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1 Editions ENI Outlook 2010 Collection Référence Bureautique Extrait

2 Envoi d'un message Envoi d'un message Outlook 2010 Qu est-ce que la messagerie? i La messagerie est destinée à l envoi et à la réception du courrier électronique. Quatre dossiers peuvent contenir des messages : les dossiers Boîte de réception, Brouillons, Boîte d envoi, Éléments envoyés, Éléments supprimés et Courrier indésirable. i Pour accéder à l un de ces dossiers, cliquez sur le bouton Courrier situé dans la partie inférieure du volet de navigation (ou C 1) puis cliquez sur le bouton correspondant au dossier à sélectionner visible dans la partie supérieure du volet de navigation. i Outlook utilise un éditeur de messagerie électronique basé sur Microsoft Word 2010 vous permettant ainsi de disposer de nombreuses fonctionnalités et commandes de Word Cet éditeur est intégré à Outlook et ne nécessite pas que l'application Microsoft Word 2010 soit installée sur votre ordinateur. Cependant, si Word 2010 est installé, vous disposez alors de fonctionnalités et de commandes supplémentaires comme, par exemple, les thèmes, l'insertion de texte WordArt ou encore la création de diagrammes. Modifier l affichage d un dossier de messages i i Sélectionnez le dossier de messages dont vous souhaitez changer l affichage. Cliquez sur l'onglet Affichage puis sur le bouton Changer l'affichage du groupe Affichage actuel. i Cliquez sur le bouton correspondant à l affichage à activer : Compacter Pour visualiser les messages dans une liste dans laquelle les informations des messages (objets, expéditeurs ou destinataires ) s'affichent sur deux lignes d'en-tête. Les messages sont organisés par date et le volet de lecture est visible à droite de la liste. Unique Pour visualiser les messages dans une liste dans laquelle les informations des messages (objets, expéditeurs ou destinataires ) s'affichent sur une seule ligne d'en-tête. Les messages sont organisés par date et le volet de lecture est visible à droite de la liste. Aperçu Pour visualiser les messages dans une liste affichant un aperçu du texte (trois premières lignes) des messages non lus. Les messages sont organisés par date, leurs informations (objets, expéditeurs ou destinataires ) s'affichent sur une seule ligne d'en-tête et le volet de lecture est masqué. Editions ENI - Toute reproduction interdite 27

3 Outlook 2010 La messagerie Envoyé à Pour visualiser les messages dans une liste comportant les noms des destinataires du message et non ceux des expéditeurs. Les messages sont organisés par date, leurs informations (objets, expéditeurs, destinataires...) s'affichent sur deux lignes d'en-tête et le volet de lecture est visible à droite de la liste. m L'option Appliquer l'affichage actuel aux autres dossiers de courrier du bouton Changer l'affichage (onglet Affichage) permet d'appliquer les paramètres d'affichage du dossier actif à un autre dossier de courrier. Pour rétablir les paramètres d'origine d'un affichage, sélectionnez le dossier de messages concerné puis, dans l'onglet Affichage, cliquez sur le bouton Réinitialiser l'affichage du groupe Affichage actuel. Cliquez ensuite sur le bouton Oui du message de confirmation qui s'affiche. Si le bouton Réinitialiser l'affichage est grisé, cela signifie que les paramètres d'origine de l'affichage n'ont pas été modifiés. Modifier la disposition du contenu d un dossier de messages i i Une disposition est une combinaison prédéfinie d un regroupement et d un ordre de tri. Par défaut, l application Outlook possède treize dispositions standard, disponibles pour le type d affichage Table. Activez le dossier pour lequel vous souhaitez modifier la disposition ; nous vous rappelons que ce dossier doit bénéficier d un type d affichage tableau. Concernant certaines dispositions, les éléments ne peuvent être regroupés que si l option Afficher dans des groupes est active : cliquez sur le bouton Organiser par de l onglet Affichage puis veillez à ce qu une coche apparaisse à gauche de l option Afficher dans des groupes. i Cliquez sur l'onglet Affichage puis sur le bouton Organiser par du groupe Réorganisation. i Cliquez sur l option correspondant à la disposition souhaitée pour le dossier en cours : Date (conversation) Date De À Regroupe les éléments par date et les organise par conversation. Regroupe et trie les éléments par date. Regroupe les éléments par expéditeur puis les trie par date. Regroupe les éléments en fonction du ou des noms des destinataires visibles dans la ligne À puis les trie par date. 28

4 Envoi d'un message Catégories Indicateur : date de début Indicateur : échéance Taille Objet Type Dossier Pièces jointes Compte Importance Regroupe les éléments par catégorie puis les trie par date. Regroupe les éléments contenant un indicateur puis les trie par ordre croissant des dates de début. Regroupe les éléments contenant un indicateur puis les trie par ordre croissant des dates d échéance. Regroupe les éléments selon plusieurs catégories de taille (Énorme, Grande, Moyenne, Petite...) puis les trie selon leur taille. Regroupe les éléments par objet puis les trie par date. Regroupe les éléments par type (messages, demande de réunion, demande de tâche...) puis les trie par date. Regroupe les éléments par ordre alphabétique des noms de dossier où ils sont stockés puis les trie par date de réception. Cette disposition est disponible au sein des dossiers de recherche. Rassemble les éléments dans les groupes Avec pièces jointes et Aucune pièce jointe puis les trie par date. Regroupe les éléments par compte de messagerie puis les trie par date. Regroupe les messages par niveau d importance (faible, normale ou haute) puis les trie par date. m Pour retrouver l'affichage par défaut du dossier sélectionné, dans l'onglet Affichage, cliquez sur le bouton Réinitialiser l'affichage du groupe Affichage actuel. A Pour appliquer une nouvelle disposition à un dossier, vous pouvez aussi cliquer sur l en-tête de colonne Réorganiser par : nom de la disposition puis sur l option correspondant à la disposition de votre choix. Editions ENI - Toute reproduction interdite 29

5 Outlook 2010 La messagerie Utiliser l'affichage Conversation Vous pouvez organiser les messages des dossiers Courrier d'outlook par conversation. Une conversation regroupe les messages dont l'objet est identique vous permettant ainsi d'améliorer le suivi et la gestion de vos messages. Activer/désactiver l'affichage Conversation i Sélectionnez le dossier Courrier concerné (Boîte de réception, Éléments envoyés, Brouillons...). i Pour activer l'affichage Conversation, cliquez sur l'onglet Affichage puis cochez l'option Afficher en tant que conversations du groupe Conversations. Cliquez ensuite sur le bouton Tous les dossiers du message qui s'affiche pour que cette activation s'applique à tous les dossiers Courrier ; si seuls les messages du dossier actif doivent être organisés par conversation, cliquez sur le bouton Ce dossier. i Pour désactiver l'affichage Conversation, cliquez sur l'onglet Affichage puis décochez l'option Afficher en tant que conversations du groupe Conversations. Choisissez si cette désactivation de l'affichage Conversation s'applique à Tous les dossiers de Courrier ou à Ce dossier en cliquant sur le bouton correspondant. Comprendre les libellés liés aux conversations i Cliquez sur l'en-tête (objet) de la conversation à sélectionner ou sur le symbole situé à gauche de l'en-tête. Un libellé s'affiche sous l'en-tête de la conversation. Celui-ci diffère selon la conversation : - Conversation scindée. Développez pour afficher tous les éléments. Ce libellé vous informe que la conversation est scindée c est-à-dire que tous les messages de celle-ci ne sont pas liés entre eux au même message d origine bien qu ils aient tous le même objet. De plus, pour que ce libellé s affiche, au moins une des conversations scindées doit contenir deux messages minimum. Cette conversaion peut éventuellement contenir des éléments provenant d un autre dossier que celui qui est actif (par exemple, si le dossier Boîte de réception est actif, vous visualisez des Éléments envoyés si des réponses ont été envoyées aux messages reçus). 30

6 Envoi d'un message Ici, la conversation dont l'objet est CE est scindée en deux conversations : les messages de Lucie GENDRON et de Pierre LUCAT sont liés entre eux tandis que celui de Sylvie VALY n'est pas lié aux deux autres même si l'objet est le même. - Développez pour consulter tous les éléments. Ce libellé s affiche lorsque la conversation est scindée ou non, à condition que la conversation ou que chacune des conversations scindées contiennent un seul message et que la conversation contienne au moins un élément d un autre dossier. Editions ENI - Toute reproduction interdite 31

7 Outlook 2010 La messagerie - Dernier message affiché. Développez pour consulter les éléments précédents. Ce libellé s affiche lorsque la conversation n est pas scindée et que celle-ci contient au moins deux messages. Cette conversation peut éventuellement contenir des éléments d un autre dossier que celui qui est actif. Aucun libellé n'est visible lorsqu'une conversation réunit les contraintes suivantes : - La conversation est scindée. - Chacune des conversations scindées contient un seul message. - La conversation ne contient pas d éléments provenant d un autre dossier. 32

8 Editions ENI Outlook 2010 Gérer efficacement ses mails Collection Objectif Solutions Extrait

9 Chapitre 1 : Gérer l'avalanche des mails 9 Chapitre Outlook : Gérer - Gérer l'avalanche efficacement des mailses mails A.Introduction 1. L un formidable outil de communication Editions ENI - Toute reproduction interdite Apparue dans les années 70, la messagerie électronique a connu son essor en deux temps. D abord utilisés comme outil de communication interne aux entreprises sans lien avec l extérieur, les systèmes d s ont été progressivement connectés à Internet à partir de 1993 et se sont appuyés sur sa croissance et sa généralisation pour devenir le moyen de communication incontournable que nous connaissons aujourd hui. Le succès de la messagerie électronique est dû à ses nombreux atouts : - Comme Internet, elle est universelle, fonctionne sur tous les systèmes d exploitation et dans tous les pays. - S adaptant à l évolution des techniques, elle est désormais portable et utilisable où que vous soyez grâce aux smartphones, aux réseaux Wi-Fi ainsi qu aux réseaux téléphoniques sans fil. - Puissante, elle permet de diffuser en une seule fois un message à de multiples destinataires et de transporter tout type de documents en pièce jointe. - Elle est rapide. Même si le temps d acheminement du message n est pas garanti, sa transmission est aujourd hui quasi-instantanée. - Elle est sûre ; les pertes d s sont extrêmement rares et la confidentialité des échanges peut-être renforcée par des protocoles de sécurité efficaces. - Enfin, elle est peu chère. Son coût est global et n est pas lié directement à l utilisation qui en est faite mais au coût des infrastructures (serveurs de messagerie en entreprise, espaces de stockage des messages, ou encore abonnement Internet, ordinateur ou smartphone pour les particuliers) et des logiciels (Outlook ou Thunderbird par exemple). Pour toutes ces raisons l a maintenant sa place au centre des outils de communication de l entreprise et les logiciels de messagerie n ont cessé d évoluer pour offrir toujours plus de fonctionnalités à l utilisateur. À lui seul Outlook représentait en 2010 plus de 40 % de ce marché, et c est sa version 2010 qui a été choisie comme support à cet ouvrage.

10 10 Outlook Gérer efficacement ses mails 2. Gérer ses s : une difficulté récente Les indéniables avantages de l sont malheureusement à l origine des difficultés que nous pouvons rencontrer avec son utilisation au quotidien. Utilisé pour communiquer, promouvoir, questionner, informer, organiser, gérer ou distraire, il est courant de devoir jongler entre plusieurs adresses sur lesquelles arrivent parfois des dizaines d s par jour, plus ou moins intéressants, importants ou urgents, et ne nécessitant pas le même traitement. Certains demandent une lecture attentive, d autres peuvent être survolés pour être ensuite archivés ou détruits. Certains appellent une réponse, d autres une action. Beaucoup enfin ne sont que des supports de publicité, sollicitée ou non. Ce flux a pour conséquence principale de noyer l information importante dans la masse sans possibilité de la distinguer, de l extraire et de la traiter de façon simple. Ajoutons à cela quelques mauvaises habitudes dans la rédaction (messages trop longs, questions mal formulées, informations mal hiérarchisées, objectifs multiples) ou l adressage des s (destinataires multiples, mises en copies multiples, demandes non explicites) et nous obtenons des incompréhensions, des pertes d information, des demandes vaines ou des messages sans réponse. D autre part, pour rester un outil efficace et performant le logiciel de messagerie doit être adapté à l usage qu en fait l utilisateur et nécessite également quelques travaux de maintenance périodique. Enfin, par sa banalisation et sa capacité à transporter tout type de pièce jointe, l est aussi devenu le vecteur par excellence de virus et tentatives de fraudes variées. Illustrées ici sur Outlook 2010, les astuces et techniques présentées peuvent être adaptées aux autres logiciels de messagerie ainsi qu à la plupart des webmails modernes.

11 Chapitre 1 : Gérer l'avalanche des mails Qui sont les envahisseurs de votre boîte de réception? a. Quelques chiffres pour poser le problème Des études récentes auprès des utilisateurs de la messagerie électronique font apparaître que : - 56 % d entre eux consacrent quotidiennement plus de deux heures à la gestion de leur boîte de réception % reçoivent plus de 100 messages par jour % pensent qu ils vérifient leur boîte de réception toutes les heures mais en réalité le font toutes les cinq minutes secondes : c est le temps nécessaire à reprendre le fil de sa réflexion après une interruption. b. Introduction Les courriels qui arrivent dans votre boîte de réception ont deux origines possibles : humaine ou automatique. Dans le premier cas une personne a choisi de faire parvenir un message à votre adresse ou au groupe de contacts dans lequel votre adresse apparaît. Editions ENI - Toute reproduction interdite Groupes de contacts : il est possible de regrouper sous une seule dénomination ou une seule adresse mail plusieurs contacts qui seront de cette manière automatiquement destinataires des messages envoyés au groupe. Ainsi, il est courant de rencontrer dans les messageries d entreprise des adresses du type marketing@xxxyyy.com qui diffusent les messages reçus à tous les membres du service marketing. Dans le second cas, l envoi des messages est automatisé. Il peut être à destination d une liste d adresses dans un but d information ou de promotion. C est le mailing de masse. Les messages automatiques peuvent aussi être des alertes sur des évènements programmés.

12 12 Outlook Gérer efficacement ses mails c. Quelqu un vous écrit Les messages d origine humaine doivent être considérés comme potentiellement intéressants puisque des personnes ont jugé utile de vous les adresser. Ils peuvent contenir des informations ou des demandes à consulter et traiter, et nécessitent parfois réponses ou actions de votre part. Nous sommes là dans le cadre de l utilisation courante de la messagerie électronique. Une partie de ces s participe néanmoins à la pollution de votre boîte aux lettres. En voici quelques exemples : - Les hoax : à l origine de simples canulars qui peuvent également revêtir des habits de désinformation, propagande, chaînes de solidarité, fausses alertes etc. Ils vous sont transmis par des connaissances et se terminent par une phrase vous encourageant à faire suivre le message à l ensemble de votre carnet d adresses. Les plus courants vous alertent sur des virus informatiques destructeurs et citent comme source des experts ou responsables de sociétés informatiques bien connues, d autres vous préviennent de dangers imaginaires comme par exemple le grand requin blanc qui hanterait les eaux des canaux d Amsterdam, d autres encore vous prédisent félicité, bonheur ou argent si vous propagez l information à vos contacts. Un peu de bon sens suffit en général pour identifier ces messages et ne pas participer à leur diffusion, mais il est également possible de vérifier la véracité de l information sur des sites spécialisés comme par exemple hoaxbuster.com. Outre l encombrement des boîtes aux lettres et le temps qu ils font perdre, ces messages peuvent, par leur nombre et leur multiplication rapide, ralentir ou bloquer les réseaux et serveurs de messagerie. Ils peuvent également dégrader l image de personnes, groupes ou sociétés qui y sont citées. Une seule destination pour ces messages : la corbeille! - Les mails humoristiques : transmis de proche en proche, ils contiennent souvent des pièces jointes (images, vidéos, présentations PowerPoint) qui peuvent être très volumineuses. Outre l encombrement des serveurs et réseaux que provoque leur diffusion, ils consomment également beaucoup de place sur les disques durs de nos ordinateurs. Si vous retransmettez de tels messages n oubliez pas que vous multipliez cet espace consommé à chaque envoi. En effet, votre boîte Outlook contient le message que vous avez reçu, mais aussi dans votre dossier Eléments envoyés ceux que vous avez transmis.

13 Chapitre 1 : Gérer l'avalanche des mails 13 - Les mailing-list : passionnés de jardinage, de sport, d aviation ou d un quelconque autre centre d intérêt, vous pouvez être tenté de rejoindre une mailinglist dédiée à votre hobby préféré. La mailing-list fonctionne comme un groupe de contacts ; une fois inscrit, vous devenez destinataire de chaque message qui lui sera transmis, et chaque autre abonné recevra les messages que vous lui enverrez. Lors de votre abonnement vous pouvez souvent choisir soit de recevoir chaque message individuellement soit d opter pour un résumé quotidien ou hebdomadaire des mails échangés, option nettement moins encombrante, surtout lorsque le trafic sur la liste est important (certaines listes peuvent compter plusieurs dizaines de messages par jour). - Les newsletters : c est une lettre périodique d information qui vous est transmise suite à votre inscription sur un service. Elle est souvent à visée commerciale. Une newsletter comporte obligatoirement une procédure de désabonnement soit par retour de mail, soit en se désinscrivant sur le site émetteur. - Les bavards et les pollueurs : certaines personnes se spécialisent dans la surinformation à outrance de leurs collègues ou amis. Grands utilisateurs du champ Cc et du bouton Transférer, ils arrosent large et beaucoup. Les informations transmises peuvent revêtir une certaine importance, mais noyées dans le flux elles passent inaperçues. Un certain nombre de conseils de bonnes pratiques quant à l envoi des s seront détaillées dans le second chapitre de cet ouvrage. d. Le mailing de masse et les messages de service Editions ENI - Toute reproduction interdite L autre source qui alimente votre boîte de réception est d origine automatique. Les mails peuvent être générés et transmis à un ensemble d adresse sans discrimination. On ne s adresse plus ici à une personne ou un groupe de personnes identifiées les membres d un service ou un groupe d amis par exemple mais au plus grand nombre possible de personnes. Au contraire des newsletters qui reposent sur l inscription volontaire du destinataire, il s agit ici de publicités non sollicitées encore appelées spam ou pourriel (contraction de pourri-courriel) lorsqu elles sont diffusées à l aveugle et en très grand nombre. Des mesures ont montré que plus de 90 % des messages échangés sur Internet étaient des spams, amenant à la mise en place de filtres anti-spams de plus en plus efficaces.

14 14 Outlook Gérer efficacement ses mails Les messages de service sont aussi des messages automatiques, mais ils sont transmis soit comme compte rendu d une transaction (achat d un billet de train sur Internet par exemple) ou en tant qu alerte suite à un évènement (disponibilité d un article sur un site marchand, commentaire sur un forum, arrivée d un message à votre attention sur un réseau social, etc.). 4. Diagnostic : qui vous écrit? a. Présentation du diagnostic Comme nous l avons vu, les sources de messages sont multiples et varient d une personne à l autre et en fonction de son environnement. Nous vous proposons donc de vérifier concrètement qui vous écrit. Pour cela, vous allez rechercher tous les messages que vous avez reçus le mois dernier et en comptabiliser le nombre par expéditeur. Ce comptage vous permettra ensuite de classer ces messages par famille puis de mettre en place une stratégie de traitement automatisée des messages reçus. b. Rechercher tous les messages reçus le mois dernier Pour rechercher tous les messages reçus au cours du mois dernier vous allez sélectionner sur une période de temps tous les s reçus et les classer par expéditeur. n Ce diagnostic ne sera complet que si vous n avez supprimé aucun des messages que vous avez reçus ou si vous n avez pas paramétré la suppression définitive des messages contenus dans votre dossier Eléments supprimés. Dans le cas contraire, désactivez la suppression définitive des messages contenus dans le dossier Eléments supprimés, et refaites ce diagnostic ultérieurement. Pour désactiver cette option, sur le ruban dans l onglet Fichier, choisissez Options puis Options avancées et dans la rubrique Démarrage et fermeture d Outlook décochez la case Vider les dossiers Eléments supprimés à la fermeture d Outlook.

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