Michel ROUX APPELS D OFFRES. Rédiger Répondre Analyser. Groupe Eyrolles, 2007 ISBN :

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1 Michel ROUX APPELS D OFFRES Rédiger Répondre Analyser, 2007 ISBN :

2 À QUI S ADRESSE CET OUVRAGE? Ce livre a été écrit pour aider tous ceux qui sont confrontés à un appel à la concurrence. Qu il s agisse d élaborer des appels d offres, de rédiger une réponse à ces appels ou de dépouiller ces réponses commerciales alors qu ils ne sont pas forcément rodés à ce genre de travail. Cet «outil» devrait servir à tous ceux qui sont chargés : de consulter des fournisseurs, d exprimer leurs besoins au moyen d un cahier des charges pour obtenir les meilleures prestations possibles; d établir des propositions commerciales, de construire des devis afin de mettre toutes les chances de son côté; d analyser les devis, de les comparer, de les aligner techniquement afin de pouvoir préconiser le meilleur fournisseur alors qu ils n ont peut-être jamais été formés à cet exercice ou qu ils n ont encore acquis aucune expérience. Il devrait être utile notamment : aux maîtres d œuvre, jeunes ingénieurs des ingénieries ou bureaux d études qui débutent dans cette activité; aux maîtres d ouvrage responsables de petites structures qui souhaitent agir de façon plus professionnelle, plus méthodique; aux acheteurs néophytes qui souhaitent s appuyer sur une méthode pour apporter davantage de rigueur dans leur choix. aux professionnels confirmés qui pensent pouvoir encore améliorer leurs prestations. Si ce livre outil a l ambition de faciliter la tâche des acteurs qui viennent d être cités cidessus, par contre il n a pas celle d éviter l intervention d un consultant expérimenté XIII

3 lorsque le projet présente un certain enjeu. Quel que puisse être le nombre de conseils prodigués dans ces pages, l expérience reste difficilement remplaçable, notamment en ce qui concerne les multiples pièges à éviter. Cet ouvrage s intéresse plus particulièrement aux marchés de travaux. Mais qui peut le plus peut le moins, aussi les méthodes et conseils évoqués s appliqueront tout aussi bien à la simple fourniture de matériel comme de simples machines sans installation ou à des prestations purement immatérielles comme des études diverses, des développements informatiques ou des expertises. QUELS ENJEUX? L appel d offres L appel d offres et son cœur, le cahier des charges, sont une expression des besoins. Comment ces besoins pourraient-ils être correctement satisfaits s ils n étaient pas au préalable correctement exprimés? Et pourtant, nombre de sociétés de toutes tailles consultent encore des fournisseurs de façon purement orale. Le risque qu elles encourent est grand et, sans aucun doute, elles paieront très cher les économies qu elles ont cru faire en ne faisant pas l effort de lancer leur consultation en bonne et due forme. Le code des marchés publics fait de cette phase une mission d ingénierie à part entière dès juin 1973 : c est le DCE comme Dossier de Consultation des Entreprises. La proposition commerciale Une fois l appel d offres lancé, la balle se trouve dans le camp des fournisseurs. Ceux-ci doivent alors «vendre», au sens propre comme au sens figuré, leur prestation à un client qu ils ne connaissent souvent pas. La proposition devra donc ne pas être uniquement pertinente quant au fond mais aussi attrayante par la forme. La première impression compte beaucoup! Comme la qualité d un curriculum vitae est un pas décisif dans la recherche d un emploi, la qualité de la proposition est une étape déterminante dans l obtention d un contrat. Le dépouillement d une offre commerciale Bien que le sujet puisse paraître trivial à certains, l analyse des offres revêt une importance telle que le code des marchés publics en a fait encore une mission d ingénierie à part entière. C est la mission AMT comme Assistance à Marché de Travaux. Il n est pas rare qu une société de conseil n intervienne que dans cette phase de la vie du projet, sans avoir XIV

4 participé au préalable à la rédaction du dossier d appel d offres (mission DCE) et sans poursuivre sa mission lors de la réalisation (mission CGT, comme Contrôle Général des Travaux). L annexe 1 de l arrêté du 29 juin 1973 définit le contenu de cette mission AMT comme suit : a) Propositions au maître d ouvrage concernant les entreprises à consulter. b) Réponses aux demandes d informations complémentaires en provenance des entreprises consultées et diffusion des réponses. c) Étude comparative des offres remises par les entreprises concurrentes et proposition de classement des offres susceptibles d être retenues. d) Mise au point de l offre retenue et assistance au maître d ouvrage pour l attribution du marché, y compris la mise au point matérielle des projets de documents contractuels.» Pour en savoir plus : voir le site : QUEL EST LE FIL DIRECTEUR? Cet ouvrage est composé de trois parties. Une première partie conseille sur la démarche à suivre pour obtenir les meilleures offres commerciales possibles, de bons devis facilement «lisibles». Elle recense toutes les précautions à prendre tant pour une bonne expression des besoins que pour établir une liste de consultés. Un premier point s attache à décrire le cycle de vie d un projet afin de bien situer chaque séquence et le rôle de chaque acteur. Les deux points suivants proposent de réfléchir au champ de l appel d offres et à la composition du dossier correspondant. Les différentes méthodes de recensement des besoins sont présentées de façon assez développée ainsi que les modes d expression normalisés de ceux-ci. La question des modes de chiffrages habituellement retenus avec leurs avantages et leurs inconvénients est abordée ensuite. Cette première partie se termine par l organisation générale de la consultation, les précautions à prendre et l évocation de quelques cas particuliers. La deuxième partie s adresse à ceux qui vont répondre à un appel d offres. Elle commence par poser les deux questions un peu provocatrices : «Peut-on répondre?» et «Doiton répondre?» Viennent ensuite quelques conseils pour rédiger une proposition commerciale «efficace» et pour la conduire jusqu à son terme. XV

5 La troisième partie s adresse à celui qui va sélectionner son fournisseur après avoir analysé et comparé les offres qu il aura reçues. Les premières pages énumèrent les principales difficultés de l exercice, puis vient l exposé détaillé d un outil méthodologique, la comparaison multicritère, avec plusieurs exemples d application. Sont décrits ensuite les différents points auxquels l analyse doit s attacher, qu il s agisse de la forme ou du fond, de la partie technique ou de la partie commerciale. La fin de cette partie est consacrée aux pièges habituellement rencontrés et leur parade ainsi qu aux précautions à prendre pour que la concrétisation de l offre, la réalisation du projet, se passe dans les meilleures conditions et avec un minimum de risques. Une bibliographie, hélas trop brève il existe trop peu d ouvrages sur le sujet termine cet ouvrage. Dans ces pages, il n est absolument pas question des négociations purement commerciales qui se situent dans un tout autre domaine, à la fin de l analyse et de l alignement technique. Elles sont généralement conduites par d autres acteurs que ceux qui ont procédé à l analyse. Il resterait quand même prudent que ces derniers assistent les négociateurs pour leur servir d éventuels garde-fous : le prix n est pas tout! XVI

6 DE QUOI PARLE-T-ON? 12 Devis Une des définitions 1 de devis est : état détaillé de travaux à exécuter, avec leur prix. Appel d offres Ce terme, un peu général, englobe habituellement le cahier des charges et tous les documents administratifs qui l entourent ainsi que la définition des modalités souhaitées pour la réponse. Cahier des charges Maître d œuvre Maître d ouvrage Offre commerciale RFI RFP Le cahier des charges est «l acte qui indique les conditions des marchés de travaux 2». Cette définition correspond tout à fait à l usage qui en est fait ici. Dans un autre contexte, cette définition pourrait être plus générale : le cahier des charges est «la description exhaustive et sans ambiguïté de ce qu un client attend d un fournisseur.» Plus simplement, on pourrait dire que le cahier des charges est «l expression des besoins». Le maître d œuvre est l acteur, choisi par le maître d ouvrage, qui est responsable de la conception d un projet puis de sa réalisation. Le maître d ouvrage est l entité, le plus souvent une société, qui commande un projet et généralement le finance pour l exploiter lui-même ou non. Le maître d ouvrage peut aussi, s il dispose des ressources nécessaires, assurer la maîtrise d œuvre. Une offre commerciale peut correspondre à la définition du devis; elle peut aussi être un peu plus complète et comprendre notamment des informations complémentaires comme le planning, les modalités d exécution, le profil des intervenants, les méthodes à utiliser, etc. Acronyme du terme anglais Request for information. Il s agit d une présélection des fournisseurs qui seront consultés lors de la phase suivante : le RFP. Acronyme du terme anglais Request for proposal. Il s agit de la consultation proprement dite, l appel d offres. On parle aussi quelquefois de RFQ (Request for quotation). 1. Dictionnaire Flammarion, op. cit. XVII