Transcription médicale: comment faire le bon choix

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1 Transcription médicale: comment faire le bon choix La réduction des coûts et l optimisation des investissements sont des préoccupations majeures pour tout entrepreneur qui se respecte. À travers ce document, AsterOffice souhaite aider les établissements de santé à évaluer les différentes options concernant la transcription médicale et à mieux répartir leurs ressources pour un résultat optimum. Ci-dessous, le point sur: Les différents types de fournisseurs de services de transcription médicale Le phénomène d externalisation Les barrières à l externalisation Les avantages de l externalisation de la transcription médicale

2 Quelles sont les différentes options qui s offrent aux établissements de santé en matière de transcription médicale? Les centres médicaux, comme toute autre entreprise, comptent de nombreuses tâches non-ciblées qui doivent être exécutées afin que l ensemble du processus de travail se déroule bien. Les informations contenues dans les dossiers des patients jouent un rôle déterminant dans les soins de santé, et, la transcription médicale faisant partie intégrante de la gestion de ces dossiers, le choix du fournisseur de service est décisif. Ainsi, les établissements de santé peuvent choisir de se tourner vers: 1. Un personnel fixe Embaucher une secrétaire médicale permanente peut sembler la solution la plus avantageuse. En effet, elle permet de choisir un nouveau membre d une équipe, de le prendre à l essai, de vous assurer de son engagement total pour répondre à vos attentes, de contrôler à votre guise tous les processus et, cela, dans le cadre d un contrat de travail stipulant clairement les obligations de chacun. Mais ce luxe a un prix. Premièrement, vous devrez fournir l espace de travail et le matériel adéquats. Deuxièmement, vous devrez verser à votre employé un salaire fixe, y compris lorsque celui-ci n est occupé que pendant 80% de son temps de travail. Troisièmement, lorsqu il tombe malade, il vous faudra trouver un remplaçant d urgence. Enfin, un certain nombre d obligations vous incombent: vous devrez notamment prendre en charge les coûts d assurance, les arrêts maladie et les congés maternité. Cette solution est donc viable à condition d avoir des ressources et une charge de travail suffisantes. 2. Des professionnels indépendants Cette solution est certainement la plus économique, mais elle est aussi la plus risquée. En effet, il faut savoir que, derrière une opportunité alléchante, se cachent des risques de rupture de confidentialité et un manque de confiance. Les professionnels indépendants ne sont pas contraints de se soumettre à des obligations en cas de problème. Quant à la qualité du travail, elle n est pas garantie. Cette solution pourrait donc vous convenir dans la mesure où vous acceptez d en encourir les risques. 3. Un fournisseur de services professionnel Lorsque vous confiez vos tâches de transcription médicale à un fournisseur de services professionnel, vous combinez flexibilité et confiance. Vous ne payez que pour le travail accompli, seulement lorsque vous en avez besoin, et vous êtes certain d obtenir un résultat de haute qualité, dans les temps, tout en profitant d une garantie de protection des informations prévue par contrat. La plupart des établissements de santé finissent par choisir cette solution et, pour ceux d entre eux qui s en remettent au bon fournisseur de services, les bénéfices sont nombreux. C est ainsi que l on parvient à dominer un secteur; en faisant des investissements judicieux, en répartissant ses ressources et en gérant le flux de travail de manière efficace. Il va sans dire que, pour les centres de santé qui n ont pas une charge régulière de transcription médicale, les fournisseurs de service professionnels offrent une solution idéale, à la fois avantageuse et garantie sans risques. Même les grands établissements de santé, qui comptent avec des secrétaires médicales internes, ont intérêt à prévoir une option de secours pour parer aux imprévus. Toutes les solutions présentées ci-dessus comprennent l aspect organisationnel de la collaboration professionnelle, mais pour obtenir une solution qui convienne aux véritables experts en stratégie, il faut ajouter le facteur géographique : l externalisation vers des régions où la main d œuvre coûte moins cher. Pourtant, sur ce point, beaucoup d entreprises s arrêtent à des stéréotypes négatifs qui font obstacle à l acquisition de nombreux avantages.

3 Externalisation: mythes et réalités Avez-vous déjà ressenti les bénéfices de l externalisation? Ne répondez pas tout de suite. Rien n est jamais tout noir ou tout blanc, et l externalisation de toute tâche, qu il s agisse de transcription médicale ou d autre chose, présente à la fois des avantages et des inconvénients. Étudions, donc, la situation de manière globale. Sur quoi les critiques formulées par les opposants de l externalisation portent-elles? La qualité du travail?... Le manque de contrôle?... Les risques encourus?... Ces inquiétudes sont-elles propres à l externalisation? Vous, ou quelqu un de votre entourage, avez certainement déjà fait l expérience d une collaboration avec des fournisseurs de service locaux qui tourne mal dû à des défaillances, à un partenaire malhonnête, ou qui cherche tout simplement à économiser à tout prix. Il faut reconnaître que, même sans externalisation, le monde des affaires, comme la vie en général, représente un parcours semé d embûches. Beaucoup de gens ne prennent pas la peine de comprendre le concept d externalisation et le résument hâtivement à la seule réduction des coûts. Animés par cette idée, ils s efforcent de compresser au maximum les coûts en optant pour le contractant le moins cher ou, même, un indépendant. Comprenez bien qu il n y a pas de quoi être surpris par le résultat d une telle collaboration. Afin d en tirer de réels bénéfices, il faut considérer l externalisation comme le fruit, non pas d une impulsion opportuniste, mais d une stratégie commerciale approfondie. Une décision d externaliser bien pesée conduira à une réduction des coûts sans porter préjudice à la qualité, et à une gamme d avantages supplémentaires. Délais d exécution 61% des coûts 29% Efficacité accrue 13% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Progrès constatés par les entreprises qui externalisent la transcription médicale à des fournisseurs professionnels Ce n est pas un hasard si, pour certaines entreprises, l externalisation représente une source d avantage concurrentiel exceptionnel. En réalité, elles ont eu l intelligence de rechercher, dès le début, non seulement une main d œuvre bon marché, mais un modèle commercial de collaboration qui soit efficace: Diminution des coûts Diminution des dépenses liées au personnel Diminution des coûts d infrastructure Alors, oui, l externalisation vise à réduire les coûts, mais là n est pas sa raison d être principale. Une approche réfléchie de l externalisation peut apporter à votre entreprise toute une série d avantages qui laisseront vos concurrents loin derrière vous: Accélération du processus commercial Accès à un personnel compétent Amélioration du flux de travail Comment faire, donc, pour transformer le facteur risque de l externalisation en un facteur de réussite décisif? Il suffit de savoir que le souci d économie doit comporter certaines limites, et de prendre en compte les autres avantages de l externalisation.

4 Dépasser ses propres barrières Les barrières auxquelles les entreprises se trouvent confrontées, en matière d externalisation, sont de nature purement psychologique. Il est décidément difficile à accepter que de remettre certaines tâches importantes à une autre entreprise, ou à un autre pays, n est pas forcément synonyme de perte de contrôle; que de payer un prix nettement inférieur à celui pratiqué par vos partenaires locaux, ne vous empêchera pas d obtenir un service de qualité ; que d envoyer vos dossiers très loin ne portera pas préjudice à la sécurité de vos informations ; et que, en exportant du travail vers un autre pays, vous ne poussez pas vos compatriotes sous le seuil de pauvreté. Et pourtant, c est bien vrai. Regardons la situation telle qu elle est vraiment. La quantité de travail externalisé augmente de manière significative d année en année. Des entreprises du monde entier externalisent certaines activités afin d en tirer un avantage concurrentiel, de fournir un meilleur service à leurs clients et de cibler la distribution des ressources de développement. Les emplois dans les centres d appel, les services informatiques, la comptabilité, le domaine juridique et les transcriptions médicales, connaissent une croissance impressionnante de l externalisation s élevant à 40% par année. Les patients réclament des prix toujours plus bas, les concurrents quant à eux, tentent de conquérir votre clientèle, et de plus en plus de ressources peinent à maintenir le cap. Dans un tel environnement, toute entreprise prudente se doit de modifier son modèle économique. De plus, il n y a aucun mal à externaliser certains processus vers une entreprise qui crée des emplois, respecte les lois en vigueur et paie ses impôts. En quoi est-ce un crime d essayer de développer son activité, de fournir un meilleur rapport qualité prix aux patients et de s imposer dans un secteur, plutôt que de faire faillite et de mettre tous ses employés au chômage? Quant au manque de contrôle et de sécurité, c est un problème du passé. Les technologies de l information actuelles ne laissent aucune place au doute. Les fournisseurs professionnels d impartition offrent à leurs partenaires un contrôle complet sur les opérations externalisées, des rapports détaillés en temps réel, ainsi qu une fonction de surveillance. Des systèmes de protection des données à de multiples niveaux et l encodage d éléments particulièrement à risque permettent d éliminer tout danger de perte ou de divulgation involontaire de données. Ces garanties font partie intégrante de tout partenariat avec un fournisseur professionnel de services de transcription médicale, grâce à l engagement d une équipe informatique et à des systèmes de sécurité de l information à un niveau maximal et constant de performance.

5 Tirer pleinement profit de l externalisation de la transcription médicale Aux yeux des entrepreneurs qui considèrent l externalisation comme un simple outil de réduction des coûts, le prix est le paramètre déterminant dans la prise de décision. Or, lorsque l on choisit le fournisseur de services le moins cher, on est souvent déçu, au point de développer une aversion envers l idée même d externalisation. En revanche, lorsque l on prend en compte les autres opportunités d optimisation des processus commerciaux, il y a de nombreux avantages stratégiques à la clé: des dépenses Accélération du flux de travail des coûts d infrastructure des coûts d infrastructure Accés à un personnel compétent Avantage concurrentiel Meilleure satisfaction client - Le choix du bon fournisseur, de la bonne équipe, des meilleurs processus et technologies vous fera économiser 40% à 50% de vos dépenses actuelles sans que la qualité en pâtisse - Le fait de confier la transcription médicale à un professionnel spécialisé dans ce domaine garantit une qualité et des délais stables, ce qui simplifiera vos processus et votre gestion en interne - L embauche d une secrétaire médicale professionnelle expérimentée coûte cher et implique de nombreuses obligations du côté de l employeur. L externalisation vous permet d éviter ces désagréments - L embauche de professionnels requiert un investissement important au niveau de l espace, du matériel, des équipements et de la formation. Le fait d éviter ces coûts est un gain de taille pour beaucoup d entreprises - Les entreprises de transcription médicale professionnelle emploient un personnel qualifié et en assurent la formation continue. Vos tâches seront accomplies par de vrais professionnels - En réduisant vos coûts, vous dégagez des fonds pour l investissement de base. La compression des délais d exécution permet d accélérer les processus. Un partenariat de confiance contribuera à un service global de qualité - En réduisant vos coûts, vous pourrez offrir à vos patients des modèles de prix plus attractifs et l optimisation des processus commerciaux libèrera des ressources pour améliorer le service client À présent, posez-vous la question à nouveau: avez-vous déjà ressenti les bénéfices de l externalisation raisonnée? Maintenant que vous savez ce qui vous attend, le moment est venu d adopter un modèle commercial plus élaboré. Si vous avez des questions ou besoin d informations complémentaires, n hésitez pas à contacter AsterOffice, nous serons ravis de vous répondre.

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