vos équipes internes. Si la qualité, l expertise et le professionnalisme des consultants auxquels vous avez affaire sont déterminants, ne perdez jamais de vue que la réussite de ce passage de relais dépend également beaucoup de l engagement et de l implication de vos propres équipes. Et donc de leur disponibilité tant psychologique que réelle en termes de planning Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013

19 Veillez à la maintenance et au support du produit A retenir Comme tous les logiciels, un ERP requiert des mises à jour régulières. Renseignez-vous sur leur pertinence par rapport à vos besoins et leurs conditions d accès. La qualité d un service s évalue sur trois aspects : sa réactivité, son écoute et son efficacité. Il ne suffit pas de mettre en place un ERP, il faut également le maintenir. Tout d abord, au travers des mises à jour. Votre partenaire intégrateur est là pour vous conseiller celles à mettre en place, selon vos spécificités et vos besoins. Par ailleurs si vous décidez de souscrire un abonnement pour votre solution logiciel, assurez-vous des conditions de mise à jour de la solution dans ce nouveau cadre contractuel. Maintenir votre ERP c est aussi le faire évoluer dans le sens de votre croissance et de vos nouveaux besoins. Ainsi, vous aurez peut-être besoin, au fil des mois ou des années, de nouveaux développements voire de nouveaux modules. Une fois encore, misez sur l expertise de votre intégrateur et sur sa connaissance de votre environnement. L objectif? Garder un système cohérent et en adéquation avec vos besoins. On ne peut pas évoquer la maintenance sans également parler du support. Et en la matière, vous devez avoir 3 grandes exigences : La réactivité : les temps de réponse et/ou de résolution des incidents pourront ainsi être clairement définis, L écoute : la mise à disposition d un interlocuteur unique chez votre intégrateur (ou chez l éditeur le cas échéant) est une garantie supplémentaire de compréhension immédiate de vos demandes, L efficacité : un bon service de support privilégiera toujours une solution adaptée à vos besoins plutôt qu une réponse standard. Et pour que le support soit optimal, les rôles doivent être clairement définis en amont. De même, les moyens mis en œuvre seront définis : hotline, prise en main à distance, intervention sur site et à quelles conditions? Les guides Sage pour votre PME - Juillet

20 Mettez en place des indicateurs de mesure, quantifiez les bénéfices Tout au long du projet et une fois votre solution en production, dégagez les indicateurs de réussite (quel est l état de la situation? que reste-il à réaliser? comment y parvenir?). L analyse des résultats est primordiale. Quantifiez les bénéfices obtenus une fois l ERP en place (gain de temps, réduction des coûts, gain de visibilité, amélioration de la productivité et plus généralement de la performance). Définissez ce que vous pourrez en retirer demain dans la perspective de votre croissance. Une réflexion sur les bénéfices qui ne prendra toute sa valeur que si vous la menez en tenant toujours compte de l évolution de l entreprise Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013

21 Conclusion Les clés de la réussite d un déploiement d un ERP au sein d une PME réside, nous l avons vu, aussi bien dans les aspects technologiques que métier, organisationnels et humain. Ce dernier point est crucial et concerne tant l intérieur de l entreprise que les relations avec ses partenaires qu ils soient éditeur ou intégrateur et ce, à tous les stades du projet. Chacun a un rôle à jouer mais toutes les parties ont un seul objectif : faire avancer l entreprise, la mettre au diapason des conditions économiques et lui permettre de faire face à l imprévu. Du côté de l éditeur, la technologie, auparavant domaine d expertise, est devenue une modalité par exemple dans le cas de la mobilité avec l usage de tablettes et de smartphones. La valeur ajoutée consiste à produire de la technologie utile, engagée dans des scénarios d usage, pour mieux servir les métiers dans l entreprise. En outre le système de gestion intégré a changé : le logiciel doit désormais susciter l adoption des collaborateurs de l entreprise. Les éditeurs de logiciel doivent donc écouter et comprendre le marché afin d instaurer un climat de confiance. Du côté des intégrateurs, ces derniers doivent délivrer, au-delà de la compétence produit et technique, de l expertise sectorielle pour aller plus vite au résultat et se concentrer sur ce qui crée de la valeur pour l entreprise. Passerelle technique et expert sectoriel, l intégrateur doit également intégrer une forte dimension humaine dans le déploiement du projet dont il a la charge chez son client. Quant à l entreprise, outre les aspects évoqués, le passage à un progiciel ne sera finalement que la traduction concrète de la vision et de la clairvoyance du dirigeant ainsi que du degré de maturité de son entreprise par rapport à l informatique. Investir dans un ERP est une indispensable profession de foi dans l avenir. Les guides Sage pour votre PME - Juillet

22 Sage 10, rue Fructidor Paris Cedex 17 Pour plus d informations (0,15 TTC/min) Export : +33 (0) (Hors France Métropolitaine) 22 - Les guides Sage pour votre PME - Juillet 2013