Gestion de l'annuaire pour l'administrateur ENT. V1.2 décembre 2010

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1 Gestion de l'annuaire pour l'administrateur ENT V1.2 décembre 2010

2 I N D E X INTRODUCTION... 4 I. PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT... 5 II. GESTION DES IDENTIFIANTS (LOGINS) ET DES MOTS DE PASSE UTILISATEURS... 7 III. SYNCHRONISATION ENTRE L AAF ET L ANNUAIRE ENT CLES DE JOINTURE SYNCHRONISATION ET RECONCILIATION AUTOMATIQUE...10 Cas 1 : La recherche de correspondance dans l annuaire ENT n a pas aboutie...10 Cas 2 : Une correspondance a été trouvée dans l annuaire ENT RECONCILIATION MANUELLE SYNTHESE DES OPERATIONS DE RECONCILIATION CAS PARTICULIERS TACHES AUTOMATIQUES EFFECTUEES PAR LA SYNCHRONISATION DE L ANNUAIRE ACADEMIQUE FEDERATEUR...18 Création de comptes utilisateurs : OUI...18 Suppression de comptes utilisateurs : NON...18 Changement de fonction d un utilisateur : OUI...18 Création d une classe : OUI...18 Changement de classe d un élève : NON (sauf depuis ancien élèves)...18 IV. ACTIVATION/ DESACTIVATION DES COMPTES UTILISATEURS Notion d ACTIVE DESACTIVE...19 Désactiver un compte depuis la fiche utilisateur...20 Désactiver plusieurs comptes...20 Option supplémentaire pour les utilisateurs de type «élèves»...21 Réactivation d un compte...22 INFOSTANCE, /25

3 V. LOGS ANNUAIRE CREATION D UTILISATEUR ANNUAIRE DEMANDE DE DESACTIVATION ANNUAIRE DEMANDES DE CHANGEMENT DE CLASSE ANNUAIRE CHANGEMENT DE FONCTION...23 VI. DROITS VISUALISER LA CLE DE JOINTURE VISUALISER LES LOGS ANNUAIRE...24 INFOSTANCE, /25

4 Introduction Ce document a pour but de décrire la gestion des données annuaire pour l administrateur de l ENT Scolastance v6. INFOSTANCE, /25

5 I. Principes de fonctionnement Les comptes de l ensemble des utilisateurs des ENT sont stockés dans un annuaire commun : l annuaire ENT. Cet annuaire est le référentiel unique des données des comptes utilisateurs pour le projet et sert notamment à l authentification lors de la connexion à l ENT et aux ressources associées (en utilisant un serveur d authentification SSO CAS 1 ). Il ne peut donc y avoir deux comptes ayant le même login dans le projet ENT. La source principale des données de l annuaire ENT est l Annuaire Académique Fédérateur (AAF), géré au niveau national par le Ministère et au niveau local par les Académies. Les données AAF sont mises à disposition par le Rectorat sous forme de fichiers XML, tel que défini dans le Cahier des Charges de l Annuaire ENT v1.52b du MENESR. InfoStance récupère quotidiennement de façon automatisée les données AAF, les importe dans l annuaire ENT puis synchronise les bases ENT rattachées. Le schéma suivant présente le circuit d alimentation de l annuaire ENT et ses liaisons avec les bases ENT : Autre source externe Sconet Etab. ENT Etab. Sconet Etab. Sconet académie Annuaire Académique Fédérateur (AAF) Fichiers XML Annuaire ENT ENT Etab. Sconet Etab. Autre source académique Ajouts d utilisateurs créés localement ENT Etab. Périmètre EPLE Périmètre Académie Périmètre ENT 1 Single Sign-On : une authentification unique pour accéder à un ensemble d applications distinctes. Central Authentification Service : système de SSO développé par l Université de Yale et qui s est imposé comme référence mondiale pour les applications web pédagogiques. INFOSTANCE, /25

6 La prise en compte des saisies effectuées dans les bases sources d alimentation de l AAF (SCONET, EPP, RAMSESE, etc.) suit un parcours prenant plusieurs jours pour arriver dans Scolastance : Quatre types de fichiers XML sont extraits de l AAF. Ils correspondent aux informations relatives aux établissements et aux profils utilisateurs suivants : élèves, parents ou représentants légaux des élèves, enseignants et personnels administratifs. A noter que certains utilisateurs ne sont pas gérés par l annuaire fédérateur (utilisateurs gérés par le Ministère de l Agriculture, apprentis, etc.) ; ces utilisateurs sont à créer manuellement (voir le manuel administrateur V6 pour plus d informations). Deux types d imports de fichiers XML coexistent : - Les imports complets : les fichiers contiennent l ensemble des données utilisateurs des établissements hébergées sur la plateforme ENT. En règle générale ces fichiers sont importés une fois par semaine. - Les imports différentiels ou «delta» : les fichiers contiennent uniquement les données modifiées depuis l import précédent. En règle générale ces fichiers sont importés toutes les nuits. INFOSTANCE, /25

7 II. Gestion des identifiants (logins) et des mots de passe utilisateurs Lors de la création d un nouvel utilisateur, un «mot de passe temporaire» lui est affecté. Ce mot de passe temporaire est visible par l administrateur dans la fiche utilisateur ainsi que dans les exports de la liste des utilisateurs en CSV ou en PDF (accessibles depuis Configuration > Données > Utilisateurs). Lors de la première connexion de l utilisateur ce mot de passe temporaire lui sera demandé. L utilisateur sera ensuite invité à choisir son mot de passe personnel devant être conforme aux règles d unicité et de complexité demandées par le Schéma directeur des espaces numériques de travail v.2 du MENESR (voir ci-dessous). A partir de ce moment, le mot de passe ne sera plus visible à l administrateur dans la fiche utilisateur ou dans les listes CSV ou PDF. L administrateur ou le professeur principal d un élève pourra cependant générer un nouveau mot de passe temporaire à partir de la fiche utilisateur. Pour plus de détails sur la gestion des mots de passe, veuillez vous référer au manuel administrateur V6. Les règles des logins et des mots de passe sont les suivantes : Elément Règle Exemple Login utilisateur <1 ère lettre du prénom><nom avec 10 caractères maximum><incrément> aschmitt, pmeyer123 Login administrateur Mot de passe temporaire Mot de passe personnel admin.<identifiant établissement dans l AAF> Minimum de 8 caractères. Pas de caractère spécial (! # *) ni de O ou de 0 (zéro). Respect de la casse (majuscule/minuscule) à la saisie. Minimum de 8 caractères avec au moins 1 chiffre et 1 caractère spécial. Respect de la casse (majuscule/minuscule) à la saisie. admin.3379 AB12XM21 tmc3*z41, JeanPhilippe2! INFOSTANCE, /25

8 III. Synchronisation entre l AAF et l annuaire ENT. La synchronisation annuaire permet d importer ou de mettre à jour les utilisateurs dans Scolastance (élèves, parents, enseignants et personnels administratifs). Cette synchronisation est automatisée. Attention : Pour les CFA (Centre de Formation d Apprentis), le personnel contractuel, les apprentis et leurs parents ne sont pas présents dans l annuaire fédérateur académique (AAF) et ne seront pas importés. Dans ce cas, une importation manuelle par fichier CSV est toujours possible (voir le manuel administrateur V6 pour plus d informations). 1. CLES DE JOINTURE Chaque utilisateur présent dans le référentiel annuaire ENT est identifié par une clé unique : la «clé de jointure». Le format de cette clé est différent selon l origine de sa création : <code_académie>$yxxx avec y autre que zéro et xxx une série de chiffres : compte utilisateur issu de l AAF <code_académie>$0xxx : utilisateur créé manuellement avec la version actuelle de l annuaire ENT ENT$0xxx : utilisateur créé manuellement avant la version actuelle de l annuaire ENT (été 2010) La clé de jointure d un utilisateur est visible pour l administrateur depuis Configuration > Données > Utilisateurs, sélection puis Edition : INFOSTANCE, /25

9 Rappel : pour accéder à l information clé de jointure il faut avoir le «Droit d affectation des identifiants Annuaire ENT» (nous conseillons de donner ce droit uniquement aux administrateurs de l ENT). Voir aussi le chapitre «VI. Droits». INFOSTANCE, /25

10 2. SYNCHRONISATION ET RECONCILIATION AUTOMATIQUE Avant de créer un nouvel utilisateur dans l annuaire ENT issu de l AAF, une recherche est effectuée pour vérifier si un compte correspondant au même utilisateur a déjà été créé depuis l ENT (création manuelle par l administrateur). Cette recherche de correspondance entre l utilisateur issu de l AAF et l éventuel compte déjà existant est réalisée selon des règles différentes pour chaque type d utilisateur : Comptes élèves : La recherche se fait sur la clé «RNE établissement + Nom + Prénom + Date de naissance». Comptes enseignants ou personnels administratifs : La recherche se fait sur la clé «RNE établissement + Nom + Prénom». ATTENTION, à part la casse (majuscules/minuscules) et les accents, les données des champs comparés doivent être strictement identiques pour qu une correspondance soit trouvée. IMPORTANT : les comptes parents n ont pas d information d établissement de rattachement dans les fichiers provenant de l AAF ; la réconciliation automatique est remplacée par un traitement particulier pour ces comptes (voir «5.2 Gestions des comptes parents»). CAS 1 : LA RECHERCHE DE CORRESPONDANCE DANS L ANNUAIRE ENT N A PAS ABOUTIE La recherche de correspondance basée sur les règles citées précédemment n a pas donné de résultat. L utilisateur issu de l AAF est créé dans l annuaire ENT. Son login et son mot de passe sont générés à ce moment. Les champs suivants sont renseignés (s ils sont renseignés dans les fichiers provenant de l AAF) : Elève o Civilité o Nom o Prénom o Clé de jointure o Date de naissance o Classe (Voir à ce propos les règles de changement de classe au paragraphe II.4) o Parent principal o Parent secondaire o Régime Parent o Civilité o Nom o Prénom o Clé de jointure o Adresse o Ville INFOSTANCE, /25

11 o o o o Code postal N téléphone principal N téléphone secondaire Elève Enseignants ou personnels administratifs o Civilité o Nom o Prénom o Clé de jointure Il est possible que l utilisateur ait été créé manuellement par l administrateur mais que pour des raisons de différences dans l orthographe du nom, du prénom, de l adresse (pour les parents) ou de la date de naissance (pour les élèves), Scolastance n ait pu faire la correspondance. Dans ce cas, l administrateur devra effectuer une réconciliation manuelle (voir «3. Réconciliation manuelle» ci-dessous). CAS 2 : UNE CORRESPONDANCE A ETE TROUVEE DANS L ANNUAIRE ENT La recherche de correspondance basée sur les règles citées précédemment a identifié un utilisateur dans l annuaire ENT. Scolastance va alors procéder à une réconciliation automatique : une partie des informations issues de l AAF vont compléter ou corriger les informations du compte déjà existant, issu de l AAF (ce qui est anormal 2 ) ou créé manuellement, et sa clé de jointure sera remplacée par celle issue de l AAF. Il en résultera un compte unique lié à l AAF. L opération est sans impact pour l utilisateur : les données utilisateurs, login et mot de passe sont conservés. Les champs potentiellement mis à jour sont les suivants : * : champs identiques car utilisé pour déterminer la correspondance Elève o Civilité o Nom * o Prénom * o Clé de jointure o Date de naissance * o Parent principal o Parent secondaire o Régime Enseignants ou personnels administratifs o Civilité o Nom * 2 Selon le Cahier des Charges ENT v1.52b du Ministère de l Education Nationale, la clé de jointure affectée à un utilisateur doit rester persistante et pérenne dans le temps (y compris d une année scolaire sur l autre). INFOSTANCE, /25

12 o Prénom * o Clé de jointure Les opérations de réconciliations automatiques sont tracées dans le menu Configuration > Usages > Journal. Les réconciliations automatiques sont loguées dans la catégorie «Annuaire Réconciliations automatiques» sous la forme : Réconciliation automatique de DUPONT Julien (Reims$0789-> AC-Reims$123456) AC-Reims$0789 : clé de jointure générée par Scolastance lors de la création manuelle ou lors de l importation manuelle d un utilisateur AC-Reims$ : clé de jointure issue de l AAF INFOSTANCE, /25

13 3. RECONCILIATION MANUELLE IMPORTANT : cette opération de réconciliation est uniquement possible pour les comptes des utilisateurs ayant un périmètre intra-établissement, dans notre cas les élèves. Pour les autres types de comptes, la réconciliation manuelle n est pas possible. La solution est alors de désactiver le compte en doublon non utilisé. L opération de réconciliation, appelée aussi «dédoublonnage» est nécessaire en cas de doublons de comptes. Deux origines possibles pour ces doublons de comptes : Les doublons entre un compte créé localement et un compte provenant de l AAF. La recherche de correspondance de comptes (réconciliation automatique) lors de la création du compte issu de l AAF n a pas aboutie. On se retrouve alors avec des «doublons de comptes» : un compte créé localement et un compte issu de l AAF qui correspondent au même utilisateur. L opération de réconciliation manuelle consiste à copier la clé de jointure issue de l AAF sur le compte local utilisé par l utilisateur (voir III.1 pour identifier les types de clés de jointure). Le compte utilisé sera ainsi lié à l AAF et l autre automatiquement désactivé et l élève placé dans la classe «Démissionnaire»*. Les doublons de comptes provenant tous de l AAF. Bien que ce cas ne doive pas exister, la clé de jointure d un compte devant rester identique au cours du temps 3, il arrive que l AAF renvoi un utilisateur existant avec une nouvelle clé de jointure. On se retrouve avec deux comptes annuaires identiques : le compte utilisé qui a les données (Notes, Absences, Documents,...) et le nouveau compte qui est synchronisé avec l'annuaire. L opération de réconciliation manuelle consiste à copier la clé de jointure du compte synchronisé avec l annuaire (le «nouveau» compte) sur le compte qui a les données (le compte utilisé) (voir III.1 pour identifier les types de clés de jointure). Le compte utilisé sera ainsi lié à l AAF et l autre automatiquement désactivé et l élève placé dans la classe «Démissionnaire»*. * : le transfert de l élève dans la classe «Démissionnaires» purge les éventuelles données du compte élève «démissionnaire» en générant des fichiers PDF pour archivage (notes ). Cette opération est assimilée à un changement de classe. La réconciliation manuelle ne fait qu'échanger les clés de jointure et ne traite aucune autre donnée. L utilisateur continuera ainsi à se connecter avec son login et son mot de passe sans perception de changement. 3 Extrait du cahier des charges de l annuaire fédérateur v1.52b du Ministère de l Education Nationale : «Chaque source autoritaire fournit donc une clé de jointure persistante, qui permet d identifier de manière unique chaque personne et chaque structure au fil des alimentations successives» INFOSTANCE, /25

14 Les opérations de réconciliations manuelles sont tracées dans le menu Configuration > Usages > Journal. Les réconciliations manuelles sont loguées dans la catégorie «Edition d un utilisateur» sous la forme : Réconciliation de deux utilisateurs Elèves : DUPOND Hugo ENT$ AC- Strasbg IMPORTANT : La réconciliation manuelle n est pas réalisable pour les comptes parents, enseignants et personnels administratifs. En cas de doublon, il faudra désactiver l un des deux comptes. Pour savoir quel compte désactiver, vous pouvez vous aider de la date de dernière mise à jour AAF présente dans la fiche utilisateur (Configuration > Données > Utilisateurs). Le compte désactivé ne sera plus mis à jour lors des prochaines synchronisations annuaire. 4. SYNTHESE DES OPERATIONS DE RECONCILIATION Tableau synthétique des opérations de réconciliation possibles dans Scolastance v6 : Fonction Enseignant + personnel administratif Réconciliation automatique OUI Réconciliation manuelle NON Elève OUI OUI Parent NON NON INFOSTANCE, /25

15 5. CAS PARTICULIERS Des contraintes liées à la structuration des données dans l AAF et aux données transmises à Infostance ont imposé la mise en place de traitements supplémentaires. 5.1 Création des comptes enseignants Dans certains cas, les nouveaux comptes enseignants créés dans l AAF parviennent à Infostance sans l indication de fonction Enseignant. Dans ce cas, le compte est créé dans la fonction «par défaut» : Personnel Administratif. L indication de fonction est en général corrigée dans un des imports AAF suivants. Pour éviter toute opération de la part de l administrateur et permettre à l utilisateur de se connecter dès la création du compte, avec des fonctionnalités certes réduites, un basculement automatique entre les fonctions Enseignant et Personnel Administratif a été implémenté. Toute modification de la donnée indiquant la fonction de l utilisateur dans les données AAF provoquera la bascule dans l ENT. Cette fonctionnalité n est valable qu entre les comptes de type Enseignant et Personnel Administratif. Les opérations de bascules automatiques de fonctions sont tracées dans le menu Configuration > Usages > Journal. Les bascules automatiques sont loguées dans la catégorie «Annuaire Changement de fonction» sous la forme : Changement de fonction (Enseignant vers Pers.Adm.) de THOMAS Julien (AC- Strasbg$1234) ou Changement de fonction (Pers.Adm. vers Enseignant) de THOMAS Julien (AC- Strasbg$1234) 5.2 Gestions des comptes parents (ou représentants légaux) 1. Liens parents élèves. Les liens entre un élève et ses parents ou représentants légaux sont effectués à partir des données de l élève. Un compte parent pris seul n a aucune information d attachement à un établissement ou à un ou plusieurs élèves. Pour traiter correctement les comptes parents, Infostance effectue les actions suivantes : Les comptes parents (ou représentants légaux) devant être liés à un ou plusieurs élèves sont identifiés dans l annuaire ENT à partir des comptes élèves. Ces comptes sont ensuite synchronisés avec les bases ENT en 4 phases : 1. Toutes les liaisons parents-élèves de l établissement sont supprimées. 2. L ensemble des comptes de l établissement est synchronisé avec l annuaire ENT. 3. Les liaisons sont recrées à partir des données élèves de l établissement. 4. Les parents n ayant plus aucun lien avec un élève de l établissement sont désactivés. 5. Les parents ayant des liens uniquement avec un ou plusieurs élèves de la classe «AncienEleves» sont désactivés. INFOSTANCE, /25

16 2. Doublons. Comme pour les élèves mais pour une raison différente, il peut arriver que des comptes parents parviennent en double par l AAF. La cause principale est une saisie en double dans SCONET des parents ayant plusieurs enfants scolarisés. Pour corriger ces doublons il faut utiliser la procédure adéquate dans SCONET (voir la copie d écran ci-dessous). Dans la "Fiches élèves" / "Suppression des doublons responsables", en cas de véritable doublon (et pas d'homonymes), il faut choisir le "Responsable à supprimer" et le parent "Remplacé par". Lors de la prochaine synchronisation avec Scolastance, un des comptes parents dédoublonné via SCONET va se retrouver sans lien avec un élève et ainsi désactivé automatiquement (voir «1. Liens parents - élèves» ci-dessus). 5.3 Gestion des changements de classe La création automatique d une classe dans Scolastance est effectuée à partir des données de son premier élève importé par l AAF. Tout nouvel élève importé par l AAF sera donc placé automatiquement dans la classe indiquée par ses données AAF. Pour des raisons de sécurité, Infostance n effectue aucun changement de classe pour un élève existant (un changement de classe purge les données utilisateurs en générant des fichiers PDF pour archivage). Un cas particulier est cependant traité : si le compte élève devant être changé de classe est existant dans la classe «Anciens Elèves», l opération est effectuée. Voici le schéma synoptique des cas possibles et de leur traitement associé : INFOSTANCE, /25

17 Les opérations de changements de classe sont tracées dans le menu Configuration > Usages > Journal. Deux cas sont possibles : Le changement de classe se fait sur un élève qui n est PAS dans «AnciensEleve» ou «Démissionnaire» : le changement de classe n est PAS fait en automatique. Les logs sont donc dans la catégorie «Annuaire Demande de changement de classe» : Demande de changement de classe (3 e 2 vers 3 e 3) pour DUPONT Julien (AC-Strasbg$1234) Le changement de classe se fait sur un élève qui EST dans «AnciensEleve» : le changement de classe est fait automatiquement. Les logs sont donc dans la catégorie «Annuaire Changement de classe» : Changement de classe (AnciensEleve vers 3 e 3) pour Dupont Julien (AC-Strasbg$1234) INFOSTANCE, /25

18 6. TACHES AUTOMATIQUES EFFECTUEES PAR LA SYNCHRONISATION DE L ANNUAIRE ACADEMIQUE FEDERATEUR CREATION DE COMPTES UTILISATEURS : OUI Tous les comptes qui sont remontés par l AAF sont créés automatiquement dans l annuaire ENT si le compte n existe pas encore et si tous les champs identifiés comme obligatoires sont bien transmis dans le fichier XML issu de l AAF. SUPPRESSION DE COMPTES UTILISATEURS : NON Les suppressions de comptes sont remplacées par des désactivations de comptes dans Scolastance. La synchronisation des informations AAF avec l annuaire ENT n exécute pas les ordres AAF de suppression de compte (désactivation dans Scolastance). Ces opérations ne sont possibles que par l administrateur ENT, sauf cas particulier des comptes parents (voir «5.2 Gestions des comptes parents). Les demandes de suppression issues de l AAF sont cependant transmises à l administrateur dans le journal des logs annuaire (voir chapitre V). CHANGEMENT DE FONCTION D UN UTILISATEUR : OUI Uniquement pour les fonctions Enseignant et Personnel administratifs. CREATION D UNE CLASSE : OUI Une classe est créée automatiquement lors de la création de son premier élève. CHANGEMENT DE CLASSE D UN ELEVE : NON (SAUF DEPUIS ANCIEN ELEVES) L affectation de la classe d un élève est réalisé lors de la création de l utilisateur, une classe étant créé automatiquement lors de la création de son premier élève. Le changement de classe ayant des conséquences lourdes (suppressions des notes de l élève dans l ancienne classe ) et les données envoyées par l annuaire fédérateur pouvant être provisoirement erronées, cette fonction n est pas traitée automatiquement par la synchronisation annuaire. Toutes les demandes de changement de classe d un élève sont transmises à l administrateur de l ENT dans le journal des logs (voir chapitre V). C est à l administrateur d effectuer manuellement le changement de classe d un élève déjà existant dans une classe autre que «AncienEleves». Note : même si le changement de classe d un élève existant n est pas réalisé par la synchronisation, la création d une nouvelle classe est effectuée si cet élève en est le premier membre. INFOSTANCE, /25

19 IV. Activation/ Désactivation des comptes utilisateurs La version actuelle de Scolastance remplace la suppression des comptes utilisateurs par leur désactivation. Les utilisateurs ne faisant plus partie de votre établissement verront leur compte désactivé, mais seront toujours présent dans la liste utilisateurs. Ce nouveau mode de fonctionnement limite les risques de suppression involontaire, et permet aussi de conserver les données liées à un compte. Ce type de manipulation ne peut être effectué que par les utilisateurs ayant les droits d administration des utilisateurs (par exemple : administrateur Scolastance). NOTION D ACTIVE DESACTIVE Les utilisateurs désactivés ne peuvent plus se connecter à Scolastance. De ce fait, ils ne peuvent recevoir leurs mails, répondre au forum, etc. Les utilisateurs désactivés n apparaissent donc plus dans les fonctionnalités de communication : ils ne peuvent être destinataire de mail, ne peuvent plus être lié à un forum, etc. : Exemple : les utilisateurs désactivés n apparaissent plus dans l onglet communication (Communication > Messagerie > Nouveau message) des autres utilisateurs. Cette désactivation n a pas d impact sur les autres fonctionnalités (notes, absences, etc.). Un enseignant peut mettre des notes à un élève désactivé, le signaler absent, etc. Exemple: L enseignant X a été désactivé, les autres utilisateurs ne le verront plus dans leur messagerie ; par contre, ils le verront toujours dans le module notes ou sur l emploi du temps (tant que le personnel administratif n a pas fait les modifications des matières rattachés à l enseignant et les modifications d emploi du temps). De même, cette désactivation n a pas d impact sur les comptes liés : dans le cas d un élève, les parents et tuteurs peuvent toujours se connecter et visualiser les informations relatives à l élève. Elève démissionnaire : Désactiver un élève ne permet que de couper son accès à Scolastance. Si vous souhaitez que l élève ne soit plus affecté à une classe opérationnelle, vous avez la possibilité de démissionner cet élève. Cette fonctionnalité est décrite plus loin dans «Option supplémentaire pour les utilisateurs de type élèves». INFOSTANCE, /25

20 DESACTIVER UN COMPTE DEPUIS LA FICHE UTILISATEUR Configuration > Données > Utilisateurs : Edition Une fois que la fiche utilisateur est affichée, vous devez décocher la case «Ce compte est activé» et cliquer sur «Valider». Vous êtes redirigé sur la liste des utilisateurs, le compte est désactivé mais toujours présent dans la liste des utilisateurs. La corbeille de suppression n est plus présente devant le nom de l utilisateur et «Désactivé» apparaît dans la colonne «Actif». DESACTIVER PLUSIEURS COMPTES Configuration > Données > Utilisateurs A l aide des cases à cocher présentes devant les noms des utilisateurs, il est possible de désactiver des comptes en masse. Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, vous voyez apparaître le bouton «Désactiver». INFOSTANCE, /25

21 Après avoir cliqué sur le bouton «Désactiver», la pop-up ci-dessous s affiche : En cliquant sur «OK», la page se recharge et le statut des comptes sélectionnés précédemment deviennent «Désactivé». OPTION SUPPLEMENTAIRE POUR LES UTILISATEURS DE TYPE «ELEVES» Les comptes élèves possèdent une option supplémentaire qui consiste à positionner l élève dans la classe démissionnaire. Le fait d affecter un élève à la classe démissionnaire engendre un changement de classe et par conséquent la génération des PDF relatifs aux notes. Pour spécifier qu un élève est démissionnaire: Dans l onglet Configuration > Données > Utilisateurs Sélectionner un ou plusieurs élèves à l aide de la case à cocher (présente devant le nom) puis cliquer sur le bouton «Désactiver et démissionnaires» INFOSTANCE, /25

22 Remarques : La classe démissionnaire n est pas présente dans Scolastance ; elle est créée au moment où un élève est spécifié démissionnaire pour la première fois. Le fait d affecter un élève à la classe démissionnaire engendre un changement de classe. Les PDF relatifs aux notes sont à générer dans l onglet «Vie scolaire > Changements de classe > Historique». Cliquer sur le bouton «Générer les rapports de notes liés à l ancienne classe» présent dans la dernière colonne. Pour visualiser les documents générés cliquer sur la loupe de l élève présent à gauche du nom de l élève. REACTIVATION D UN COMPTE Cette opération rend les droits d accès à l utilisateur désactivé. Une fois activé, il peut se connecter à Scolastance et les autres utilisateurs peuvent par exemple lui envoyer des mails. Pour qu un compte désactivé soit à nouveau actif, suivre la démarche suivante : Se rendre dans l onglet «Configuration > Données > Utilisateurs» Dans la liste des utilisateurs, sélectionner le compte à modifier. Faire «Edition» Activer la coche «Ce compte est activé» Cliquer sur le bouton «Valider» Le statut du compte est «Activé». INFOSTANCE, /25

23 V. Logs Quatre catégories de logs sont disponibles spécifiquement pour les actions annuaire dans le journal des logs ENT : Configuration > Usages et maintenance > Journal. 1. ANNUAIRE CREATION D UTILISATEUR Les informations des utilisateurs créés sont listées dans ce journal. 2. ANNUAIRE DEMANDE DE DESACTIVATION C est à l administrateur d apprécier la situation et de désactiver effectivement l utilisateur si nécessaire (les changements d états des utilisateurs, activé/désactivé, ne sont pas effectués automatiquement). Ce journal lui permettra d identifier les demandes issues de l AAF et de les répercuter si nécessaire. 3. ANNUAIRE DEMANDES DE CHANGEMENT DE CLASSE Comme pour le point précédent, ce sera à l administrateur d apprécier la situation et d effectuer manuellement le changement de classe. A noter que les élèves sont bien affectés à une classe lors de leur création, c est uniquement les changements ultérieurs de classes qui ne sont plus traités automatiquement. 4. ANNUAIRE CHANGEMENT DE FONCTION Liste les changements de fonction automatiques entre les Enseignants et les Personnels Administratifs. INFOSTANCE, /25

24 VI. Droits 1. VISUALISER LA CLE DE JOINTURE Pour accéder à cette donnée, le droit suivant doit être activé : «Droit d'affectation des identifiants Annuaire ENT» (nous conseillons de donner ce droit uniquement aux administrateurs Scolastance) : Chemin : Configuration > Données > Rôles 1. VISUALISER LES LOGS ANNUAIRE Chemin : Configuration > Usages > Journal Pour avoir accès à cet onglet, il suffit d avoir le droit de «Visualiser les journaux de logs» : INFOSTANCE, /25

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