Création d appels à projets et soumission de projets

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1 Création d appels à projets et soumission de projets Utilisation la plateforme IDEX d UCA Documentation à l usage des porteurs de projets Table des matières Préambule... 2 Se connecter à la plateforme et éventuellement créer un compte... 2 Connexion ou création d un compte CRU... 2 Choix de la langue... 3 Accéder aux appels à projets... 4 Accéder aux informations d un appel à projets... 4 Créer un projet dans le cadre d un appel à projets... 5 Soumettre un projet... 8 Onglet «Résumé»... 8 Onglet «Fichiers» Onglet «Modifier» Saisir un autre projet ou accéder aux projets déjà saisis Avertissement Les écrans qui sont présentés dans cette documentation ne correspondent pas forcément exactement à ce qui sera affiché sur vos écrans lorsque vous utiliserez la plateforme (onglets supplémentaires qui dépendent des droits de l utilisateur, etc.). De même il n y a pas forcément une suite logique dans l ensemble des exemples présentés : Veuilleznous en excuser. 1

2 Préambule Il est possible d afficher le texte en anglais ou en français (cf. explication plus loin dans le document). Se connecter à la plateforme et éventuellement créer un compte La connexion se fait à partir de la page ci-dessous accessible à travers l url Une documentation plus précise est proposée à partir de cette page, mais d une manière générale, il suffit de sélectionner la ligne qui correspond à votre établissement d affectation et dans certains cas votre laboratoire. Dans le cas où vous n appartenez pas à un de ces établissements, vous devez sélectionner «Vous ne faites partie d aucun des établissements ci-dessus» et vous êtes redirigé vers une page permettant d accéder à votre Compte Renater Universel (CRU) si vous en avez un, ou bien de le créer, ce qui ne vous prendra qu une minute (voir cette page pour plus de détail mais les principaux éléments sont rappelés ci-après). Note : il se peut, lorsque l adresse mail que vous indiquez ne permet pas à la plateforme de détecter que vous appartenez à un des établissements membres d UCA ou partenaires d UCA Jedi, vous rencontriez des problèmes de droits d accès. Si vous êtes dans ce cas, signalez-vous auprès de assistance-idex@univ-cotedazur.fr. Connexion ou création d un compte CRU A partir de l écran suivant, vous pouvez vous connecter à votre compte CRU (adresse mail + mot de passe) ou créer votre compte en cliquant sur le lien «Créer votre compte réseau universel» en bas à gauche de l écran qui vous permet de remplir un formulaire et de le valider. 2

3 Choix de la langue Pour choisir une autre langue pour l affichage des libellés, il faut cliquer sur le lien matérialisé par votre adresse électronique, tout en haut de chaque page, et sélectionner «préférences» dans le menu. Vous aurez alors accès à un bouton «actions» à droite vous permettant de modifier vos paramètres régionaux (ne pas sélectionner une autre langue que l anglais ou le français car seules ces deux dernnières sont implémentées) 3

4 Accéder aux appels à projets Pour déposer un projet, il faut accéder à l appel à projets concerné. Cela peut se faire, soit à partir d un lien direct qui vous a été transmis, soit à partir d un des deux liens suivants, en fonction de l origine de l appel à projets 1 : Appel à projet d une académie 2 : Lien vers la plateforme Appel à projet du bureau de l IDEX 3 : Lien vers la plateforme Plus généralement, vous pouvez aussi accéder aux différents appels à projets proposés par le bureau de l IDEX ou par le comité de pilotage d une académie. Il suffit d aller dans le cadre se trouvant en haut et à gauche de chaque écran, de déplier la hiérarchie concernant soit les appels du bureau de l IDEX, soit ceux des académies. Ensuite il faut cliquer sur la ligne correspondant à l appel à projets choisi. S il n est pas présent, c est que peut être vous n êtes pas au bon endroit. Dans ce cas cliquer sur le lien "ESPACE DE TRAVAIL" dans le menu tout en haut (là où se trouve également "HOME" et "RECHERCHE") et procéder comme c est indiqué ci-dessus. Accéder aux informations d un appel à projets Vous êtes positionné sur un appel à projet (par défaut vous êtes sur l onglet «Résumé»). Vous trouvez sur cet écran toutes les informations concernant l appel à projets (informations complémentaires et fichiers associés) : - Titre de l appel à projets - Type de l appel à projets (Formation, International, Recherche, Valorisation & Transfert Technologique, Vie étudiante) - Portée de l appel à projets - Durée du financement - Date d ouverture et de fermeture de l appel à projets - Date de publication des résultats de l appel à projets - Le montant total alloué pour le financement de l ensemble des projets déposés au titre de cet appel à projets - Nombre minimum de projets financés - Nombre maximum de projets financés - Informations complémentaires (Description de l appel à projets, consignes ou autres informations). D autres onglets sont aussi disponibles pour accéder : Aux fichiers participant à la description de l appel à projets («Fichiers»). A votre ou vos projets déposés pour le compte de cet appel à projets («Projets») Au rapport du bureau de l IDEX ou du comité de pilotage sur chacun de vos projets déposés («Rapports»). Au moment où vous travaillez à la rédaction d une réponse à un appel à projets Il sera le plus souvent vide. Il est à noter que lorsque la date d ouverture est atteinte, l appel à projet est déclaré «ouvert» et il est possible de déposer des projets. Si la date et l heure actuelle sont comprises entre les dates/heures d ouverture et de fermeture, le bouton «Nouveau document» apparait (sa signification dans ce contexte est : «Déposer un projet»). Il est alors possible à tout membre d UCA ayant un compte sur la plateforme, de répondre à cet appel à projets en cliquant sur ce bouton. Plus d informations seront données dans la section qui décrit cette phase, plus loin (voir section «Initier le dépôt d un projet pour un appel à projets»). 1 Vous passerez bien sûr par l étape d identification décrite ci-dessus mais une fois connecté vous serez directement positionné sur le répertoire permettant de créer des appels à projets. 2 Voici le lien si vous voulez le copier/coller dans votre navigateur : 3 Voici le lien si vous voulez le copier/coller dans votre navigateur : 4

5 Dans l exemple présenté dans l écran ci-dessous, les fichiers disponibles correspondent à : Version du 30/09/2016 La description de l appel à projets ; Le modèle qui doit être utilisé par le porteur du projet quand il répond à l appel ; Les consignes et le squelette du rapport à destination des rapporteurs. C est ce fichier qui lui servira de base pour rédiger son rapport. Initier le dépôt d un projet pour un appel à projets Pour déposer un projet il faut alors sélectionner l onglet «Projets» 4 et cliquer sur «Nouveau document» (sa signification dans ce contexte est : «Déposer un projet»). Si ce bouton n apparait pas, cela signifie que l appel n est pas encore ouvert ou déjà fermé. Si ce n est pas le cas signalez-vous auprès de assistance-idex@univ-cotedazur.fr. 4 Il ne contient que les projets que vous avez déposé pour cet appel à projets. 5

6 Vous avez cliqué sur le bouton «Nouveau document». Vous devez maintenant choisir le type de document que vous voulez créer (à ce stade vous n avez accès qu à un seul type de document (Projet). En cliquant sur le type «Projet», un formulaire vous permet de saisir les informations nécessaires au dépôt de votre projet. 6

7 Complément d explication sur les champs à remplir : - Titre du projet (champ obligatoire) : il doit faire clairement référence au contenu ou aux objectifs du projet. - Acronyme du projet s il y en a un (champ facultatif) - Nom du porteur (champ obligatoire) : c est le porteur du projet (celui qui est responsable devant le bureau de l IDEX ou le comité de pilotage de l académie) ; il peut être différent de l utilisateur qui s est connecté à la plateforme dans le cas par exemple ou c est un personnel administratif ou un collègue qui fait ce dépôt pour son compte. - Adresse électronique du porteur (champ obligatoire) : il est essentiel de bien faire attention en l orthographiant car ce sera le seul lien direct entre la plateforme et le porteur si ce dernier n est pas celui qui fait le dépôt. Attention : l adresse ne doit comporter que de minuscules. - Qualité du porteur (champ facultatif) : texte libre qui permet de positionner le porteur par rapport à la structure à laquelle il appartient (par exemple : membre de tel ou tel laboratoire, responsable d une équipe de tel laboratoire, etc.). 7

8 - Etablissement du porteur (champ obligatoire) : il faut ici sélectionner un établissement parmi l ensemble des membres d UCA et des partenaires d UCA Jedi. - Académies : indiquer (si c est applicable), la ou les académies qui sont concernées par l appel à projets. - Centres de références : indiquer (si c est applicable) le ou les centres de références qui sont concernés. - Le directeur de la structure a-t-il été informé? (Champ facultatif) : les structures sont principalement des composantes, des laboratoires ou des équipes projets, suivant la manière dont l établissement est structuré. - Date prévue pour le démarrage du projet (champ facultatif) : permet d estimer la période de démarrage du projet. - Nom du projet initial : dans le cas où le projet déposé concerne une demande de renouvellement, il est essentiel d indiquer le nom et l acronyme quand il existe, du projet dont on demande le renouvellement. - Fichiers : le fichier décrivant le projet déposé (il peut éventuellement être accompagné d autres fichiers lorsque c est opportun voir ci-dessous pour plus d explications). - Informations ou commentaires additionnels : informations qui s ajoutent ou résument celles présentes dans les fichiers associés à la soumission. Si plusieurs fichiers ont été téléchargés, cela permet d expliquer leur enchainement. Pour associer un ou plusieurs fichiers lors d une soumission de projet, il convient de cliquer sur le bouton «Ajouter un nouveau fichier joint» et sélectionner sur son ordinateur le fichier à télécharger (pour associer plusieurs fichiers il faut cliquer autant de fois sur le bouton «Ajouter un nouveau fichier joint»). Attention : Dans le cas où celui qui fait le dépôt sur la plateforme n est pas le porteur, c est lui qui reste le seul susceptible de modifier le contenu de la soumission et de valider la soumission. Le porteur est au mieux informé lors de la soumission si l adresse électronique indiquée est valide. Une fois les champs saisis, il faut cliquer sur le bouton «Créer» 5. Cela déclenche des vérifications basiques comme par exemple le contrôle que les champs obligatoires sont saisis. Lorsque des erreurs sont détectées un message indique le problème à l utilisateur. Une fois que tout est correct, le projet est créé et la réponse à l appel à projet est alors enregistrée (déposée) sur la plateforme. Au moment de la création un courrier électronique est envoyé à la personne qui a créé le projet pour lui indiquer que son projet a été déposé sur la plateforme mais qu il n est pas soumis (c est-à-dire qu il est toujours possible de le modifier). Soumettre un projet Une fois que le projet et créé et stocké sur la plateforme, plusieurs onglets sont alors disponibles : l affichage et le chargement du résumé des propriétés du projet créé («résumé»), la possibilité de modifier les informations saisies («Modifier»), l ajout de fichiers participant à la description du projet («Fichiers»). La description de ces trois onglets apparait ci-dessous. Onglet «Résumé» Il a un double objectif : d une part il synthétise les informations saisies pour le projet et d autre part, si le projet n a pas déjà été validé (soumis formellement), le bouton «Soumettre le projet» apparait. Attention : Si à la clôture de l appel, votre projet n a pas été soumis (en d autres termes il est déposé sur la plateforme mais celui qui l a déposé n a pas cliqué sur le bouton «Soumettre le projet»), celui-ci ne sera pas considéré comme ayant été soumis. 5 Si vous renoncez à créer ce document, cliquer sur le bouton «Annuler». 8

9 A partir du moment où vous cliquez sur le bouton «Soumettre le projet», le projet est officiellement soumis et vous ne pouvez plus rien modifier (vous ne pouvez pas non plus le supprimer). Vous recevez un mail de confirmation et un second mail est envoyé à l adresse électronique indiquée pour le porteur quand son identité est différente de la vôtre (contrôle sur l adresse ). Dans le cas où vus avez soumis trop vite le projet et qu il y a encore besoin de le modifier, il est possible de contacter le bureau de l IDEX ou comité de pilotage de l académie pour lui demander d annuler la soumission et de faire réapparaitre le bouton «soumettre le projet» pour vous permettre d effectuer les modifications. Il faudra naturellement resoumette le projet le moment venu. Dans le cas où vous oubliez d appuyer sur le bouton «Soumettre le projet» avant la clôture de l appel à projets, le projet n est pas soumis et il ne doit normalement pas être considéré lors de l examen des candidatures. Cependant comme cela peut être un simple oubli, vous pouvez contacter le bureau de l IDEX ou le comité de pilotage pour qu il soumette à votre place le projet avant que l examen des candidatures ne débute. 9

10 Onglet «Fichiers» Il ne concerne que le ou les fichiers associés ou à associer au projet. Si vous désirez uniquement ajouter des fichiers il peut être intéressant de passer par cet onglet plutôt que par l onglet «modifier». Pour cela, il faut soit cliquer sur «+ Ajouter» et sélectionner sur son ordinateur le fichier à télécharger, soit faire «glisser» un fichier d un répertoire de votre ordinateur vers l encadré où se trouve le bouton «Ajouter». Si à la création ou à travers l onglet «Modifier», des fichiers avaient été associés, ils apparaissent sous le bouton «+ Ajouter». Attention : Une fois le/les fichier(s) téléchargés, il ne faut pas oublier de cliquer sur le bouton «confirmer l ajout de fichiers» pour qu il(s) soi(en)t associés à l appel à projets. Si le fichier «ajouté» a le même nom qu un fichier déjà attaché, la nouvelle version remplace l ancienne. A partir de cet onglet vous pouvez aussi supprimer un fichier préalablement associé en cliquant sur la se trouvant à gauche du nom de ce fichier. Onglet «Modifier» Il affiche les informations saisies et permet de les modifier. Concernant le ou les fichiers associés à la création, il est possible indépendamment les uns des autres, de les «Garder» : le fichier reste associé sans changement, «Charger» (= remplacer) : le fichier sélectionné de même nom ou de nom différent, remplace le fichier initialement associé. «Supprimer» : le fichier initialement associé est supprimé. Il y a aussi un champ «commentaire» plus général à la plateforme qu il est possible de renseigner mais il est entièrement facultatif ; ne vous en préoccupez pas. 10

11 Attention : pour valider les modifications apportées, il faut cliquer sur le bouton «Enregistrer» une fois les modifications faites (sinon elles seront perdues). 11

12 Saisir un autre projet ou accéder aux projets déjà saisis Vous désirez saisir un nouveau projet (éventuellement pour un autre appel à projets). Il suffit à n importe quel moment d aller dans le cadre se trouvant en haut et à gauche de chaque écran, de déplier la hiérarchie concernant soit les appels des académies soit ceux du bureau de l IDEX, et de cliquer sur la ligne correspondant à l appel à projets choisi. S il n est présent, c est que peut être vous n êtes pas au bon endroit. Dans ce cas cliquer sur le lien "ESPACE DE TRAVAIL" dans le menu tout en haut (là où se trouve également "HOME" et "RECHERCHE") et procéder comme c est indiqué ci-dessus. Ensuite il faut procéder comme cela a été indiqué ci-dessus. Une fois que vous avez sélectionné l onglet «Projets», vous pourrez alors créer un nouveau document («Nouveau Document») ou bien voir la liste des projets que vous avez déposés sous la forme d un tableau dans lequel la colonne «état» indique si votre projet est déposé mais n est pas encore soumis (état = «déposé») ou bien s il a été validé par l utilisation préalable du bouton «Soumettre projet» (état = «soumis»), ou encore s il est en phase d examen des candidatures (état = «En traitement»). 12