TD n 4 Word : Rechercher/Remplacer et Activation du correcteur orthographique

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1 TD n 4 Word : Rechercher/Remplacer et Activation du correcteur orthographique 1. Rechercher et remplacer du texte 1.1. Introduction Lorsqu on recherche un passage spécifique ou un mot dans un vaste document, Word peut se charger de le retrouver pour nous automatiquement, sans en manquer une seule occurrence. Ainsi, il remplacera automatiquement Madame par Monsieur, ou euros par francs, ou une formule complète par une autre, etc. La recherche peut porter sur des mots, des expressions, des phrases complètes, etc. Elle peut aussi porter sur des formats (par exemple, tout ce qui est écrit en gras) ou des styles. Elle peut aussi porter sur des caractères spéciaux (des tabulations, des appels de notes, des espaces, etc.) 1.2. Lancer une recherche dans un document 1- Pour lancer une recherche dans un document, il faut tout d abord l ouvrir et placer le point d insertion là où on veut que la recherche démarre. 2- Ensuite il faut cliquer sur la barre de menu sur <Edition> <Rechercher>. On peut aussi taper le raccourci clavier Ctrl + F La boite de dialogue suivante s ouvre : Figure 1 : Boite de dialogue de recherche 3- Dans la boite de dialogue, on tape le mot ou l expression à rechercher sur la 1 ère ligne. 4- Puis on clique sur le bouton <Suivant>, même s il s agit de trouver la 1 ère occurrence de ce mot. Le programme cherche ce mot, le trouve s il existe et l(affiche dans le document en le sélectionnant (il est mis en évidence dans le texte). Page 1 sur 6

2 5- La boite de dialogue restant affichée, si on désire trouver l occurrence suivante de ce mot, on clique de nouveau sur le bouton <Suivant> et ainsi de suite. On termine la recherche en cliquant sur le bouton <Annuler> 1.3. Lancer une recherche dans un document et remplacer un texte par un autre On utilise beaucoup plus souvent la fonctionnalité Rechercher/Remplacer que juste celle vue dans le paragraphe précédent. Cette dernière est très pratique, en effet, si on doit à la dernière minute dans un rapport volumineux de comptabilité, remplacer toutes les apparitions du mot francs par euros, etc. Cette fonction le fera automatiquement. Imaginez le gain de temps comparé à la méthode qui consiste de tout relire et de remplacer petit à petit. D autant plus que Word est fiable : il remplacera toutes les occurrences sans exceptions, alors qu en lisant un document on peut passer à côté du mot à remplacer. 1- Une fois le document ouvert, cliquer sur la barre de menu sur <Edition> <Rechercher>, puis sélectionner l onglet <Remplacer> de cette boite. On peut aussi taper le raccourci clavier Ctrl + H. On a sous les yeux, la boite de dialogue suivante : Figure 2 : Boite de dialogue de recherche-remplacement On voit qu on peut remplacer juste l occurrence trouvée ou toutes les occurrences trouvées Autres fonctionnalités fort pratiques Dans ce paragraphe, nous allons voir une autre utilité de ces fonctions qui peuvent s avérer fort utiles et fort astucieuse! Supprimer les occurrences d un mot ou d une expression Imaginez que vous avec rédigé un long rapport et arrivé à son terme, vous vous rendu compte que vous devez supprimer systématiquement un mot, une expression, un symbole, etc. Voici, ici une petite astuce qui va vous faire gagner beaucoup de temps : 1- Lancer une recherche - remplacement comme dans le paragraphe précédent 2- Taper ce que vous recherchez 3- Dans la zone Remplacer par, ne tapez rien du tout : laissez-la vide 4- Puis exécutez en cliquant sur <Remplacer tout> Page 2 sur 6

3 Compter les répétitions d un mot Voici une autre astuce, assez inattendue : elle consiste à compter le nombre de répétitions du même mot (ou de la même expression) apparaissant dans un texte. Par exemple, dans un texte scientifique, on compte le nombre de fois où le mot Informatique apparaît : 1- Ouvrez la boite de dialogue de recherche - remplacement 2- Tapez TRES EXACTEMENT la même chose aux rubriques Rechercher et Remplacer par 3- Cliquer sur l option <Plus> et cochez la case Mots entiers 4- Cliquez sur Remplacer tout A la fin des remplacements, lesquels n ont rien modifié, Word affiche le nombre de remplacements qu il a effectués, ce qui vous donne, du même coup, le nombre de répétitions. 2. Le correcteur orthographique 2.1. Introduction Vous avez pu déjà remarquer, lorsque vous tapez un texte, que certains mots sont soulignés d un trait rouge ondulé. Ce trait signifie que le mot est mal orthographié. En effet, Word possède un copieux dictionnaire interne dans lequel sont stockés plus d une centaine de mots déclinés sous toutes leurs orthographes. Il se peut aussi que Word souligne un mot bien orthographié, ceci se passe lorsque vous employez un mot qui n appartient pas au dictionnaire de Word, Word le signale juste pour attirer votre attention. On peut noté que le trait rouge ondulé ne s imprime pas, en revanche vos fautes d orthographe le sont! 2.2. Comment corriger un mot mal orthographié? Pour corriger un mot souligné d un trait rouge ondulé, il on au choix utiliser l un des deux méthodes suivantes : Première méthode : En utilisant le clic-droit 1- Pointer ce mot avec la souris 2- Faire un clic droit sur ce mot. 3- Un menu contextuel dépendant du correcteur orthographique apparaît (cf. figure suivante) Word dresse une liste de propositions de corrections : il suffit de cliquer sur la bonne : Page 3 sur 6

4 Remarque : On peut aussi Ignorer si on ne désire pas changer l orthographe ou Ajouter au dictionnaire pour ajouter ce mot dans le dictionnaire de Word. En procédant ainsi, ce mot ajouté ne sera plus souligné d un trait rouge ondulé. Deuxième méthode : En utilisant la barre de menu <Outils> 1- Pointer ce mot avec la souris 2- Cliquer sur <Outils> de la barre de menu, puis sur <Grammaire et orthographe>. La fenêtre suivante s affiche : On voit ici l explication fournie par Word sur le mot : fotes est absent du dictionnaire. Word propose une liste de suggestions, il faut en choisir une puis choisir Remplacer tout Une autre erreur peut provenir par exemple d une faute d accord comme le montre la figure suivante : Page 4 sur 6

5 2.3. Activer et désactiver la vérification automatique de l orthographe Si beaucoup d utilisateurs apprécient cette option de vérification orthographique, d autres jugent qu elle les distraits dans leur travail et préfèrent rédiger leur texte en totalité puis, et seulement à ce moment, lancer le vérificateur. On peut ainsi interdire la vérification ou la rétablir, en procédant ainsi : 1- Cliquer sur la barre de menu sur <Outils><Options> 2- Choisir l onglet <Grammaire et orthographe> de la boite de dialogue suivante : 3- Cocher la case Vérifier l orthographe au cours de la frappe pour activer cette option, ou décochez -là pour l interdire 4- Cliquer sur le bouton <Ok> Page 5 sur 6

6 3. Exercices Préliminaires : a) Dans D\Etudiants\Nom-Prénom\TD Word, créez un dossier Fonctions avancées. b) Récupérez sur le poste enseignant (poste 11) les fichiers Exo1.doc, Exo2.doc et Exo3.doc qui se trouvent sous : D\etudiants\ Sandra Michelet\Word c) Copier ces 3 fichiers dans votre dossier Fonctions avancées 3.1. Recherche et remplacement de caractères d) Ouvrez le fichier Exo1.doc à partir de votre dossier Fonctions avancées e) Rechercher les occurrences de «a» et remplacez -les par «à» si nécessaire f) Rechercher les occurrences de «feme» et remplacez -les systématiquement par «femme» g) Combien y a t il d occurrences du mot «homme» dans ce texte? h) Fermez Exo1.doc 3.2. Correcteur orthographique i) Ouvrez Exo2.doc j) Corrigez les fautes contenues dans ce document en utilisant le correcteur orthographique de Word k) Fermez Exo2.doc 3.3. Déplacement, copie et suppression de bloc de textes l) Ouvrez Exo3.doc m) Remettez les différents paragraphes en ordre, tout en supprimant les superflus, et en dupliquant ceux qui le nécessitent. Remarque : Déplacer = Couper/Coller Dupliquer = Copier/Coller Supprimer = Effacer n) Fermez Exo3.doc Page 6 sur 6

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