GROUPE D'ECHANGES THEMATIQUES REFONTE DU BULLETIN D'INFORMATION DE LA PFCA34: CREATION DE LA NEWSLETTER

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1 Compte-rendu GROUPE D'ECHANGES THEMATIQUES REFONTE DU BULLETIN D'INFORMATION DE LA PFCA34: CREATION DE LA NEWSLETTER Jeudi 10 avril 2014 Lieu : PFCA34 à Montpellier Personnes présentes : CCI MONTPELLIER - Michel GERMAIN CCI SETE - Anne MERENDA DIRECCTE/UT34 - Véronique BANSARD PFCA34 - Carole DEGUILLON PFCA34 - Frédérique TAY PROFIL EMPLOI - Marie-Paule BARBE Personnes excusées : AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE/SYDEL PCH Lylia DJENIDI BGE MONTPELIER - Nathalie CAZALS CCI MONTPELLIER - Delphine VIGNEAU ORDRE DU JOUR Rappel du contexte et des objectifs de la Newsletter de la PFCA34 Echanges sur la création de la Newsletter: quelle(s) cible(s)? quel format? quel fréquence? quel contenu? quel nom? Groupe d'échange thématiques - Newsletter

2 Carole DEGUILLON ouvre la séance en remerciant les participants d'être présents pour ce groupe de travail et rappelle que cette action remplace les commissions thématiques. L'objet reste le même, c'est à dire un travail collectif avec une construction d'outils, mais le nom a été modifié pour être plus évocateur. 1. Rappel du contexte et des objectifs de la Newsletter Carole DEGUILLON informe que l'objectif de ce groupe de travail est de construire la nouvelle newsletter de la PFCA34 dans le cadre de la refonte du site internet. Elle rappelle que le nouveau site internet de la PFCA34 sera opérationnel au 30 avril Elle incite les participants à communiquer autour d'eux sur le nouveau site et qualifie cet outil de "lieu privilégié" pour les membres en termes de diffusion d'informations locales de dynamique de réseau. Elle poursuit en précisant que la finalité de ce groupe de travail est de créer une Newsletter qui répond à 2 objectifs: la diffusion d'informations territoriales sur le réseau et la création d'activité, être un outil pour attirer les membres du réseau sur le nouveau site internet de la PFCA34. En effet, elle précise que les adhérents à la PFCA34 ne fréquentent plus l'extranet du site actuel qui leur est consacré. La Newsletter doit donc être attrayante pour amener les membres à utiliser la partie réseau du nouveau site internet. 2. Echanges sur la création de la Newsletter: Quelles cibles? Carole DEGUILLON explique que lors des réunions avec l'amo et CHOOSIT, il a été proposé de mettre en place deux newsletters: - une newsletter pour les membres et les partenaires du réseau, - une newsletter à l'attention des porteurs de projet, dans le cadre de la mission d'orientation des porteurs et de représention des adhérents. Anne MERENDA souhaite savoir comment seraient identifiés les porteurs de projet destinataires de la Newsletter. Carole DEGUILLON indique que les internautes ayant un projet de création d'entreprise contactent la PFCA34 par un formulaire. La PFCA34 a en moyenne 4 à 5 demandes d'information ou d'orientation par mois. La Newsletter s'adresserait donc à ces internautes qui auraient la possibilité de s'inscrire et se désinscrire par le biais du site internet. Elle précise que la Newsletter à destination du grand public serait mise en place à titre expérimentale et que sa pérennisation serait fonction du nombre de demandes. Véronique BANSARD interroge sur la charge supplémentaire de travail engendrée par la conception de deux newsletters. Carole DEGUILLON indique que la gestion de l'administration du nouveau site internet sera simplifiée et que les informations qui paraitront dans la Newsletter seront déjà sur le site. Il suffira à Frédérique de les sélectionner pour les intégrer et les éditer dans la Newsletter. Elle précise que la formation sur l'administration du site internet a lieu mardi 15 avril et que, suite à cette formation, elles auront une meilleure visibilité sur le temps qui sera nécessaire aux différentes tâches sur le site. Page 2 sur 7

3 Véronique BANSARD propose de créer une seule Newsletter accessible à tous avec une partie réservée aux porteurs de projet au sein de la newsletter. Anne MERENDA et Marie-Paule BARBE signalent que, sous cette forme, ce ne sera pas assez clair pour les porteurs de projets. Ils risquent de ne pas faire la distinction entre les différentes informations, qui sont déjà nombreuses par ailleurs. Frédérique TAY abonde en ce sens en expliquant que la confusion a déjà été faite auparavant concernant une information diffusée sur une formation de Face Hérault à l'attention des professionnels lors de laquelle des porteurs de projet s'étaient présentés. Marie-Paule BARBE demande quelle est la cible prioritaire de la Newsletter de la PFCA34. Véronique BANSARD indique que ce sont les membres du réseau. Cependant, elle ajoute qu'une newsletter adressée aux porteurs de projet pourrait avoir des retombées positives sur le réseau. Marie Paule BARBE revient sur la difficulté des porteurs de projets à intégrer et traiter toutes les informations. Anne MERENDA abonde et explique que les porteurs de projet ont souvent des difficultés à se désinscrire des newsletters même s'ils n'ont plus d'intérêt à recevoir les informations. Véronique BANSARD suggère par conséquent qu'il est préférable de se concentrer sur une newsletter pour le réseau, la cible prioritaire, compte tenu aussi de la complexité à multiplier les supports et le temps de travail. Il est tout de même intéressant de garder en tête la possibilité d'une évolution future en créant une newsletter à destination des porteurs de projets. Cette perspective pourrait être présentée en Conseil d'administration par la suite. Michel GERMAIN souhaite des précisions sur le contenu du site et s'enquit de son fonctionnement pour s'assurer que le niveau de complexité ne sera pas un frein à l'utilisation par le grand public. Carole DEGUILLON explique que le site internet de la PFCA34 se compose de 2 parties: une partie grand public qui présente toutes les informations relatives à la PFCA34: la présentation du rôle, des missions, des instances associatives, présentation des structures membres du réseau et des partenaires, une boite à outils avec des actualités et un agenda qui répertorie les dates des réunions d'information pour les porteurs de projet par exemple. La plus value est un moteur de recherche avec géo localisation qui permet aux porteurs de projet de repérer les structures d'accompagnement correspondant à leurs critères sélectionnés (demandeurs d'emploi, secteur de l'agriculture...) une partie extranet, accessible uniquement aux membres du réseau par identifiants: cette partie permet d'accéder aux mêmes informations que le grand public, et présente des onglets supplémentaires (offres d'emploi, les formations de la PFCA34...) ainsi que des actualités et des évènements destinées aux membres du réseau. Un sous menu RESSOURCES DOCUMENTAIRES permet l'accès à tous les comptes rendus et les procès verbaux relatifs à la vie de l'association. Page 3 sur 7

4 Frédérique TAY explique que le moteur de recherche par géo localisation nécessite au préalable le retour des fiches interlocuteurs de chaque structure. Cette fiche permet aux membres et aux partenaires d'être référencés sur le site de la PFCA34. Conclusion: Le groupe de travail s'accorde sur la création d'une newsletter exclusivement réservée aux membres du réseau et aux partenaires. Une évolution reste envisageable quant à la création d'une Newsletter pour le grand public dans le futur. Quel format? Carole DEGUILLON indique qu'il y a deux formats possibles: la newsletter "classique", la lettre "flash". Elle précise que la lettre "flash" propose "1" information par mail. C'est le système qui est actuellement utilisé par la PFCA34 pour diffuser les invitations aux formations, les offres d'emploi du réseau ou même diffuser une information urgente à la demande d'un membre, dans l'immédiat. Marie Paule BARBE indique que les lettres "flash" de la PFCA34 sont pratiques et permettent une lecture rapide des informations les plus importantes. Elle ajoute que les conseillers sont la plupart du temps en entretien et n'ont pas le temps de lire une Newsletter, d'autant plus qu'ils en reçoivent de nombreuses. Les lettres "flash" de la PFCA34 permettent de cibler une information précise et d'en avoir un traitement rapide. Elle indique cependant que la PFCA34 doit prioriser les lettres "flash" pour ne pas inonder les boites mails des membres. Le groupe de travail indique qu'il souhaite maintenir ce format de diffusion "flash" en plus de la newsletter. Conclusion: Deux types de supports seront créés : une Newsletter "classique" et une lettre "Flash". Quel contenu? Carole DEGUILLON s'enquit des attentes des membres du réseau quant aux informations nécessaires à leurs pratiques professionnelles, les plus percutantes à retrouver dans une Newsletter. Michel GERMAIN indique qu'il ne souhaite pas une version "journal" qui contiendrait un trop grand nombre d'actualités et précise qu'il serait intéressant de compiler uniquement des informations ciblées sur la création d'activité. Véronique BANSARD abonde en ce sens et ajoute qu'il est nécessaire d'intégrer dans la Newsletter les actualités des membres du réseau. Marie Paule BARBE s'accorde sur les précédentes propositions et insiste sur la nécessité d'avoir des informations très ciblées sur la création d'entreprise avec une facilité de sélection pour l'utilisateur. Frédérique TAY revient sur un ancien format du bulletin d'information qui compilait toutes les informations sélectionnées sur Légifrance. Ce précédent format présentait 40 pages et était bimensuel. Véronique BANSARD indique que ce document lui été utile. Page 4 sur 7

5 Anne MERENDA ajoute que ces informations peuvent être intéressantes mais à la suite des rubriques qui ciblent des actualités de la création d'activité et les évènements mis en place par les membres du réseau. Véronique BANSARD abonde en précisant que le nouveau format 4 pages est très satisfaisant et propose de garder les mêmes rubriques plus concises avec des liens vers les articles intégraux. Carole DEGUILLON récapitule les rubriques actuelles du bulletin d'informations de la PFCA34: ACTUALITES AGENDA BON A SAVOIR OFFRE D'EMPLOI DU RESEAU. Elle les soumet à validation du groupe de travail. Le groupe de travail valide ces rubriques et Véronique BANSARD ajoute que la plus value de la PFCA34 est de diffuser des informations territorialisées et que cette notion de territoire est très importante. En effet, les informations généralistes sur la création d'activité sont disponibles par d'autres canaux tels que le site de l'apce par exemple. La PFCA34 doit permettre un accès à une information locale et ciblée. Véronique BANSARD propose de mettre en place au sein de la PFCA34 un comité de rédaction pour faire la sélection des informations à diffuser au sein de la Newsletter. Carole DEGUILLON recense les attentes des participants : - une Newsletter courte, - des contenus ciblés sur la création d'activités, - des contenus ciblés sur le territoire. Marie Paul BARBE suggère de mettre en place un forum sur le site de la PFCA34 qui permettrait aux structures de réagir et d'échanger sur des actualités. Elle précise que cette fonctionnalité sera fédératrice d'une dynamique de réseau. Carole DEGUILLON indique que cette option n'a pas été validée dans la refonte du site car elle était trop couteuse. Michel GERMAIN précise que la Newsletter doit être courte mais doit interpeller le lecteur pour qu'il navigue par la suite sur le site internet. Il demande s'il sera possible d'intégrer une vidéo par exemple. Carole DEGUILLON spécifie que la vidéo n'apparaitra pas dans la newsletter mais un lien permettra d'y accéder instantanément. Anne MERENDA ajoute que les titres devront être écrits dans une grosse police pour être rapidement lus et traités par les conseillers ou les responsables des structures. A titre d'exemple, Carole DEGUILLON diffuse la Newsletter "je crée", un réseau de la création d'activité dans le Nord Pas de Calais. Michel GERMAIN relève que la présentation d'un évènement avec seulement le titre cliquable puis un petit texte de 2 lignes est pertinent et suffisant. Il ajoute que la Newsletter devrait proposer un push "CONTACT" pour permettre aux membres du réseau d'interagir rapidement et envoyer des demandes instantanément à la PFCA34. Page 5 sur 7

6 Conclusion: Le groupe de travail souhaite une newsletter comprenant 4 rubriques: Actualités, Agenda, Bon à savoir, Offres d'emploi du réseau. Elle devra être succincte, présenter des informations ciblées sur la création d'activité et territorialisées. La présentation et les fonctionnalités devront faciliter la sélection des articles par le lecteur: articles courts (2 lignes) avec lien de redirection vers l'article intégral, titres en gros et titres cliquables. Un push "CONTACT" dans la Newsletter permettra aux lecteurs d'envoyer des informations et des demandes à la PFCA34 instantanément. Un comité de rédaction se réunira en interne pour sélectionner les informations à intégrer dans la Newsletter. Quelle fréquence Carole DEGUILLON interroge les participants sur la fréquence d'envoi souhaitée. Le groupe s'accorde sur un envoi mensuel qui permet d'avoir une Newsletter plus courte et plus actualisée qu'un envoi bimensuel. Carole DEGUILLON et Frédérique TAY ajoutent qu'il est d'autant plus facile techniquement pour la PFCA34 de mettre en place un envoi mensuel. En effet, la sélection des informations à prioriser est plus évidente. Quel nom? Carole DEGUILLON indique que dans une logique de communication, elle souhaiterait "nommer" la Newsletter de la PFCA34, lui donner un titre. Anne MERENDA propose au groupe un brainstorming autour des titres possibles. Les titres proposés seront envoyés au réseau sous forme de sondage. Véronique BANSARD suggère un nom ludique avec une identité locale. Voici les propositions retenus pour le sondage: - PFCA34: L'Essentiel - PFCA34: Les indispensables - PFCA34: Les Brèves - PFCA34: Carrefour de l'info Le jour de l'envoi? Carole DEGUILLON interroge les participants au groupe de travail sur le jour de la semaine qui leur semble le plus adéquat pour l'envoi de la Newsletter, dans le but de favoriser l'ouverture et la lecture de celle-ci par les membres du réseau. Le lundi matin et le vendredi sont exclus, sont proposés le mardi matin ou le jeudi matin. Conclusion: Le jour d'envoi retenu est le jeudi de préférence le matin. Carole DEGUILLON renouvelle les remerciements de la PFCA34 aux participants pour leur disponibilité et leur implication. Elle clôture la réunion en indiquant qu'ils recevront une invitation pour un second groupe de travail suite à l'envoi de la première Newsletter afin d'échanger sur les améliorations à apporter. Page 6 sur 7

7 LA PFCA 34 EST UNE ASSOCIATION LOI 1901 FINANCEE PAR : Page 7 sur 7

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