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1 Créer sa newsletter Guide d utilisation Créer sa newsletter Guide d utilisation

2 SOMMAIRE 1. Connexion Créer une newsletter Ajouter des articles Modifier une newsletter Modification des informations générales (première partie) Ajouter/Modifier des articles(deuxième partie) Visualiser et générer Envoyer...13 Créer sa newsletter Guide d utilisation 2

3 Préambule Le générateur de newsletter est un outil vous permettant de réaliser des newsletters ou lettres de veille rapidement. A l aide de champs prédéfinis, vous pourrez envoyer de manière simple des newsletters «chartées» selon votre entité. Pour accéder à l outil, se rendre dans COBALT, rubrique COMMUNICATION (rubrique Les autres publications) ou TOOL KIT (B-Knowledge B-communities > Toolkit > Outil B-Newsletters). Vous pouvez également accéder à cet outil via Si vous rencontrez des problèmes lors de l utilisation de cet outil, appelez le helpdesk au Bonne utilisation Créer sa newsletter Guide d utilisation 3

4 1. Connexion Choisir l entité à laquelle vous appartenez. Puis saisissez le mot de passe qui vous a été communiqué. Vous êtes connectés à l application lorsque vous arrivez sur la page d accueil. Sur cette page, vous pouvez télécharger le manuel utilisateur. Créer sa newsletter Guide d utilisation 4

5 2. Créer une newsletter Pour créer une newsletter, cliquer sur Créer. Un formulaire apparaît et vous demande de remplir 2 champs : Nom de l enregistrement : ce champ ne figurera pas sur la newsletter, il est obligatoire et sert à distinguer les newsletters les unes des autres dans l outil. Date prévue de diffusion : date à laquelle l envoi est programmé, cette date n apparaîtra pas sur la newsletter. Il est impératif que ces 2 champs soient saisis pour que le bouton Suivant apparaisse. Créer sa newsletter Guide d utilisation 5

6 Cliquer sur suivant pour commencer à saisir les articles. 3. Ajouter des articles Chaque article est rattaché à une rubrique. Dans un premier temps, sélectionner la rubrique. puis le nombre d articles que vous souhaitez saisir. Cliquer sur ajouter pour continuer. Créer sa newsletter Guide d utilisation 6

7 Des formulaires apparaissent en fonction du nombre d articles. Ces formulaires comportent 3 champs : Titre de l article : saisir votre article. URL : saisir l URL pour créer un lien sur votre titre (champ facultatif). Article : copier ou saisir le texte de l article, 5000 caractères maximum (champ obligatoire). Ajouter une image : cliquer sur le lien pour ajouter une image. Elle ne doit pas dépasser 50ko et doit faire au maximum 150px de large et 150px de haut. Pour supprimer l image, effacer le champ correspondant. Position de l image : positionner soit à gauche, soit à droite du texte. Créer sa newsletter Guide d utilisation 7

8 Pour personnaliser le texte, le sélectionner et cliquer sur le bouton correspondant. La couleur est automatiquement celle de la filiale. Pour effectuer un lien, cliquer sur Lien URL et remplacer le mot ADRESSE par l URL désirée. Pour effectuer un lien vers un , cliquer sur Lien mailto et remplacer le mot ADRESSE par l désiré. Dans ces deux cas, ne pas supprimer les guillemets qui encadrent les mots. Cliquer sur Valider pour terminer la saisie. Un nouvel affichage informe du nombre d articles saisis et propose soit de continuer la saisie (reprendre le point 3) de la newsletter ou de visualiser / générer (voir point 5) la newsletter. Créer sa newsletter Guide d utilisation 8

9 4. Modifier une newsletter Dans la barre de menu, cliquer sur Modifier. La liste des newsletters s affiche avec comme information : N : numéro automatiquement généré à la création de la newsletter. Nom de l enregistrement : ce champ ne figurera pas sur la newsletter, il est obligatoire et sert à distinguer les newsletters les unes des autres dans l outil. Date prévue de diffusion : date à laquelle l envoi est programmé, cette date n apparaîtra pas sur la newsletter. Pour modifier une newsletter, cliquer sur le nom d enregistrement. Cette page est constituée de deux parties bien distinctes : La première partie permet de modifier le nom d enregistrement, la date et la visibilité. Il est possible de modifier ces valeurs en cliquant sur le bouton Modifier. La deuxième partie permet de modifier le contenu de la newsletter. Créer sa newsletter Guide d utilisation 9

10 1.1 Modification des informations générales (première partie) Après avoir cliqué sur le bouton Modifier dans la première partie, un formulaire apparaît et propose de saisir de nouvelles valeurs. Nom de l enregistrement : ce champ ne figurera pas sur la newsletter, il est obligatoire et sert à distinguer les newsletters les unes des autres dans l outil. Date prévue de diffusion : date à laquelle l envoi est programmé, cette date n apparaîtra pas sur la newsletter. Visible : cette fonction permet de générer ou non la newsletter. Cliquer sur Valider pour enregistrer. La deuxième partie de la page concerne les articles classés par rubrique. Cette section vous permet de modifier les articles. 1.2 Ajouter/Modifier des articles(deuxième partie) Plusieurs icônes apparaissent à côté de l intitulé de l article : Le sert à modifier l article. La indique que l article apparaîtra dans la newsletter. La indique que l article n apparaîtra pas dans la newsletter. Créer sa newsletter Guide d utilisation 10

11 Cliquer sur pour afficher le formulaire de modification d article. Le formulaire vous permet de modifier les données et de rendre ou non l article visible. Sélectionner la rubrique à modifier puis cliquer sur Modifier pour enregistrer. Créer sa newsletter Guide d utilisation 11

12 5. Visualiser et générer Dans le menu Générer, cliquer sur la liste déroulante et sélectionner une newsletter. Pour valider, cliquer sur le bouton Visualiser / Générer. En cliquant sur ce bouton, la newsletter a été générée et une nouvelle page apparaît. Pour la visualiser, cliquer sur le lien correspondant. Créer sa newsletter Guide d utilisation 12

13 Cela ouvre une nouvelle fenêtre du navigateur avec la newsletter telle qu elle apparaîtra lors de l envoi. 6. Envoyer Pour envoyer votre newsletter, saisir dans le 3 ème bloc : L objet : qui figurera lors de l envoi de l . L adresse : du ou des destinataire(s). Il est possible de saisir plusieurs adresses en ajoutant un «;» à la fin de chaque adresse. Enfin, cliquer sur le bouton Envoyer pour envoyer la newsletter Afin de ne pas être limité lors de la saisie des adresses s, il est préférable de reprendre les listes de diffusion définies dans Outlook. L outil ne prend pas en charge l archivage de vos newsletters. Vous pouvez cependant les enregistrer au format.html ou.pdf (lors de la génération de la newsletter) sous Internet Explorer dans «Fichier > Enregistrer sous» Créer sa newsletter Guide d utilisation 13

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