MAIRIE DE L ÎLE D YEU (VENDEE) REPERTOIRE NUMERIQUE DETAILLE DES ARCHIVES DES AFFAIRES SOCIALES DE LA COMMUNE

Transcription

1 MAIRIE DE L ÎLE D YEU (VENDEE) REPERTOIRE NUMERIQUE DETAILLE DES ARCHIVES DES AFFAIRES SOCIALES DE LA COMMUNE Réalisé par Anne-Gaëlle Cusey et Rémy Galinat Février

2 Introduction Archives communales de L Île d Yeu INFORMATION SUR L INSTRUMENT DE RECHERCHE. Langue : Instrument de recherche rédigé en français. Convention et règles de description : Cet instrument de recherche a été rédigé selon la norme ISAD(G), norme générale et internationale de description archivistique (2 ème édition). Tous les sigles ont été développés à l exception de ceux pour lesquels la signification n a pu être retrouvée. DESCRIPTION DES ARCHIVES. Intitulé : Archives des affaires sociales de L Île d Yeu (Vendée). Dates extrêmes : Niveau de description : dossiers. Type de documents : documents d archives. Importance matérielle du support de l unité de description : 18 mètres linéaires. PRESENTATION DU PRODUCTEUR Histoire de L Île d Yeu Cf. Introduction historique du répertoire détaillé des archives modernes. 2

3 LE FONDS D ARCHIVES Histoire de la conservation Les archives des affaires sociales de la commune avaient déjà été l objet d un tri, mais un important arriéré subsistait. De ce fait, l ensemble des archives ont été reprises pour effectuer un classement complet. Présentation du contenu Les archives des affaires sociales de la commune sont constituées des documents produits ou reçus par les différentes institutions dans le cadre de leurs activités. Plan de classement Les archives des affaires sociales sont classées par institutions et pour chacune d elle par thématiques 1WAS. Centre Communal d Action Communal 2WAS. Foyer logement Les Chênes Verts 3WAS. Résidence Calypso 4WAS. Halte-garderie 5WAS. Chantier collectif Tri et élimination Lors du classement des archives des affaires sociales, un tri a été fait selon la réglementation en vigueur. Les éliminations qui ont suivies, se sont faites après validation des Archives départementales de la Vendée et représentent environ 24 mères linéaires. Modalité d accès Les archives communales de L Île d Yeu sont des archives publiques ; leur consultation est en conséquence soumise à la loi n du 15 juillet 2008, codifiée au Code du patrimoine. 3

4 Délais de communication des archives publiques Régime général Dossier médical Dossier relatif à des mineurs Dossier de personnel Documents portant atteinte à la vie privée Immédiat 120 ans 120 ans 50 ans 50 ans Modalité de reproduction Voir le règlement de consultation disponible en mairie. Langue et écriture : tous les documents sont en français. Caractéristiques matérielles et contraintes techniques En raison de leur état physique, certains documents sont communicables sur autorisation seulement, une note de bas de page notifie ces documents tout au long de l instrument de recherche. Mention conseillée Dans les publications faisant suite à l étude de ce fonds, les références aux documents de ce fonds d archives sont à citer de la manière suivante : Arch. comm. L Île d Yeu, (cote + intitulé) 4

5 REPERTOIRE NUMERIQUE DETAILLE WAS. FONDS DU CCAS/EHPAD/HALTE- GARDERIE/CHANTIERS COLLECTIFS 5

6 1WAS CCAS 1WAS1 Extraits des registres des délibérations WAS2-4 Commissions administratives WAS WAS WAS WAS5-6 Registre des arrêtés WAS (les années 1986 et 1987 sont cotées en 13W8) 1WAS WAS7-8 Registre courriers départs WAS WAS WAS9 Registre courriers arrivés WAS10 Conseil d'établissement : comptes-rendus WAS11 Conseil d'établissement, élections : listes électorales, procès-verbaux d'élections, extraits des délibérations WAS12 Rapports d activité WAS13 Conventions WAS14 Budgets WAS15 Comptes administratifs WAS16 Comptes de gestion WAS17 Dossiers de personnel (ordre alphabétique). 1WAS18 Notations : fiches listings WAS19 Recrutement : annonces, arrêté, lettre de motivation, curriculum vitae, grilles d'évaluation

7 1WAS20 Contrat emploi solidarité : dossiers nominatifs WAS21 1WAS22 Emploi jeune : dossiers nominatifs (ordre alphabétique). Comité technique paritaire commun entre la commune et le CCAS : notes de synthèse WAS23 Médailles d honneur : avis, propositions, notices, listes nominatives WAS24 Listes des terrains et bâtiments appartenant au CCAS WAS25 Résidence Calypso, acquisition : contrat, plans, descriptif, conventions, copie d'acte notarié, marché de gré à gré, comptes-rendus de réunion de chantier, étude de faisabilité, bail (un dossier portant sur la résidence Calypso se trouve aussi en 8W57) WAS26-30 Résidence les Chênes Verts WAS26 Aménagement : conventions, soumissions, rapports, procès-verbaux de réception définitive (1977). Mise aux normes de sécurité et extension d'une salle restaurant : plans, rapports de vérification, procès-verbaux de réception, compte-rendu de réunion ( ) WAS27 Equipement de la cuisine et de la lingerie : CCTP, analyse des offres, actes d'engagement, dossiers des candidats retenus, CCAP, plans, règlement, conventions, planning, procès-verbal de réception WAS28 Restructuration : Etude, règlement de consultation, CCAP, CCTP, descriptif, protocole d'accord, plans WAS29 Ravalement des façades : CCTP, CCAP, plans, règlement de consultation WAS30 Réhabilitation et extension : compte-rendu de réunion WAS31 1WAS32 1WAS33 La Baleine Bleue, extension : rapports de réunion, actes d'engagement, CCAP, procès-verbaux de réception de travaux, analyse des offres, correspondance Halte-garderie, agrandissement : constat de réception des travaux, marchés de gré à gré Résidence La Pierre Saint Martin, construction de cinq logements : dossier de presse, règlement de consultation, CCAP, plan de sécurité, CCTP, document graphique, plans, acte d'engagement

8 1WAS34-46 Aide sociale : dossiers nominatifs (ordre alphabétique). 1WAS34 A à Ba- 1WAS35 Ben- 1WAS36 B (suite) 1WAS37 CA- à Cha- 1WAS38 C (suite) D 1WAS39 E F 1WAS40 G à Gr- 1WAS41 G (suite) H 1WAS42 I L 1WAS43 M Q 1WAS44 R 1WAS45 S 1WAS46 T à fin 1WAS47-53 RMI : dossiers nominatifs (ordre alphabétique). 1WAS47 A à Ben- 1WAS48 B (suite) 1WAS49 C D 1WAS50 E K 1WAS51 L M 1WAS52 P R 1WAS53 S à fin 1WAS54 RSA : dossiers nominatifs WAS55 Chômage : listes nominatives WAS56 Goûter des anciens : comptes-rendus de réunion, listes nominatives WAS57 Repas des anciens : listes nominatives WAS58 Repas à domicile : conventions, listes nominatives, enquête WAS59 1WAS60 Aide à domicile ou en établissement d'une personne de 60 ans ou + : dossiers nominatifs Exemption militaire, soutien aux familles : listes nominatives, notifications, correspondance WAS61 Enquête de satisfaction : synthèse

9 2WAS Foyer logement les Chênes Verts 2WAS1-16 Registre des arrêtés WAS1 janvier 1992 septembre WAS2 septembre 1992 décembre WAS3 janvier 1995 mars WAS4 mars 1997 novembre WAS5 octobre 1997 juin WAS6 juin 1998 avril WAS7 avril 1999 décembre WAS8 décembre 1999 juin WAS9 juin 2000 novembre WAS10 novembre 2000 décembre WAS11 décembre 2001 septembre WAS12 octobre 2002 août WAS13 août 2003 novembre WAS14 novembre 2004 novembre WAS15 novembre 2005 août WAS16 août 2006 avril WAS17-31 Registre des décisions WAS17 août 1977 janvier WAS18 février 1981 février WAS19 février 1983 octobre WAS20 octobre 1983 mai WAS21 mai 1984 septembre WAS22 septembre 1984 avril WAS23 avril 1985 novembre WAS24 novembre 1985 juin WAS25 juin 1986 avril WAS26 mai 1987 septembre WAS27 septembre 1988 octobre WAS28 octobre 1989 juillet WAS29 août 1990 juin WAS30 juin 1991 février WAS31 décembre 1993 janvier WAS32-35 Registre des délibérations WAS32 juillet 1977 mai WAS33 octobre 1987 février

10 2WAS34 janvier 1996 octobre WAS35 octobre 2000 juillet WAS36 Conventions avec les médecins, conventions d'accueil de personnes âgées WAS37 Procès-verbal de visite périodique du bâtiment WAS38 Sinistre : Rapport d'expertise suite à incendie, correspondance, relevé des malfaçons et omissions WAS39-42 Budget, compte administratifs, compte de gestion WAS WAS WAS WAS WAS43-49 Dossiers du personnel (ordre alphabétique). 2WAS43 An- à Bot- 2WAS44 Bou- à Cou- 2WAS45 De- à Gio- 2WAS46 Gue- à Mol- 2WAS47 Na- à Tar- 2WAS48 Tar- à Tur- 2WAS49 Vi- 2WAS50-51 Libres des salaires WAS WAS WAS52-61 Bulletins de salaires (résidence Calypso et Chênes Verts) WAS WAS WAS WAS WAS WAS WAS WAS WAS

11 2WAS WAS62 Bilan social WAS63 Carnets d inscriptions des arrivants en foyer WAS64-75 Dossiers des résidants en long séjour, sortis ou décédés WAS WAS (B à P) 2WAS (R à V) 2WAS (B à L) 2WAS (M à R) 2WAS (B à C) 2WAS (G à M) 2WAS (T-) 2WAS (B à La-) 2WAS (Le- à Ta-) 2WAS (Ta- à To-) 2WAS WAS76-77 Cahiers des transmissions (tri en 3 et 8) WAS WAS WAS78 Cure médical : enquête, attestation, registre d'inscription WAS79 Grilles AGGIR WAS80 Conventionnement EHPAD : dossier prévisionnel Versement février WAS81 Factures résidents, états, attestations. Elimination en WAS82 Rapports SOCOTEC WAS83 Planning, CV. Elimination en WAS84 Dossiers des résidents WAS85 Factures. Elimination en

12 2WAS86 Factures. Elimination en WAS87 Bordereaux titres-mandats. Elimination en WAS88 Bordereaux titres-mandats. Elimination en WAS89 Dossiers de résidents WAS90 Cotisations de salaires. Elimination en WAS91 Bulletins de salaires, DADS-U WAS92 Recettes. Elimination en

13 3WAS Résidence Calypso 3WAS1 Organigramme. s.d. 3WAS2 Règlement intérieur. s.d. 3WAS3 Fiche de présentation de la résidence WAS4 Convention avec le ministère de la défense pour la réquisition de logement, avec la DDASS WAS5 Bail de location du bâtiment WAS6 Sécurité du bâtiment : rapports de vérification WAS7 Budget (lacunes importantes) WAS8 Comptes administratifs (lacunes importantes), compte de résultat WAS9 3WAS10 Dossier du personnel (ordre alphabétique). Protocole d'accord de mise en place de l'aménagement et la réduction du temps de travail WAS11 Bilan social WAS12 Contrats de séjour WAS13-19 Dossiers des résidents WAS WAS WAS WAS WAS WAS WAS WAS20-21 Dossiers de soins WAS WAS

14 3WAS22-23 Cahiers de transmission (tri des années en 3 et 8) WAS WAS WAS24 Vaccination : listes WAS25 Listes des résidents Versement février WAS26 Rapports SOCOTEC WAS27 Salaires WAS28 Cotisations éléments. Eliminations en WAS29 Salaires WAS30 Dossiers des stagiaires WAS31 Dossiers du personnel WAS32 Dossiers du personnel WAS33 Cahier de transmissions. Elimination en 2016 (tri des années en 3 et 8) WAS34 Cahier de transmissions WAS35 Cahier de transmissions. Elimination en 2019 (tri des années en 3 et 8) WAS36 Registres des arrêtés WAS37 Registres des arrêtés WAS38 Résidents WAS39 Bons de livraison. Elimination en WAS40 Bons de livraison. Elimination en

15 3WAS41 Dossier médical des résidents WAS42 Dossier médical des résidents

16 4WAS Halte-garderie 4WAS1 Règlement intérieur WAS2 Agrément : correspondance, délibérations, règlement WAS3 Rapports d activité WAS4 Contrat enfance WAS5 Contrat prestations de service accueil des jeunes enfants WAS6 Budgets WAS7 Comptes administratifs WAS8 Comptes de gestion WAS9 20ème anniversaire : photographies, articles de presse, invitation, liste des invités WAS10 Fiches de renseignement sur la structure WAS11-12 Dossiers administratifs des enfants (fiches de renseignement, dossiers médicaux) WAS WAS WAS13 Fiches de transmission des nouveaux nés

17 5WAS Chantier collectifs 5WAS1 Assemblée générale : comptes-rendus de réunions WAS2 Comité de pilotage : comptes-rendus de réunions WAS3 Statut WAS4 Conventions WAS5 Demande d agrément WAS6 Dissolution de l'association, le CCAS reprend alors l'activité WAS7 Rapports d'activité pour la reconduction de l'agrément WAS8-9 Dossiers du personnel (ordre alphabétique). 5WAS8 A C 5WAS9 D V 5WAS10 Statistiques annuelles WAS11 Bilans

18 INDEX L index renvoie aux références des documents. Les noms communs et les noms d entreprises sont en caractères romains, les noms de lieux en italique, les noms de personnes en petites majuscules et les termes relevant du Thésaurus pour la description et l indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines (édition 2009) en majuscules. A AIDE SOCIALE LEGALE : 1WAS47-53, 1WAS54 C CCAS (personne morale) : 1WAS1-61, 5WAS6 Calypso (bâtiment) 1WAS25, 3WAS5 Calypso (personne morale) : 3WAS1-25, 2WAS52-61 Chantiers collectifs : 5WAS1-11 Comité de pilotage : 5WAS2 Comité technique paritaire : 1WAS22 CONSCRIPTION : 1WAS60 Conseil d établissement 1WAS10-11 D Direction Départementale des Affaires Sanitaires et Sociales : 3WAS4 E EMPLOI : 1WAS55 ETABLISSEMENT DE SANTE 1WAS25, 3WAS5, 1WAS26, 1WAS27-30, 1WAS31, 1WAS32, 1WAS33, 2WAS37, 2WAS38, 3WAS5-6 H Halte-garderie (bâtiment) 1WAS32 Halte-garderie (personne morale) : 4WAS1-13 L La Baleine Bleue 1WAS31 La Pierre Saint-Martin (résidence) 1WAS33 Les Chênes Verts (bâtiment) 1WAS26, 1WAS27-30 Les Chênes verts (personne morale) : 2WAS1-80 M Ministère de la défense 1WAS34 P PROTECTION SOCIALE : 1WAS34-46, 1WAS59 O ORGANISATION SANITAIRE : 3WAS24 S STRUCTURE COMMUNALE D AIDE SOCIALE : 1WAS1-61, 5WAS6, 2WAS1-80, 3WAS1-25, 2WAS52-61, 4WAS1-13, 5WAS1-11 T THERMOCLIMATISME : 2WAS78 18

19 ANNEXE Listes des sigles CCAP : Cahier des clauses administratives particulières CCAS : Centre communal d action sociale CCTP : Cahier des clauses techniques particulières DDASS : Direction départementale des affaires sanitaires et sociales EHPAD : Etablissement d hébergement pour personnes âgées dépendantes RMI : Revenu minimum d insertion RSA : Revenu de solidarité active 19

20 Table des matières Introduction... 2 INFORMATION SUR L INSTRUMENT DE RECHERCHE Langue... 2 Convention et règles de description :... 2 DESCRIPTION DES ARCHIVES Intitulé... 2 Dates extrêmes... 2 Niveau de description... 2 Type de documents... 2 Importance matérielle du support de l unité de description... 2 PRESENTATION DU PRODUCTEUR... 2 Histoire de L Île d Yeu... 2 LE FONDS D ARCHIVES... 3 Histoire de la conservation... 3 Présentation du contenu... 3 Plan de classement... 3 Tri et élimination... 3 Modalité d accès... 3 Modalité de reproduction... 4 Langue et écriture... 4 Caractéristiques matérielles et contraintes techniques... 4 Mention conseillée... 4 REPERTOIRE NUMERIQUE DETAILLE... 5 WAS. Fonds du CCAS/EHPAD/Halte-garderie/Chantiers collectifs WAS CCAS WAS Foyer logement les Chênes Verts WAS Résidence Calypso WAS Halte-garderie WAS Chantier collectifs INDEX ANNEXE Listes des sigles