REGLEMENT INTERIEUR DE L ASSOCIATION YSO MADAGASCAR

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1 REGLEMENT INTERIEUR DE L ASSOCIATION YSO MADAGASCAR Les membres de l association réunis en Assemblée Générale Extraordinaire, sur proposition des membres du Comité, arrêtent : Article 1 : Le présent Règlement Intérieur a pour objet de préciser tout point relatif à l Organisation interne et au fonctionnement de m Association YSO MADAGASCAR, ne faisant pas l objet d une disposition particulière de son statut. Chapitre I : MEMBRES DE L YSO MADAGASCAR Article 2 : QUALITE DES MEMBRES Peuvent être membres de l YSO MADAGASCAR, tous les étudiants ayant un niveau Licence au moins et qui sont tenus de respecter ce Règlement Intérieur et le Statut de l Association. Article 3 : QUALITE DES MEMBRES D HONNEUR Peuvent être membres d honneur tous les chercheurs et enseignants chercheurs. Article 4 : ADMISSION DES MEMBRES Les étudiant-chercheurs ou les jeunes chercheurs désirant adhérer à l Association doivent présenter au comité un dossier de candidature composé de : - Une demande manuscrite adressée au Président de l Association - Une lettre de motivation - Et un Curriculum Vitae détaillé avec photo récente Après sélection par le comité, le candidat passe par une entrevue menée par le Comité. L adhésion des membres dont la candidature est acceptée, se fait suivant une fiche d adhésion dûment remplie, adressée au Secrétaire de l Association. Ce dernier enregistre l adhésion au fichier central de l Association et rend compte à l A.G. Article 5 : RADIATION DES MEMBRES La radiation d un membre peut-être prononcée à l A.G., à la suite du constat de manquement grave au statut et au règlement intérieur commis par l intéressé. Peuvent être motifs de radiation : Non-paiement de la cotisation mensuelle trois fois successive - Non-participation aux réunions de l A.G. de l Association, constatée plus de trois fois successives sans motif valable. - Le membre dont la radiation est envisagée doit être averti au préalable. Il peut demander à être entendu par l A.G. L A.G. est seule habilité à prendre décision de radiation d un membre.

2 Le membre radié ou démissionnaire n a aucun droit à aucun remboursement ni à un dédommagement spécifique. Article 6 : FICHIER CENTRAL DE L ASSOCIATION Un cahier est tenu par le secrétaire du Comité dans lequel sont enregistrés notamment : L Etat Civil des membres : nom et prénoms, date et lieu de naissance, adresse à Toliara et profession. La date d entrée dans l Association. La date de départ de l Association (affection, achèvement des études, radiation, etc.) Photo d identité récente. Article 7 : DEPART D UN MEMBRE La date de départ définitif d un membre est enregistrée au fichier central est publiée à l A.G. Article 8 : STRUCTURE DE L ASSOCIATION L Association comporte deux organes : - L Assemblée Générale (A.G.), - Le Comité Chapitre II : ADMINISTRATION ET FONCIONNEMENT Article 9 : ORGANE DELIBERANT L A.G. constitue l organe délibératif de l Association YSO MADAGASCAR. Elle est constituée par la réunion des membres. L A.G. se réunit en session ordinaire trois fois par année sur convocation du Président du Comité en Novembre pour : - La préparation des festivités du nouvel an - L élaboration du rapport d activité annuelle - Election du nouveau Comité - Programmation des activités de l année prochaine Chaque fois que les circonstances l exigent, l A.G. est convoquée en réunion extraordinaire sur initiative du Comité, ou sur la demande des membres d honneur ou à la demande écrite d au moins deux tiers des membres. La réunion est conduite par le Président du Comité, sauf dans les cas prévu dans l article 13 du présent Règlement Intérieur. Chaque membre présent doit émarger sur une fiche de présence, laquelle est annexée au procès verbal de réunion. Un procès verbal (PV) est dressé à l issu de chaque réunion. Il est établi par le Secrétaire du Comité. Le PV doit être signé par le président et le Secrétaire, et est consigné dans l archive de l Association. Décision de l A.G. : si les 2/3 des membres sont présents à la convocation de la réunion,

3 La décision est prise à la majorité des membres présents au moment de la dite réunion; si le quorum ci-dessous n est pas atteint, la réunion est reportée à une date ultérieure se situant entre deux semaines et un mois. Pendant cette deuxième réunion, la décision sera prise à la majorité des membres présents quel que soit leur nombre. Article 10 : ORGANE EXECUTIF Le comité est l organe exécutif de l Association YSO MADAGASCAR. Il est composé de : - Un (01) Président - Un (01) Président d honneur - Deux (02) Vice-présidents - Un (01) Secrétaire - Un (01) Trésorier - Deux (02) Commissaires aux comptes - Deux(02) conseillers. Son mandat est fixé à deux (02) ans renouvelable une fois. Article 11 : PRESIDENT D HONNEUR Le Président d honneur est le porte-garant de l Association ; il est tuteur de l Association. Article 12 : PRESIDENT DU COMITE Le Président du Comité est le responsable des relations extérieures et administratives de l Association. Il signe avec le Trésorier les encaissements et décaissements. Il peut déléguer la convocation et la direction de l A.G. en cas de son absence. Article 13 : VICE-PRESIDENT DU COMITE Les deux Vice-présidents du Comité assistent le Président dans l exécution de ses fonctions. Ils peuvent convoquer et présider l A.G. en cas d absence du Président. En particulier, ils sont les porte-paroles au niveau du Comité et prennent en charge les affaires internes de l Association. Article 14 : SECRETAIRE DU COMITE Le Secrétaire assure le secrétariat du Comité. Il garde les documents administratifs et archives de l Association. Il tient les fiches d adhésion et le fichier central de l Association. Il rédige les P.V. des réunions et enregistre toutes les activités de l Association. Article 15 : TRESORIER DU COMITE Le Trésorier gère les comptes de l Association et détient les documents comptables.

4 Il enregistre les recettes et dépenses. Il signe avec le Président les encaissements et décaissements. Article 16 : COMMISAIRES AU COMPTE DU COMITE Les Commissaires au Compte contrôlent la bonne gestion des comptes de l Association et rendent compte auprès de l A.G. la situation financière. A cet effet, ils font mensuellement l arrêtage des documents comptables. Article 17 : CONSEILLERS DU COMITE Les Conseillers animent l Association pour une meilleure participation des membres. Ils assistent le Comité par des conseils pratiques visant la bonne marche de l Association. Les membres fondateurs deviennent automatiquement des conseillers et assurent pleinement leur fonction même après leur départ du comité. Article 18 : VACANCE DU POSTE DE PRESIDENT DU COMITE En cas de vacance temporaire du Président, l un des Vice-présidents assure l intérim. En cas de vacance définitif du Président, l un des Vice-présidents assure l intérim. Il a deux (02) mois, à compter de la constatation de la vacance de poste, pour convoquer l A.G. à l élection d un nouveau Président. Le nouveau Président ainsi élu exerce ses fonctions sur la période du mandat en cours. Article 19 : VACANCE DES AUTRES FONCTIONS DU COMITE En cas de vacance des autres fonctions définies dans le Comité, on procède à leur remplacement dans un délai de deux (02) mois à compter de la constatation de la vacance de poste. Les responsables ainsi élus ou désignés exercent leurs fonctions sur la période du mandat en cours. Article 20 : CODE ELECTORAL ET DE RENOUVELLEMENT DES MEMBRES DU COMITE Chaque membre de l Association, sans exception et répondant au profil du poste mentionné aux articles 11 à 17 du présent Règlement Intérieur, est éligible ou peut être désigné dans le Comité. Le Comité doit procéder à la convocation de l A.G. au moins une semaine avant la date de l élection pour annoncer le renouvellement de ses membres et demander les candidatures des prétendants. Les candidats doivent déposer leurs candidatures auprès du Comité une semaine avant l A.G. de l élection. Dans le cas où il n y aurait pas de candidature reçu, on peut procéder à la désignation de candidats parmi les membres présents, ou absents consentants. Le Président, le trésorier et les deux commissaires aux comptes sont élus au suffrage universel direct. Les candidats élus deuxième et troisième au présidentiel deviennent automatiquement les premier et deuxième Vice-présidents. Le secrétaire et les conseillers sont ensuite désignés par le Président élu au suffrage universel.

5 Article 21 : RESULTATS DE L ELECTION La décision est prise en appliquant l article 9, paragraphe 6 du présent Règlement intérieur. Chapitre III : RESSOURCES ET DEPENSES DE L ASSOCIATION YSO MADAGASCAR Article 22 : RESSOURCES Les ressources de l Association comprennent : - Le droit d adhésion des membres, - Les cotisations des membres, - Les dons, legs et subventions, - Les recettes et les rendements des activités de l Association. Article 23 : MONTANT DU DROIT D ADHESION Le montant du droit d adhésion des membres est fixé à cinq milles Ariary (Ar 5000), payable en une seule fois au moment de l inscription. Il est versé au trésorier de l Association contre un reçu. Article 24 : MONTANT DE LA COTISATION MENSUELLE ET TRIMESTRIELLE Le montant de la cotisation mensuelle des membres est fixé comme suit : - Pour les membres actifs : Ar 3000 par mois Le montant de la cotisation trimestrielle des membres d honneur est fixé comme suit : - Pour les membres d honneur : Ar par trimestre Article 25 : PAIMENT DES COTISATIONS La cotisation mensuelle est payable avant le 10 du mois en cours pour le mois précédent. La cotisation trimestrielle est payable avant le 10 du troisième mois pour le trimestre en cours. Elles sont payables en une seule fois pendant cette période. Chaque versement est sanctionné par un reçu signé par le Trésorier du Comité. Article 26 : COTISATION CIRCONSTANTIELLE Suivant une circonstance bien déterminée (dépense hors règlement intérieur), le Comité procède à des collectes des quêtes et/ou cotisations. Ce type de recette est exécuté uniquement avec une note de présentation dûment signée par le Président du Comité. Article 27 : SPONSORING La demande de sponsors est taches spécifique du comité. Aucun groupe des membres n est autorisé à émettre des demandes de sponsors au nom de l Association. Chaque demande de sponsoring doit être accompagnée d une note de présentation signée par le Président du Comité et enregistrée au niveau du Secrétariat du Bureau. Article 28 : DEPENSES

6 Les dépenses effectuées sont spécifiquement destinées à réaliser les objectifs et à financer les fonctionnements des organes ainsi que les diverses activités de l Association. Chapitre IV : LA GESTION FINANCIERE Article 29 : Deux (2) systèmes de caisses sont utilisés par l Association : compte bancaire dans une Banque commerciale de Toliara ou Caisse d Epargne, et une caisse courante tenue par le Trésorier. Article 30 : Trois (3) cahiers sont tenus respectivement par le Trésorier pour faciliter les suivis : - Cahier des opérations dans lequel on trouve les rubriques suivantes : numéro chronologique des opérations, date de l opération, désignation de l opération, montant entrée, montant sortie, caisse concernée (Banque ou Caisse courante), émargement de l agent responsable de l opération, visa du Président et d un Vice-président. - Journal de la situation bancaire, réactualisé régulièrement - Journal de la situation de la caisse courante, réactualisé régulièrement Dans les deux derniers cahiers, on trouve les rubriques suivantes : date, rapport de la situation précédente, entrée, sortie, nouvelle situation, référence dans le cahier des opérations, observations. Article 31 : Les commissaires au compte font mensuellement l arrêtage du journal de situation bancaire et respectivement celui de la situation de la caisse courante. Article 32 : Les carnets de chèques bancaires de l Association sont signés conjointement par le Président et le Trésorier. Le carnet de chèque est tenu par le Trésorier. Article 33 : A l issu d une activité de l Association, les bénéfices sont versées dans le compte de l Association. Néanmoins, une partie de ces bénéfices, après décision de l A.G. sera versée aux étudiants ou jeunes chercheurs pour les soutenir à la résolution de leur problème lié à leurs études et/ou leur recherche. Un compte rendu d utilisation de cette somme leur sera attendu en retour. Article 34 : Pour chaque dépense d un montant inférieur ou égal à Ar , le Comité peut décider et engager le décaissement. Ensuite, il rend compte à l A.G. Au-dessus de ce seuil, il demande l avis de l A.G. dont il convoque en une réunion extraordinaire. Chapitre V : LA GESTION DES MATERIELS Article 35 : Une commission de Matériels est chargée de gérer les matériels appartenant à l Association. Elle est composée de deux membres qui sont désignés par le Comité.

7 Elle détient la liste, le nombre et l état des matériels de l Association. Article 36 : Les tarifs de location sont fixés par la décision du Comité sur proposition de la Commission de Matériels. Fait à Toliara, le 16 Mai 2011 Le Secrétaire Le Président

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