TERMES DE REFERENCE Mission n 16SANIN127
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- Françoise Beaudet
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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 16SANIN127 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Subventions FM concernées MLI-M-PSI MLI-H-UNDP MAL-813-G11-H MLI-T-CRS Appui au CCM sur le suivi-stratégique des subventions du Fonds mondial et appui au secrétariat du CCM RSS/Tranverse Gouvernance CCM Mali Montant de la subvention Période de la subvention Note de performance NA NA B2 NA Date de la note de performance Durée totale des jours prévus 55 Contact Expertise France Personne référente Coordonnées Intissar BEL HADJ intissar.belhadj@expertisefrance.fr II. Justification de la mission Le 23 février, le Mali a signé avec le Fonds Mondial trois conventions de financement pour le Paludisme (MLI-M-PSI), et le VIH/TB (MLI-H-UNDP et MLI-T-CRS) d un montant significatif ( ). Le Mali est donc à ce jour, bénéficiaire de quatre subventions du Fonds Mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (FM) : Paludisme : MLI-M-PSI VIH composante traitement : MLI-H-UNDP VIH composante prévention : MAL-813-G11-H Tuberculose : MLI-T-CRS L évaluation de l éligibilité du CCM-Mali a mis en évidence entre autres, le besoin de renforcement le CCM sur le suivi stratégique des subventions (recommandations inscrites dans le plan d amélioration du CCM-Mali). Termes de références 16SANIN127 1
2 Le CCM doit donc être en mesure d assurer le pilotage des subventions du FM via ses fonctions de suivi stratégique, mais les outils du CCM, bien qu ils existent (le CCM dispose du CCM Dashboard) ne sont pas encore suffisamment maitrisés par les membres. Le comité de suivi stratégique du CCM est aujourd hui composé de 18 membres. La supervision étant l une des fonctions clés de la gouvernance, pour laquelle le CCM sera également appuyé, Il est nécessaire de mettre en œuvre un renforcement des capacités des membres du CCM, particulièrement sur ce volet de suivi stratégique, mais aussi sur les rôles et responsabilités qui leur incombent. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission L objectif général de la mission est de renforcer les performances des membres du CCM, et tout particulièrement du comité de suivi stratégique en matière de suivi stratégique des subventions du FM. 2) Objectifs spécifiques Objectif spécifique 1 : Opérationnaliser le plan de suivi stratégique et former les membres du CCM Au suivi stratégique. Objectif spécifique 2 : Accompagner la mise à jour et l utilisation d outils de suivi stratégique des subventions par le CCM, et le comité de suivi stratégique pour une meilleure gestion programmatique et financière des subventions. Objectif spécifique 3 : Accompagner le CCM dans l élaboration de son plan de gestion des risques. Objectif spécifique 4 : Appuyer le CCM dans la supervision des plans de renforcement des entités nationales. 3) Résultats à atteindre - Le plan de suivi stratégique est élaboré. - Le CCM dispose des outils nécessaires pour un suivi stratégique de ses subventions. - Le Comité de suivi stratégique est en capacité de jouer pleinement son rôle d appui auprès des RP. - Le plan de gestion des risques est élaborés et est un outil de pour le CCM. - le CCM est en mesure de superviser le plan de renforcement des entités nationales. IV. Description de la mission Termes de références 16SANIN127 2
3 4) Activités prévues Dans le cadre de sa mission, l expert aura à conduire les activités suivantes : A. Objectif spécifique 1 : Opérationnaliser le plan de suivi stratégique former les membres du CCM Au suivi stratégique A1. Etudier les procédures déjà mises en place, le plan et les outils déjà développés et consulter les personnes clés ; A2. Diagnostiquer les capacités du CCM en supervision ; A3. Réviser et Finaliser le plan de suivi stratégique détaillant les activités, les responsabilités, le calendrier et le budget du comité de suivi stratégique ; A4. Organiser une session d orientation pour tous les membres du CCM (y compris les membres du comité de suivi stratégique) et un atelier de formation pour les membres du comité de suivi stratégique. - Les membres du comité de suivi stratégique devront être formés à l analyse de la performance, des informations, la recherche des signes d avertissement, et la collaboration avec les PRs pour identifier et suivre les solutions pour résoudre les problèmes. A5. Organiser des missions de suivi (coaching direct) Accompagnement des membres du comité de suivi stratégique jusque dans leurs missions de terrain. Des visites de terrain seront organisées auprès des quatre bénéficiaires principaux (PR) : PSI ; PNUD ; Plan ; Catholic Relief Services. A6. Evaluation participative des résultats obtenus par la mise en œuvre des procédures actualisées de suivi stratégique B. Objectif spécifique 2 : Accompagner la mise à jour et l utilisation d outils de suivi stratégique des subventions par le CCM, et le comité de suivi stratégique pour une meilleure gestion programmatique et financière des subventions B1. Adaptation/personnalisation de l outil ; B2. Développement des procédures d utilisation de l outil ; B3. Formation de tous les membres du CCM à l outil ; B4. Appui à l utilisation effective de l outil. C. Objectif spécifique 3 : Appuyer le CCM dans l élaboration de son plan de gestion des risques Une évaluation des risques sera menée au cours du second semestre, par le FM, avec les RPs, les partenaires et le CCM. Le CCM profitera de cet exercice pour élaborer son propre plan de gestion des risques afin d intégrer et de s approprier ce processus. L expert accompagnera le CCM dans la réalisation de son plan de gestion des risques, et les formera au suivi des actions à mettre en œuvre. D. Objectif spécifique 4 : Appuyer le CCM dans la supervision des plans de renforcement des entités nationales. Les activités relatives à cet objectif interviendront au moment du lancement de l évaluation des entités nationales par le FM. Le calendrier sera à définir conjointement avec le FM, à partir du second semestre. C1. Former les membres du CCM au suivi des plans de renforcements (qui découleront de l évaluation des entités nationales), avec le FM. Termes de références 16SANIN127 3
4 La mise en œuvre de ces activités est conditionnée au recrutement du nouveau Coordonnateur. 5) Livrables attendus - plan de suivi stratégique validé par le CCM ; - Rapport de formation des membres du CCM au suivi stratégique ; - Comptes rendu des missions de suivi stratégique réalisés par le comité de suivi durant la présence de l assistance technique ; - Outil de suivi stratégique, avec guide d utilisation ; - Plan de gestion des risques du CCM. 6) Coordination La coordination globale de la mission est assurée par l expert mandaté par l Initiative 5%. Plus spécifiquement l expert veillera au suivi des activités, à la tenue actualisée du chronogramme et à la facilitation de l atelier de formation. Une coordination étroite avec le bureau du CCM devra impérativement être mise en place dès la préparation de la mission et jusqu à sa finalisation ainsi qu avec l équipe pays du Fonds mondial. L expert devra communiquer régulièrement sur l avancement de la mission et éventuellement les difficultés rencontrées, avec l Initiative 5% et l équipe pays du Fonds mondial. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 7) Période de mise en œuvre : septembre à août ) Date de démarrage : 1er septembre 9) Date de fin : Juin 2017 Les missions se termineront chacune par un compte rendu aux membres du CCM des principaux résultats obtenus. L expert se rendra au Service de Coopération et d Action Culturelle (SCAC) de l Ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d échanges avec le Conseiller régional en santé mondiale (CRSM) basé à Bamako, Mali. 10) Durée effective : 55 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert est 55 jours, dont 48 jours minimum au Mali. Une première mission de 13 jours en Septembre, puis une deuxième mission de 8 jours minimum en novembre, et une troisième mission dont la date sera déterminée ultérieurement. Un appui perlé sera proposé au CCM, de 7 jours maximum de février à juin ) Planning/calendrier : Termes de références 16SANIN127 4
5 Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Objectif spécifique 1 Préparation de la mission/ Bamako Septembre revue documentaire 3 Diagnostic des capacités du Bamako Septembre CCM en supervision 1,5 Mise à jour du plan de suivi Bamako Septembre stratégique 4 Formation du personnel du Bamako Septembre CCM au suivi stratégique 4 Appui au secrétariat (visites de Bamako Octobre à terrain incluses) décembre 10 Evaluation participative Bamako Janvier Objectif spécifique 2 Adaptation/personnalisation Bamako Octobre de l outil 3 Procédures d utilisation de Bamako Octobre l outil 1 Formation à l outil Bamako Octobre 0,5 Appui à l utilisation effective Bamako et à Octobre à de l outil distance Juin Objectif spécifique 3 Bamako Semestre 2 Plan de gestion des risques et (à accompagnement au suivi des déterminer actions ultérieurement) 5 Objectif spécifique 4 Accompagnement dans la supervision des plans de renforcement des entités nationales Bamako et à distance Fin à Juin 2017 Total 55 L expert se rendra au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le SCAC et le Conseiller Régional en Santé Monde. 10 VI. Expertise et profil demandés 12) Nombre d experts : 01 L expert sera accompagné d un expert national, qui sera chargé de l appui et du suivi sur le terrain lors de l accompagnement de la mise en œuvre du suivi stratégique. Termes de références 16SANIN127 5
6 13) Profil d expert Expert international en suivi stratégique A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans Lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose, renforcement des systèmes de santé (RSS) et suivi/évaluation dans les pays en développement. - Excellentes connaissances du fonctionnement du Fonds Mondial et du fonctionnement des CCM. C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience indispensable similaire à la mission de renforcement des capacités de CCM / formation au Dashboard. - Expérience en renforcement des capacités et en suivi/évaluation d acteurs locaux pour la mise en œuvre de programmes financés par le Fonds Mondial. - Formation à la gestion des risques et maitrise des outils mis en place par le Fonds mondial (outil GRAM). - Une expérience au Mali serait un atout. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et d Expertise France, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Termes de références 16SANIN127 6
7 Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Outils de suivi stratégique Chaque subvention active est dotée d un outil de suivi stratégique (avec guide d utilisation) utilisé par le CCM Les outils de suivi stratégique permettent une meilleure gestion des subventions et des partenaires Sources de vérification Fréquence, fiabilité et complétude des rapports de suivi stratégique IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition des experts une salle de réunion. La personne référente au sein du bénéficiaire pour la réalisation de la mission est : Dr Mody SIDIBE, chargé de suivi-évaluation. Termes de références 16SANIN127 7
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