Manuel d utilisation ZAPSIS

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1 Manuel d utilisation ZAPSIS Ce manuel vous aidera à répondre à toutes vos questions pour créer de nouveaux produits, modifier le prix sur des produits existants, créer et imprimer vos claviers GENERALITES GESTION DE LA TARIFICATION CONSULTATION DES CHIFFRES FIDELITE Table des matières I. GENERALITES... 2 A) ICONES COMMUNES A L ENSEMBLE DU LOGICIEL :... 2 B) LANCEMENT / IDENTIFICATION :... 2 II. GESTION / CONFIGURATION DU SYSTEME... 3 A) CREER/MODIFIER UN PRODUIT :... 3 B) CREER/MODIFIER UN CLAVIER :... 6 C) CONFIGURER LES MODULES :... 8 D) CREER/MODIFIER UN UTILISATEUR :... 9 E) CONFIGURATION DU SYSTEME : III. RESULTATS A) CONSULTER VOS RESULTATS : B) CLOTURER VOTRE SESSION : IV. FIDELITE A) MISE EN PAGE DE VOS CARTES DE FIDELITE : B) CREATION DE VOTRE BASE CLIENTS : V. FAQ

2 I. GENERALITES A) ICONES COMMUNES A L ENSEMBLE DU LOGICIEL : Les boutons utiliser dans tous le logiciel ZAPSIS ont la même signification et ce quel que soit l écran CREER un élément : Pour créer un élément il faut cliquer sur le bouton + SAUVEGARDER un élément : Chaque fois que vous venez de créer, modifier ou même supprimer un élément Pensez à bien sauvegarder vos modifications EDITER un élément: Pour modifier un élément existant RECHERCHER: Pour effectuer une recherche dans la base de données SUPPRIMER : Pour supprimer un élément Bien lire les fenêtres de confirmation de suppression, afin d éviter toute suppression intempestive. VALIDER Pour valider une fenêtre B) LANCEMENT / IDENTIFICATION : - Cliquez sur l icône ZAPSIS, se trouvant sur le «bureau» de votre ordinateur 1 - Dans le cas d établissements multiples, veuillez sélectionner l établissement (fig1) - Choisir l utilisateur (fig.2) - Saisir votre mot de passe (fig.3) - Valider afin d accéder à la page d accueil (fig.4)

3 II. GESTION / CONFIGURATION DU SYSTEME L onglet GESTION comporte 5 sous onglets : - Produit - Claviers - Modules - Utilisateurs - Configuration A) CREER/MODIFIER UN PRODUIT : Cet écran comporte 5 zones principales et une colonne récapitulative de tous vos produits. 1) Description : nom, volume 2) TVA 3) Zone variable suivant le type de produit 4) Prix, gestion des points, horaires tarifaires 5) Colonnes produits

4 Créer un produit : Cliquez sur en haut de l écran et la fenêtre ci-dessous apparait sur votre écran. Remplir les différentes cases: Nom : nom du produit Volume : volume du produit en centilitre (cl) (uniquement pour les produit bar). Groupement : Ne pas cocher sans l avis d un technicien ZAP Type de produit : Se configure automatiquement en fonction de la catégorie du produit. Catégorie : sélectionner la catégorie souhaitée (alcool, bouteille, bouteille de champagne, entrée, sans alcool ) Famille : sélectionner la famille souhaitée (alcool, bouteille, bouteille de champagne, entrée, sans alcool ) TVA : Sélectionner le taux de TVA par défaut correspondant (si votre produits comprend deux taux de TVA sélectionner le 1 er taux et reporter vous au Chapitre «Ajouter un taux de TVA pour le deuxième taux). Valider cette fenêtre grâce au bouton valider une deuxième fenêtre s ouvre permettant la configuration du tarif ainsi que la gestion des points Prix : Prix du produit. Points gagnés : Nombre de points que le client va gagner à chaque fois qu il va acheter ce produits. Valeur en points : Nombre de points nécessaires pour payer ce produit en points. Période : Permet de choisir la tranche horaire qui correspond à ce tarif (Option HAPPY HOUR nécessaire). Valider la fenêtre. Votre nouveau produit est créé. Il apparait dans la colonne située sur la partie droite de votre écran (zone 5) dans la catégorie à laquelle vous l aurez affecté. Modifier un produit - Dans la partie droite de l écran (zone 5) cliquez sur le petit plus devant la catégorie du produit que l on veut modifier - Cliquez une fois sur le produit à modifier Vous pouvez configurer les différentes options disponibles dans les zones En fonction de la catégorie du produit l affichage de la zone variable (zone 3) s adapte pour demander les informations nécessaires au type de produit: Alcool / Sans alcool: 4222.

5 Dans le cas d un alcool/sans Alcool cette zone permet d ajouter, modifier, supprimer un code barre pour identifier automatiquement le produit avec le scanner sur la caisse bar L icône permet d importer d internet le ou les codes-barres pour le produit Bouteilles : Dans le cas des bouteilles, la partie haute de la zone permet également de configurer les codes-barres et la partie base permet de configurer l impression des étiquettes bouteilles (option du système). - La description correspond au commentaire imprimer sur l étiquette juste en dessous des cases pour les pichets. - La case nombre de pichets permet de configurer le nombre de cases qui seront imprimées sur l étiquette bouteille pour donner droit à des pichets d accompagnement Entrée : Dans le cas d une entrée cette partie permet de configurer la reprise du ticket au bar. - La description correspond au commentaire imprimer sur le ticket de la billetterie juste au-dessus du code barre. - La valeur max d une conso correspond à la valeur de la consommation au bar. - Le nombre de conso correspond au nombre de fois que l on pourra utiliser le ticket au bar. - La durée de validité peut être configurée soit à illimité soit un nombre de jour à partir de la date d impression du ticket. - Les catégories permettent de choisir sur quel catégories de produit le ticket pourra être utilisé au bar. N oubliez pas de valider vos opérations en cliquant sur 5222.

6 B) CREER/MODIFIER UN CLAVIER : 1- Placer vos produits sur les claviers : Cet écran vous permet de placer les produits précédemment créé sur un clavier. Dans la partie gauche on retrouve la liste des claviers existant. Pour créer un nouveau clavier il faut cliquer sur puis choisir le type de clavier en fonction du type de caisse et lui donner un nom. Sélectionnez le clavier que vous voulez configurer à gauche en cliquant une fois dessus. Pour placer un produit sur votre clavier, il suffit de cliquer sur le produit dans la partie droite de l écran(les produits en orange sont les produit qui ne sont pas encore placer sur le clavier) sans relâcher le bouton de la souris puis de glisser le produit sur la touche ou l on veut le placer et enfin de relâcher le bouton de la souris pour placer le produit sur cette touche

7 Il en est de même pour les claviers des caisses tactiles. 2- Modifier la configuration d une touche : Pour éditer un produit se trouvant sur le clavier, cliquez dessus et une fenêtre en bas de page s ouvre. Permet la suppression de la touche sur le clavier. Une fenêtre supplémentaire vous demandera la confirmation de votre choix. Permet de changer l ordre des produits sur la touche Permet la suppression du produit de la touche

8 C) CONFIGURER LES MODULES : Cet Onglet permet de configurer le fonctionnement des éléments du système NE PAS Y TOUCHER SANS L AVIS D UN TECHNICIEN ZAP 1- Onglet CAISSES Zone qui affiche l ensemble de vos caisses présentes dans l établissement. Cliquez sur le petit plus devant le nom du bar/caisse afin d afficher la liste des caisses disponible. Puis Cliquez sur une des caisses pour faire apparaitre les informations correspondantes dans la partie droite de l écran. 2 Vous permet de modifier le nom de la caisse ainsi que le fonctionnement des clés serveurs sur la caisse sélectionnée : - Sélectionner «Clé démarrage» : lorsqu il n y a qu un seul serveur pour la caisse. Il ne passera alors sa clé qu au démarrage, et n aura pas besoin de la passer à chaque encaissement. - Sélectionner «Clé Opération» : Le serveur devra passer sa clé avant chaque opération qu il veut effectuer sur la caisse. 3 Vous indique le serveur d impression que la caisse utilise pour imprimer les étiquettes bouteilles

9 4 Droit d accès : Permet de configurer quel utilisateur a le droit d utiliser la caisse et quel tiroir-caisse s ouvrira. Permet d ajouter un utilisateur Permet de supprimer un utilisateur Permet d éditer un utilisateur et de lui affecter un tiroir. D) CREER/MODIFIER UN UTILISATEUR : Cet onglet permet de créer des utilisateurs qui vont utiliser le système (caisses, ordinateurs ) - Pour associer une clé a un utilisateur: Cliquez sur en haut à gauche Lorsque la fenêtre s ouvre il faut scanner votre clé sur une caisse, son numéro apparait dans l emplacement réservé en dessous de l icône de la clé

10 E) CONFIGURATION DU SYSTEME : A. L onglet information : Permet de configurer les informations de la discothèque (Adresse, téléphone, Sarl, Siret.) B. L onglet Valeur par défaut : Cet écran permet de configurer les valeurs par défaut du logiciel C. L onglet Paramètres : Cet écran permet de configurer les imprimantes utilisé par le système

11 D. L onglet Mise en page Cet écran permet de configurer la mise en pages des cartes de fidélité Carte de fidélité Le sous onglet «Mise en Page» - «carte de fidélité» vous permet de créer le design de vos cartes de fidélité (voir chapitre Mise en Page de vos cartes de fidélité ) E. L onglet Gestion tables spéciales NE PAS Y TOUCHER SANS L AVIS D UN TECHNICIEN ZAP

12 1. Gestion des Happy-Hour Cet écran va vous permettre de gérer la configuration de vos tranches horaires Happy-Hour En cliquant sur les boutons en bas de la fenêtre vous pouvez Ajouter ou Modifier une tranche horaire existante. La fenêtre suivante s ouvre Nom de la tranche horaire Heure de début et de fin de la tranche horaire Quels sont les caisses concernées par cette tranche horaire Jours de la semaine concernée par cette tranche horaire Est-ce que cette tranche horaire est active ou pas Supprime définitivement la tranche horaire ainsi que tous les tarifs associés Créer une nouvelle tranche horaire avec exactement les mêmes réglages et les mêmes tarifs (utile dans le cas de 2 tranches horaire très proche en termes de configuration)

13 2. Gestion des tables Cet écran est disponible uniquement avec les écrans tactiles - Pour créer une salle : cliquez sur ajouter une nouvelle salle, lui donner un nom puis cliquez sur «Choisir le plan de la table». Une fenêtre de recherche apparait. Trouver et télécharger votre plan préalablement enregistré sur votre ordinateur. Format du plan de tables : - Fichier JPEG (résolution écran recommandée : 72 dpi), x 608 pixels. - Cette fonctionnalité n est disponible que pour les caisses tactiles. - Votre plan apparait vierge de toute disposition de table. - Pour ajouter une table : placer votre souris sur le point Vert en haut à droite de votre écran. Cliquez sans lâcher et déplacer le point jusqu à l emplacement voulu. Relâcher la souris. Votre table est désormais insérer dans le plan. Une numérotation automatique est mise en place. - Changer les numéros ou nom de tables : Cliquez sur la table choisie, renseigner son nouveau nom dans la fenêtre «Table» Le nom de la table est du format 3 chiffres 1 lettre (optionnelle) Ex : 001a, 010z, Pour supprimer un table : Cliquez sur la table choisie et appuyer sur «Supprimer la table»

14 3. Exports des clients - Une fois votre base de données clients créée sur ZAPSIS, il vous est possible de l exporter directement sur votre ordinateur (disque dur interne ou externe) pour un traitement extérieur. - Cliquez sur «Export des clients», une fenêtre Windows s ouvre. Choisissez le chemin dans lequel vous souhaitez retrouver le fichier sur le point d être enregistré. - Entrer son nom - Cliquez sur «Enregistrer». III. RESULTATS A) CONSULTER VOS RESULTATS : Cet écran vous permet de consulter vos résultats pour la soirée en cours ainsi que pour les soirées passées Choisir les dates des soirées que vous souhaité consulter. - Les soirées choisies s affiches. - Vu synthétique de la ou des soirées sélectionnées. Pour afficher + de détails, cocher les cases voulues et cliquez sur afficher les détails

15 En sélectionnant une soirée, un serveur ou une caisse et en cliquant sur afficher les détails, une nouvelle fenêtre s ouvre : «Synthèse des résultats» qui permet de visualiser à l écran les résultats sans les imprimer. Vérifications de l utilisation d un ticket : - Cliquez sur l onglet «Vérifier tickets», une fenêtre s ouvre. - Entrer les 13 chiffres du code-barres du ticket ici : - Cliquez sur «Vérifier»

16 B) CLOTURER VOTRE SESSION : En cliquant sur l onglet sessions en haut à gauche vous pouvez clôturer votre session. La fenêtre suivante s ouvre : Cliquez sur le bouton clôturer la session et suivre l assistant qui s ouvre à vous

17 IV. FIDELITE A) MISE EN PAGE DE VOS CARTES DE FIDELITE : Cliquez dans l onglet Gestion puis configuration puis mise en page et enfin sur carte de fidélité. La fenêtre suivante s ouvre elle vous permet d effectuer la mise en page de vos cartes de fidélité: Choisir le type de carte que vous voulez configurer Ce bouton vous permet de choisir l image de fond pour vos cartes de fidélité Vous pouvez choisir les informations qui apparaîtront sur votre carte Ne pas oublier de sauvegarder B) CREATION DE VOTRE BASE CLIENTS : Comment ajouter ou modifier un client possédant une carte - Rendez-vous sur l onglet CLIENTS - Cliquez sur - Une fenêtre vierge apparait, remplissez les différents champs

18 - Cliquez sur l onglet pour prendre une photo de votre client. V. FAQ Comment changé un tarif Pour changer un tarif lire le chapitre Modifier un produit. Apres avoir choisi le produit à modifier double cliquer sur le prix du produit dans la zone 4 (Prix). Changer le prix dans la fenêtre qui s ouvre et valider. Consulter le chiffre de votre soirées en cours Pour consulter vos chiffres cliquez sur l onglet Résultat par défaut le système vous affiche le chiffre d affaire de la soirée en cours. Clôturer une soirée Pour clôturer votre soirée lire le chapitre Clôturer ma session Changer le design d une carte de fidélité Pour changer le design d une carte de fidélité lire le chapitre Fidélités/Configuration

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