EXCEL CIVS EXCEL Notions générales. Partie II CIVS

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1 EXCEL Notions générales Partie II Créer un bouton et lui attribuer une macro Créer un bouton : Dans le menu «Affichage» sélectionner l option "outils" dans la fenêtre qui s ouvre Cliquer sur "personnaliser " (tout en bas) Dans la nouvelle fenêtre Sélectionner l'onglet "commandes" Dans la partie gauche cliquer sur "Macro" Dans la partie droite pointer le bouton personnalisé Puis sans relâcher le bouton gauche de la souris amener le bouton personnalisé dans la "barre d'outils" 1 Club Informatique du Val de Saône

2 Affecter une macro au bouton A partir du menu "Affichage" revenir dans la fenêtre "Personnalisation" et sélectionner "Macro" Cliquer avec le bouton droit sur le bouton crée Dans la fenêtre qui s'ouvre: - Inscrire le nom du bouton : dans notre cas "Date" - Cliquer sur l'option " Texte seul pour ce bouton" - Cliquer sur "affecter une Macro" Dans la fenêtre qui s'ouvre - sélectionner la macro à attribuer au bouton (Macro 1 dans notre cas) - cliquer sur OK La macro Date est affectée au bouton date On peut l'utiliser pour inscrire la date du jour dans une cellule quelconque Faire des essais 2 Club Informatique du Val de Saône

3 Affichage simultané de deux feuilles d un même classeur. Lorsqu une feuille est affichée il est possible d en afficher une seconde. - dans le menu «fenêtre» - cliquer sur l option «Nouvelle fenêtre» une seconde feuille s affiche. -cliquer sur l'option "réorganiser" Dans la nouvelle fenêtre sélectionner l'option "Horizontale" par exemple. Par défaut la même feuille est affichée deux fois. Pour activer une feuille il suffit de cliquer dessus. Il est possible de travailler normalement dans la feuille active. Toutes les modifications apportées à la feuille active seront reportées sur l'autre. Pour afficher une feuille différente cliquer sur son "onglet" 3 Club Informatique du Val de Saône

4 Affichage simultané de deux classeurs. Comme pour deux feuilles il est possible d'afficher deux classeurs - Ouvrir le premier classeur - A l'aide du bouton "ouvrir" ouvrir le second classeur - dans le menu "fenêtre" cliquer sur l'option "réorganiser" puis "Horizontale" 4 Club Informatique du Val de Saône

5 Figer les volets. Dans une feuille de calcul contenant un grand nombre de colonnes et de lignes il est peu pratique de visionner des colonnes ou des lignes sans voir leurs titres. Afin de conserver les titres des colonnes et des lignes visibles on utilise l'option "figer les volets". Dans la feuille de calcul sélectionner la cellule C10 (la première de la zone de calcul) Dans le menu fenêtre sélectionner l'option "Figer les volets" Pour annuler le figeage des volets Dans le menu "fenêtre" sélectionner l'option "libérer les volets" Protection d'une feuille Par défaut les cellules d'une feuille sont "verrouillées" Pour que cette protection soit effective il faut : - dérouler le menu "outils" - sélectionner l'option "protection" - sélectionner l'option "protéger la feuille" Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche - Si pas de mot de passe Cliquer directement sur OK - Si mot de passe Inscrire le mot de passe dans la ligne prévue Répéter le mot de passe dans la nouvelle fenêtre Cliquer sur OK Pour supprimer la protection Dans le menu "Outils" sélectionner "protection" puis " ôter protection d la feuille" Si la feuille est protégée par un mot de passe l'inscrire dans la fenêtre qui s'ouvre. 5 Club Informatique du Val de Saône

6 Ne protéger que certaines cellules - Sélectionner toutes les cellules - Dans le menu «format» sélectionner l option «cellule» - Dans la fenêtre qui s ouvre sélectionner l option «protection»décocher la case «protégée» - Toutes les cellules sont «non protégées» - Sélectionner les cellules a protégé. - Dans le menu format sélectionné l option «cellule» - Dans le fenêtre qui s ouvre sélectionner l option «protection» - Cocher la case «protégée» - Cliquer sur OK - Dans le menu «outils» sélectionner l option «protection de la feuille» Les cellules sélectionnées sont protégées. Pour déprotéger les cellules sélectionner l option «ôter la protection feuille» dans le menu «outils» Protection d'un classeur Pour protéger un classeur: Dans le menu "Outils" - Sélectionner "Protection" - sélectionner " Protéger le classeur" Dans la fenêtre qui s'affiche: - cocher l'option "structure" pour qu'il soit impossible de: le déplacer, le supprimer, de le masquer, rendre visibles ou renommer les feuilles, d'insérer des feuilles - cocher l'option "fenêtres" pour qu'elles: Conservent la même taille et la même position à chaque ouverture du classeur. - entrer le mot de passe - cliquer sur OK - Entrer de nouveau le mot de passe dans la fenêtre qui s'ouvre - cliquer sur OK 6 Club Informatique du Val de Saône

7 Pour supprimer la protection du classeur Menu "outils" - Sélectionner - protection - ôter la protection classeur Dans la fenêtre qui s'ouvre Entrer le mot de passe Cliquer sur OK Maquer des lignes ou des colonnes Il est parfois utile de masquer des lignes ou des colonnes afin qu'elles ne soient affichées ou imprimées, Pour masquer des lignes ou des colonnes: - sélectionner les lignes ou colonnes à masquer. - Cliquer avec le bouton droit sur l'en-tête de la ligne ou de la colonne à masquer Dans le menu qui s'ouvre cliquer sur "masquer" Afficher une colonne masquée Sélectionner les colonnes adjacentes à la colonne masquée ( à droite ou à gauche) Cliquer avec le bouton droit sur l'en-tête des colonnes sélectionnées Dans la fenêtre qui s'affiche cliquer sur "Afficher". Les opérations sont les mêmes pour masquer des lignes et des cellules puis pour les afficher. Mise en forme conditionnelle d'une cellule ou d'une plage de cellules. La mise en forme conditionnelle permet d'affecter une mise en forme spécifique à une cellule en fonction de son contenu. La mise en forme est alors liée à une condition. Si cette condition est respectée la cellule adopte la mise en forme conditionnelle. Si la condition n'est pas respectée la cellule garde sa mise en forme originale. Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à mettre en forme Dans le menu "Format" sélectionner l'option ""Mise en format conditionnelle" " 7 Club Informatique du Val de Saône

8 Dans la fenêtre qui s'ouvre Créations de séries Sélectionner la condition (inférieure à dans notre cas) Inscrire la valeur conditionnelle (10 dans notre cas) Cliquer sur OK Dans la nouvelle fenêtre Cliquer sur Format Sélectionner la couleur (rouge dans notre cas) Cliquer sur OK Toutes les cellules de la plage sélectionnée qui seront inférieures à 10 seront inscrites en rouge Il est parfois utile de créer des séries de chiffres ou de nombres. Par exemple numéroter les lignes d'une feuille Excel. 1 Série au pas de 1 (un) Dans la première cellule inscrire 1 Dans la seconde cellule inscrire 2 Sélectionner les deux cellules Les deux cellules sont bordées de noir. Placer le pointeur sur la poignée de recopie Sans relâcher le bouton gauche descendre jusqu'a l'endroit souhaité 2 Série au pas de 2 Dans la première cellule inscrire 1 Dans la seconde cellule inscrire 3 Sélectionner les deux cellules Les deux cellules sont bordées de noir Placer le pointeur sur la poignée de recopie sans relâcher gauche descendre jusqu'à l'endroit le bouton 8 Club Informatique du Val de Saône

9 3 Série avec du texte, des chiffres ou des nombres Il est également possible de créer des séries avec du texte des chiffres ou nombres Exemple : série des semaines numérotées. De la même manière: Dans la première cellule inscrire "Semaine 1" Avec la poignée de recopie descendre jusqu'à l'endroit souhaité Ce qui possible verticalement l'est aussi horizontalement. 4 Série dont le pas est une formule Le pas d'une série peut être une formule Exemple: Série dont le pas est égal à X2 Dans la première cellule inscrire le nombre de départ Dans la seconde inscrire la formule correspondant au pas Exemple: Dans A1 inscrire 1 (chiffre de départ) Dans A2 inscrire =A1*2 Recopier la cellule A2 jusqu'à l'endroit souhaité/ Chaque cellule est le double de la précédente Exemple avec la formule A2= A1/2 Dans la cellule A1 inscrire 1024 Dans la cellule A2 inscrire la formule =A1/2 Ne pas oublier le signe = dans la formule Chacun peut établir des séries personnalisées en fonction de ses besoins 9 Club Informatique du Val de Saône

10 Les commentaires Les commentaires sont des notes qui permettent de lier des informations à une cellule. Une cellule liée à un commentaire est matérialisée par un triangle Rouge placé dans l angle Supérieur droit. Création d un commentaire : Cliquer avec le bouton droit sur la cellule objet du commentaire Dans la fenêtre qui s affiche sélectionner l option «insérer un commentaire» La fenêtre de commentaire s affiche Elle est liée à la cellule par une flèche noire liée au triangle rouge Le nom de l utilisateur est affiché en gras Ecrire le commentaire Cliquer en dehors de la fenêtre pour valider le commentaire. Le triangle rouge est toujours affiché et indique la présence d un commentaire. Modifier un commentaire Cliquer avec le bouton droit sur la cellule commentée Dans la fenêtre qui s affiche sélectionner l option «modifier le commentaire» Le commentaire s affiche il est prêt à être modifié Supprimer un commentaire : Cliquer avec le bouton droit sur la cellule contenant le commentaire Dans la fenêtre qui s affiche sélectionner l option «Effacer le commentaire : 10 Club Informatique du Val de Saône

11 Les codes d erreurs Plusieurs types d erreurs possibles empêchent l affichage du résultat. En cas d erreur le code est affiché à la place du résultat. Liste, significations et remèdes des codes d erreurs. Codes d'erreurs # # # # # #VALEUR #DIV/0 # NOM? # N/A # REF! #NOMBRE! #NUL! Signification ou cause possible La colonne n est pas assez large pour afficher le contenu d une cellule numérique Une référence de la formule contient du texte Dans le cas d une division, seule ou Imbriquée dans une formule, le diviseur est zéro. La division est impossible Le texte dans la formule n est pas reconnu. Cette erreur se produit au moment de l utilisation de foncions texte. Une valeur est indisponible pour réaliser La formule. Cette erreur e produit avec certaines fonctions telles que les fonctions de recherche. Une référence dans la formule n est pas Valide. Cette erreur se produit quant des cellules de référence sont supprimées après la saisie de la formule. Cette erreur se produit quand le résultat d une formule est trop petit pour être affiché Cette erreur se produit dans le cas de l utilisation de certaines fonctions où des plages de cellules doivent se croiser pour rendre la fonction réalisable et que cette intersection n existe pas. Solution Elargir la colonne Dans la barre de formule rechercher la formule en cause et supprimer-la ou corriger le contenu de la référence Rechercher, contrôler et corriger la cellule où le diviseur est zéro ou contrôler et corriger la formule Vérifier contenu de la cellule de référence en cause puis corriger. Vérifier e contenu de la cellule de référence en cause puis corriger-la. S il s agit d une fonction de recherche, vérifié si la table a été préalablement triée. Contrôler que la formule fait appel à des références existantes. Contrôler et modifier la formule afin d adapter l affichage du résultat. Contrôler les plages de cellules 11 Club Informatique du Val de Saône