Cette directive et méthode s'applique à toutes les unités administratives qui utilisent une «Réquisition de paiement».

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1 OBJET: Réquisition de paiement FORMULE(S) À UTILISER Réquisition de paiement Page 1 de 5 Émis le 30 avril 1992 Mis à jour le 1 er juin 2007 POUR RENSEIGNEMENTS, COMMUNIQUER AVEC : Le chef de section à la Division trésorerie et gestion des risques RÉFÉRENCE (S) Guide d utilisation des formulaires Électroniques Guide des normes des fonds de recherche 1. BUT Décrire les normes régissant l'utilisation de la formule «Réquisition de paiement». 2. APPLICATION Cette directive et méthode s'applique à toutes les unités administratives qui utilisent une «Réquisition de paiement». 3. INTERPRÉTATION La est chargée d interpréter cette directive et méthode. 4. DIRECTIVES 4.1 Généralité 4.2 Limite Toute demande de paiement d'une dépense ou d'une somme due à une personne ou à une société, doit normalement se faire au moyen de l'une ou l'autre des formules spécifiques suivantes: la formule «Honoraires, Bourses et Droits d'auteur», la formule «Frais de voyage et de déplacements», la formule «Frais de réception et de représentation», etc. Par ailleurs, tout achat de biens d'un fournisseur externe doit être effectué avec la carte d achats de l Université de Montréal ou par l intermédiaire de la Division approvisionnements, au moyen de la formule «Demande d'approvisionnement». Il peut cependant arriver dans certains cas exceptionnels que des paiements doivent être faits à des personnes ou entreprises externes, sans qu'il soit possible d'utiliser la formule spécifique. On doit alors utiliser la formule «Réquisition de paiement». On utilise la formule «Réquisition de paiement» dans le cas où, à cause des circonstances ou de la particularité de la transaction, une formule spécifique ne peut être utilisée pour effectuer le paiement.

2 Page 2 de 5 5. MÉTHODE Requérant 5.1 Remplit la formule «Réquisition de paiement» selon les instructions présentées aux annexes A et B et du Guide d utilisation des formulaires électroniques. 5.2 S assure que le prix sur les pièces justificatives est conforme à l entente intervenue. 5.3 S assure que le service est rendu ou que le bien est livré. 5.4 Annexe les pièces justificatives originales requises. 5.5 Fait approuver la formule selon les directives et méthodes en vigueur 5.6 Envoie la formule «Réquisition de paiement» accompagnée des originaux de tous les documents à l appui à la Division trésorerie et gestion des risques,. 5.7 Classe une copie pour référence. Division trésorerie et gestion des risques, 5.8 Reçoit la formule «Réquisition de paiement», accompagnée des documents à l'appui. 5.9 Effectue le contrôle des documents reçus de la façon suivante: a) S'assure que la formule a été remplie et approuvée selon les directives et méthodes en vigueur et que l on y a joint les pièces justificatives originales; b) vérifie si les pièces justificatives sont identifiées au nom de l Université de Montréal ou du particulier que l on rembourse; c) s assure que les numéros d inscription du fournisseur pour la T.P.S. et la T.V.Q. sont indiqués sur les pièces justificatives; d) vérifie l exactitude des calculs mathématiques de tous les documents reçus; e) s'assure de l'exactitude des montants de taxes indiqués (T.P.S., T.V.Q.); f) s assure que le centre d imputabilité (C.I.) indiqué appartient bien au requérant; g) s assure que le code de ventilation (C.V.) utilisé correspond à la description indiquée sur les documents justificatifs; h) s assure que la dépense est admissible selon les directives et méthodes en vigueur; i) effectue le contrôle budgétaire des disponibilités du centre d imputabilité (C.I.) selon les directives et méthodes en vigueur;

3 Page 3 de 5 Division trésorerie et gestion des risques, (suite) 5.9 Effectue le contrôle des documents reçus de la façon suivante : (suite) j) communique avec le requérant, s il y a lieu, pour obtenir toute information additionnelle ou pour l aviser de toute modification à apporter lorsque cela est nécessaire; k) confirme que les documents sont conformes par l apposition de la signature de l employé responsable sur le formulaire, à la case «Responsable du contrôle» Transmet les documents à la Section des comptes à payer,. Section des comptes à payer, 5.11 Reçoit les documents et s assure qu ils comportent l autorisation de la Division trésorerie et gestion des risques Procède au paiement et à la comptabilisation de la transaction selon les directives et méthodes en vigueur. Requérant 5.13 Vérifie à la réception de son rapport mensuel «État des comptes», l imputation de sa transaction à l aide de la formule «Réquisition de paiement» Communique avec la Division trésorerie et gestion des risques,, pour toute irrégularité.

4 Page 4 de 5 RÉQUISITION DE PAIEMENT ANNEXE A

5 Page 5 de 5 ANNEXE B RÉQUISITION DE PAIEMENT DESCRIPTION DES COMPOSANTES dix- 1. Date d émission de la formule 2. No de lot de saisie * 3. Nom de l entreprise ou de la personne à qui le paiement doit être effectué 4. Matricule de la personne à qui le chèque doit être émis (dépôt direct) 5. Code de fournisseur et code d adresse au fichier de la section des comptes à payer * 6. Adresse de l entreprise ou de la personne à qui le paiement doit être effectué 7. Description précise et significative du besoin 8. No de facture si le paiement est fait à une compagnie 9. Code de taxe * 10. Détails des montants à payer en spécifiant la devise 11. Taxe sur les produits et services payée (TPS) 12. Taxe de vente du Québec payée (TVQ) 13. Centre d imputabilité (C.I.) approprié (possibilité de ventiler le total à payer entre quatre-vingt neuf numéros de comptes, dans ce cas, il faut joindre à la formule une liste des numéros de comptes et des montants correspondants) 14. Code de ventilation (C.V.) approprié 15. Montant total à payer en spécifiant la devise 16. Nom de l unité administrative requérante 17. No de téléphone de la personne ayant complété le formulaire 18. Nom du requérant 19. Nom de l approbateur 20. Signature du requérant 21. Signature de l approbateur selon les directives et méthodes en vigueur 22. Initiale du responsable du contrôle * Unités décentralisées seulement