Réussir son Assemblée Générale

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1 Réussir son Assemblée Générale Compétences L Assemblée Générale Ordinaire est compétente pour : - Entendre le rapport moral de l année écoulée, le rapport financier (avec ou sans rapport de commissaire aux comptes) - Approuver les comptes de l exercice écoulé et décider de l affectation des résultats - Donner quitus au Comité Directeur - Approuver le budget prévisionnel - Elire le Comité Directeur (il s agit alors d une Assemblée Générale Elective) - Prononcer l exclusion de membres ou la révocation de membres du Comité Directeur L Assemblée Générale Extraordinaire est compétente pour : - Modifier les statuts - Fusionner l association avec une autre - Dissoudre l association Planification Plusieurs mois avant, il faut planifier l Assemblée Générale : - Vérification des statuts et du règlement intérieur - Réservation de salle - Préparation des documents - Préparation de manifestations festives associées 1. Auteur Convocation L auteur de la convocation est indiqué dans les statuts ou le règlement intérieur. 2. Destinataires Tous les membres de l association à jour de cotisation participent à l assemblée générale et sont donc destinataires de la convocation, les enfants n ayant pas l âge requis pour voter étant représentés par leurs parents.

2 Les statuts (ou le règlement intérieur) peuvent préciser certains points : ancienneté de l adhésion, âge minimum pour pouvoir voter On peut également inviter des personnalités, des salariés, qui n ont qu une voix consultative. 3. Les modes de convocation Le mode de convocation peut être précisé par les statuts ou le règlement intérieur. Sans précision, il est préférable de la faire par convocation individuelle pour s assurer que tout le monde soit bien informé. 4. Le délai de convocation Il est prévu dans les statuts ou le règlement intérieur et doit être suffisant pour laisser aux participants le temps de préparer la réunion. Il est en général compris entre quinze jours et un mois. 5. Le contenu de la convocation l identification de l association, la date de la convocation, la date, l heure et le lieu de l assemblée générale l ordre du jour de la réunion, suffisamment précis l appel à candidature s il s agit d une assemblée élective éventuellement, les rapports qui vont être présentés (moral, activités, financier, commissions) pouvoirs pour vote par procuration la signature de son auteur. 1. La vérification du quorum Tenue de l Assemblée Le quorum, s il y en a un est défini par les statuts ou le règlement intérieur. Pour vérifier qu il est atteint, il est préférable d établir des feuilles de présence avec émargement. Si le quorum n est pas atteint, l assemblée ne peut avoir lieu. Il est généralement prévu dans les statuts une nouvelle convocation quelques jours ou semaines après, qui pourra statuer sans limite de quorum. 2. Procurations

3 Si ce n est pas prévu dans les statuts, le vote par procuration est de droit. Par contre le vote par correspondance doit être prévu dans les statuts pour pouvoir être mis en œuvre. Les statuts peuvent limiter le nombre de procurations détenues par une même personne. 3. Ordre du jour type En italique, on trouve les points facultatifs Approbation du PV de l AG précédente Rapport moral (président) Rapport d activités (secrétaire général) Rapport financier (trésorier) Rapport d activité des commissions Arrêté des comptes annuels Rapport du commissaire aux comptes ou des commissaires vérificateurs aux comptes Un commissaire aux comptes est obligatoirement nommé notamment pour les associations percevant une aide publique annuelle supérieure à Les vérificateurs aux comptes peuvent être prévus dans les statuts ou le règlement intérieur pour vérifier les comptes du club et attester de la bonne gestion de celui-ci. Ils sont généralement élus pour une période donnée. Vote d approbation valant quitus de gestion au comité directeur : rapports, rapport de gestion et comptes de l exercice précédent Affectation du résultat Les comptes présentent des produits et des charges.

4 Les fond dédiés sont des rubriques du passif et représentent la partie des ressources affectées par un tiers financeur à des projets définis (cela ne s applique donc pas aux subventions de fonctionnement) et qui n ont pas encore été utilisées à la fin de l exercice. Ces fonds dédiés seront, suivant les cas, utilisés ultérieurement pour le projet auquel ils s appliquent (si ces projets sont financés sur plusieurs exercices) ou repris par le tiers financeur, après contrôle. La différence entre la somme des produits et la somme des charges (hors fonds dédiés) est le résultat définitivement acquis de l exercice. Ce résultat est un excédent ou un déficit. S il s agit d un déficit il est affecté en report à nouveau ou en diminution des réserves libres. S il s agit d un excédent, il est affecté à l apurement des pertes antérieures ou au projet associatif. Présentation et approbation du budget prévisionnel et des cotisations Assemblée générale extraordinaire : modifications des statuts Il peut également y avoir une assemblée générale extraordinaire pour fusion ou dissolution de l association. Dans ce cas l assemblée générale extraordinaire n est généralement pas couplée avec une assemblée générale ordinaire. Dans le déroulement de la réunion, on suspend l assemblée ordinaire puis on ouvre l assemblée générale extraordinaire, on procède aux divers points, et on clôture l assemblée extraordinaire pour reprendre le cours de l assemblée ordinaire. Election du Comité Directeur Si l élection se fait à bulletin secret, il faut avoir prévu une urne (prêtée par la mairie, ou fabriquée avec une boîte en carton) et les listes (par ordre alphabétique). Les bulletins sont donnés lors de l émargement (nbre de bulletins correspondant aux nbre de signatures de la personne nbre d enfants + voix personnelle + procurations). Pour le choix de bulletin, il y a deux méthodes possibles : - Liste où l on coche les noms des personnes que l on souhaite élire - Liste où l on barre les noms des personnes que l on ne veut pas voir élus Le dépouillement doit être fait par des personnes non candidates à l élection, et être surveillée par des «scrutateurs», également non candidats. Après l élection du Comité Directeur, celui-ci se réunit pour élire le Président. S il n y a pas de candidat, c est la personne qui a recueilli le plus de voix qui est nommée.

5 Le choix du président est lui-même soumis à approbation des adhérents. Si cette élection se fait à bulletin secret, il faut prévoir des bulletins (oui/non), et le déroulement du scrutin et du dépouillement se fait de la même manière que précédemment. Les autres fonctions du Comité Directeur peuvent être distribuées lors d une réunion ultérieure. Désignation du commissaire aux comptes ou des commissaires vérificateurs aux comptes Autres questions portées à l ordre du jour Informations diverses Questions diverses Remise des distinctions Interventions des personnalités (préséance : voir D22B995750EACAF3.tpdjo08v_2?idSectionTA=LEGISCTA &cidTexte=JORFTEXT &dateTexte= ) 4. Délibérations L Assemblée Générale ne peut délibérer que sur les sujets prévus à l ordre du jour et la séance ne peut être levée tant que l ordre du jour n est pas épuisé. Une seule exception : la demande de révocation d un membre du Comité Directeur pendant l Assemblée. La majorité requise pour qu une proposition soit adoptée ou un quitus donné est définie par les statuts. Elle peut être différente pour les Assemblées Générale Ordinaire et Extraordinaire. Majorité simple (ou relative) : la décision est adoptée lorsque les votes favorables l emportent sur les votes défavorables, quel que soit le nombre de voix. Majorité absolue : la proposition doit obtenir au moins la moitié des voix plus une.

6 Majorité qualifiée : elle requiert, par exemple, les deux tiers ou les trois quarts des suffrages. Elle n est généralement retenue que pour les assemblées générales extraordinaires décidant de la modification des statuts ou de la dissolution de l association. Unanimité : elle crée un droit de veto au profit de n importe quel membre. 5. Mode de scrutin Les votes peuvent avoir lieu à main levée ou à bulletin secret. Les statuts ou le règlement intérieur définissent le mode de scrutin. Il est possible d avoir un mode de scrutin à bulletin secret pour l élection du Comité Directeur et à main levée pour les autres délibérations. Si rien n est prévu dans les statuts ou le règlement intérieur, le vote peut être fait indifféremment d une façon ou d une autre, mais si une seule personne ayant voix délibérative réclame un vote à bulletin secret, c est ce mode de scrutin qui doit être appliqué. 1. Procès verbal Formalités après l Assemblée Générale Même s il n y a aucune obligation légale, il est bon que l association ait un journal des procès verbaux consignant les procès verbaux d assemblées générales (il y en a un également pour les procès verbaux de réunions). Aucun texte n en impose le contenu, ni la forme : il peut s agir d un classeur dans lequel on placera des PV imprimés. Il est conseillé d y faire figurer : - Dénomination de l association ; - Date et lieu de l assemblée ; - Mode de convocation et son auteur ; - Ordre du jour ; - Noms et Prénoms des membres présents ou représentés; - Noms, Prénoms et qualités des personnes assistant à la réunion ; - Noms, Prénoms du Président de séance ; - Quorum atteint s il est requis ; - Documents et rapports soumis à l assemblée ; - Un résumé des débats ; - Le texte des résolutions mises à voix ; - Le résultat des votes, délibération par délibération. Pour une plus grande clarté, il est préférable de numéroter les pages et de les faire parapher par le Président et le Secrétaire Général. Ils seront également signés à la fin par ces deux personnes.

7 2. Registre spécial L association doit posséder un registre spécial pour la notification de toutes les modifications et changements déclarés en Préfecture (article 5 de la loi du 1 er juillet 1901). Ces changements y sont mentionnés avec mention des dates de récépissés. Il s agit d un livre-journal côté (pages numérotées et reliées entre elles). Il est paraphé par le Président de l association. Les changements sont transcrits les uns à la suite des autres sans ratures et sans blanc (pas de passage à une autre page tant que la page en cours n est pas remplie). Il n est pas possible de coller des feuilles blanches dans ce registre et il ne faut pas y faire figurer les procès verbaux d Assemblées Générales ni les comptes-rendus de Conseils d Administration. Ce registre doit être présenté à toute réquisition des autorités. L'absence du registre spécial, sa tenue irrégulière ou incomplète ou sa non production aux autorités peut justifier des sanctions : Au plan civil, la dissolution judiciaire de l'association, Au plan pénal, une amende de euros (3 000 euros en cas de récidive). Au plan administratif, la suppression d'une subvention. Ces mêmes sanctions s'appliquent aux associations qui omettent de déclarer leurs changements. 3. Déclarations légales Les changements de dirigeants, de siège social ou de statuts doivent être notifiés à la Préfecture dans un délai de 3 mois. On joindra une copie du procès-verbal (ou des procès-verbaux dans le cas d une désignation des membres du Conseil d Administration lors d une réunion ultérieure), et une enveloppe timbrée à l adresse du siège social. Dans le cas d un changement important, on peut demander la publication au Journal Officiel. Voir documents divers. Il faut également signaler les modifications à la Fédération (contrat club pouvant être modifié par internet), au Comité dont le club dépend, à la Ligue dont le club dépend (en principe le Comité communique à la Ligue, mais il est préférable de le signaler directement), ainsi qu à la DRDJSCS. Pour les changements de statuts, il faut joindre le texte modifié en double exemplaire. N oubliez pas de passer dans la (les) banque(s) où le club possède un compte, pour faire le changement de signatures. S il y a eu changement d adresse, il faut penser notifier la nouvelle adresse aux différentes administrations dont relève l association.