POLITIQUE SUR LES ACHATS

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1 POLITIQUE SUR LES ACHATS Adoption : Conseil d administration du RCDR, 24 février 2006 Dernière révision : Conseil d administration du RCDR, 19 mars OBJET Définir les responsabilités et les obligations de résultats associées à l acquisition avec efficience et économie de fournitures, de matériel et de de services, et ainsi adopter des pratiques d achat éthiques, maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et se conformer aux règlements régissant les taxes, les méthodes comptables et les autres politiques connexes du RCDR. 2. CHAMP D APPLICATION La présente politique s applique à tous les employés du RCDR et à tous les achats, locations à bail et simples locations payés avec les fonds de fonctionnement administrés par le RCDR. Les fournitures, les biens et les services sont acquis par le RCDR selon les critères suivants : a) les achats de faible valeur, c est-à-dire dont le prix n est pas supérieur à $ canadiens, avant taxes; b) les achats de plus de $ canadiens, avant taxes. Aux fins de la présente politique, il faut tenir compte du coût annuel des biens ou services acquis par paiements ou versements périodiques et non de leur coût mensuel ou périodique pour l organisation. 3. EXCLUSIONS La Politique sur les achats exclut l achat de contenu par la passation d accords de licence avec des fournisseurs commerciaux, des éditeurs et des consortiums, et exclut les contrats de services professionnels comme les services juridiques, la traduction et le graphisme.

2 4. INTRODUCTION La décision d achat consiste en l achat, la location à bail ou la simple location de fournitures, de matériel ou de services, et elle est normalement le résultat d un processus qui comprend les étapes suivantes : définition du besoin, examen des diverses solutions et choix de la meilleure solution. La présente politique énonce les lignes directrices et les obligations relatives à ces achats par le personnel du RCDR dans le cours normal de ses affaires et elle procure l assurance que le RCDR est responsable publiquement du processus d acquisition et a obtenu un prix concurrentiel pour la plus grande partie de la valeur monétaire acquise. 5. OBJECTIF L acquisition de fournitures, de matériel et de services par l achat, la location à bail ou la simple location doit être faite de manière équitable, transparente et concurrentielle. 6. ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE ET DES OBLIGATIONS RELATIVES AUX ACHATS 6.1. Le RCDR a comme politique d acquérir des fournitures, du matériel et des services par la voie d un processus concurrentiel lorsqu il est pratique de le faire de sorte que les modalités d acquisition aient les caractéristiques suivantes : meilleur coût net, quantité exacte, qualité suffisante et fiabilité de la source Le directeur général du RCDR administre la politique sur les achats. Il établit et utilise les pratiques, les modalités, les modalités, les procédures ou les méthodes qu il juge convenir à l efficience et à l efficacité des services de gestion de l approvisionnement, il fait les dépenses selon les bonnes pratiques commerciales et il en rend compte. Il appartient au directeur général de prendre la décision finale en ce qui a trait à la source de l approvisionnement, à la quantité achetée, au calendrier de livraison et au prix, et il est autorisé à conclure des contrats au nom du RCDR pour l acquisition de fournitures, de matériel et de services auxquels la présente politique s applique Le RCDR doit se conformer à la lettre et à l esprit des lois et des règlements régissant la fonction des marchés publics. Règle générale, les commandes et les contrats sont attribués au plus bas soumissionnaire qualifié. Toutefois, des éléments comme la qualité des biens, du matériel ou des services à fournir, la réputation du soumissionnaire, les conflits d intérêts possibles, etc., peuvent être pris en compte et peuvent infléchir la décision finale Le RCDR fait des appels d offres là où c est pratique pour l ensemble des fournitures, du matériel et des services visés par la présente politique, lorsque le coût annuel estimatif dépasse $ canadiens, avant taxes, sauf lorsque le besoin est critique et qu un retard ne serait pas dans l intérêt du fonctionnement du RCDR, ou si le matériel ou les services ont un caractère exceptionnel. 2

3 6.5. Les appels d offres, les demandes de propositions ou les demandes de prix, et les contrats doivent être faits conformément aux conditions générales énoncées dans la présente politique. 7. BUDGET Le budget de fonctionnement du RCDR comprend les fonds nécessaires à l achat de fournitures, de matériel ou de services pour l utilisation du RCDR dans la conduite de ses affaires courantes. 8. PROCESSUS D ACHAT Les fournitures, le matériel et les services doivent être acquis selon les principes ci-après régissant le nombre minimal d offres nécessaires : 1. De 1 $ à $ canadiens inclusivement, avant taxes ou frais supplémentaires : au moins une offre verbale 2. De $ à $ canadiens inclusivement, avant taxes ou autres frais supplémentaires : au moins deux offres verbales ou écrites. 3. Plus de $ canadiens, avant taxes ou autres frais supplémentaires : au moins trois offres écrites. En cas d urgence, c est-à-dire lorsqu un retard peut être gravement préjudiciable au RCDR ou si le RCDR a besoin d un article particulier, le directeur général peut limiter les offres à une demande de prix écrite ou verbale. Une explication écrite des circonstances doit être conservée au dossier au RCDR. La valeur des transactions en cas d urgence ne doit jamais dépasser $ canadiens, avant taxes ou autres frais supplémentaires. 9. PERSONNES AUTORISÉES À CONCLURE DES CONTRATS Le directeur général a les attributions suivantes : 1. Préparer et distribuer les appels d offres. 2. Recevoir et conserver les documents d appel d offres et ouvrir les soumissions au moment réglementaire. 3. Évaluer les soumissions et déterminer le soumissionnaire à retenir lorsque les offres sont ouvertes, au moins deux représentants du RCDR doivent être présents. 4. Veiller à ce que tous les documents contractuels contiennent les clauses et les conditions nécessaires pour protéger le RCDR. 5. Veiller à ce que des cautionnements d offre et de soumission, des documents d assurance-responsabilité, des dispositions sur les pénalités et les primes, etc., soient pris en compte et inclus au besoin. 3

4 Le Conseil d administration à sa discrétion peut présenter un contrat, un acte ou une transaction pour approbation ou ratification à une assemblée annuelle ou à une assemblée extraordinaire du RCDR convoquée pour examiner une telle transaction, et un contrat, un acte ou une transaction qui est réputé avoir été approuvé ou ratifié par une résolution adoptée à la majorité des votes exprimés à cette assemblée est réputé valable et exécutoire pour le RCDR et pour tous les membres comme s il avait été approuvé ou ratifié par chacun des membres du RCDR. 10. FACTURES Les factures sont envoyées directement au directeur général ou à son représentant désigné. Le fournisseur n est payé par le RCDR que s il envoie les bons documents originaux. On entend par bons documents la facture originale du fournisseur, avec les renseignements détaillés sur les services rendus ou les biens reçus. En général, c est l employé du RCDR qui s est occupé directement de la transaction ou qui en est responsable qui revoit la facture et en recommande le paiement en y apposant sa signature. 11. SIGNATAIRES AUTORISÉS Tous les chèques, traites bancaires ou ordres pour le paiement d argent et tous les effets et acceptations et lettres de change doivent être signés ou autorisés par deux des quatre dirigeants du RCDR, ou par d autres dirigeants ou personnes, qu ils soient ou non dirigeants du RCDR, et de telle manière que le Conseil d administration peut de temps à autre désigner. Les contrats, documents ou autres instruments écrits exigeant la signature du RCDR doivent être signés par le président du Conseil d administration ou par le directeur général ou par l un ou l autre des dirigeants ci-dessus et un autre administrateur, et tous les contrats, documents et instruments écrits ainsi signés sont exécutoires pour le RCDR sans autre autorisation ni formalité. Le Conseil d administration a le pouvoir, par résolution, de nommer de temps à autre un ou plusieurs dirigeants autorisés à signer des documents ou instruments écrits en son nom de façon générale, ou de signer certains contrats, documents ou instruments écrits. Le sceau de la société peut au besoin être apposé au contrat, documents ou instruments écrits signés comme il est expliqué ci-dessus ou par un ou plusieurs dirigeants nommés par résolution du Conseil d administration. Voici les niveaux d autorisation nécessaires pour le paiement des factures : 1. de 1 $ à $ canadiens inclusivement, excluant les taxes et les autres frais supplémentaires : signature du directeur général du RCDR; 2. Au-dessus de $ canadiens inclusivement, excluant les taxes et les autres frais supplémentaires : approbation de deux des quatre membres de la direction du RCDR. 4

5 12. CESSION DE BIENS MEUBLES Le directeur général est chargé d autoriser ou de faire ce qui suit : 1. Céder en bonne et due forme des biens meubles, comme les fournitures excédentaires ou le matériel excédentaire achetés par le RCDR et lui appartenant. 2. Créditer au compte du RCDR approprié le produit de la vente du matériel excédentaire. 3. Faire un don à un organisme de bienfaisance ou céder l article pour élimination. Un dossier de cession doit être tenu au RCDR et comprendre tous les détails au sujet de chaque transaction. 13. CONFIDENTIALITÉ La majorité des transactions relatives aux achats sont de nature confidentielle et doivent être traitées comme tel, surtout en ce qui concerne les fournisseurs. Les renseignements sur les prix figurant dans les propositions de prix des fournisseurs et les contrats du RCDR sont confidentiels et ne peuvent pas être communiqués aux concurrents d un fournisseur. 14. CONFLIT D INTÉRÊTS La politique sur les conflits d intérêts du RCDR s applique à la présente politique sur les achats. Quiconque participe directement ou indirectement à l achat de fournitures, de matériel ou de services au nom du RCDR doit se conformer au Code d éthique de l Association canadienne de gestion des achats (ACGA) et au Code d éthique adopté par l Ontario pour la gestion de la chaîne d approvisionnement dans le secteur public. 15. ACHATS EN DEVISE ÉTRANGÈRE Les dépenses en devise étrangère doivent être comptabilisées dans la devise locale et converties en dollars canadiens. 16. DÉROGATION Aucune dérogation ne peut être faite à la présente politique sans le consentement écrit du Conseil d administration du RCDR. 17. RÉVISION DE LA POLITIQUE La présente politique doit être révisée tous les trois ans. Toute modification ou révision doit être approuvée par écrit par le Conseil d administration du RCDR. 5

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