I Open Contact. Sommaire :

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1 I Open Contact Sommaire : I Open Contact... 1 Avertissement... 3 Connexion... 3 Menu... 4 Administration :... 5 Pour créer un compte utilisateur... 5 Pour modifier un compte utilisateur... 5 Paramètres... 6 Les civilités... 6 Les documentations papiers et électroniques... 7 Les qualifications... 9 Comptes s opérateurs Compte pop Modèles de lettres Modèles d' s Type de contact Origine du contact Outils Gestion des demandes Création d une nouvelle demande : Qualification d'une demande : Rédaction de la réponse : Impression d'une demande : Impression des étiquettes Création d un contact : Pour modifier un contact Liste des contacts : Web Lettres d informations Création / abonnements Modèles de lettres Mailings Envoyer aux abonnés Envoyer à une sélection Historique Ventes Open System :

2 Open Contact est un tableau de bord destiné aux professionnels du tourisme dans leur mission d'accueil et de service. Il permet de : 1 ) Consolider sa base client... afin d'adopter un suivi personnalisé et une qualité accrue du service 2 ) Traiter les demandes d'informations diverses. Ex : des demandes de brochures, d'informations par divers moyens de communication (téléphone, comptoir, , fax, formulaire internet,... ) En facilitant le traitement des demandes, Open Contact permet d'accroître les temps et la pertinence des réponses. Open Contact centralise toutes les demandes d'information et apporte un traitement personnalisé à chacune des demandes. 3 ) Créer des newsletter et mailing 4 ) Faciliter le publipostage et l'édition d'étiquettes. 2

3 Avertissement L application Open Contact utilise des fenêtres popup. Certaines de ces fenêtres (particulièrement la fenêtre permettant de télécharger les images) sont susceptibles d êtres bloquées par votre navigateur Internet, par des extensions du navigateur, ou par des programmes de sécurités lancés sur l ordinateur (par exemple, la barre d outils google, Norton Internet Security, ). Veuillez vérifier les paramètres de ces programmes afin qu ils ne bloquent pas les fenêtres popup du site Connexion Pour lancer l application, connectez vous à Internet et ouvrez l adresse suivante dans votre navigateur Saisissez le login et le mot de passe (attention au minuscules et majuscules) qui vous ont étés fournis et cliquez sur le lien entrer. Si votre identification est correcte, l application se lance. 3

4 Menu Le menu est situé en haut de l écran. Il est découpé en 7 onglets. Accueil : Pour vous identifier et vous connecter à votre compte Open Contact. Vous devrez saisir le login et le mot de passe fournis lors de la création du compte. Gestion des demandes : Pour le traitement des demandes de brochures et des réponses qui vont en découler. Mails : Pour utiliser Open Contact comme logiciel de messagerie. Outils : Pour les statistiques relatives à Open Contact. Paramètres : Pour la configuration du logiciel Open Contact. Administration : Pour la création des identifiants des différents utilisateurs du compte Open Contact. Web : Pour l envoi de mailings, de lettres d'informations et pour retrouver les formulaires en ligne reliés au compte Open Contact ainsi que les ventes réalisées dans l Open System. 4

5 Administration : Dans un premier temps il faut aller dans la page utilisateurs de la section Administration, et créer des login et mots de passe pour toutes les personnes qui se serviront de ce compte Open Contact. Pour créer un compte utilisateur Une fois connecté, on va sur l'onglet Administration. On va cliquer, à gauche de l'écran dans le Menu Administration sur Utilisateurs. On va cliquer sur Ajouter une nouvelle ligne qui se trouve à droite de l'écran. On rentre les informations correspondantes dans les champs : nom et prénom de l utilisateur, et on lui attribue un login et un mot de passe. Une fois les informations personnelles remplies, on va cliquer sur Droits pour spécifier si l utilisateur aura accès à tous les onglets ou seulement à certains. Pour modifier un compte utilisateur Une fois connecté, on va sur l'onglet Administration. On va cliquer, à gauche de l'écran dans le Menu Administration sur Utilisateurs. On va cliquer sur modifier, qui se trouve à droite de l'écran, sur la ligne correspondante. On apporte les modifications souhaitées. On valide les informations saisies en cliquant sur le bouton enregistrer 5

6 Paramètres A réception de votre compte Open Contact, la première étape va consister à le paramétrer afin d optimiser les réponses et les données que vous récupérerez. Les civilités. Va permettre de créer les différentes civilités afin de pouvoir qualifier la base client lors de la gestion des demandes. Par défaut, elles sont au nombre de quatre (4). On peut alors en rajouter, les modifier ou les supprimer. Pour créer une civilité On va cliquer sur qui se trouve à droite de l'écran. On rentre les informations correspondantes dans les champs. On valide les informations saisies en cliquant sur le bouton enregistrer Pour modifier une civilité Une fois sur l'onglet civilités, on clique sur de la ligne correspondante On rentre les informations correspondantes dans les champs. On valide les informations saisies en cliquant sur le bouton enregistrer 6

7 Prévoir de créer, si besoin, des civilités en langues étrangères. En effet, nous verrons plus tard comment rédiger les courriers de réponse en y insérant des balises pour une insertion automatique de certains champs (nom, prénom du client, civilité, adresse ). Ainsi si vous prévoyez de rédiger des courriers spécifiques pour la clientèle étrangère, pensez à prévoir les civilités correspondantes. Les documentations papiers et électroniques Ce sont tous les documents que l'organisme peut avoir en sa possession pour informer le client (Ex : brochures, plan des pistes, planning des animations, tarifs, ) et qu il est susceptible d envoyer par courrier. Pour ajouter une documentation papier : Une fois que l'on a cliqué sur l'onglet paramètres et sur le lien documentation papier, on clique sur le bouton On remplit alors les champs demandés (comme ci-dessous) 7

8 Nom : nom de la documentation (ex : Brochure Hiver 06-07). Description : champs facultatif de description de la brochure. Abrégé : on peut décider de faire imprimer sur le courrier ou sur l étiquette correspondants au client, la liste des brochures à joindre au courrier. Les brochures en question apparaissent donc en abrégé suivant ce qui a été saisi dans ce champ (Ex : Brochure Hiver = Hiv0607) Quantité : nombre de documentations que l'organisme a en sa possession. Il faut mettre la quantité initiale car le logiciel gère les stocks de documentations. A chaque fois qu'une réponse a été faite et qu'une documentation a été jointe, un élément sera automatiquement enlevé de cette quantité initiale. Poids : poids de la brochure, elle servira pour le calcul du poids final de la lettre de réponse que l on pourra, comme pour les On valide en cliquant sur le bouton enregistrer. Pour ajouter une documentation électronique : Une fois que l'on a cliqué sur l'onglet paramètres et sur le lien documentation électronique, on clique sur le bouton On remplit les champs ci-dessous : On va chercher la documentation sur le disque de l'ordinateur en cliquant sur On valide la saisie en cliquant sur le bouton enregistrer. 8

9 NB : Taille maximale autorisée : 500KO Formats autorisés : Jpeg, Gif, PDF.. Les qualifications. C'est une étape importante car elle va permettre de qualifier les demandes des clients et d associer automatiquement une ou plusieurs brochures à une réponse suivant comment la demande du client aura été qualifiée. Au départ le champ est vierge et il n'y a aucune qualification. Création d'une qualification : On clique sur et on obtient la fenêtre suivante. Dans le champ nom, on rentre le nom de la qualification. Champ description, on n'est pas obligé de remplir cette case. Qualification mère, au départ le champ est vierge car il ne contient aucune qualification. Cependant, on peut "classer" une qualification sous une autre. Cela va créer une arborescence (comme dans l'exemple ci-dessus : la qualification ETE 2007 est une 9

10 qualification mère). Eléments de réponse textuelle : lors de la réponse générée à partir de la demande du client, on peut choisir de faire intégrer un élément de réponse automatique suivant la qualification choisie. Attention tout de même car si l on associe plusieurs qualifications à un même contact, les éléments de réponse textuelle vont être imprimés les uns à la suite des autres, ce qui pourrait rendre le texte incompréhensible. Docs papiers ou docs électroniques : sélectionner les brochures qui seront associées automatiquement à la qualification en cours de création. Pour en sélectionner plusieurs, tenir enfoncée la touche Ctrl du clavier. On finalise et on valide en cliquant sur. Modification / suppression d'une qualification: Figure 5 arborescence des qualifications Quand on est sur la page qui montre l'arborescence des qualifications, on sélectionne la qualification désirée (cf figure 5). On clique alors sur le bouton ou selon ce que l'on veut faire. Comptes s opérateurs. Ici, on crée les différents comptes s qui seront utilisés comme adresse expédritrice lors des envois de documentation par ou de mailings et newsletters. 10

11 Création d'un compte opérateur : Cliquer sur comptes opérateur. Cliquer sur 6. et remplir les champs demandés ci-dessous sur la figure Les champs en jaune sont obligatoires. Dans le champ nom, on saisit le nom du titulaire du compte. On pourrait tout à fait imaginer ne créer qu un seul compte utilisé par tous les opérateurs (ex : Service Accueil / Information). Dans le champ , on saisit l'adresse mail du titulaire du compte. Dans le champ signature, on peut apposer une signature type pour le titulaire du compte. Dans le champ utilisateurs pouvant utiliser ce compte , il apparaît automatiquement tous les utilisateurs créés auparavant lors de la configuration de l'administration. Pour ajouter une personne, la sélectionner dans le cadre de gauche et cliquer sur le bouton Pour enlever une personne, la sélectionner dans le cadre de gauche et cliquer sur le bouton Finaliser l opération en cliquant sur le bouton. Compte pop. C'est ici que l'on va configurer les comptes s pour la réception des mails. Création d'un compte pop : Après avoir cliquer sur compte pop dans le menu de gauche, il faut cliquer sur et on obtient la fenêtre suivante : 11

12 Figure 7 configuration d'un compte pop Dans le champ , saisir l'adresse . Dans le champ serveur POP, indiquer l'url d'accès au serveur POP. Dans le champ Login, on indique le login du compte . Dans le champ Mot de passe, on renseigne le mot de passe du compte . Dans le champ Nom, on indique le nom que l'on souhaite voir associé à l'adresse mail concernée. Dans le champ Adresse de réponse, on remplit l'adresse mail de réponse car elle pourrait être différente. On valide en cliquant sur le bouton Modèles de lettres. Il faut au préalable que vos documents soient enregistrés sur votre ordinateur au format Word HTML. Les images et logos seront insérés directement depuis l Open Contact, mais vous pouvez déjà prévoir l espace nécessaire. Nous vous conseillons de prévoir les sauts de ligne et retraits ou tabulations dont vous aurez besoin. Insertion d'un modèle de courrier : Cliquer sur l'onglet Paramètres et ensuite sur le lien modèles de lettres. Il faut cliquer sur figure ci-dessous. et remplir les champs demandés comme sur la Dans le champ nom, on rentre le nom de la documentation 12

13 On clique sur et on va chercher la documentation sur le disque dur de l'ordinateur. Une fois que l'adresse de la documentation est rentrée dans la case blanche ci-dessus, on peut cliquer sur Une fois le modèle de courrier ajouté, on peut le modifier en insérant des balises HTML dans le corps de la lettre. Ces balises permettront de personnaliser le courrier avec les coordonnées du client, les documents joints au courrier On va dans champ de remplacement et on clique sur pour faire afficher toutes les balises disponibles On choisit la balise et on clique sur insérer le champ (la balise HTML remplit alors la ligne contenu de la balise) On va placer le curseur de la souris à l endroit où l on veut insérer la balise On clique alors sur Insérer cette balise de remplacement dans le modèle de document NB : On peut insérer plusieurs balises les unes à la suite des autres : pour cela choisir le 1 er champ de remplacement, l insérer puis dans le champs Contenu de la Balise, faire un espace derrière le champ que l on vient de placer et recommencer l opération pour le champs suivant. 13

14 Exemple : - pour insérer : Civilité/Nom/Prénom du client dans l adresse expéditrice - Le contenu de la balise sera : #CIVILITE# #NOM# #PRENOM# Astuce : pour insérer un saut de ligne, cliquer simultanément sur votre clavier sur SHIFT et ENTREE puis enregistrer les Insertion d une image : Cliquer sur le bouton «insérer/modifier une image» La fenêtre de propriétés des images s ouvre et cliquer sur le bouton «Parcourir le serveur» 14

15 Figure 10 - Cliquer sur le bouton "parcourir le serveur". La fenêtre des images présentes sur le serveur s ouvre. Si l image que vous souhaitez utiliser est déjà présente, passer à la page 16. Sinon, il va falloir mettre le fichier sur le serveur. Pour cela, cliquez sur «Parcourir». Figure 11 - Si l'image n'est pas déjà présente, cliquer sur "Parcourir" Rechercher le fichier sur l ordinateur et l ouvrir 15

16 Figure 12 - Rechercher le fichier sur l'ordinateur et l'ouvrir Le chemin du fichier apparaît dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur «Upload» pour placer le fichier sur le serveur. Figure 13 - Le chemin du fichier apparaît, cliquer sur "upload" pour placer le fichier sur le serveur L image est désormais présente dans la liste des fichiers disponibles sur le serveur. Cliquer sur le nom de l image pour la sélectionner. Une prévisualisation de l image est proposée dans le cadre correspondant à la figure 10. Dans le champ URL, si vous retrouvez une adresse sur ce modèle : /OpenContactFiles/6607/Image/Logo Corbier HD.jpg, placez-vous dans le champ et rajouter devant le complément d URL suivant : 16

17 Positionner l image à droite de la page («Alignement» => «droite») Modifier éventuellement la taille de l image («Largeur» et «Hauteur»). Modifier éventuellement la position de l image, par rapport au haut de la page («VSpace») ou par rapport à la bordure droite («HSpace») Enfin, cliquer sur ok. Figure 14 - Paramétrer l'affichage de l'image L image est insérée dans le modèle de courrier, on constate que l image prend une partie de la place réservée pour l adresse du client. Il faut donc déplacer l adresse plus bas (ou réduire la taille de l image). 17

18 Figure 15 - l'image insérée empiète sur l'espace destiné à l'adresse du client. On décale l adresse du client en insérant quelques lignes vides. Figure 16 - Après décalage de l'adresse plus bas Pour valider votre modèle de courrier, cliquer sur. Modification / suppression d'un modèle de courrier: Quand on est sur la page qui montre la liste des modèles de courriers, on clique alors sur le bouton ou selon ce que l'on veut faire. 18

19 Modèles d' s. Il faut au préalable que vos documents soient enregistrés sur votre ordinateur au format Word HTML. Insertion d'un modèle : Après avoir cliqué sur l'onglet Paramètres et ensuite sur le lien modèles d s. Il faut cliquer sur figure ci-dessous. et remplir les champs demandés comme sur la Dans le champ nom, on rentre le nom de la documentation On clique sur et on va chercher la documentation sur le disque dur de l'ordinateur. Une fois que l'adresse de la documentation est rentrée dans la case blanche ci-dessus, on peut cliquer sur Modification d un modèle : Une fois le modèle de mail ajouté, on peut le modifier en insérant des balises HTML dans le corps du mail comme nous venons de le voir pour les modèles de courrier. Une fois que nous sommes dans les modèles de courrier, on clique sur de ligne correspondante. On arrive alors sur une nouvelle fenêtre avec le texte insérer dans le cadre blanc (cf. figure 8) On va dans champ de remplacement et on clique sur pour faire afficher toutes les balises disponibles On choisit la blaise et on clique sur insérer le champ (la balise HTML remplit alors la ligne contenu de la balise) On va placer le curseur de la souris à l endroit où l on veut insérer la balise On clique alors sur Insérer cette balise de remplacement dans le modèle de document Pour valider, cliquer sur. Pour insérer un logo ou une image, se référer à la procédure relative aux modèles de courriers. 19

20 Type de contact. Critère de qualification du fichier de contacts. Création d'un type de contact : Après avoir cliqué sur l'onglet Paramètres et ensuite sur le lien type de contact. Il faut cliquer sur figure ci-dessous. et remplir les champs demandés comme sur la On rentre le nom du type de contact et on valide en cliquant sur le bouton. Origine du contact. 2 ème critère de qualification du fichier de contacts. Création d'une origine du contact : Cliquer sur l'onglet Paramètres et ensuite sur le lien origine du contact. Il faut cliquer sur figure ci-dessous. et remplir les champs demandés comme sur la On rentre le nom du type de contact et on valide en cliquant sur le bouton. Outils Permet d avoir accès à des statistiques de 2 types : Compte-rendu d activités et Rapport sur les contacts. Compte-rendu d activités : Cliquer sur l'onglet Statistiques et ensuite sur le lien Go pour faire afficher le nombre de 20

21 demandes traitées et les modes de contacts utilisés par les prospects. Vous allez pouvoir filtrer votre recherche par date, puis vous pouvez décider de faire afficher le nombre total de demandes traitées ou affiner votre recherche par pays, département ou code postal. Rapport sur les contacts : Cliquer sur l'onglet Paramètres et ensuite sur le lien Go pour faire afficher le nombre de contacts créés. Vous allez pouvoir filtrer sur une période de date puis par pays, départements ou codes postaux. Pour ces 2 types de données statistiques, il est possible de les exporter en choisissant (comme sur les figures 17 et 18) le format d extraction désiré Excel(HTM), CSV (tab) ou CSV( ;). Figure 19 menu gestion des demandes 21

22 Gestion des demandes Création d une nouvelle demande : Une fois sous l onglet gestion des demandes, on clique sur nouvelle demande (cf. figure 9) On choisit d'abord le mode de contact de la nouvelle demande à l'aide des onglets de droite : 'Téléphone', 'Courrier', 'Fax', 'Guichet' ou Mail. On obtient alors la fenêtre suivante : On remplit alors le champ en précisant ce que le prospect recherche. Ex : Brochure hiver 2006/2007 et plan des pistes Pour associer un contact à cette demande : dans le menu vertical gauche, on saisit les noms et prénoms du contact et on clique alors sur le bouton contact était déjà existant.pour vérifier si ce 22

23 2 possibilités s offrent à nous maintenant : Soit le contact est déjà enregistré, on le sélectionne et il sera automatiquement associé à la demande en cours. Soit le contact n est pas encore enregistré, il faut alors cliquer sur le bouton et ainsi lui créer une fiche contact en remplissant les champs demandés comme sur la figure 22 On valide en cliquant sur sur pour paramétrer immédiatement la réponse ou pour revenir enregistrer la réponse ultérieurement. 23

24 Si l on choisit de revenir ultérieurement, on bascule directement sur l écran nous récapitulant les demandes en attente de réponse : Qualification d'une demande : Une fois le champ contact rempli, il faut qualifier la demande, Il faut cliquer sur les champs avec les + pour faire apparaître les qualifications. Il faut maintenant cliquer sur les qualifications apparues, celle sélectionnée devient rouge Il faut cliquer sur le bouton On voit alors la qualification apparaître dans le cadre blanc des qualifications sélectionnées. Rédaction de la réponse : Si l on choisit de répondre immédiatement, un écran apparaît sous le cadre de demande et affiche le modèle de courrier ou d paramétré par défaut. Tout d abord, choisir le mode d envoi de la réponse en cliquant sur l onglet «Courrier» ou sur l onglet «Mail» 24

25 Choisir dans le menu déroulant haut-gauche, le modèle de mail ou de courrier à utiliser et celui-ci apparaît dans le cadre réponse avec les balises HTML insérées au préalable On peut enregistrer la réponse et l imprimer plus tard en cliquant sur enregistrer la réponse. On peut passer directement à l impression de la réponse en cliquant sur passer à l impression. Impression d'une demande : On peut décider d imprimer une réponse immédiatement après l avoir rédigée ou d imprimer quotidiennement les réponses non encore imprimées. Pour le 2 ème cas de figure, cliquer sur l'onglet gestion des demandes, puis dans le menu de gauche, on vous indique en gras et entre parenthèses le nombre de réponse non imprimées. Cliquer sur la rubrique et la liste détaillée des réponses à imprimer apparaît. 25

26 A partir de la réponse, il suffit de cliquer sur le lien Passer à l'impression. A partir de la liste des réponses à imprimer, on peut choisir d imprimer - toutes les réponses : en cliquant sur - certaines réponses : en les sélectionnant puis en cliquant sur - il est également possible de filtrer les réponses à imprimer par critères en cliquant sur et l écran suivant apparaît : On va ainsi pouvoir imprimer, par exemple, seulement les demandes traitées par un seul utilisateur. Cela peut également servir si une brochure n est plus disponible, de mettre en attente certaines demandes et ne les imprimer qu en temps voulu. On arrive alors sur la page suivante : 26

27 Il faut maintenant cliquer sur Imprimer et on va pouvoir visualiser la réponse sous le logiciel Word. Si on imprime pluseurs réponses, elles seront toutes les unes à la suite des autres. Pour lancer l impression, <Fichier-Imprimer> comme pour un document Word normal. A partir de là, l Open Contact considère que la demande a été traitée. Il y a possibilité de retrouver une réponse déjà imprimée, en cliquant sur l écran précédent sur utilisateur, par qualification puis filtrer sa recherche par date, par Impression des étiquettes Quand on est en train d'imprimer la réponse à envoyer au client, et que l'on arrive juste avant l'impression comme sur la figure 22, ci-dessus, il suffit de choisir le type et le format de l'étiquette à imprimer et de cliquer sur utiliser ce modèle d'étiquette. On clique sur pour faire apparaître le menu déroulant qui va nous présenter tous les types d'étiquettes. On sélectionne le type choisi On sélectionne la taille des étiquettes On arrive sur une planche d'étiquette sur une feuille normale A4, et on peut choisir l'étiquette sur laquelle l'impression va démarrer. Il suffit de cliquer sur une des bulles. On clique sur imprimer, et l Open Contact nous ouvre un document Word de pré visualisation. Pour lancer l impression, <Fichier-Imprimer> comme pour un document Word normal. Création d un contact : Sous l onglet gestion des demandes, on clique sur Création d un contact. 27

28 On remplit les champs demandés dans la nouvelle page qui s ouvre. Pour le code postal, il suffit de le saisir dans la case et de cliquer sur pour faire apparaître automatiquement le nom de la ville, le département et la région. Pour le champ Pays, on peut faire apparaître une liste plus ou moins importante. Pour cela il suffit de cliquer sur pour faire apparaître la liste entière des pays. Et on valide sur Pour modifier un contact : Dans gestion des demandes, on clique sur la liste des contacts. On peut alors faire une recherche sur différents critères. On clique alors sur On clique sur le bouton du contact désiré. Liste des contacts : Sous l onglet gestion des demandes, on clique sur Liste des contacts. On arrive alors sur un moteur de recherche qui nous affiche en haut le nombre total de 28

29 contacts présents dans la base : En cliquant sur, l Open Contact va nous afficher la totalité des contacts enregistrés. Il est tout à fait possible de filtrer les contacts suivant différents critères : Civilité : rechercher un client par son nom, prénom, par son adresse mail ou par type ou origine de contact (suivant les types et origines de contact que vous aurez créé) Localisation : rechercher un contact par localisation géographique (code postal, région, département, pays...) Demandes/Actions : rechercher un contact par mode de contact, par qualification ou par date de contact. Réponses : rechercher un contact selon qui est l utilisateur qui lui a répondu, selon le mode de réponse, la documentation jointe au courrier ou suivant la date de réponse. Lettres d information : pour rechercher les contacts inscrits à une newsletter en particulier. Il est tout à fait possible, de cocher des critères dans différents onglets.pour lancer la recherche, cliquer sur dessous.. Le résultat de la recherche apparait alors en 29

30 A partir de là, on peut modifier un contact ou exporter le résultat de la recherche vers Excel par exemple, en choisissant, en-dessous de la liste, le format d extraction à utiliser. Cette rubrique va vous permettre de gérer l envoi de mailings ou de lettres d informations ainsi que de retrouver les formulaires associés à votre Open Contact et en trier les résultats. 30

31 Web Lettres d informations Création / abonnements Cela nous permet de créer des abonnements, c'est-à-dire associer des contacts à un groupe bien précis pour l envoi de newsletter ou de mailing. Ex : abonner des contacts à la newsletter d Alliance Réseaux. Pour créer l abonnement : 1- on clique sur création abonnement 2- sur la page qui s affiche, on clique sur 3- on donne un nom à notre abonnement dans la case et on valide en cliquant sur. Ex : News Alliance Réseaux 4- Nous avons alors un moteur de recherche qui s affiche 5- on va remplir les différents de recherche et cliquer sur 6- on va avoir la liste des contacts qui apparaît en dessous, il suffiras alors de les sélectionner en cliquant sur : a. : pour les sélectionner un à un b. : pour sélectionner tous les contacts en une seule fois ( si vous avez plusieurs pages de résultats cela sélectionnera tous les contacts de toutes les pages ). c. : pour désélectionner tous les contacts en une seule fois ( si vous avez plusieurs pages de résultats cela désélectionnera tous les contacts de toutes les pages ). 31

32 d. : pour inverser la sélection : si on a cocher ceux que l on veut enlever et que l on veut garder les autres ( car on en a que quelques uns à enlever ) 7- on valide en cliquant sur Si on veut désinscrire un contact : 1- on clique sur création abonnement 2- on va sur la ligne que l on veut et on clique sur 3- on va avoir la liste des contacts qui apparaît en dessous, il suffiras alors de les sélectionner en cliquant sur : a. : pour les sélectionner un à un b. : pour sélectionner tous les contacts en une seule fois ( si vous avez plusieurs pages de résultats cela sélectionnera tous les contacts de toutes les pages ). c. : pour désélectionner tous les contacts en une seule fois ( si vous avez plusieurs pages de résultats cela désélectionnera tous les contacts de toutes les pages ). d. : pour inverser la sélection : si on a cocher ceux que l on veut enlever et que l on veut garder les autres ( car on en a que quelques uns à enlever ) 4- on valide en cliquant sur Si on veut supprimer un abonnement : 1- on clique sur création abonnement 2- on va sur la ligne que l on veut et on clique sur 32

33 Modèles de lettres IL FAUT AU PREALABLE QUE VOTRE NEWS LETTER SOIT ENREGISTREE AU FORMAT HTML Cliquer sur <Modèles de lettres>, dans le menu Lettres d information de l Onglet WEB. La première étape consiste à télécharger votre document dans l Open Contact. Dans l écran central, apparaissent les anciens modèles déjà téléchargés : Pour ajouter un nouveau modèle, cliquer, en haut, à droite sur. Comme sur la capture d écran ci-dessous, nommer votre modèle (ex : Mailing Inscription Championnat de ski) puis aller le télécharger en cliquant sur «Parcourir». Lorsque le fichier s est téléchargé dans le champ <Modèle>, cliquer sur pour valider. Dès que le document sera téléchargé, l Open Contact l ouvre dans un cadre de visualisation. Comme pour les modèles de courrier, il est possible de les personnaliser au nom du contact en utilisant les balises de remplacement. Quand le modèle est prêt, le valider en cliquant sur. NB : pour insérer des balises, se référer au paragraphe sur les modèles de courrier. Il se peut, si vous avez mit des images sur votre modèle de newsletter HTML, qu il y ait des éléments comme ci-dessous : Cela veut dire que l image n est pas téléchargée dans Open Contact. 33

34 Pour les insérer dans Open Contact : 1- faire un clic droit sur le cadre de l image. Cela va faire apparaître 2- On clique sur Propriétés de l image et on obtient : 3- On clique alors sur et on obtient : 34

35 4- Si la photo n est pas déjà enregistrée, on clique alors sur et on obtient : 5- On sélectionne la photo en cliquant dessus et après on clique sur ouvrir. 6- On revient à la page précédente et on clique sur pour télécharger l image. 7- Pour l associer à notre fichier, sur la fenêtre de l étape 3, on clique sur le nom de l image ( en bleu et souligné) et on obtient : 35

36 8- Il faut alors rajouter un petit texte dans le champ Url : 9- On obtient alors dans le champ Url : 10- On valide alors en cliquant sur Mailings Envoyer aux abonnés Une fois que l on a créé l abonnement (groupe de personnes à qui envoyer la newsletter ou le mailing ), il suffit de venir cliquer sur envoyer aux abonnés dans la partie mailing du menu web : 36

37 On obtient alors : On clique alors sur de la ligne concernée et on obtient : On remplit les champs : - Nom de la lettre d information : sujet du mail qui arrivera dans la boite mail du contact - Modèle de la lettre : on choisit la lettre d informations à envoyer aux contacts et on clique sur On a la page suivante : 37

38 On voit le corps de la newsletter qui sera utilisé lors de l envoi. Dans le cas présent ici, le traitement sera fait par mail ( on peut le voir dans la ligne choix du mode de traitement ). Il faut alors choisir un compte à utiliser pour envoyer les mails. Afin de tester l envoi, on peut remplir le champ : tester l envoi. Ici on indique l adresse mail du destinataire du mail de test. Pour l envoyer, il suffit de cliquer sur. Une fois le test réussi, pour envoyer la newsletter à nos abonnés, on clique sur. Envoyer à une sélection Si vous n avez pas de groupes d abonnés de créés, vous pouvez quand même envoyer un mailing à une sélection de contacts. Il faut, pour cela, cliquer sur envoyer à une sélection 38

39 On obtient alors un moteur de recherche comme ci-dessous : Il faut donc sélectionner les critères afin de chercher les contacts désirés. Une fois la sélection des critères effectuée, il faut cliquer sur des contacts. afin de lancer la recherche On va avoir la liste des contacts qui apparaît en dessous, il suffiras alors de les sélectionner en cliquant sur : a. : pour les sélectionner un à un b. : pour sélectionner tous les contacts en une seule fois ( si vous avez plusieurs pages de résultats cela sélectionnera tous les contacts de toutes les pages ). c. : pour désélectionner tous les contacts en une seule fois ( si vous avez plusieurs pages de résultats cela désélectionnera tous les contacts de toutes les pages ). d. : pour inverser la sélection : si on a cocher ceux que l on veut enlever et que l on veut garder les autres (car on en a que quelques uns à enlever) 39

40 Une fois les contacts sélectionnés, il faut cliquer sur contenant les contacts. On obtient alors qui se trouve sous le tableau On remplit les champs : - Nom de la lettre d information : sujet du mail qui arrivera dans la boite mail du contact - Modèle de la lettre : on choisit la lettre d informations à envoyer aux contacts et on clique sur On a la page suivante : On voit le corps de la newsletter qui sera utilisé lors de l envoi. Dans le cas présent ici, le traitement sera fait par mail ( on peut le voir dans la ligne choix du mode de traitement ). Il faut alors choisir un compte à utiliser pour envoyer les mails. 40

41 Afin de tester l envoi, on peut remplir le champ : tester l envoi. Ici on indique l adresse mail du destinataire du mail de test. Pour l envoyer, il suffit de cliquer sur. Une fois le test réussi, pour envoyer la newsletter à nos abonnés, on clique sur. Historique L historique vous permet de voir l état d avancement lors de l envoi d un mailing. IL vous permet de voir aussi tous les mailings qui ont été effectués. Ventes Open System : Il est possible de rattacher votre module Open Contact à votre site de réservation en ligne Open System. Ainsi à chaque réservation enregistrée, une fiche contact se crée dans l Open Contact et à partir de la rubrique <Ventes>, il vous sera possible de retrouver un contact à partir de sa vente et de le faire bénéficier de la newsletter ou d un mailing en particulier. Les ventes pourront être filtrées par type ou date de vente, date de consommation du produit ou encore état de la vente. 41

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