Création du nouveau site internet de la communauté de communes et des communes membres

Transcription

1 MARCHE PUBLIC DE PRESTATION INTELECTUELLE PROCEDURE ADAPTEE (Article 28 du code des marchés publics) Création du nouveau site internet de la communauté de communes et des communes membres CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) Communauté de Communes du Mont d Or et des deux Lacs 2 rue de la Seigne LES HOPITAUX VIEUX - 1 -

2 1) Préambule La Communauté de Communes du Mont d Or et des Deux Lacs est doté d un site internet créé en qui reçoit chaque année plus de visites. En raison de sa conception technique, la mise en ligne des données sur le site nécessite l intervention d un prestataire extérieur. Cette lourdeur a conduit la collectivité à faire aujourd hui le constat suivant : de nombreuses informations ne sont pas à jour et le coût de ce fonctionnement est relativement onéreux. Aussi, la collectivité souhaite opérer une refonte complète de ce site, afin de remplir les objectifs suivants : - Faire connaître la collectivité aux administrés, aux partenaires et acteurs économique s et sociaux du territoire - Simple, facilement accessible, le site devra permettre une autonomie dans sa gestion et son alimentation qui sera effectué par du personnel interne non spécialisé dans la communication numérique 2) Contenu de la mission : La mission demandée au prestataire comporte les aspects suivants : - Conseil, Expertise, conception et mise en forme du projet en lien avec la collectivité, - Participation aux commissions communication afin de définir et d'arrêter l architecture et le contenu du site, - Apport d une expertise sur les besoins et les attentes exprimés par la collectivité,réalisation du site, des maquettes de pages et des pages de base après validation des différentes phases, - Formation du personnel de la collectivité à la gestion du site - Proposition d une solution simplifiée (formats...) pour la création de nouvelles pages et pour les mises à jour - Proposition de solutions de référencement et de promotion du site 3) Identité du site, contenu 3-1 Identité du site : L objectif premier du site sera d assurer la connaissance de la collectivité : ses élus, ses compétences, son fonctionnement, les services apportés à la population, les actualités concernant ses actions et leur suivi, les données administratives et financières officielles. L objectif sera également d assurer la promotion du territoire. Celle-ci sera basée sur ses atouts : ses talents, ses savoir-faire, ses paysages, son espace naturel remarquable, la qualité des services - 2 -

3 offerts (école, santé, relais petite enfance, transports...) et de ses infrastructures, ses forces vives, ses entreprises, ses initiatives... Pour éviter la redondance d informations déjà disponibles sur les sites des partenaires de la collectivité (PREVAL, Office de Tourisme ), le prestataire pourra proposer d opérer des liens avec ces sites existants. Le site permettra de rendre des services à la population notamment en dehors des heures d ouverture des bureaux (système de téléchargement de documents...). Le site étant mutualisé avec les 19 communes membres, ces mêmes informations devront être intégrées ou reprises pour leur compte selon une architecture homogène. Le nom de domaine actuel est : hautecomte.fr. Toutefois, il est envisagé de remplacer celui-ci par : ccmontdor2lacs. Fr 3-2 Contenus Structuration du site et rubriques Le prestataire proposera une assistance de conseil pour aider la collectivité à identifier les informations à mettre sur le site et à élaborer l'arborescence des rubriques et sous rubriques. Cette réflexion permettra également de préciser l'organisation des informations à présenter sur les différentes pages du site et l'enchaînement de ces pages. Télé services locaux en direction des usagers-citoyens Le site doit permettre de «télé servir» les usagers citoyens en leur proposant de réaliser par voie électronique tout ou partie des opérations de paiements par l intermédiaire du module TIPI ou d inscription aux services de la communauté de communes. Informations légales Le prestataire fera figurer ces informations sur le site conformément à la législation en vigueur. Traduction des pages et informations importantes Certaines pages (à définir) seront traduites en plusieurs langues (mot de l exécutif local et de bienvenue, informations touristiques, économiques et divers). Accessibilité du site Le site permettra aux personnes en situation de handicap temporaire ou permanent ainsi que toutes les personnes âgées de consulter aisément les informations du site, conformément à la législation en vigueur. Pages d accueil : Le prestataire conseillera la collectivité sur ces pages notamment au niveau graphisme

4 Ces pages devront être d'une grande lisibilité pour orienter le visiteur selon qu'il est habitant cherchant des services ou touriste ou investisseur potentiel. Elles devront intégrer des visuels dynamiques et des contenus simples attractifs. L utilisateur devra pouvoir revenir sur la page d accueil à n importe quel stade de sa navigation. Liens : Les liens sécurisés seront privilégiés afin d éviter toute redondance, de simplifier la gestion et les mises à jours. Voici quelques idées de liens :, Région Franche Comte, Conseil Général du Doubs, sites des communes, Office de Tourisme, Pays du Haut Doubs, PREVAL, SIEL Tout lien nécessaire à dynamisation et à son attractivité pourront être proposés. Un onglet spécifique intitulé «marchés publics» devra être créé. Lettre d information périodique (newsletter) Les citoyens doivent avoir accès aux informations publiques. La solution proposée doit permettre l'élaboration automatique d'une lettre par sélection d'informations du site et l'envoi périodique vers les abonnés pour les tenir au courant de l'actualité locale et des principales initiatives de la collectivité dans les domaines choisis. Ce module est composé de deux éléments : - Sur le site, la possibilité de s'inscrire à la lettre d'information en précisant son nom, prénom et . Ces informations alimentent le fichier des abonnés. Un de confirmation sera envoyé à l'adresse saisie lors de la première inscription. Le système devra être paramétrable, de manière à supprimer automatiquement les adresses erronées ou non fonctionnelles et les doublons, - Via l'administration, les responsables du site devront pouvoir sélectionner les informations ou rubriques à mettre dans la lettre et les affecter au bon thème. Il devra pouvoir visualiser la lettre d'information pour validation et l'envoyer à l'ensemble des abonnés ; dans chaque lettre, une rubrique devra permettre à un destinataire de se désabonner. Cette solution devra être gérée par un serveur extérieur pour éviter les SPAM ; Gestion de formulaires Ce module accessible via l'administration devra permettre la création de formulaires à mettre en ligne sur le site (ex. : envoi de mail, formulaires administratifs, de signalement d'incidents, d'enquêtes, d'inscription, de demandes d'informations ). Les fonctionnalités attendues sont la création, la modification et la suppression de formulaires. La création de formulaires devra être entièrement paramétrable. Le nombre et le format des champs de saisie sont illimités (champs textes, cases à cocher, etc ). Les champs sont les suivants : - Titre du formulaire, - Descriptif du formulaire, - Destinataire du formulaire : fichier et destinataires mail, - 4 -

5 - Titre des champs de saisies, - Texte d'aide à la saisie pour chaque champ, - Format des champs de saisies. Une fois créé, le formulaire entre dans la liste des formulaires disponibles. Chaque formulaire doit pouvoir être associé à des rubriques et des actualités. Premier pas vers l' e-administration La solution doit donner la possibilité aux responsables du site, de créer simplement des formulaires permettant aux citoyens de fournir des informations, de se préinscrire à un service, d effectuer des demandes ou des réservations d'actes, de commander des publications. Les demandes, inscriptions ou réservations doivent pouvoir être envoyées par à l'agent concerné et enregistrées dans un fichier pour éviter toute resaisie par le service, en cas de traitement automatique par une application. 4) Prestations attendues 4.1 Configuration du site A partir du recueil des besoins, le prestataire proposera une maquette structurée. Après validation de la maquette par la commission communication, le prestataire élaborera la configuration du site en définissant la structure de la page d'accueil, l'enchaînement des différentes pages et un jeu de maquettes de présentation. Le prestataire devra justifier ses choix concernant : - La compatibilité avec les outils du marché (navigateurs et système d exploitation) - Le format d'affichage Un confort minime d utilisation doit pouvoir s appliquer aux tablettes numériques et proposer des applications adaptées - La navigation : Présence d'une barre de navigation (chemin), respect de la règle des trois clics, accès facilité pour les malvoyants, impression des pages - Modules de téléchargement : L'accès au site ne devra pas nécessiter de plugins additionnels hormis les players multimédias standards et Acrobat Reader dans sa version gratuite. - Performance : Le temps d'affichage devra être correct pour des liaisons à bas débit. - Niveau d accessibilité : le site devra, au minimum, être conforme au niveau 1 des normes d'accessibilité W3C intitulées "Web Accessibility Initiative"

6 4.2 Création de contenus, d objets Le prestataire devra : - Proposer des choix techniques adaptés pour intégrer automatiquement les documents et renseignements fournis au format web (spip, html ) à partir des documents disponibles sous formats divers, - Créer les éléments graphiques (fond de page, boutons, icônes ) - Présenter les solutions envisagées pour la protection et la sécurité du site Internet et de ses données. Gestion des contenus L'accès à ces modules doit se faire à partir d'une interface d'administration simple et ergonomique, accessible à partir d'un navigateur standard du marché via le réseau Internet. L'ensemble des fonctionnalités du module de gestion du contenu a pour objectif de permettre, de manière simple, intuitive et efficace, l'utilisation, l'acquisition, l'organisation et la publication (création, validation, et diffusion ) des contenus. La solution de gestion de contenus devra être capable de gérer l'ensemble des contenus, aussi bien pour les pages dont le contenu évolue peu dans le temps, que pour les pages régulièrement actualisées. Toutes ces informations doivent pouvoir être gérées à partir d'une interface d'administration simple et ergonomique, à partir de formulaires de saisie, et associées à une maquette de présentation (modèle de page). Toute information doit pouvoir être créée, modifiée, déplacée ou supprimée. Aides à la navigation Le moteur de recherche devra être présent en permanence sur les sites quel que soit le niveau de navigation. Il permettra d'effectuer une recherche «full text» sur toutes les informations de la base. Lors de la visualisation, les résultats de la recherche seront regroupés par type d'information. Le socle technique doit permettre de générer dynamiquement un "plan du site" en se basant sur les informations d'arborescence contenues dans le système de gestion des contenus. Gestion de la page d'accueil La mise à jour des informations de la page d'accueil doit pouvoir se faire simplement en sélectionnant des informations déjà existantes dans le site pour les affecter aux différents thèmes de cette page d'accueil. Interface d'administration L administration devra posséder une page d accueil en forme de tableau de bord pour que le responsable du site retrouve l ensemble de l information nécessaire pour piloter le site (information en ligne, nombre de contributeurs, informations en cours de validation). Cette administration sera accessible par un login et un mot de passe attribué à des personnes - 6 -

7 physiques identifiées. Interface d'administration multi profils (relevant de la compétence de la collectivité) En plus des fonctions de l'administration de base, l'administrateur principal devra pouvoir créer, modifier et supprimer des administrateurs secondaires et leur affecter les droits correspondant à leur domaine d'intervention. 4.3 Maquette du site Le prestataire devra présenter deux maquettes de site, qui permettront à la collectivité de valider les différentes phases du projet. Ces maquettes ou pages web seront testées et acceptées par la collectivité avant la mise en ligne complète du site. 4.4 Dépôt du nom de domaine Le prestataire devra effectuer les démarches en vue du dépôt et de la protection du nom de domaine Procédures administratives Le prestataire devra indiquer à la collectivité, les contraintes réglementaires et les procédures administratives qui devront être respectées pour la mise en ligne du site. 4.6 Technologies utilisées Le prestataire détaillera les technologies utilisées pour la création du site 4.7 Référencement Le prestataire sera amené à présenter et à détailler les solutions, les prestations et les conditions de référencement (localisation, durée possible, conditions d hébergement et de résiliations ) Le prestataire devra assurer un suivi de référencement, fournir des rapports de positionnement et la réinscription dans les moteurs et annuaires, lorsque cela sera nécessaire. 4.8 Réception de la solution Le prestataire mettra à disposition une version du site sur la plateforme de test pour effectuer la recette fonctionnelle globale des sites : vérifier la bonne intégration de la charte graphique sur la page d'accueil et sur les différentes pages et valider l'ensemble des fonctionnalités proposées. Pour effectuer ces tests fonctionnels, le prestataire fournira un minimum de contenu pour pouvoir visualiser les différentes maquettes de présentation qu il présentera lors d une réunion du comité de pilotage. Une fois la recette globale du site prononcée, le prestataire prend en charge le transfert de cette version sur la plateforme d'exploitation pour permettre la mise en ligne du contenu. Avant la mise en ligne d'une première version, le prestataire devra effectuer en présence du titulaire des tests de performance de la solution

8 Les résultats de ces tests devront vérifier que les temps de réponse moyens, à la sortie du serveur, sont inférieurs à 5 secondes pour 90% des fonctions prévues dans les scénarios du jeu de test pour 10 utilisateurs simultanés. Dans le cas où ces résultats ne seraient pas atteints, le prestataire devra prendre à sa charge l'ensemble des dispositions nécessaires jusqu'à obtention des objectifs attendus. 4.9 Mises à jour, assistance et formations La solution présentée se voudra simple et rapide, afin d'actualiser les sites le plus aisément possible. L actualisation et la mise à jour du site pourront se faire à partir d un ordinateur connecté à Internet, quelle que soit sa localisation. La collectivité devra pouvoir maîtriser elle-même la mise à jour hebdomadaire du site, et ne pas être tributaire du prestataire qui le réalise. La solution technique qui sera retenue permettra d assurer la gestion du contenu (modification des informations, création ou suppression de rubriques, etc.) sans intervention externe. Ces tâches devront pouvoir être réalisées en interne par des personnes non spécialisées. Tranche ferme : Le prestataire fournira une formation aux collaborateurs et / ou aux élus des collectivités dans les locaux de la collectivité (nombre de participants à définir), ainsi qu une attestation de fin de formation. Il apportera toutes précisions à ce sujet dans son offre, via la note méthodologique qu il produira, et notamment la durée de formation qu il juge adéquate. Le prestataire proposera une assistance d'accompagnement de la collectivité pour l aider à structurer et mettre en ligne la première version du site. Le prestataire précisera le temps nécessaire pour cette formation qui se déroulera dans les locaux communautaires. Au titre de la tranche conditionnelle n 1 : Sur demande de la collectivité, le prestataire pourra être appelé à dispenser une ou plusieurs séances de formation supplémentaires à destination des élus et/ou des agents. Le candidat mentionnera dans son offre le temps qu il juge nécessaire pour cette formation ainsi que son coût. Ce coût sera indexé sur l index SYNTEC avec pour valeur de référence le dernier indice connu au mois de novembre A l'issue de cette formation, le prestataire apportera une assistance téléphonique à cette équipe, durant les heures ouvrables Statistiques de connexion Les statistiques du site devront également être accessibles à l'administration, afin d'identifier les pages les plus visitées, suivre l'évolution du nombre de visites, répertorier les expressions recherchées. En résumé suivre l'activité du portail pour le faire vivre et évoluer. Les informations statistiques seront archivées et devront pouvoir être visualisées mensuellement avec une activité journalière, Les statistiques comprendront notamment : - 8 -

9 Le nombre de connexions et d'accès visiteurs par périodes, Les mots clés tapés par les internautes, Les moteurs et annuaires de provenance, Les statistiques par rapport au référencement, Le temps passé sur le site, les rubriques et les pages les plus visitées. 5) Livrables attendus Les prestations et les pièces à livrer à la collectivité sont les suivantes : - Tous les documents décrivant le site, son fonctionnement et son hébergement, - Tous les détails, codes sources et documentations relatifs au fonctionnement du site, - Un mode d emploi notamment pour la mise à jour, les procédures de modifications et/ou d ajouts, - L arborescence détaillée du site, - Le descriptif des technologies utilisées pour la création du site ; technologie open, langage de programme utilisé ; méthode de développement, - La gestion des versions des différents livrables, - La version des navigateurs compatibles, - Les fichiers informatiques source (pages HTML, graphismes, bases de données, programmes,..), - La version du code HTML utilisée, - L identifiant et mot de passe pour accéder au serveur, - Les annuaires et moteurs de recherche, fiche descriptive du nom de domaine - Les manuels et guides d utilisations - La preuve des déclarations (récépissé CNIL, copies d écrans des déclarations annuaires et - moteurs, fiche descriptive du nom du domaine), - Le planning de réalisation avec un engagement sur la date de mise en ligne. - Eléments relatifs à l application smartphone Cette liste est non exhaustive, le fournisseur s engage à délivrer toutes les pièces ou l assistance nécessaire au bon fonctionnement du site et qui pourront être demandées par la collectivité. Tous ces livrables seront remis à la fois sur CD-Rom ou DVD et sur documents papiers. 6) Contraintes juridiques 6-1 Respect des obligations légales d information et de déclaration Conjointement avec la collectivité, le prestataire doit s engager à mettre en œuvre toutes les mesures permettant de respecter les obligations légales en matière d information et de déclaration requises pour tout site web, en général, et pour tout site de collectivité locale, en particulier. Les mentions obligatoires relatives à l identification de la personne morale, éditeur du site, et du directeur de publication doivent être intégrées, de même que les informations concernant le - 9 -

10 traitement de données personnelles. Les formulaires de collecte de données, l introduction de cookie sur le poste client, les services interactifs et les télé-services, doivent, par l insertion des mentions requises, permettre de tenir informer les personnes concernées afin qu elles puissent exercer pleinement leurs droits. Les sites publics institutionnels sont, en principe, dispensés de déclaration s ils ont un but exclusif d information ou de communication externe et qu ils respectent les règles prévues dans la dispense de déclaration n 7 adoptée par la CNIL. Les sites qui ont un champ plus large (par exemple en proposant des services interactifs) doivent faire l objet d une déclaration dite «normale» à la CNIL. Enfin, les sites offrant aux usagers-citoyens la possibilité d effectuer des démarches administratives en ligne (télé-services) doivent faire l objet d une demande d avis préalable auprès de la CNIL. Pour tout information complémentaire : Pour les modèles de mentions à insérer : Pour les télé-services : Propriété et portabilité des contenus La Communauté de Communes est dépositaire de l intégralité des droits d auteur, ou au minimum des droits d exploitation sur tout support, présent ou à venir, de l ensemble des contenus rendus disponibles sur le site. La totalité des éléments graphiques (images, gabarits, feuilles de style) constitutifs de l habillage du site, de même que tout autre contenu créé, modifié et publié par le prestataire, dans le cadre du présent marché, devront respecter cette règle, y compris lorsqu il s agit d un contenu original ou adapté issu d un tiers. Les fichiers sources finaux ayant été utilisés seront mis à disposition de la collectivité commanditaire sur support numérique de manière à lui garantir le plein exercice de ses droits de propriété. Dans un souci de pérennité et de portabilité des contenus de son site web, la Communauté de Communes souhaite que la solution proposée offre la possibilité d un export, partiel ou total, de préférence dans un format XML standard, de l ensemble des structures, données, métadonnées constitutives de son référentiel de contenus. Elle doit être en mesure de ne pas avoir à reconstituer manuellement ce référentiel dans le cas d un éventuel changement futur de solution. 6-3 Encadrement juridique de la réutilisation des contenus Afin de partager le plus largement possible les données publiques rendues disponibles sur son site web, la collectivité souhaite pouvoir appliquer un contrat «Creative Commons» à l ensemble des contenus pour lesquels elle est dépositaire des droits de propriété afin d autoriser, à priori et selon ses propres conditions, la réutilisation par des tiers. 7) Période de garantie La période de garantie exigée par la collectivité est d une durée de 12 mois. Elle démarre à compter de l émission du procès-verbal de vérification de service régulier (VSR) qui valide et clôt la procédure de recette de la solution technique et de l ensemble des composants permettant de couvrir le

11 périmètre fonctionnel attendu. La garantie porte sur tout vice, défaut de conception ou de fonctionnement normal, qu ils soient visibles ou cachés. Le prestataire s engage à effectuer le diagnostic, à remplacer, réparer ou modifier, tout élément défectueux. Pendant la période de garantie, le prestataire s engage à assurer la maintenance corrective (correction de défauts et résolution de bogues résiduels) de la solution fournie selon une procédure de prise en charge des anomalies (support d assistance) - En cas d anomalie «non-bloquante», le prestataire dispose d un délai maximum de 4 jours ouvrables, à partir de la réception du signalement par la collectivité, pour résoudre l anomalie et lui communiquer en retour un rapport détaillé sur la nature de l anomalie rencontrée et les éléments correctifs mis en œuvre. - En cas d anomalie «bloquante», le prestataire s engage à rétablir le service dans les meilleurs délais et dispose d un délai maximum de 24h, à partir de la réception du signalement par la collectivité, pour résoudre l anomalie et lui communiquer en retour un rapport détaillé sur la nature de l anomalie et les éléments correctifs mis en œuvre. Le signalement de toute anomalie (difficulté ou incident d exploitation, dégradation des performances, constat de non-conformité de fonctionnement) s effectue, au minimum, par téléphone (confirmé par courriel) ou par courriel entre le chef de projet de la collectivité et le support d assistance mis en place par le prestataire. Il appartient à la collectivité seule de classifier l anomalie en bloquante ou non-bloquante. 8) Maintenance et assistance De par leur nature, les prestations objet du marché nécessitent de la maintenance. Le titulaire s engage à assurer la maintenance pendant une durée de 4 ans à compter de la date d expiration du délai de garantie. La maintenance des prestations sera effectuée dans les conditions de l article 31.1 du CCAG. T.I.C. Le titulaire proposera un contrat de maintenance incluant à minima : - une maintenance préventive, corrective et évolutive - une assistance téléphonique 5 jours sur 7 hors jours fériés 9) Délai de réalisation Le prestataire s engage à respecter le délai de réalisation défini à l acte d engagement. Les candidats annexeront à leur offre le planning prévisionnel qu ils se proposent de mettre en oeuvre