FEDERATION FRANCAISE DES BANQUES ALIMENTAIRES Gentilly, le 15 novembre 2002 N/Réf : BD/YB/JMD/MFQ

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1 FEDERATION FRANCAISE DES BANQUES ALIMENTAIRES Gentilly, le 15 novembre 2002 N/Réf : BD/YB/JMD/MFQ PREAMBULE La Fédération Française des Banques Alimentaires est une association qui a pour membres en NOVEMBRE 2002 : Les Banques Alimentaires agréées par elle Cinq associations caritatives nationales à savoir : Emmaüs, l'armée du salut, la Fédération Protestante, Les Equipes Saint-Vincent, la Société de Saint-Vincent de Paul. Quelques personnes physiques ayant rendu ou rendant des services au niveau national et bénéficiant du statut de "membres d'honneur". Cette Fédération a été créée à Paris le 4 octobre 1985 par la Banque Alimentaire d'ile-de- France et la Banque Alimentaire du Maine-et-Loire. Elle est membre fondateur de la Fédération Européenne des Banques Alimentaires. La dernière révision des statuts portant changement du siège social a été entérinée à l'assemblée Générale ordinaire du 21 juin BUT et MISSIONS La Fédération Française des Banques Alimentaires a été créée pour rassembler la communauté des Banques Alimentaires. La mission de la Fédération est identique dans chaque pays membre de la Fédération Européenne des Banques Alimentaires. Les documents de référence sont : 1) Les statuts de la Fédération Française des Banques Alimentaires article 1 & 6. 2) La charte des Banques Alimentaires dont la signature engage réciproquement les deux parties. 3) Les statuts type et règlement intérieur type des Banques Alimentaires. La mise en œuvre de ces missions est explicitée dans la 2 ème partie du document.

2 F.F.B.A le 15 novembre 02 LES MISSIONS 1 PRINCIPES GENERAUX 1.1- La Charte, communauté de valeurs La Fédération Française des Banques Alimentaires est témoin et garante d'une communauté de valeurs définies par la Charte. Chaque structure adhère en connaissance de cause à cette communauté de valeurs qui repose sur : 1 des objectifs communs : lutte contre la faim et la malnutrition, en premier lieu en luttant contre le gaspillage. 2 les mêmes principes de fonctionnement : le don et le partage de denrées se traduisant par : pas d'achat ni de vente, pas de distribution directe Fédération Fédérer, c'est rassembler la communauté autour du projet commun défini par la Charte : en initiant une analyse permanente de la malnutrition et sous-nutrition des populations en situation de pauvreté. en provoquant une réflexion sur la situation présente et l'avenir des Banques Alimentaires. en favorisant les échanges d'expérience entre les membres sur les plans régionaux et nationaux. en consolidant les résultats d'activité et financiers des Banques Alimentaires. 2 REPRESENTATION - COMMUNICATION 2.1 -Représentation Etre l'interlocuteur unique auprès des institutions nationales publiques et privées, notamment : pour les attributions et répartitions d'approvisionnements de portée nationale. pour représenter les Banques Alimentaires dans les différentes instances de réflexion et de proposition portant sur la précarité, la nutrition, l'hygiène alimentaire Communication Définir et promouvoir une politique de communication externe et interne, notamment auprès des organismes professionnels, des entreprises, du grand public. 3 ANIMATION - FORMATION DU RESEAU Animation Animer c'est promouvoir le développement et l adaptation du réseau des Banques Alimentaires, afin de mieux répondre aux besoins des populations en difficulté par l intermédiaire des associations. L'animation doit se décliner au niveau régional et local.

3 F.F.B.A le 15 novembre r Formation Former c'est conseiller et accompagner sur le plan technique en entreprenant toute action notamment en matière : d'hygiène alimentaire de connaissance et d'évolution des réglementations de gestion comptable et financière de gestion des approvisionnements et des stocks des pratiques d aide alimentaire des associations. 4 DELEGATION ET CONTROLE Il n'y a pas de délégation sans contrôle. Par l'attribution du label B.A., la F.F.B.A. est garante auprès des pouvoirs publics et des donateurs (entreprises, personnes, associations) de l'utilisation des dons en conformité avec la Charte. Les contrôles s exercent dans les domaines suivants : l organisation générale (respect de la Charte, statuts, légalité des opérations, image, etc ) la gestion financière et la comptabilité matière. le respect des procédures. les relations avec les institutionnels, les donateurs, les associations distributrices (exemple : GMS, industries agro alimentaires). Tout manquement jugé grave par le Conseil d Administration fera l objet d une notification et pourra aller jusqu au retrait du label avec l arrêt des services apportés par la Fédération. 5 RELATION AVEC LA F.E.B.A. La F.F.B.A membre fondateur de la F.E.B.A participe à son action et lui apporte son soutien. ***************

4 F.F.B.A le 15 novembre 02 LEUR MISE EN ŒUVRE. En application des missions définies ci-avant : représenter animer coordonner contrôler La liste des procédures et pratiques existantes en 2001 a été établie et classée sous les mêmes rubriques que les missions. 1 PRINCIPES GENERAUX : ADHESION DE NOUVELLES B.A Bien que l'ensemble du territoire soit couvert, certaines B.A. ont une action pluridépartementale avec des antennes départementales : celles-ci ont vocation à se transformer pour prendre leur autonomie en s'implantant près des regroupements de population qui sont aussi sources d'approvisionnement. La Fédération, gardienne de la Charte, étudiera avec la plus grande attention les candidatures d associations qui demanderont leur adhésion. Le Conseil d'administration de la Fédération vérifiera : leur projet en conformité avec la Charte leurs statuts et règlement intérieur qui doivent être conformes à la mission des Banques Alimentaires et au modèle type Sur place, les conditions de fonctionnement et les équipements. Lorsque le Conseil d'administration aura donné son accord, la Fédération assurera un suivi particulier pendant le temps nécessaire. 2 REPRESENTATION COMMUNICATION 2.1 Représentation La Fédération entretient des contacts réguliers avec les Ministères et les structures européennes concernées par son action, pour obtenir leur concours et leur présenter les résultats de l'action du réseau. La Fédération est l'interlocuteur au niveau national des organismes et associations. La Fédération recherche des sources de financement pour se donner les moyens nécessaires à son action et pour aider l'investissement des B.A. Notamment, elle entreprend des actions du type marketing pour développer, au niveau national, des partenariats avec les entreprises du secteur agroalimentaire ou d'autres sociétés dans le cadre du mécénat.

5 F.F.B.A le 15 novembre r 02 La Fédération entreprend toute action pour obtenir des dons de denrées : auprès de ministères concernés. auprès de l Union Européenne. auprès des entreprises agroalimentaire dans le cadre de "contrat" auprès des grands distributeurs par la signature de "convention cadre" auprès des fédérations et groupements de producteurs. La Fédération met en place, gère les outils administratifs de répartition de ces dons entre les Banques Alimentaires. 2.2 Communication La Fédération définit la stratégie de communication, à ce titre : 1) Elle protége le label "Banque Alimentaire". 2) Elle définit l'image graphique du réseau des Banques Alimentaires, outil de base de la communication et veille à son application. 3) Elle développe des campagnes de communications nationales auprès du grand public notamment pour la collecte nationale. La Fédération fournit aux Banques Alimentaires le matériel de communication à image nationale. La Fédération Française des Banques Alimentaires est l'éditeur de : un bulletin interne d'information la revue "la Chronique" La Fédération organise les congrès périodiques. 3 ANIMATION - FORMATION Animation - Procédures La Fédération Française des Banques Alimentaires fournit aux Banques Alimentaires le "guide de fonctionnement" définissant les procédures de fonctionnement d'une Banque Alimentaire rappelant la Charte et l'éthique. Ce document est mis à jour en fonction des besoins. - Réunions La Fédération Française des Banques Alimentaires organise des réunions annuelles avec les Banques Alimentaires sur des thèmes communs à tous, comme : L'approvisionnement et les relations avec le secteur agroalimentaire, les producteurs agricoles et le secteur de la distribution. La distribution et la relation avec les associations. La communication.

6 F.F.B.A le 15 novembre 02 Elle peut également initier d'autres rencontres pour : La gestion des stocks. La tenue de la comptabilité. L'hygiène et la sécurité alimentaire. ou sur tout autres thèmes. Elle veille et participe à la tenue régulière de réunions régionales. - Technique et management La Fédération met à disposition des Banques Alimentaires ses compétences techniques dans les principaux domaines, notamment : froid conservation des aliments transport organisation des entrepôts participation aux recherches sur la malnutrition. ressources humaines Elle s'engage, au nom des Banques Alimentaires, à faire appliquer les règlements de la DGAL et de la DGCCRF qui concernent les Banques Alimentaires en matière d hygiène et de sécurité alimentaire. - Informatique et réseau Dans un soucis de cohérence la Fédération définit la politique de gestion et communication et propose les outils nécessaires. Elle met à disposition des Banques Alimentaires : un service conseil pour l équipement en matériel et en logiciels du commerce. le logiciel de gestion de stocks. - Assurance La Responsabilité Civile des Banques Alimentaires est couverte dans le cadre d'un contrat groupe, (cf guide de fonctionnement ) Formation La Fédération propose des cycles de formation, met à disposition des formateurs, fournit la documentation notamment en matière d'hygiène alimentaire, d'éducation nutritionnelle, d'informatique, de gestion d'entrepôt, de comptabilité, accueil, écoute, etc 4 DELEGATION ET CONTRÔLE Suivi des Banques Alimentaires par la Fédération En signant la Charte, chaque Banque Alimentaire s'engage à fournir dans les délais prévus à la F.F.B.A. tous les documents nécessaires au suivi de son activité. Information sur les dates de réunions des Conseil d'administration et Assemblée Générale puis transmission des comptes rendus correspondants. Envoi mensuel de la comptabilité matière. Envoi trimestriel des formulaires de comptabilité générale. (compte de résultat, bilan, trésorerie). Ces éléments sont consolidés régulièrement par la Fédération et présentés en Assemblée Générale annuelle des Présidents.

7 F.F.B.A le 15 novembre 02 Au delà, la Fédération Française des Banques Alimentaires procède par le canal des Banques Alimentaires, à des enquêtes auprès des associations pour mieux connaître leurs actions et les moyens dont elles disposent afin d apporter une aide alimentaire aux personnes défavorisées. 4.2 Audit La Fédération Française des Banques Alimentaires s'est dotée d'un service d'audit interne des Banques Alimentaires. Suivant un calendrier annuel, des représentants mandatés par le Président de la F.F.B.A procèdent à un audit sur le fonctionnement et la gestion des Banques Alimentaires. Chaque audit fait l'objet d'un compte rendu comportant des recommandations adressées au Président de la Banque Alimentaire concernée. En cas de difficulté grave, la Fédération peut-être amenée à mandater un audit extérieur.

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