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1 RÉGLEMENTATION DES MEMBRES avis Personne-ressource : L. Boyce : (416) RM0281 Le 12 avril 2004 À l ATTENTION DE : Personnes désignées responsables Chefs des finances Destinataire(s) à l'interne : Affaires juridiques et conformité Comptabilité réglementaire Crédit Détail Financement d'entreprise Formation Haute direction Inscription Institutions Opérations Pupitre de négociations Recherche Vérification interne LIGNES DIRECTRICES VISANT LA SUPERVISION DES PUBLICITÉS, DE LA DOCUMENTATION COMMERCIALE ET DE LA CORRESPONDANCE L article 7 du Statut 29 a fait l objet d une révision destinée à réduire l exigence d approbation préalable des publicités, de la documentation commerciale et de la correspondance. Le paragraphe (2) prescrit maintenant aux membres de mettre en œuvre des politiques et des procédures de supervision de ces documents. Le présent avis vient éclairer les membres sur l élaboration et la mise en oeuvre de ces politiques et procédures. I. Définitions Les politiques et procédures des membres devraient comprendre des définitions claires et complètes de ce qui constitue de la publicité, de la documentation commerciale et de la correspondance. Ces politiques et procédures devraient être établies de façon appropriée à la taille, à la structure, aux activités et à la clientèle du membre. Les politiques et procédures peuvent ainsi différer selon le type de clientèle en jeu. Les questions suivantes méritent l attention des membres : 1) La classification de documents à titre de publicité ou de documentation commerciale dépend de façon générale de leur contenu et de leur objectif plutôt que des moyens employés pour leur diffusion. 2) La définition de publicité englobe tous les moyens de communication, y compris la presse écrite, la radiodiffusion et les médias électroniques. Ainsi qu il a été mentionné dans le Bulletin d interprétation de la conformité C-88, les sites Web généralement accessibles sont considérés comme une forme de publicité. Les sites Web protégés par un mot de passe, par exemple ceux qui sont conçus exclusivement pour permettre aux clients actuels de passer des ordres, n appartiendraient pas à la définition de publicité, mais le matériel portant sur des stratégies ou des titres particuliers qui s y trouve pourrait constituer de la documentation commerciale. MONTRÉAL 1, Place Ville-Marie, bureau 2802, Montréal (Québec) H3B 4R4 Téléphone : (514) Télécopieur : (514) HALIFAX Suite 1620, TD Centre, 1791 Barrington Street, Halifax (Nouvelle-Écosse) B3J 3K9 Téléphone : (902) Télécopieur : (902) TORONTO Suite 1600, 121 King Street West, Toronto (Ontario) M5H 3T9 Téléphone : (416) Télécopieur : (416) CALGARY Suite 2300, 355 Fourth Avenue S.W., Calgary (Alberta) T2P 0J1 Téléphone : (403) Télécopieur : (403) VANCOUVER Suite 1325, P.O. Box 11614, 650 West Georgia Street, Vancouver (C.-B.) V6B 4N9 Téléphone : (604) Télécopieur : (604)

2 Le 12 avril, RM0281 Un simple lien sur le site Web d une autre entité, qu il y figure à titre onéreux ou gracieux, ne constitue pas de la publicité, mais toute présentation textuelle ou graphique faisant la promotion des services du membre pourrait le transformer en publicité. 3) Certaines formes de correspondance entrent dans la définition de documentation commerciale. Une lettre adaptée à un client particulier pour lui donner des conseils sur ses placements ne constitue pas de la documentation commerciale. Par contre, toute lettre expédiée à plus d un client, qu il y soit affirmé ou non qu elle est adaptée à leurs exigences ou objectifs particuliers, serait généralement comprise dans la définition de documentation commerciale. Puisque de telles lettres peuvent être expédiées par des représentants inscrits, les politiques et les procédures ainsi que les mesures de formation du membre devraient délimiter clairement les situations dans lesquelles la correspondance constitue de la documentation commerciale. 4) Les commentaires généraux sur le marché et les perspectives économiques ainsi que les séminaires éducatifs ne sont pas visés par les définitions de publicité ou de documentation commerciale. Les politiques et procédures des membres devraient toutefois prévoir un processus pour approuver la participation de certaines personnes à de telles démarches, de même que des lignes directrices et de la formation pour faire en sorte que tous soient au courant des lignes de démarcation entre un commentaire général et la publicité ou la documentation commerciale. II. Politiques et procédures Les politiques et procédures des membres devraient être conçues de façon à assurer le respect du paragraphe 7(1) du Statut 29 et de toutes les autres exigences en ce qui a trait à la publicité, à la documentation commerciale et à la correspondance. Au nombre des autres exigences figurent notamment celles qui suivent (la liste n est pas exhaustive) : la déclaration explicative du FCPÉ (article 14 du Statut 29 de l ACCOVAM) la divulgation d un intérêt financier ou de la responsabilité en matière de prise ferme (par exemple, l article 41 de la Loi sur les valeurs mobilières (Ontario)) la divulgation relative aux actions subalternes (par exemple, l alinéa 2.2(c) de la Règle de la Commission des valeurs mobilières de l Ontario) la déclaration relative à l émetteur relié ou associé (par exemple, l article 228 du règlement d application de la Loi sur les valeurs mobilières (Ontario)) la norme canadienne relative aux opérations sur titres à l'aide d'internet et d'autres moyens électroniques les restrictions en matière de publicité des organismes de placement collectif (l article 15 de la Norme canadienne ) les divulgations relatives aux rapports de recherche exigées par le Principe directeur n o 11 l avis sur la réglementation des membres RM-008 de l ACCOVAM : Directives relatives à la transmission électronique de documents Les lignes directrices générales suivantes s appliquent : 1) Les membres qui procèdent souvent à l annonce ou à la diffusion de documentation commerciale ou de correspondance devraient charger un associé, un administrateur ou un dirigeant en particulier de la responsabilité globale d assurer la conformité avec l article 7 du Statut 29 et avec les autres règles et règlements visant la publicité, la documentation commerciale et la correspondance. Lorsqu il est structuré en plusieurs unités ou divisions commerciales distinctes, le membre peut affecter un associé, un administrateur ou un dirigeant distinct pour chacune de ces unités ou divisions. L associé,

3 Le 12 avril, RM0281 l administrateur ou le dirigeant ainsi désigné devrait s assurer que des politiques et procédures adéquates sont en vigueur, qu elles sont assujetties à des examens périodiques pour en assurer la pertinence, qu elles sont révisées de façon à intégrer les modifications pertinentes et qu elles sont communiquées à tout le personnel concerné. L associé, l administrateur ou le dirigeant désigné devrait aussi s assurer que toutes les personnes auxquelles des responsabilités particulières ont été confiées en vertu des politiques et procédures connaissent bien leurs fonctions et s en acquittent adéquatement. 2) Lorsque certains types particuliers de publicité, de documentation commerciale ou de correspondance sont interdits par le membre, les politiques et procédures devraient en énoncer clairement l interdiction. 3) La supervision de la publicité, de la documentation commerciale et de la correspondance peut se faire au moyen d une approbation préalable à l utilisation, d un examen postérieur à l utilisation ou d un échantillonnage postérieur à l utilisation, selon ce qui convient au type de documents. Les exigences d examen particulières pour chaque type de matériel utilisé par le membre devraient être clairement définies dans les politiques et procédures du membre. 4) Les politiques et procédures devraient comprendre des exigences de conservation couvrant à la fois les copies du matériel lui-même et les dossiers des examens et des approbations. Lorsqu un examen ou un échantillonnage postérieur à l utilisation décèle un problème, les mesures prises pour le corriger devraient être consignées. 5) Les rapports de recherche, les chroniques boursières, les transcriptions de télémarketing, les documents de séminaires de promotion, les publicités originales et tout le matériel utilisé pour solliciter des clients et contenant des rapports ou sommaires de rendement doivent faire l objet d une approbation préalable à l utilisation sous l angle des exigences relatives au contenu et à la communication. Lorsque l approbation préalable à l utilisation est prescrite, le dossier d approbation doit porter sur la version ou l épreuve définitive, et non sur une première version ou épreuve pour laquelle des modifications ont été demandées. La publicité originale s entend de la première diffusion d une publicité ou d une publicité modèle et elle doit faire l objet d une approbation préalable à l utilisation. Les modifications de détail dans la présentation spécifique de publicités modèles, comme le nom du représentant inscrit ou l emplacement de la succursale, ne nécessitent pas une approbation continue. Toute publicité, documentation commerciale ou correspondance qui est utilisée pour solliciter des clients et qui contient des rapports ou sommaires de rendement est assujettie à une approbation préalable à l utilisation. Cette obligation ne vise pas, par exemple, les relevés informatisés de portefeuille fournis aux clients ou le matériel comprenant des graphiques des prix et des volumes pour des titres précis ou des rendements pour des valeurs à revenu fixe. Elle vise toutefois les publicités comprenant des rapports de rendement d organismes de placement collectif ou de services de répartition de l actif, lesquelles devraient faire l objet d un examen au regard à la fois de l article 7 du Statut 29 et de la Norme canadienne

4 Le 12 avril, RM0281 6) Le recours à un examen ou à un échantillonnage postérieur à l utilisation peut convenir, par exemple, dans des situations de publicités modèles, de commentaires quotidiens à la suite de la publication de résultats de recherches ou encore de correspondance avec des clients individuels ou de petits groupes de clients semblables. Les politiques et procédures du membre devraient préciser le type d examen prescrit, la responsabilité de procéder à ces examens et de prendre les mesures correctives qui s imposent, la fréquence ou les techniques d échantillonnage et les exigences de conservation des dossiers. 7) Les politiques et procédures devraient prévoir une supervision indépendante, de sorte que la même personne ne soit pas responsable de la supervision ou de l approbation de la publicité ou de la documentation commerciale qu elle a préparée. 8) Les rapports semblables à des rapports de recherche que peuvent publier des représentants inscrits qui ne sont pas employés à titre d analystes au sens défini dans le Principe directeur n o 11 doivent faire l objet d un examen permettant de déterminer s ils répondent aux exigences de communication des conflits d intérêts pertinents à la lumière du Principe directeur n o 11. III. Recherche effectuée par des tiers La recherche effectuée par des tiers n est pas régie par l article 7 du Statut 29, mais elle est visée par le Principe directeur n o 11. Toutefois, les membres devraient s assurer de la bonne foi de tout tiers établissant un rapport de recherche. Le matériel fourni par une partie qui n est pas indépendante de l émetteur, comme par exemple une agence de relations publiques, constituerait de la documentation commerciale si elle était diffusée par un membre. IV. Communications électroniques Ainsi qu il a été mentionné précédemment, c est le contenu et l objectif de la diffusion du matériel qui détermine s il s agit de publicité ou de documentation commerciale, et non la méthode de diffusion. Toutefois, la vaste disponibilité du courriel et de l Internet soulève de nouvelles questions. Lors de l élaboration de leurs politiques et procédures pour répondre aux exigences de l article 7 du Statut 29 et aux autres obligations de supervision, les membres devraient porter une attention toute particulière aux points suivants. 1) Il est impossible de superviser le matériel transmis à l extérieur des systèmes du membre, comme par exemple des courriels expédiés par l intermédiaire d installations informatiques privées d un représentant inscrit. Chaque membre devrait adopter des politiques lui permettant de s assurer que tous les courriels d affaires expédiés à des clients actuels et éventuels sont saisis. Il peut atteindre cet objectif en fournissant à ses employés et représentants un accès à distance sécurisé à ses systèmes, en leur interdisant l expédition de courriels d affaires à partir de leur domicile ou en exigeant que des copies de tous les courriels d affaires lui soient expédiées. 2) Lorsque ses employés ou représentants se servent de courriels pour communiquer avec les clients, le membre devrait avoir des procédures de conservation et d échantillonnage qui lui permettent de s assurer que tout courriel visé par l article 7 du Statut 29 a été dûment approuvé et respecte toutes les politiques et procédures du membre. 3) Même s il ne s agit pas d une pratique commerciale obligatoire, il est avantageux d avoir une politique d utilisation appropriée des courriels, d accès à l Internet et de formation sur la protection contre les virus informatiques.

5 Le 12 avril, RM0281 4) L acceptation d ordres par courrier électronique dans tout système autre qu un système d enregistrement des ordres crée nombre de risques, notamment des risques de retard dans l acceptation et l exécution des directives ou de communication de directives inappropriées par le client. Il faut dissuader les clients et les représentants inscrits de se servir de courriels pour la communication d ordres; s ils choisissent de s en servir, les clients devraient être avertis des risques qu ils courent. 5) Il existe des logiciels qui permettent au membre de surveiller les courriels expédiés et reçus afin d y déceler des mots clés indiquant qu il y a lieu de procéder à un examen. Les membres devraient consulter leurs conseillers juridiques afin de s assurer que leurs politiques et procédures comprennent les avis indiquant adéquatement que les courriels peuvent faire l objet de supervision. 6) Les représentants inscrits ne sont pas habilités à faire des déclarations ou des recommandations anonymes dans des salons de clavardage ou des babillards sur l Internet.

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