ELO BLP pour Dynamics AX

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1 La gestion documentaire et d'information facilitée Disposer d'une gestion documentaire et d'information globale, de bout en bout et simple d'utilisation relève à la fois de la véritable aubaine et du challenge informatique pour les entreprises. Le module ELO Business Logic Provider (BLP) permet d'intégrer différentes applications métier de manière transparente dans un processus applicable à l'échelle de l'entreprise. ELO BLP se présente comme une plate-forme d'approche globale pour l'orchestration, l'automatisation et l'intégration d'informations via des processus côté client et côté serveur, et sur la base d'une logique commerciale modélisable sur mesure. L'intégration de MS Dynamics AX aux suites ELO ECM ELOprofessional et ELOenterprise s'effectue sans accroc et de façon individuelle. Désormais, les concepts d'interface traditionnels et souvent rigides font partie du passé. Enterprise Content Management Gestion documentaire Archivage Processus

2 Mode de fonctionnement Gestion documentaire avec configuration centralisée ELO BLP offre aux utilisateurs de MS Dynamics AX une suite de solutions unique en son genre pour l'intégration d'applications tierces au système ECM d'elo et à ses grandes lignes de produits ELOprofessional et ELOenterprise. Une logique commerciale configurable de manière centralisée pilote le traitement des justificatifs provenant de MS Dynamics AX et des rapports générés en propre, des s, documents MS Office et numérisés, ainsi que des fichiers particuliers. Par ailleurs, cette logique commerciale crée une connexion avec les processus dans MS Dynamics AX. Data Documents Scan Files Application Logic Fax Information Business Logic MS Office CRM ERP ECM Information management ELO Desktop Collaboration Workflow ELO Business Logic Provider Web Information Documents Data Enterprise-Content-Management

3 ELO BLP s'intègre parfaitement dans MS Dynamics AX. L'excellent degré d'automatisaiton est un avantage considérable pour l'utilisateur : d'un simple clic, il accède à toutes les informations permettant de rendre son travail plus efficace. Ce faisant, ELO BLP assure la continuité du système qui intègre tous les aspects de création, traitement, stockage et pilotage des processus touchant aux documents et fichiers. Gestion de l'information au-delà du domaine de l'entreprise Les informations ne sont plus seulement stockées au sein de l'entreprise, et ce depuis longtemps. Les données et documents, sont mémorisés dans des devis externes ou doivent être mis à disposition de manière ciblée à travers les services de cloud, afin de permettre une utilisation à l'échelle de toute l'entreprise. ELO BLP dispose d'adaptateurs pour intégrer des magasins d'information tels que Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint, Google Drive et Dropbox. Interface graphique de configuration ELO BLP : l'outil de conception permet (entre autres) de personnaliser la logique commerciale de manière individuelle en vue de l'utilisation par l'ecm. 3

4 Solutions par secteur d'activité ELO BLP permet de modéliser la logique d'intégration et de traitement dans un module centralisé de conception à l'interface graphique particulièrement intuitive. Cet outil de conception est également utilisé à des fins d'administration et de création de rapports. Ces options de configuration flexibles et hautement efficaces, associées à la possibilité d'utiliser des standards paquétisés dans le logiciel (les «modèles»), permettent d'accélérer la réalisation des projets. Le tout sans programmation hermétique, mais en mettant en avant une configuration transparente de bout en bout axée autour de la possibilité de mise à jour. Application Template MS Dynamics AX Pour MS Dynamics AX, une logique commerciale préconfigurée est disponible pour de nombreux systèmes ERP et d'autres applications. Modèles commerciaux : solutions et bonnes pratiques Grâce à ELO BLP, les clients bénéficient d'un savoir-faire de longue date dans le domaine de l'organisation de contenu pour divers secteurs d'activité et domaines spéciaux. Cette réserve de connaissances est fournie au travers de modèles logiciels paquétisés sous la forme de modèles sectoriels, Cette réserve de connaissances est fournie au travers de modèles logiciels paquétisés sous la forme de modèles sectoriels, par exemple pour le commerce de gros technique, les entreprises de production, etc. pour le commerce de gros technique, les entreprises de production, etc. Modèles de procédé : processus techniques paquétisés et réexploitables Certains systèmes peuvent exiger des approches technologiques spéciales pour présenter les données et documents sous une forme particulière. Il n'est pas nécessaire de générer de nouveau et difficilement ces procédés techniques exigeants sur le plan de l'intégration car il est possible de les mémoriser dans des modèles dédiés. Enterprise-Content-Management

5 L'illustration montre : Une parfaite intégration dans Microsoft Dynamics AX: Composants de ELO BLP et ELO BC Traitement ECM avec ELO BLP : une équipe qui gagne La manipulation intuitive d'elo BLP permet le traitement entièrement automatisé des données et des documents en tâche de fond ou en dialogue avec l'utilisateur : traitement d'impressions depuis MS Dynamics AX reconnaissance de code-barres sur des documents numérisés dépôt et pilotage des processus touchant aux documents numérisés depuis la boîte de réception stockage de documents provenant de Microsoft Word et Excel traitement des s par opération dépôt de fichiers directement à partir du système de fichiers, par dropzone sur le bureau utilisateur ou directement intégré dans MS Dynamics AX traitement de fichiers sur la base de répertoires surveillés saisie de données encadrée par des règles dans des formulaires flexibles transfert de données extraites dans les systèmes principaux échange de documents et de données entre les systèmes locaux et/ou les systèmes de stockage en ligne (sur le cloud) Traitement des justificatifs imprimés MS Dynamics AX propose différents créateurs de rapport. Les modules ELO BLP - Output Manager et ELO BLP - processeur PDF compris dans la livraison assurent le traitement des justificatifs générés en propre depuis MS Dynamics AX. Il est possible de créer des documents PDF ou TIFF pour chaque impression. L'indexation des documents (l'indexation avec les données de MS Dynamics AX ou des systèmes tiers) se fait automatiquement. Il est possible de créer des formulaires spécifiques pour chaque type de document, qui permettront de déposer le document dans ELO comme il se doit. Lors du traitement des données d'impression, les documents sont non seulement archivés (comme c'est le cas pour les autres dépôts), mais aussi organisés (classification, indexation, assignation des droits, etc.). Par ailleurs, il est possible de déterminer que les documents doivent être déposés en tant que version du document original si celui-ci est archivé plusieurs fois. Ainsi, il est possible d'enregistrer l'intégralité de l'historique d'un justificatif dans ELO. 5

6 Documents numérisés : justificatifs internes et externes Les bons de livraison signés, les certificats de contrôles visés ou les preuves de performance constituent des justificatifs qui doivent être conservés. La reconnaissance de code-barres d'elo BLP permet de traiter automatiquement les justificatifs après leur numérisation et de les allouer à des opérations dans MS Dynamics AX. Traitement des factures fournisseurs : la perfection à tous les niveaux Le traitement automatisé des factures entrantes constitue un avantage considérable. Le degré d'automatisation souhaité peut être augmenté dans toute la chaîne de processus suivant le volume de documents et la taille de l'entreprise. À cet effet, ELO propose le module performant ELO DocXtractor au-delà d'elo BLP, qui offre un traitement optimal des factures entrantes grâce à l'extraction intelligente de données dans les documents ou aux options flexibles de vérification de facture entrantes par position qui s'étendent à la validation de données. Ceci permet de réduire les délais de traitement à un minimum et d'éviter la saisie de données redondantes. Enterprise-Content-Management

7 Rentabiliser les s Le stockage et le traitement du courrier électronique occupent un rôle majeur quand il s'agit d'offrir un flux continu d'information. Pour préserver la force probante des s, également en matière de législation fiscale, ceux-ci sont en général soumis à une obligation de conservation dans leur format d'origine. Avec ELO BLP, les s ne sont pas seulement classés suivant des aspects techniques, mais peuvent aussi être attribués à des opérations ou partenaires commerciaux dans MS Dynamics AX. Seule l'attribution à des données structurées garantit l'utilisation simple et sécurisée des connaissances ainsi véhiculées. Classer des documents Microsoft Office en un clic ELO BLP s'intègre également en toute transparence dans Microsoft Word, Excel et Outlook, et assure le classement de documents sur la base de règles et la liaison avec MS Dynamics AX. Le traitement est rapide et confortable. Lors du classement d'un document, des informations peuvent être recherchées sur MS Dynamics AX ou dans d'autres sources, voire validées directement depuis la boîte de dialogue. Un mode de travail intuitif et convivial est la clé d'une satisfaction utilisateur maximale, base indispensable à une gestion documentaire globale et une transparence optimale des transactions. Ces possibilités d'organisation globale des contenus sont offertes directement dans Microsoft Outlook ou du côté serveur avec le module ELO XC. En plus des solutions dédiées à Microsoft Outlook, d'autres modules client et serveur pour Lotus Notes et Tobit sont également disponibles. 7

8 Pertinence du classement automatique par glisser-déposer Les «Dropzones» (ou zones actives de classement rapide) permettent de traiter simplement les fichiers provenant des sources les plus diverses par glisser-déposer. Le classement peut être réalisé ici suivant des aspects purement techniques ou relatifs au contenu (opérations ou objets commerciaux MS Dynamics par exemple). Dans le cas du classement relatif au contenu, la DropZone est en mesure d'offrir des options de classement adaptées au contexte de la tâche actuelle, à savoir sur le client, la commande ou le projet par exemple. Il est possible de définir la destination du classement des activités personnelles principales comme les projets ou clients actuels dans des favoris. La dropzone peut être directement présentée sur le bureau de l'utilisateur ou intégrée aux systèmes principaux. Commande : Client : société xy Projet : 2317 Documents Dropzones Enterprise-Content-Management

9 Actions de chargement : entièrement automatiques Même sans interagir avec l'utilisateur, ELO BLP assure un classement sûr et valide dans l'environnement utilisateur ou du côté serveur. Les répertoires peuvent faire l'objet d'une surveillance et être soumis à un traitement automatisé piloté par la logique commerciale. Les fichiers et documents sont transférés aux services centraux pour le traitement et le dépôt. De l'erp et du CRM à MS SharePoint et aux applications Web L'assistance contextuelle de l'utilisateur est proposée directement dans SharePoint à travers les clients Web et pour de nombreux autres systèmes et applications Web. À titre d'exemple, l'utilisateur peut classifier facilement des documents par glisser-déposer depuis son bureau local sur une page dédiée à l'équipe à des fins de gestion de projet. Ce faisant, le chargement sur le serveur et le traitement complet sont réalisés dans le respect des directives imposées par l'organisation. ELO BLP pour MS SharePoint : organisation de documents et de données (classer, indexer, structurer, attribuer des droits, démarrer un flux de travail), comprenant des fonctions SharePoint spéciales comme la génération de pages Web, listes et bibliothèques. 9

10 Fonction avancée Une action adaptée au contexte Les processus techniques et logiques soutenant le traitement des données et des documents sont élargis à une gestion complète des opérations et des informations au travers du module ELO Business Connect (BC). ELO BC établit une liaison entre MS Dynamics AX, les stockages de documents, les bases de données et les autres sources d'information, Microsoft Office, les applications tierces et Web dans un contexte global. L'utilisateur est au cœur de l'action. Il dispose des options et des sources d'information pertinentes dans le contexte de la tâche en cours et de son rôle pour déclencher des actions à travers des groupes de fonctions permettant de rechercher, informer, créer, appeler, ignorer ou déposer les documents. La logique commerciale d'elo BLP et d'elo BC est configurée comme un seul outil de conception centralisé. Cette possibilité de configuration commune permet de réaliser des économies en termes de réglage et de fonctionnement du système. Ceci permet de mettre à disposition des modèles de traitement des documents, des données et des actions de façon continue à l'échelle de toute l'entreprise. Information Agir ERP ECM BI Données Documents Analyses Social Savoir-faire SharePoint Services Web Blogs & Wikis Office Déposer Basculer dans Créer Rechercher Informer Dossier client Processus ERP Dépôt des s Enterprise-Content-Management

11 Une valeur ajoutée automatisée, basée sur les rôles, pour chaque tâche ELO BC s'intègre à MS DYnamics AX et au bureau local, et offre à l'utilisateur un accès aussi simple qu'élégant aux informations et fonctions utiles à sa tâche. Une action globale et des informations homogènes dans tous les environnements graphiques ouvrent la voie à une communication d'entreprise réussie. ELO Business Connect : intègre aisément et de manière ciblée les collaborateurs dans les processus commerciaux offre un accès simple aux informations et fonctions dans un environnement graphique familier permet une interaction efficace des personnes, informations et applications fournit les données et informations pertinentes concernant la tâche de manière automatisée une action et des informations cohérentes, tant sur le Web que dans les applications métier, avec une intégration totale sur le bureau en local Connect Démarrer I Mes actions I Recherche Client Données d objet créer un emplacement client dans Google Maps connexion SharePoint recherche dans ELO (Enterprise Search) Cliquez ici pour sélectionner un autre objet w créer un document Word (sélection de modèle) ouvrir dans NAV afficher info...ouvrir le centre de projet recherche dans ELO (ELO Win Client) recherche dans ELO (ELO JavaClient) créer un document Word créer un codebarres client ) activer/ désactiver Dropzone L'illustration montre : Barre latérale de ELO Business Connect avec affichage d'informations et d'actions concernant un objet commercial concret. > > Historique Mes objets 11

12 ELO est disponible auprès de : ELO Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, Stuttgart, Allemagne; info@elo.com ELO Digital Office FR S.a.r.l., 102 Avenue des Champs-Élysées, Paris, France; info@elo-digital.fr ELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, 8304 Wallisellen, Suisse; info@elo.ch ELO Digital Office, le logo ELO, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional et ELOenterprise sont des marques de ELO Digital Office GmbH en Allemagne et/ou dans d'autres pays. Microsoft, MS, Windows, Word et Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sont des marques déposées de Microsoft Corporation dans les Etats-Unis et d'autres pays. Tous les autres noms de produits ou de services sont des marques déposées d'autres fournisseurs. Cette publication est uniquement destinée à fournir une information générale et ne peut en aucun cas remplacer un service de conseil individualisé. Les informations contenues dans cette publication peuvent être modifiées à tout moment sans annonce préalable. Les caractéristiques et fonctions techniques peuvent varier selon les pays. Vous pouvez obtenir des informations actuelles concernant les produits ELO et les conditions du contrat ainsi qu'une liste de prix auprès des sociétés ELO, auprès des partenaires Business ELO et/ou auprès des partenaires Channel ELO. Les informations de produits correspondent au développement actuel du logiciel. L'objet et l'étendue des prestations se réfèrent uniquement aux contrats correspondants. ELO ne garantit pas que ses produits ou autres prestations permettent de maintenir le respect de directives légales spécifiques en vigueur. Le client est lui-même responsable du respect des consignes de sécurité et des directives légales nationales et internationales. Les informations sont fournies sous réserve de modifications, d'erreurs et de fautes de frappe. Toute copie, reproduction ou transmission, intégrale ou partielle, uniquement avec l autorisation écrite de ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Tous droits réservés. Enterprise Content Management Gestion documentaire Archivage Processus