LE LOGICIEL DE GESTION D AFFAIRES CONÇU POUR MICROSOFT DYNAMICS NAV.

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1 LE LOGICIEL DE GESTION D AFFAIRES CONÇU POUR MICROSOFT DYNAMICS NAV

2 Un ERP est un logiciel de gestion unique, partagé par tous les collaborateurs, qui couvre tous les domaines de l entreprise, en temps réel et sans aucune interface NaviOne est un ERP conçu pour les entreprises qui souhaitent se doter d une gestion d affaires moderne et intégrée

3 «NaviOne n est pas un simple logiciel de gestion commerciale : c est un véritable ERP qui permet à nos chargés d affaires de disposer d un outil de pilotage de leurs projets. Il assure aussi un reporting instantané à notre direction.» Bruno Lefranc [Directeur Informatique] SOMMAIRE LES DEVIS Une gestion des offres performante : un enjeu stratégique de votre métier LA PLANIFICATION Optimisez le pilotage de vos projets LE SUIVI D AFFAIRES Un contrôle budgétaire fiable et cohérent : maîtrisez les résultats de chaque affaire LE SUIVI DE LA MAIN D ŒUVRE LA FACTURATION ET LES TRAVAUX EN COURS Établissez vos situations et éliminez l incertitude LES STATISTIQUES ET TABLEAUX DE BORD De véritables outils conçus pour vous aider à prendre les bonnes décisions L UTILISATION ET LA MISE EN PLACE Optez pour une solution adaptée rapide à mettre en œuvre et simple d utilisation Adaptez la gestion de vos ressources aux besoins de l entreprise LA GESTION DES ACHATS ET DES STOCKS Bénéficiez de la richesse d une gestion automatisée des achats et des engagements par affaire

4 Une gestion des offres performante : un enjeu stratégique de votre métier NaviOne intègre un outil d élaboration des offres comprenant des fonctions de CRM pour le suivi commercial, une bibliothèque de définition des ouvrages (nomenclatures, main d œuvre), ainsi qu un outil de consultation des fournisseurs LES DEVIS Parole d utilisateur «Navione nous a permis de remplacer les nombreux classeurs Excel par un outil d étude de prix totalement adapté à notre activité.»

5 GESTION DES DEVIS : SAISIE ET IMPORT EXCEL Caractéristiques générales NaviOne permet d identifier l ensemble des interlocuteurs d une affaire : maître d œuvre, bureau d études... De nombreuses caractéristiques personnalisables par l utilisateur enrichissent les informations du devis (type de marché, nature d affaires, date de réponse demandée...) Outils d import de données Afin de limiter la saisie de données, les études peuvent être importées sous différents formats : fichiers Excel, XML... Suivi commercial Le module de CRM intégré à NaviOne permet de suivre l évolution du portefeuille d offres : valorisation en fonction du pourcentage de probabilité, relances, analyse des affaires perdues... Contenu du devis Le corps de l étude peut être découpé en lots/sous-lots à plusieurs niveaux. Chaque lot contient un ou plusieurs postes, basé sur la bibliothèque d ouvrages ou défini pour chaque devis. La saisie des devis peut s effectuer de façon déportée et être réintégrée dans la base principale automatiquement. Consultation fournisseurs Un outil intégré permet permet d effectuer des demandes de prix auprès des différents fournisseurs et de sélectionner les meilleures offres. Variables - Formules de calcul Des fonctions de calcul, similaires à celles utilisées dans Excel, sont également disponibles. Frais généraux et marge Des taux sont paramétrés afin de déterminer le prix de vente à partir du prix de revient. Ces coefficients peuvent être modifiés très simplement pour les affaires spéciales. Des frais complémentaires peuvent être saisis et ventilés sur les postes du devis. Edition du devis L édition du devis s effectue selon des modèles configurés par l utilisateur : présentation synthétique, détaillée, valorisée... Alimentation automatique du suivi d affaires Dès l acceptation, la fiche affaire est créée. Le budget est alimenté sans ressaisie et peut être complété à tout moment. BIBLIOTHÈQUE NaviOne dispose d une bibliothèque multi niveaux (articles, matériels, main d œuvre, prestations sous-traitées et frais complémentaires). Elaborée au fur et à mesure des besoins, elle peut être enrichie à partir de la saisie du devis ou par l import de bibliothèques externes.

6 Optimisez le pilotage de vos projets NaviOne vous permet non seulement d effectuer une analyse des besoins en main d œuvre à moyen et long terme, mais aussi de suivre au quotidien le planning d affectation des hommes et des matériels sur les affaires LA PLANIFICATION Parole d utilisateur «Grâce à l outil de planning, je peux immédiatement savoir qui est disponible pour nos travaux de la semaine prochaine.»

7 LE PLANNING PRÉVISIONNEL La planification permet de ventiler dans le temps (jour, semaine, mois, trimestre, année) la réalisation prévisionnelle d une affaire, afin d identifier les besoins en main d œuvre. Vous pouvez ainsi analyser le degré de charge de l entreprise dans les semaines et mois à venir. Bien entendu, cet outil fonctionne sur un concept d intégration complète de l information. Aucune ressaisie n est nécessaire, il suffit de ventiler dans le temps les heures prévues pour chaque affaire. L AFFECTATION DES RESSOURCES SUR LES AFFAIRES L outil de planning proposé par NaviOne remplace la feuille Excel fréquemment établie lors de la réunion hebdomadaire. Il permet d imputer nominativement les ressources disponibles sur chaque affaire en fonction de leurs compétences, de leur disponibilité et d anticiper ainsi les besoins éventuels de main d œuvre externe. Grâce à ce planning, l entreprise dispose d un suivi pertinent des besoins en main d œuvre et peut également préétablir les ordres de mission. INTÉGRATION AVEC MICROSOFT OUTLOOK NaviOne propose une intégration totale du planning avec les agendas Outlook. Les rendez-vous saisis dans Outlook, sur un PDA ou dans l ERP sont synchronisés immédiatement. Cette planification peut également servir de pointage sur les affaires. Ainsi, un collaborateur qui ne saisit pas de feuilles de temps peut vérifier son agenda en fin de semaine et alimenter automatiquement les affaires avec les temps passés. CONTRÔLE DE FACTURATION Le planning de NaviOne peut également servir de base à la facturation des prestations en régie, limitant ainsi les risques d oubli. Chaque tâche planifiée peut également être liée au devis ou à la commande correspondante.

8 Un contrôle budgétaire fiable et cohérent : maîtrisez les résultats de chaque affaire NaviOne dispose d un outil de navigation unique vous permettant de remonter à la source de chaque information, qu il s agisse d une facture en comptabilité, d une commande fournisseur, ou d un pointage sur une affaire LE SUIVI D AFFAIRES Parole d utilisateur «L apport d un système intégré nous permet de bénéficier d une meilleure visibilité, d une meilleure valeur ajoutée et d une meilleure efficacité. Plus aucune information n est saisie en double.»

9 LA FICHE AFFAIRE Spécialement conçue pour permettre un traitement complet de l information, la fiche affaire intègre : > Une fiche paramétrable contenant l ensemble des caractéristiques de l affaire. > La liste des intervenants : bureau d études, donneurs d ordre... > Les éléments de correspondance du dossier : documents administratifs, certificats, fax... > L ensemble des documents commerciaux : commandes d achat, factures fournisseurs, devis complémentaires, factures clients... > Le tableau de bord des résultats de l affaire. > L en-cours financier correspondant. L ANALYSE BUDGÉTAIRE Cette fonction permet une segmentation des coûts prévus, du prix de revient, des recettes et des dépenses engagées selon un plan analytique totalement paramétrable. L utilisateur définit librement les catégories de dépenses qu il souhaite analyser (fournitures, main d œuvre interne ou externe, sous-traitance, études...). Une puissante fonction de navigation permet de tracer le document correspondant à chaque dépense ou recette (facture fournisseur, temps passés...). LE CALCUL DES TRAVAUX EN COURS NaviOne permet d indiquer le degré d avancement de chaque poste d une affaire et ainsi de calculer ce qui aurait dû être dépensé (main d œuvre, matériaux ). Avec ce module, vous évitez les «mauvaises surprises» en fin d affaire et établissez régulièrement des situations réalistes. LE TABLEAU DE BORD De nombreux services financiers élaborent des tableaux de bord, en général ressaisis sous Excel. Cependant ces documents ne permettent pas de disposer en temps réel d une vue rapide et instantanée de chaque affaire. NaviOne propose donc un tableau de bord simple et efficace permettant au décideur d être autonome dans ses analyses. Cette analyse peut être globale (par affaire, responsable, type d affaire ) ou détaillée, si nécessaire en naviguant pour remonter jusqu au document d origine.

10 Adaptez la gestion de vos ressources aux besoins de l entreprise NaviOne propose de nombreux outils de suivi de la main d œuvre par affaire : gestion des pointages, calcul des heures et primes, suivi des intérimaires, planning, LE SUIVI DE LA MAIN D ŒUVRE Parole d utilisateur «Nous n avons plus besoin de ressaisir les heures et les primes dans le logiciel de paie : avec NaviOne, tout se fait automatiquement.»

11 LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES NaviOne intègre une gestion pertinente du personnel interne ou externe (intérimaires,...) Ce module permet d identifier l ensemble des éléments nécessaires au logiciel de paie, et de disposer de nombreuses informations complémentaires : compétences, contrats, etc. LA SAISIE DE LA MAIN D ŒUVRE ET DU MATÉRIEL Des variables de saisie entièrement paramétrables permettent de répondre aux spécificités de chaque métier. La saisie peut être effectuée selon plusieurs méthodes : > Une saisie de pointage par affaire ou ressource permet de définir rapidement les collaborateurs ayant travaillé sur une affaire, ou à l inverse des affaires sur lesquelles a travaillé un collaborateur, et de saisir simultanément tous les événements : heures travaillées, primes, matériel utilisé... > Une saisie d événements par période est particulièrement adaptée aux informations hors affaires : congés, maladie,... > Les pointages peuvent également être issus des heures affectées au planning. LA GESTION DES INTÉRIMAIRES NaviOne propose une fonction de gestion des intérimaires qui permet : > De mémoriser le détail de chaque mission d intérim. > D imputer lors du pointage les intérimaires sur chaque affaire > D établir les bordereaux de pointage transmis aux sociétés d intérims. > D effectuer le contrôle et la comptabilisation des factures sans ressaisie. GESTION DE LA PRÉPAIE Le module prépaie est un puissant moteur de calcul des éléments de paie. Il permet de calculer automatiquement de nombreuses variables de paie : heures supplémentaires, heures de repos, primes diverses ou primes de panier... Ce module diminue considérablement le nombre d événements saisis au quotidien sur chaque affaire. INTERFACE LOGICIEL DE PAIE NaviOne est interfacé avec les principaux logiciels du marché (Sage, CCMX, ADP-GSI,...). Les données issues du calcul de prépaie sont ainsi transférées sans ressaisie.

12 Bénéficiez de la richesse d une gestion automatisée des achats et des engagements par affaire NaviOne propose un module couvrant toutes les étapes de suivi des achats : consultations fournisseurs, propositions d approvisionnement par affaire, gestion et approbation des commandes, suivi du stock, gestion des engagements LA GESTION DES ACHATS ET DES STOCKS Parole d utilisateur «Le déploiement de NaviOne nous permet d une part une réelle harmonisation avec les règles de gestion du groupe, d autre part une meilleure gestion de nos achats grâce aux flux désormais intégrés.»

13 DEMANDES D APPROVISIONNEMENT NaviOne dispose d une fonction de calcul automatique des besoins. A partir des besoins calculés pour chaque affaire, NaviOne crée un bordereau de demande d approvisionnement incluant les produits à fabriquer ou à commander. A ce stade, l acheteur peut déclencher les appels d offres fournisseurs ou directement les commandes d achat. VALIDATION DES COMMANDES, SIGNATURE ÉLECTRONIQUE Comme pour de nombreux autres documents, le module de Workflow (gestion des procédures) intégré à NaviOne permet de valider le lancement d une commande selon la procédure définie par l entreprise. L utilisateur reçoit ainsi un message l invitant à vérifier un document et à donner son accord. GESTION DE LA SOUS-TRAITANCE NaviOne permet de consulter les sous-traitants, d émettre les bons de commande et les contrats, de suivre l avancement des travaux et contrôler les factures correspondantes. Les spécificités liées à la sous-traitance sont également couvertes : paiement direct GESTION DES APPELS D OFFRES FOURNISSEURS NaviOne dispose d un outil de déclenchement des appels d offres fournisseurs qui permet de : > Proposer les fournisseurs à consulter en fonction des produits nécessaires > Envoyer par fax ou par mail au format Excel les demandes de prix générées > Importer les offres reçues et mettre à jour le tableau comparatif > Sélectionner les fournisseurs retenus > Créer automatiquement les commandes d achat associées GESTION DE STOCK NaviOne propose de nombreuses fonctions de gestion de stock : > Suivi de stock par magasin et emplacement en temps réel > Approvisionnement automatique pour les produits récurrents > Gestion de l inventaire > Valorisation du stock selon les méthodes FIFO, PMP... > Suivi du stock par affaire GESTION DE PRODUCTION NaviOne inclut des modules de gestion de production adaptés au suivi de fabrication à la commande ou de fabrication pour le stock, pour les entreprises qui dispose d un atelier.

14 Établissez vos situations et éliminez l incertitude NaviOne propose un module de facturation adapté aux différents cas de figure d une gestion d affaires (situations, échéancier, petits travaux), ainsi qu un suivi des travaux en cours permettant de mesurer efficacement les dérives LA FACTURATION ET LES TRAVAUX EN COURS Parole d utilisateur «Le module de gestion des travaux en cours nous permet d anticiper et d éviter ainsi les mauvaises surprises quand les affaires sont terminées.»

15 PLUSIEURS MÉTHODES DE FACTURATION SONT DISPONIBLES : Facturation à l avancement : la saisie des pourcentages d avancement peut être effectuée en détail ou globalement. Les factures de situation sont créées automatiquement en tenant compte des situations précédentes et des avenants éventuels. Echéancier de facturation : un échéancier par date ou par statut d avancement permet d établir une proposition de facturation. NaviOne intègre des fonctions permettant de définir la périodicité de facturation des contrats abonnés et de générer les factures correspondantes. Facturation directe : la simple transformation d un devis en commande puis en facture rend extrêmement fluide la facturation des petits travaux. SUIVI FINANCIER La comptabilité auxiliaire de NaviOne intègre les spécificités liées à un suivi d affaires et notamment : > Un suivi des engagements de trésorerie par affaire > Un suivi des cautions et des retenues de garantie, qui permet de déclencher les demandes de cautions auprès des banques, suivre les en cours par établissement et émettre la main levée à l échéance. > Une prise en compte des retenues de garantie, afin de fiabiliser le suivi des comptes clients et effectuer les relances au moment opportun. SITUATIONS COMPTABLES Pour qu il devienne un véritable outil de pilotage, l un des principes fondamentaux d un suivi d affaires efficace est de pouvoir identifier à tout moment : > Le détail des dépenses par affaire, réelles ou en cours (factures non parvenues, commandes non reçues). > L état d achèvement de chaque affaire ou de chaque poste, qu il soit similaire ou non à l état d avancement de la facturation. > L avancement et les réceptions non facturées. TRAVAUX EN COURS NaviOne permet : > D indiquer pour chaque affaire ou chaque poste d une affaire le pourcentage d achèvement > D identifier précisément le détail des commandes reçues non facturées. > De comptabiliser automatiquement les écritures de provision correspondantes. > De visualiser ou éditer à tout moment les résultats de chaque affaire, tenant compte du reste à engager.

16 De véritables outils conçus pour vous aider à prendre les bonnes décisions NaviOne comprend de nombreux modules de reporting intégrés qui confèrent à l utilisateur une grande souplesse dans l analyse des données LES STATISTIQUES ET TABLEAUX DE BORD Parole d utilisateur «NaviOne nous permet de nous doter d un ERP harmonisé, de déconnecter les systèmes obsolètes et non intégrés, et ainsi d obtenir à tout moment un tableau de bord de notre activité.»

17 EXPLOITATION DE DONNÉES DANS EXCEL Parce qu il est totalement compatible avec Microsoft Office, NaviOne dispose de technologies (ODBC, OLAP) vous permettant de réaliser des tableaux Excel à partir d informations directement extraites de votre base de données, sans aucun export préalable de données. Les feuilles Excel ainsi créées sont actualisées automatiquement avec les dernières informations. STATSEXPLORER, L OUTIL DE STATISTIQUES INTÉGRÉ StatsExplorer est un puissant outil de statistiques qui permet au décideur de s affranchir des contraintes de développements spécifiques, et de réaliser lui-même toutes les analyses dont il a besoin : rentabilité par type d affaire, analyse par chargé d affaires, etc. StatsExplorer ne nécessite aucune compétence technique particulière. Toutes les statistiques sont disponibles à l écran, avec un outil de zoom jusqu au niveau le plus fin et des possibilités de tri par valeur sur toutes les colonnes (palmarès...) Ces statistiques sont également disponibles sur support papier dont la mise en forme est dynamique. Les résultats calculés peuvent être envoyés automatiquement dans Excel pour réaliser des graphiques ou être diffusés sur Intranet au format HTML. Les statistiques prédéfinies et l automate de calcul permettent de mettre à disposition d utilisateurs non expérimentés des tableaux de bord prêts à l emploi. BUSINESS ANALYTICS, UN OUTIL POUR DÉCIDER NaviOne propose un outil de reporting avancé, avec l option Business Analytics. Ce module vous permet d exploiter des cubes multidimensionnels et de réaliser des analyses de type «tableau croisé dynamique». Avec ce type d outil, vous disposez d indicateurs clés, et d une restitution graphique des données décisionnelles ou d arbitrage. GÉNÉRATEUR D ÉTATS MICROSOFT DYNAMICS NAV NaviOne inclut également un outil permettant de réaliser des tableaux de bord sur mesure. Ce générateur permet à un technicien de configurer des états sur mesure : statistiques, listes L outil de mise en forme de documents «Reporting Services» est également disponible dans la version SQL.

18 Optez pour une solution adaptée, rapide à mettre en œuvre et simple d utilisation NaviOne est conçu sur la base de l ERP Microsoft Dynamics Nav qui couvre les fonctions essentielles de l entreprise (achats, logistique, gestion de projets, gestion financière,...) mais aussi des fonctions avancées telles que le reporting opérationnel et décisionnel L ERP MICROSOFT DYNAMICS NAV UNE INTERFACE PUISSANTE ET INTUITIVE Conçu spécialement pour les PME qui souhaitent se doter d un outil totalement intégré, dans des environnements de 5 à 150 utilisateurs, NaviOne est facile à appréhender, intuitif et conforme à chaque logique métier de votre entreprise. NaviOne dispose des procédés exclusifs d analyse et de navigation de Microsoft Dynamics Nav qui vous permettent un pilotage et une visibilité de votre activité en temps réel. Prenez vos décisions à partir de données précises et claires : avec NaviOne vous accédez en quelques instants seulement à un bilan synthétique de votre niveau d activité. UNE INSTALLATION RAPIDE ET ECONOMIQUE Simple dans son fonctionnement comme dans son administration, NaviOne est rapide à mettre en oeuvre, ce qui limite les coûts et délais de réalisation, qu il s agisse de première mise en place ou de projets d extension. PROFITEZ DE L EXPÉRIENCE DE PLUS DE CLIENTS Microsoft Dynamics NAV est une solution mise en œuvre dans de nombreuses entreprises à travers le monde. Microsoft a fait de l ERP l un de ses axes stratégiques, et fait évoluer régulièrement ses offres. NaviOne bénéficie des innovations apportées par Microsoft. Les nombreuses fonctionnalités de gestion d affaires constituant l épine dorsale de NaviOne, vous permettent de bénéficier d une solution totalement adaptée à votre activité, tout en vous garantissant la mise en œuvre d une solution pérenne et évolutive. UN RÉSEAU DE PARTENAIRES CERTIFIÉS ET PROCHES DE CHEZ VOUS Microsoft anime un réseau de partenaires formés et certifiés sur ses offres. Bon nombre d entre eux ont suivi un cycle de formation spécifique à NaviOne, et vous garantissent ainsi la mise en œuvre d une solution adaptée à votre entreprise, tout en respectant les standards de qualité établis par Microsoft.

19 Nous avons conçu NaviOne, une solution de gestion innovante adaptée à de nombreux métiers dont voici quelques exemples : MAINTENANCE INDUSTRIELLE CHAUDRONNERIE PUBLICITÉ EXPERTISE COMPTABLE RÉPARATION NAVALE NETTOYAGE AGENCEMENT SERVICES INFORMATIQUES FABRICATION DE CUISINES INDUSTRIELLES BÂTIMENT ELECTRONIQUE RECHERCHE BUREAU D ÉTUDES VOYAGES, CONGRÈS FABRICATION DE PRODUITS SUR MESURE pourquoi pas vous?

20 LE LOGICIEL DE GESTION D AFFAIRES CONÇU POUR MICROSOFT DYNAMICS NAV NaviOne est proposé par un réseau de partenaires Microsoft proche de chez vous. EDIPOLE STUDIO : Pour plus d informations, contactez nous au (33) ou rendez-vous sur NaviOne est proposé par Absys Cyborg, partenaire de Microsoft et de Gesway. Pour de plus amples informations, contactez nous au +33 (0) ou rendez-vous sur

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