Solutions Kosmos. Les imports d emplois du temps DOCUMENT : NOTE D INFORMATIONS SUR L IMPORT DES EMPLOIS DU TEMPS _V1 BIS DATE : 20/10/2010

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1 Solutions Kosmos Les imports d emplois du temps DOCUMENT : NOTE D INFORMATIONS SUR L IMPORT DES EMPLOIS DU TEMPS _V1 BIS DATE : 20/10/2010 8, rue Kervégan Nantes

2 SOMMAIRE 1. CONTEXTE LES SOURCES DE DONNEES DE VIE SCOLAIRE LES TYPES DE DONNEES IMPORTEES LES SCENARIOS D IMPORTS DE DONNEES DE VIE SCOLAIRE Cas d un import de données issues de STS Web Seul Cas d un import de données issues de STS Web et d un logiciel d emploi du temps de type EDT version 2008, UDT et autres logiciels Cas d un import de données issues du logiciel EDT version LE PILOTAGE DES GROUPES D OPTION LA GENERATION DES SEANCES LE CAS PARTICULIER DE LA PERIODE DE RENTREE SCOLAIRE LES POINTS DE CONTROLE EN CAS D ANOMALIES

3 1. CONTEXTE En complément de notre aide en ligne, vous trouverez dans ce document quelques conseils pour l utilisation de la fonctionnalité «import des données de vie scolaire» de la version RS de K-d école. Rappelons que l appellation «données de vie scolaire» regroupe 3 types d informations nécessaires à la génération des emplois du temps : Les dates, horaires et alternances (Dates d ouverture et de fermeture, fermetures ponctuelles, vacances, jours fériés, alternances) Les enseignements (Matières, services d'enseignement, cours) Les appartenances (Rattachement des groupes d option et des sous-groupes à des classes) 2. LES SOURCES DE DONNEES DE VIE SCOLAIRE Le système d information d un établissement comprend plusieurs outils de saisie. Le gestionnaire de la vie scolaire d un établissement peut utiliser jusqu à trois applications différentes : A.A.F SCONET : Gestion administrative des élèves, des responsables légaux et des classes STS Web : Gestion administrative des enseignants et de leurs services d enseignement (enseignement d une matière à un groupe d élève) et du personnel non enseignant Un logiciel d EMPloi du temps (EMP) : EDT, UDT et autres 3

4 3. LES TYPES DE DONNEES «IMPORTEES» Ci-dessous une synthèse des données de vie scolaire importées dans l ENT en fonction des applications utilisées en établissement : Etablissement Ne disposant pas d un logiciel d emploi du temps Disposant d un logiciel d emploi du temps Disposant du logiciel d emploi du temps EDT version 2009 ou 2010* Type d import STS-WEB Seul STS-WEB + logiciel EMP EDT 2009/2010 Dates / Horaires / Alternances Date d'ouverture Date de fermeture Horaires de début et fin des cours Non disponible Alternances Non disponible Les enseignements Matières Services d'enseignement Cours Non disponible Les groupes d options et les sous-groupes Création des groupes Peuplement des groupes (élèves) Non disponible Option Disponible dans Sconet depuis rentrée 2010 * ENT disposant de cette option 4

5 4. LA QUALITE DES DONNEES IMPORTEES Avant de procéder à un import dans l ENT, il est très important de vérifier la qualité de saisie des données dans les applications sources (SCONET/STS Web et logiciel EMP). Très souvent, cette procédure nécessite l intervention de l'administration de l établissement Cas d un import de données issues de STS Web Seul Pour ce type d import, un seul fichier est nécessaire pour réaliser l importation, sa dénomination dans l ENT est STS=>EDT A minima, les matières sont importées. En option, l administrateur peut importer les services d enseignement pour les classes et/ou les groupes. Si seules les matières sont importées, elles peuvent être utilisées par les enseignants qui ont le droit «saisie libre de séances» afin de renseigner des activités dans leur cahier de textes. Si les services d enseignement sont importés, ils permettent aux enseignants qui disposent par défaut du droit professeur sur le cahier de textes, de saisir directement des séances dans le cahier de texte. Dans ce cas, les services d enseignement doivent être complets (matières, groupes et enseignant) Après cet import, les services d enseignement importés doivent être complétés manuellement en saisissant les cours qui permettront la génération de séances.. 5

6 4.2. Cas d un import de données issues de STS Web et d un logiciel emploi du temps de type EDT 2008, UDT et autres logiciels 1- Edition des services d enseignements des classes dans STS (matières, enseignants, classes) 2- Export des nomenclatures de STS vers l EMP 3- Constitution de l emploi du temps et des groupes d option 4- Export de l emploi du temps dans STS pour les groupes et les mises à jour des classes 5- Export vers l ENT du fichier STS précédemment consolidé dans l EMP (dénomination formulaire import dans l ENT : STS =>EDT) 6- Export vers l ENT du fichier EMP (dénomination formulaire import dans l ENT : EDT =>STS) L import dans l ENT se fait soit via l outil d aide à la décision (cas d un import initial) soit via le formulaire de l accueil de la gestion de vie scolaire (cas d un import de mise à jour). 6

7 Après ces étapes, l administrateur doit très souvent rapprocher manuellement ses données de vie scolaire aux données de l annuaire déjà présentes dans l ENT. Effectivement des différences de base de données sont fréquentes (saisie différente dans les deux sources, comptes manquants dans l une des sources ) Il est donc nécessaire d effectuer ce rapprochement pour une utilisation optimale des données de vie scolaire dans l ENT (ex : un enseignant non reconnu n aura pas accès à son cahier de texte si il n est pas rapproché). La génération des séances fait toujours suite à l import des données de vie scolaire, faute de quoi aucun changement n est visible dans les cahiers de texte. Il doit également peupler ses groupes Adhoc (groupes d option ou de classes) dans le cas d un mode de pilotage de ce type (cf. 6) ou déléguer cette tâche aux enseignants. Si l administrateur importe le fichier STS => EDT (a), les groupes d option ne seront pas importés dans l ENT (aucun cours et aucune séance ne sera crées pour ces groupes).il est primordial d importer le fichier STS=> EDT (b) dans l ENT après que la création de l emploi du temps a été faite dans le logiciel d emploi du temps (3) et que la remontée des données a été faite dans STS (4). Il faut être connecté à Internet au moment de la génération du fichier d'export depuis le logiciel d emploi du temps vers STS. C est à ce moment que le logiciel vérifie la licence de l'utilisateur et si celui-ci a bien les droits d'exportation des cours. Sans connexion (ou licence), le fichier généré ne contiendra pas de cours. NB : La dénomination des fichiers a importer dans l ENT - Fichier issu de sts : sts_emp_000000z_2010.xml correspond au fichier STS-> EDT a importer dans l ENT - Fichier issu du logiciel d emploi UnDeuxTemps : emp_sts_000000z_2010.xml correspond au fichier EDT-> STS a importer dans l ENT 7

8 4.3. Cas d un import de données issues du logiciel d emploi du temps EDT Edition des services d enseignement des classes dans STS (matières, enseignants, classes) 2- Export des nomenclatures de STS vers le logiciel d emploi du temps 3- Constitution de l emploi du temps et des groupes d option 4- Pour EDT 2009, archiver les fichiers DBF dans un fichier au format Zip Pour EDT 2010, exporter le fichier vers le socle ENT L import dans l ENT se fait soit via l outil d aide à la décision (cas d un import initial) soit dans l accueil de la gestion de vie scolaire (import de mise à jour). Après ces étapes, l administrateur doit souvent rapprocher manuellement ses données de vie scolaire aux données de l annuaire déjà présentes dans l ENT car des différences de base de données sont fréquentes (saisie différente dans les deux sources, comptes manquants dans l une des sources ). Il doit ensuite toujours générer les séances. Si les groupes présents dans EDT sont peuplés d'élèves, alors les groupes d'option ad-hoc, créés lors de l'import des données de vie scolaire, seront peuplés avec les élèves. Si ces groupes ne sont pas peuplés dans EDT alors ces groupes pourront alors être peuplés via l'annuaire de l'ent par les administrateurs et/ou les professeurs. 8

9 5. LE PILOTAGE DES GROUPES D OPTION Pour cette opération, le choix est déduit des réponses formulées dans l outil d aide à la décision ou sélectionné manuellement dans le cas d un import de mise à jour. Mode 1 (AAF) : les groupes d option de l annuaire fédérateur correspondent aux groupes institutionnels souhaités dans l annuaire de l ENT. Cette option de rapprochement de groupes offre peu de souplesse car les groupes d options (qui doivent être peuplés d élèves) ne peuvent être modifiés manuellement dans l ENT. Les étapes et délais seront les suivants : J : Modifier les groupes dans le fichier source (STS/SCONET) Nuit J à J+1 : Mise à jour de l annuaire Fédérateur J+1 ou J+2 : Réaliser un import de mise à jour dans l ENT L établissement dont les données annuaire sont parfaitement fidèles (groupes fiables et peuplés) aux données SCONET/STS a tout intérêt à utiliser ce mode de pilotage. Mode 2 (ENT) : les groupes d option sont créés dans l annuaire de l ENT sous forme de groupes Ad-Hoc peuplés d enseignants. L administrateur peut déléguer le peuplement de ces groupes aux enseignants. Ce mode nécessite de la saisie en établissement mais offre beaucoup de souplesse car à tout moment les membres peuvent être modifiés directement dans l ENT. L établissement dont les données annuaires ne sont pas fidèles aux données SCONET/STS ou ayant des groupes peuplés dans son logiciel EDT 2009/2010 a tout intérêt à utiliser ce mode de pilotage. 6. LA GENERATION DES SEANCES Cette opération consiste à compléter les cahiers de texte à partir des données précédemment importées. La génération des séances est un processus asynchrone, c est la raison pour laquelle, l ensemble des séances n est pas visible dans les cahiers de textes des enseignants et des classes immédiatement. Une barre de progression est visible pendant le traitement. Lors de la première génération de séances, toutes les séances sont créées entre la date indiquée dans le formulaire et la date de fermeture de l établissement. Ensuite, Il est possible d ajouter/modifier/supprimer un cours et de générer uniquement les séances pour ce cours entre la date indiquée et la date de fermeture de l établissement. Dans ce cas, seules les séances liées à ce cours sont mises à jour. Lors d une génération de séances complémentaires pour l ensemble des services d enseignement, toutes les séances du cahier de textes sont resynchronisées vis-à-vis des données de vie scolaire entre la date indiquée et la date de fermeture de l établissement. Aucune activité ne peut être supprimée par la génération de séances. Si des activités sont présentes sur les séances concernées par le processus de génération de séances, elles sont repositionnées automatiquement sur les séances mises à jour et si aucune séance ne convient pour repositionner une activité, la séance d origine est maintenue mais dans l état «annulé». Les séances créées ou modifiées à la main par les enseignants ne sont pas modifiées par le processus de génération de séances. 9

10 7. LE CAS PARTICULIERS DE LA PERIODE DE RENTREE SCOLAIRE Les imports de données de vie scolaire s effectuent après la rentrée pour répondre au délai nécessaire à la saisie et la mise à jour des données dans les applications externes à l ENT. Lors du premier import vers l ENT, le fichier est rarement complet. Il est possible de faire des imports itératifs tout au long de l année pour mettre à jour les données de vie scolaire de l ENT. Astuce : Pendant la période de rentrée scolaire, il est possible de réaliser un import de données STS Web seul dans l attente d un futur import d un fichier d emploi du temps. Ceci permet aux enseignants d avoir accès à certaines fonctionnalités détaillées au 4.1 Les enseignants peuvent également créer des activités dans leur classeur pédagogique de l ENT en prévision des séances prochainement créées. * la saisie des services dans STS est indépendante de la campagne de gestion (mise en paye des HSA) et peut donc débuter dès que STS est "basculé" (= changement d'année scolaire), ce qui permettra de bénéficier des fonctionnalités détaillées ci-dessus. 8. LES POINTS DE CONTROLE EN CAS D ANOMALIES Les séances n apparaissent pas dans les cahiers de texte : - vérifier que le traitement de la génération de séances a bien été validé - vérifier que les alternances sont définies et surtout bien cochées dans la gestion du temps - vérifier la validité des fichiers d import(ex : année scolaire renseignée dans le logiciel EMP, logiciel EMP mis à jour ) Les séances de groupes n apparaissent pas dans les cahiers de texte : - vérifier que les groupes sont peuplés d élèves - vérifier que le fichier STS => EDT correspond bien au fichier généré à l étape 5 du 4.2 (dans le cas d un import de ce type) Les enseignants ne voient pas leurs rubriques de classe - vérifier que les groupes classes sont bien peuplés d'enseignants et d'élèves - vérifier que les enseignants appartiennent bien aux classes auxquelles ils sont censés appartenir Les séances se chevauchent ou se regroupent sur la première ligne de l emploi du temps - dans le cas d un import de données issues du logiciel EDT 2009/2010 (réf 4.3), vérifier la saisie de l heure de début et l heure de fin des cours dans cette application (copie écran ci-dessous) L aide en ligne de K-décole vous apporte également de nombreuses informations, notamment sur les questions du formulaire de l outil d aide à la décision*, utiles lors de votre premier import dans l ENT. L ensemble des fonctionnalités liées à la gestion de vie scolaire est consultable dans la rubrique Administration -> Gestion vie scolaire*. (*les liens ci-dessus ne sont actifs qu en mode connecté) 10