DGTA applications online Guide d utilisation. Version 1.0

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1 DGTA applications online Guide d utilisation Version 1.0 1

2 Table des matières 1. INTRODUCTION 3 2. ACCES AUX APPLICATIONS DE LA DGTA 4 A. Désigner un Gestionnaire d Accès Principal (GAP) 5 B. Attribuer un rôle d utilisateur 12 Etape 1: envoyer l invitation à l utilisateur 12 Etape 2: acceptation de l invitation 18 Etape 3: attribuer le rôle d utilisateur FAQ 28 2

3 1. INTRODUCTION 1.1. Quel est l objectif? La DGTA prévoit dans le futur d évoluer de plus en plus vers un e-gouvernement, de manière à traiter les demandes online. En outre, il est prévu que nos usagers puissent accéder en ligne à leur dossier électronique. Nous allons dès lors très prochainement créer un premier dossier électronique, plus particulièrement pour ce qui concerne la réglementation NCC, NCO & SPO. Pour rendre cela possible, nos clients devront toutefois préalablement effectuer certaines démarches administratives pour obtenir un accès à ces applications online. 2. ACCES aux applications online Pour obtenir l accès à ces applications en ligne, il faut effectuer un certain nombre d étapes. Ce manuel d utilisation reprend les 3 étapes nécessaires: A. Désigner un Gestionnaire d Accès Principal (GAP); B. Attribuer le rôle pour SPFMOB_DGTA_SPO-NCO-NCC à un utilisateur (par exemple, un gestionnaire administratif, une secrétaire, ) ; C. Introduire le login dans notre application et utiliser cette dernière. Pour ce qui est des points A et B, ce manuel d utilisation vous accompagnera étape par étape. De prime abord, la procédure peut paraître longue mais elle ne prend en réalité que 10 à 15 minutes (mis à part la désignation du gestionnaire d accès principal, dès lors que vous devez d abord recevoir un de la part de CSAM). Si votre entreprise a déjà attribué d autres rôles pour des applications online d autres instances fédérales, vous avez déjà très probablement un Gestionnaire d Accès Principal (GAP) au sein de votre entreprise. Dans ce cas, vous pouvez passer directement à l étape B. 3

4 A. DESIGNER UN GESTIONNAIRE D ACCES PRINCIPAL Introduction Le représentant légal (par exemple le gérant) qui est connu dans la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) doit préalablement désigner un Gestionnaire d Accès Principal (GAP). Les représentants légaux des entreprises sont renseignés sur le site public de recherche de la BCE: On ne peut pas désigner n importe qui comme «Gestionnaire d Accès Principal» : seules les personnes mentionnées dans la BCE peuvent être désignées dans cette fonction; Bien évidemment, le représentant légal peut lui-même être désigné comme «Gestionnaire d Accès Principal». IMPORTANT: Pour la procédure suivante, il est préférable d utiliser le navigateur internet, Google Chrome. Si vous utilisez le navigateur Internet Explorer, veuillez ajouter les sites répertoriés au Mode de compatibilité de ce navigateur. Dans Firefox, vous devez suivre la procédure décrite sur le site internet : 4

5 Etape 1: dirigez-vous vers le site web de CSAM Cliquez sur Désigner un Gestionnaire d Accès Principal. 5

6 Etape 2: identification de votre entreprise Introduisez votre numéro d entreprise et cliquez sur «suivant». Etape 3: vérification des données de votre entreprise Vérifiez que les données de votre entreprise sont correctes et cliquez sur «suivant». 6

7 Etape 4: Identification du Gestionnaire d Accès Principal (GAP) Remplissez le nom, prénom, numéro de registre national et la qualité du gestionnaire d accès principal et cliquez sur «suivant» ; Ici, vous pouvez immédiatement indiquer que le gestionnaire d accès principal est également «le responsable de l entreprise». De cette façon les données que vous introduisez dans cet écran, sont également reprises dans l écran suivant. 7

8 Etape 5: Identification du responsable de l entreprise Comme déjà mentionné dans l étape 4, le gestionnaire d accès principal peut être la même personne que le responsable de l entreprise. 8

9 Etape 6: Confirmation Finalement, vous obtenez un aperçu complet de toutes les données remplies. En cas d accord, cliquez sur «oui, je confirme» en bas de la page et ensuite sur «enregistrer». 9

10 Etape 7: finalisation de la demande Afin de finaliser la demande, le document doit être signé par un représentant légal de l entreprise : 1. Vous téléchargez le document; 10

11 2. Introduisez votre carte d identité électronique dans le lecteur de carte; 3. Cliquez sur la zone «signature» dans le document pdf ; 4. Sauvegardez la demande signée sur votre ordinateur et envoyez-la par à l adresse registration@eranova.fgov.be en indiquant dans l objet du mail : «Demande de désignation d un «Gestionnaire d Accès Principal». Dans les jours suivants, vous recevrez la confirmation de CSAM que votre désignation comme gestionnaire d accès principal a été validée. A dater de la réception de cet e- mail, vous avez la possibilité d attribuer des rôles à d autres personnes (=utilisateurs de l application). 11

12 B. ATTRIBUER UN ROLE D UTILISATEUR Introduction Une fois qu un gestionnaire d accès principal (GAP) est désigné et que vous avez reçu la confirmation de CSAM, le GAP peut attribuer l accès à SPFMOB_DGTA_SPO-NCO-NCC à : Lui-même (il est donc possible que le représentant légal, le gestionnaire d accès principal et l utilisateur soit la même personne); D autres personnes: le GAP peut attribuer un rôle d utilisateur à n importe quelle autre personne (ceci contrairement à la désignation du gestionnaire d accès principal qui doit avoir un rôle légal dans l entreprise). Par exemple : o Un responsable opérationnel; o Un gestionnaire administratif; o Une secrétaire; o L attribution du rôle se réalise en 3 étapes: 1. Le gestionnaire d accès principal envoie une invitation à un utilisateur; 2. L utilisateur accepte cette invitation; 3. Le gestionnaire d accès principal attribue le rôle. 12

13 Etape 1: Envoyer l invitation à un utilisateur 1.1. S authentifier comme gestionnaire d accès Dirigez-vous vers Cliquez sur «s identifier» 1.2. Cliquez sur «Gestion des invitations» 13

14 1.3. Cliquez sur «envoyer une nouvelle invitation» 1.4. Sélectionnez l entreprise dans laquelle vous souhaitez attribuer un rôle Seules les entreprises pour lesquelles vous êtes désignés comme gestionnaire d accès, apparaissent ici. 14

15 1.5. Sélectionnez peut accéder l application SPO-NCO-NCC de la DGTA N.B.: dans la capture d écran ci-dessus (qui illustre la procédure), c est un autre rôle qui est sélectionné, mais la procédure à suivre pour sélectionner le rôle qui vous concerne est la même Choisissez la durée de validité Il est possible de fixer une période de validité limitée pour l accès. Vous pouvez également choisir de l attribuer de manière «illimité» (= pour une durée indéterminée) Ajoutez la personne / les personnes à qui vous souhaitez attribuer l accès Insérez le nom, prénom et l adresse de la personne à qui vous souhaitez attribuer l accès à SPFMOB_DGTA_SPO-NCO-NCC; 15

16 Pour rappel: si vous souhaitez vous-même avoir accès à SPFMOB_DGTA_SPO-NCO- NCC, vous insérez également vos propres données. Si vous souhaitez envoyer plusieurs invitations, cliquez sur «ajouter» Détails de l invitation Si vous voulez, vous pouvez introduire un message pour l invité. 16

17 1.9. Aperçu Ensuite, vous recevez un aperçu de ce qui précède. En cas d accord, vous cliquez sur «terminer l invitation». Par après vous recevrez la confirmation que l invitation est envoyée Opération réussie! L invitation est envoyée! 17

18 Etape 2: Accepter l invitation Dans cette étape, la personne qui a reçu l invitation doit l accepter S identifier L utilisateur a reçu un avec une invitation (sur l adresse communiquée par le gestionnaire d accès voir 1.7) et doit s identifier. 18

19 2.2. Aperçu de l invitation 2.3. Remplir les coordonnées Remplissez votre adresse et cliquez sur accepter la demande d attribution de rôle» Confirmation! 19

20 Etape 3: Attribuer le rôle d utilisateur Dans cette étape finale, le gestionnaire d accès doit attribuer le rôle à l utilisateur. Attention: Si dans le passé, l utilisateur a déjà reçu un rôle pour votre entreprise ou si le gestionnaire d attribution de rôles et l utilisateur sont la même personne, cette étape se fera automatiquement. L utilisateur recevra immédiatement un indiquant que le rôle lui a été attribué. Vous pouvez vous authentifier directement dans SPFMOB_DGTA_SPO-NCO-NCC L identification du gestionnaire d accès Le gestionnaire d accès doit s identifier dans la «gestion des rôles egov». ( 20

21 3.2. Tâches ouvertes Cliquez sur «Mes tâches ouvertes» Sélectionner la tâche (=Attribuer «peut accéder l application SPO-NCO-NCC de la DGTA»). Sélectionnez la tâche «Attribuer «peut accéder l application SPO-NCO-NCC de la DGTA» et cliquez ensuite sur «visualiser et évaluer les demandes sélectionnées» Approuver 21

22 3.5. Opération réussie! L utilisateur a maintenant accès à SPFMOB_DGTA_SPO-NCO-NCC! Les détails pour l accès et l utilisation de l application SPO-NCO-NCC seront fournis ultérieurement dans un autre document. 22

23 3. FAQ 1. Le représentant légal de mon entreprise n est pas repris dans la BCE. Il faut prendre contact avec le SPF Economie : o Tel: o Fax: o Helpdesk.kbo@economie.fgov.be 2. Le gestionnaire d accès principal (GAP) est décédé ou a quitté l entreprise. Comment est-ce que je peux le changer? Vous pouvez modifier le GAP sur le site web de CSAM : 23