Formation SIDES du 23 Janvier 2014

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1 Jean Jacques Parrenin THEIA Cellule TICE de la Faculté de Médecine de Grenoble Courriel : jjparrenin.theia@gmail.com Support : support@side-sante.fr Tél. : Version du 16/01/2014 Formation SIDES du 23 Janvier 2014 Gestion utilisateur Gestion des droits Certification SIDES Contenu I. Notion de classe et cycle de vie d un compte utilisateur Une gestion interne des comptes utilisateur Cycle de vie du compte utilisateur Notion de classe Présentation des classes systémiques Introduction à la notion de groupe... 5 II. Paramétrage du serveur CAS... 6 III. Comptes utilisateurs Dualité Comptes CAS / Comptes locaux Interfaces de connexion CAS et locale Le préfixe institutionnel obligatoire dans le login (l identifiant de connexion) Le matricule... 9 a. Matricule et synchronisation de fichiers utilisateurs... 9 b. Pour les enseignants : le matricule a été abandonné... 9 c. Pour les étudiants : matricule = numéro étudiant (obligatoire)... 9 d. Accès au champ «matricule» : Spécificité des comptes CAS Conversion de comptes locaux en comptes CAS a. Pour convertir manuellement un compte local en compte CAS b. Conversion d une liste de comptes locaux en comptes CAS Spécificités des comptes étudiants

2 8. Supprimer une compte d utilisateur (un doublon par exemple) Aperçu de la gestion individuelle des droits a. Interface de saisie des droits individuels : b. Signification et rôles des différents droits : c. Une interface à la carte Exports Excel IV. Les classes (Gestion avancée) Profils et bonne gestion des droits Interfaces de gestion des classes Statut apprenant de la classe a. Dualité classe apprenant / non apprenant b. Créer une classe enseignant Les profils de droits a. Présentation b. Accès aux interfaces Association des classes et des profils a. Bouton «Recalculer» b. Bouton «Reset des droits» Règles de bonne pratique de la gestion des droits V. Importer / synchroniser des comptes utilisateurs Présentation de la synchronisation Format du fichier de synchronisation Mode strict / Mode non strict Synchronisation manuelle d une classe Mise en place des synchronisations automatiques Création des comptes SFTP Présentation de la page d import manuel VI. Les groupes Différence entre classe et groupe Notion de catégorie de groupe Association d un groupe à une classe (non conseillé et non systémique) Les groupes provisoires Créer / supprimer un groupe Importer les membres d un groupe VII. Certification SIDES Rappel des 2 formations

3 2. Classe «Certification SIDES» et «Enseignants certifiés» a. Classe «Certification SIDES» b. Critères de certification et Interface de suivi de session c. Classe «Enseignants certifiés» A noter que, dans ces 2 cas, le changement de classe entraîne un changement de statut de l enseignant qui devient «Enseignant» (au sens SIDES). Ce qui signifie qu à la connexion il arrive directement sur l interface de gestion. Son interface d apprentissage (pour le module 2) reste accessible depuis la page d accueil et vice et versa Certification manuelle d un enseignant Interface de certification par critères

4 I. Notion de classe et cycle de vie d un compte utilisateur 1. Une gestion interne des comptes utilisateur La plateforme SIDES est compatible avec des modes d authentification de type CAS ou (peut être un jour) Shibboleth. Ce qui peut laisser penser que la gestion des utilisateurs, des droits et des contrôles d accès y est délégué à Shibboleth. On pourrait même imaginer que le compte de l étudiant soit créé lors de sa première connexion via Shibboleth au moment même de l examen! Il n en est rien! La plateforme SIDES gère en interne (en base de données), sa propre base d utilisateurs! Pourquoi? La bonne gestion d un examen nécessite de connaître préalablement la liste exhaustive des étudiants inscrits à l évènement ; ce également pour des raisons de performances car chaque session d examen est «précompilée» afin d optimiser le lancement de l examen. Ensuite, le suivi pédagogique est un élément central de la plateforme, ce qui exige, d une part, une bonne connaissance du profil des étudiants et, d autre part, un suivi et une traçabilité complète, sur la durée de leur activité. Sans parler de la gestion fine des droits, évoquée plus loin. CAS ou Shibboleth sont utilisés, de manière tout à fait optionnelle et uniquement au moment de l authentification. 2. Cycle de vie du compte utilisateur Notion de classe Chaque étudiant se voit attribuer un compte qu il gardera pour toute la durée de son cursus au sein de l université ou de l école. Idem pour un enseignement. Les comptes sont répartis dans des «classes», à prendre au sens tiroir classement. Typiquement, on trouvera des classes «1 er année», «2ème année», PACES, PCEM2 Enseignant, Secrétariat, SDI, A un instant T, un compte appartient à une classe unique, mais pourra glisser d une classe à l autre tout au long de son parcours. Pour les personnels et enseignants, on verra plus loin que, idéalement, la classe devrait refléter / déterminer à la fois le rôle et les droits de l utilisateur dans la gestion de la plateforme. En fin de vie, un compte utilisateur n est jamais supprimé mais archivé. Il disparait alors des listes et des suivis, mais reste accessible en cas de besoin. 4

5 3. Présentation des classes systémiques Un certain nombre de classes ont été pré créées pour chaque institution. La plupart sont liées à des fonctionnalités de la plateforme (certification SIDES, synchronisation CAS, ). Les classes étudiantes de niveau (A1, A2, ) ont été créées et bloquées afin d offrir une certaine homogénéité entre les facultés, ceci en vue d études et de statistiques futures. Nous vous demandons de respecter cette structure de classe apprenantes et de bien affecter vos étudiants dans les classes pré créées correspondantes à leur niveau! même si, par ailleurs, vous avez toute latitude pour créer vos propres classes étudiantes (Erasmus??) ou administratives. Liste des classes pré créées et/ou systémiques : Nom de la classe _Corbeille _Non affectés apprenant _Non affectés apprenant A1 A2 A3 A4 A5 A6 Certification SIDES Enseignants certifiés Apprenant Bloquée Description Doit contenir tous les comptes archivés Classe liée au synchro CAS en mode strictes, reçoit les comptes apprenant actifs en 2 affectations Reçoit les comptes enseignants actifs mais non associés à une classe de droit (peu ou pas utilisé) Classe regroupant les élèves de 1ère année Enseignants "nouveau" en cours de certification. A ce stade, les enseignants y ont un statut d'apprenant!! Enseignants ayant validé la certification, avec droits de création de contenu docimologique. Ils doivent avoir accès au module 2 de la certification. 4. Introduction à la notion de groupe Si vous souhaitez avoir une gestion plus fine et/ou différente de vos étudiants (ou personnels), la notion de groupe est là pour vous y aider en complément de la gestion des classes (volontairement rigide). Par exemple, vous pouvez répartir vos étudiants de la classe A4 en 8 groupes de travail (ou d examen). La notion de groupe et sa gestion sont décrites plus loin. 5

6 II. Paramétrage du serveur CAS Pour paramétrer votre serveur CAS sur la plateforme SIDES, vous devez transmettre à l adresse support@side sante.fr les coordonnées de votre service d authentification : Adresse du serveur. Exl : cas.univ poitiers.fr Numéro port..exl : 443 [donnée facultative] Dossier :.Exl : /cas [donnée facultative] Merci de joindre également un compte test afin de de nous permettre de tester la chaine de connexion. A noter qu il est parfois nécessaire d autoriser l application SIDES (via son IP ou son domaine side sante.fr) à utiliser votre système d authentification. III. Comptes utilisateurs L interface de gestion des utilisateurs : Cette interface est accessible dans le menu supérieur via les items «Gestion des utilisateurs» puis «Comptes d utilisateurs». L accès en est limité aux seuls personnels ayant le droit «Gestion des comptes d utilisateurs». 6

7 1. Dualité Comptes CAS / Comptes locaux Comme déjà évoqué, la plateforme SIDES propose 2 modes d'authentification : CAS ou Locale. Mode CAS (Central Authentification Service) : Les identifiants sont créés/gérés par l'université. L'authentification de l'étudiant à la connexion se fait sur une page hébergée par l'université, laquelle page renvoie ensuite l'étudiant sur la plateforme SIDES avec un token. Mode Local : Les identifiants sont créés/gérés et communiqués (par courriel adressé directement à la personne) par la plateforme SIDES. L'authentification de l'étudiant à la connexion se fait sur une page locale de la plateforme SIDES. A un instant T, un compte est, SOIT CAS, SOIT local, même s il peut librement passer d un statut à l autre (voir modalités précises ci dessous). Ce statut est déterminé par le champ «Type de connexion» de la fiche utilisateur ci dessous. 7

8 2. Interfaces de connexion CAS et locale La même page de connexion permet aux utilisateurs CAS et locaux de s identifier sur la plateforme. Au moment de la connexion l utilisateur DOIT connaître la nature de son compte, CAS ou local. Cette information est aussi importante pour lui que ses identifiants. De nombreux appels au secours, sur le support SIDES, d utilisateurs n arrivant pas à se connecter viennent simplement de cette méconnaissance. Pour se connecter en mode CAS : Pour se connecter en mode local : 8

9 3. Le préfixe institutionnel obligatoire dans le login (l identifiant de connexion) Chaque login doit obligatoirement être préfixé par LE préfixe ad hoc défini pour chaque institution («gre.» Pour Grenoble par exemple avec le point!) Ce préfixe vous garantit l unicité d un identifiant entre toutes les institutions sur le principe suivant : Pour un compte CAS, votre DSI nous garantit qu un identifiant est unique dans votre institution. Pour un compte local, SIDES garantit qu un identifiant est unique dans votre institution. Avec le préfixe institutionnel, SIDES garantit l unicité d un identifiant toutes institutions confondues. Le préfixe saisi DOIT correspondre au préfixe institutionnel connexion. ad hoc, sous peine de bloquer la SIDES se réserve le droit de régulièrement préfixer autoritairement les identifiants, non ou mal préfixé. 4. Le matricule Le matricule est une autre manière, facultative et complémentaire du login pour identifier une personne de manière unique (unique pour une institution). C est une chaine de caractères exploitée à la lettre prés (les zéros devant un numéro étudiant sont pris en compte!) a. Matricule et synchronisation de fichiers utilisateurs C est sur le matricule que sont basées les synchronisations (création / mise à jour de listes d utilisateurs) ; ce sur la base du mécanisme suivant : Matricule inconnu : création du compte Matricule reconnue : mise à jour (écrasement!!!) du compte existant Si le matricule n est pas indiqué dans le fichier, la même logique est appliquée au login Toute erreur dans un matricule entraîne la création d un doublon ou l écrasement d un autre compte! S il est utilisé, il doit donc être parfaitement maîtrisé. b. Pour les enseignants : le matricule a été abandonné Quel référentiel appliquer? Le code Adélie, le numéro de salarié,? Faute de pouvoir définir une norme applicable à tous, nous recommandons de ne pas définir le matricule pour les comptes enseignants. c. Pour les étudiants : matricule = numéro étudiant (obligatoire) Le matricule est OBLIGATOIRE pour les comptes étudiants! 9

10 Ce, pour des raisons évidentes d identification fiable de l étudiant en contexte d examen. Le login étant confidentiel, c est le matricule/numéro étudiant qui est connu par la scolarité. D autre part, si les comptes enseignants peuvent être gérés à la main, l automatisation indispensable et facile de la gestion des comptes étudiants (la synchronisation) est basée sur le numéro étudiant. Choix de la nomenclature : numéro national (INE) ou numéro étudiant propre à l établissement? Peu importe, mais ce choix doit être pérenne au risque de créer autant de doublons que d étudiants. d. Accès au champ «matricule» : Le matricule est accessible dans l onglet «Informations» de la fiche utilisateur. 5. Spécificité des comptes CAS Exemple Prenons l exemple d un étudiant (Jean Dupont) de Grenoble. Son identifiant CAS est jdupont2 Son identifiant SIDES (du point de vue de l administrateur) sera obligatoirement gre.jdupont2 Le préfixe est transparent pour l utilisateur (il n a pas à le connaître), Jean Dupont se connecte sur la page CAS de Grenoble avec le login jdupont2 Spécificités du compte CAS Login = préfixe + [login CAS] Mot de passe : cas SIDES n a pas à connaître les mots de passe des comptes CAS. Par convention, on met simplement le tag cas Type de connexion : CAS 10

11 6. Conversion de comptes locaux en comptes CAS Le simple respect des 3 règles précédentes vous permet de convertir un compte local en un compte CAS (sans perte aucune de continuité et des historiques, même si vous modifiez le login). a. Pour convertir manuellement un compte local en compte CAS 1 : Aller dans la gestion utilisateurs, sélectionner et éditer le compte à convertir 2 : Changer le suffixe du login pour qu il corresponde au login CAS 3 : Changer le mot de passe en cas 4 : Changer le type de connexion le «Local» vers «CAS» b. Conversion d une liste de comptes locaux en comptes CAS Ceci n est pas directement géré par la plateforme. Envoyez nous (à l adresse support@side sante.fr) un fichier Excel contenant la liste des comptes à convertir. Fichier avec 2 colonnes Une colonne avec les identifiants locaux préfixés Une colonne avec les identifiants CAS non préfixés Attention de ne pas mélanger des comptes à convertir ET des comptes à créer! 7. Spécificités des comptes étudiants Tous les comptes étudiants doivent respecter les règles suivantes : Type de connexion CAS obligatoire Matricule (numéro étudiant) obligatoire Adresse mail obligatoire Appartenance à une classe d apprenant 8. Supprimer une compte d utilisateur (un doublon par exemple) Pour des raisons de sécurité : vous ne pouvez pas supprimer un compte mais seulement l archiver. Procédure d archivage d un compte : Rechercher et éditer le compte à archiver (tout se passe dans l onglet «Propriétés») Si c est un doublon, vous pouvez ajouter un suffixe aux matricule et identifiant afin de ne pas gêner le compte principal Passer l Etat du compte de «Actif» à «Désactivé Passer le dans la classe «_Corbeille» Enregistrer Parmi les filtres possibles du moteur de recherche utilisateur, vous pouvez décider d afficher aussi les comptes désactivés. Vous pouvez ainsi rééditer puis réactiver un compte archivé. 11

12 9. Aperçu de la gestion individuelle des droits Note préalable : nous allons ici avoir un aperçu de la liste des droits ainsi que de l interface qui permet de les gérer individuellement. Mais nous verrons plus bas que nous recommandons fortement de ne PAS gérer les droits à titre individuel, mais par l appartenance à une classe! a. Interface de saisie des droits individuels : b. Signification et rôles des différents droits : Apprenant Apprenant : donne accès aux interfaces d apprentissage (examens ou activités pédagogiques de la Certification SIDES) Suivi (Droits relatifs au suivi de l activité sur la plateforme pour l institution concernée) Consultation des ressources : Réservé aux référents SIDES, donne un accès non suivi aux contenus pédagogiques des modules de la certification. Suivi de plateforme : Donne un accès aux statistiques générales (temps et nombre de connexions) Suivi des sessions : Suivi complet de l activité des enseignants dans le cadre de la certification SIDES. Nécessaire pour pouvoir certifier les enseignants Suivi individuel : Idem, mais avec une entrée individuelle (inutile dans le contexte SIDES). 12

13 Communication Administration des forums : (inutile dans le contexte SIDES). Gestion pages d'accueil : Permet de personnaliser la page d accueil étudiant (uniquement des enseignants en cours de certification en l occurrence, car les étudiants ne sont inscrits à aucune session de formation). Messagerie : Donne accès à l interface d envoi de mails internes à la plateforme Modérateur des forums : (inutile dans le contexte SIDES). Gestion des utilisateurs, classes et groupes Administration des groupes : Création / Modification / Suppression de groupes d utilisateur. Inscription individuelle et collective d utilisateurs à des groupes Gestion des classes d'utilisateur : Création / Modification / Suppression de classes d utilisateurs. Associé au droit «Gestion des droits utilisateurs», la gestion des classes permet aussi de gérer les droits via l association des classes à des profils. Gestion des comptes utilisateurs : Création / Modification / Suppression de comptes utilisateurs. Peut donner accès à la gestion individuelle des droits et de l inscription à des groupes si droits ad hoc. Donne accès aux interfaces de synchronisation CAS et d import d utilisateurs locaux. Gestion des droits utilisateurs : Sans ce droit, un secrétaire peut créer un compte étudiant mais ne peut pas modifier les droits de ses collègues. Inutile sans la «Gestion des comptes utilisateurs». Gestion des e CV : (inutile dans le contexte SIDES). Gestion des profils de droits : Création / Modification / Suppression des profils de droits à associer aux groupes Création de contenu docimologique ICE Créateur d'entraînement : Donne l accès à la création des épreuves d entraînement au travers de l interface de création d épreuve. Les entraînements, une fois créés, sont mis à disposition des apprenants. A ne pas confondre avec la création d examen. ICE Créateur de séance d'entraînement : Permettra dans le futur de créer des séances d entraînement. Non utilisé pour le moment. ISD Créateur de contenu : Permet l accès à l interface de saisie docimologique qui permet la création des dossiers et des questions isolées qui seront par la suite réutilisés dans un examen OU un entraînement. Gestion d'examen ICE Accès notes : Dans la gestion post examen, ce droit permet à l utilisateur de visualiser les notes ET de les recalculer (après correction des QROC ou pondération des questions). ICE Accès statistiques : Dans la gestion post examen, ce droit permet à l utilisateur de visualiser et générer les statistiques. 13

14 ICE Correcteur examen : Dans la gestion post examen, ce droit permet à l utilisateur de changer la pondération et les commentaires des questions. ICE Correcteur QROC : Dans la gestion post examen, ce droit permet à l utilisateur de corriger les questions à réponses ouvertes et courtes. ICE Créateur d'examen : Ce droit permet l accès à la création des examens, leur programmation ainsi que l inscription (à l examen) des étudiants. ISD/ICE Super utilisateurs : Ce droit reprend tous les droits de l ISD et l ICE. Administration des référentiels d'apprentissage Administration des référentiels d'apprentissage : (inutile dans le contexte SIDES). c. Une interface à la carte Le principe de SIDES est que l interface s enrichit (via davantage d items dans les menus ainsi que de boutons) en fonction des droits attribués à la personne connectée. A noter que la modification des droits d une personne ne sera prise en compte que lors de sa prochaine connexion. 10. Exports Excel Vous pouvez utiliser l interface de gestion utilisateur pour créer des exports Excel d une sélection d utilisateurs. Tous les critères de sélection sont pris en compte. Un bouton «Exporter la liste» est bien visible en bas à droite du moteur de recherche. Un autre bouton vous permet également d ajouter la population sélectionnée dans un groupe. 14

15 IV. Les classes (Gestion avancée) Profils et bonne gestion des droits 1. Interfaces de gestion des classes La gestion des classes est accessible via le menu top, items «Gestion des utilisateurs» / «Classe» Interface générale : accès à la liste des classes : Cliquez ensuite pour une classe pour l éditer. A noter que la gestion des membres d une classe ne se fait pas ici, mais dans la gestion utilisateurs! Interface d édition d une classe : A noter : La case à cocher «Classe d apprenant» Le bouton donnant accès à la gestion des profils (de droit) de la classe 15

16 2. Statut apprenant de la classe a. Dualité classe apprenant / non apprenant Une propriété importante d une classe est son statut : Apprenant / Enseignant (ou non apprenant dans l interface). Le statut de la classe détermine un statut équivalent pour tous les membres de la classe. Tous les membres d une classe apprenant sont des apprenants et vice versa. Ce sans considération pour les droits individuels (on peut être enseignants sans droits ou étudiant avec droit). Ce statut détermine 2 choses : L interface sur laquelle est redirigée la personne après sa connexion (l étudiant est redirigé vers l interface d apprentissage, et l administrateur/enseignant vers l interface de gestion) Quand vous voulez déterminer l auteur, co auteur, ou le responsable d une entité (activité, document, question), ne sont listés que les membres de classes enseignants. b. Créer une classe enseignant A noter que le statut par défaut d une nouvelle classe est celui d apprenant. Pour créer une classe enseignant, pensez à revenir en édition sur la nouvelle classe et à décocher le statut «Classe d apprenant». 3. Les profils de droits a. Présentation Les profils sont des ensembles de droits identifiés, que l on peut attribuer en bloc dans la gestion utilisateur. On peut aussi associer un profil à une classe, de telle sorte que tous les membres de la classe se voient automatiquement attribuer, a minima, les droits définis dans ce profil. Comme nous le verrons plus, c est LA méthode que nous recommandons pour gérer les droits sur la plateforme b. Accès aux interfaces La gestion des profils est accessible depuis le menu top, via les items «Gestion des utilisateurs» / «Gestion des profils de droit» Interface générale : accès à la liste des profils: Nous voyons ici une liste de 3 profils avec leurs droits afférents. Cliquez sur l icône à droite avec 2 bonhommes pour éditer les droits du profil Interface d édition des droits d un profil : 16

17 4. Association des classes et des profils Dans l interface d édition d une classe, il y a un bouton «Profil de droits», surligné en jaune dans la capture d écran correspondante. Ce bouton ouvre l écran suivant : Interface d association classe / profil Comme déjà évoqué, on peut associer un profil à une classe, de telle sorte que tous les membres de la classe se voient automatiquement attribuer, a minima, les droits définis dans ce profil. L effet n est pas immédiat, un automate recalcule les droits des membres toutes les nuits. a. Bouton «Recalculer» Si vous souhaitez attribuer immédiatement les droits définis dans le profil associé (suite à des mouvements de personnel et/ou une modification du profil), cliquez sur le bouton «Recalculer» surligné ci dessus. 17

18 b. Bouton «Reset des droits» A noter que le re calcul (manuel ou automatique) des droits conserve d éventuels droits supplémentaires attribués à titre individuel. Les droits sont, en effet, concrètement gérés au niveau individuel. Si vous souhaitez vous assurer que tous les membres de la classe possèdent exactement les droits définis dans le profil associé, cliquez sur le bouton «Reset des droits» 5. Règles de bonne pratique de la gestion des droits Comme évoqué ci dessus, les droits peuvent être gérés au niveau individuel, mais il est alors extrêmement difficile de savoir qui fait quoi : faille de sécurité majeure sur une plateforme d examen. Nous recommandons donc que tous les membres d une même classe aient exactement les mêmes droits, ce grâce à l association classe / profil et au fameux bouton Reset décrits ci dessus. Pour cela, il faut que l ensemble des classes et leur profil éponyme associé reflètent exactement la réalité du terrain de votre université. Ce qui n est certainement pas le cas pour l instant. Nous vous avons pré créé des couples classe/profil très théoriques, et probablement, expérience faite, trop orientés «service» (Scolarité, DSI, ) Vous devez vous réapproprier vos couples classe/profil, les réorganiser complètement, en vous posant la question : Quel groupe de personnes fait quoi sur SIDES? Quitte à ce qu un groupe donné ne contienne qu une personne Les 4 étapes à suivre pour bien gérer les droits sur votre plateforme sont donc : 1 : Réorganiser (créer, renommer, supprimer, adapter les droits) les profils en fonction de vos besoins 2 : Réorganiser les classes enseignantes en respectant l homonymie entre la classe et le profil associé 3 : Répartir vos enseignants administratifs dans les classes ad hoc. 4 : Faire régulièrement un reset des droits sur toutes les classes enseignantes A quelques futures adaptations près des profils, ceci ne sera à faire qu une fois et la gestion des droits sera ensuite automatisée par le simple déplacement des utilisateurs dans la classe appropriée. En principe, ceci ne devrait concerner que les quelques dizaines d utilisateurs avancés (20 personnes?) de chaque établissement, le gros du corps enseignant étant déjà réparti dans 2 classes, a priori assez pertinentes : «Certification SIDES» et «Enseignants certifiés». 18

19 V. Importer / synchroniser des comptes utilisateurs 1. Présentation de la synchronisation En théorie, la synchronisation ne concerne QUE des classes d apprenants tous classifiés et matriculés. Elle consiste en la mise à jour globale des membres d une classe à partir de données extraites de la DSI (LDAP, CAS, ) sous la forme d un fichier CSV par classe. Le traitement peut être manuel (dépôt d un fichier directement sur l interface après avoir choisi la classe cible) et/ou paramétré pour un traitement automatique quotidien (la DSI dépose quotidiennement les fichiers ad hoc sur un SFTP. Ils seront traités par un automate toutes les nuits). Le traitement se base sur le matricule (obligatoire) : Matricule inconnu : création du compte Matricule reconnue : mise à jour (écrasement!!!) du compte existant Toute erreur dans un matricule entraîne la création d un doublon ou l écrasement d un autre compte! 2. Format du fichier de synchronisation Format du fichier : csv(point virgule), un étudiant par ligne. Colonnes: matricule (no étudiant) [obligatoire] nom prénom date naissance jj/mm/aaaa [facultatif] courriel identifiant CAS (sans le préfixe de l'institution) Statut (1 ou 0) : 1: compte actif 0:compte désactivé Remarques : Pas de 1ère ligne d entête avec le nom des colonnes Pas de Guillemets \r\n en fin de ligne Encoding ANSI Pas de fichiers Office MAC Nom du fichier : import manuel : sans importance import automatique : nom du fichier dépendant du paramétrage de la synchro et du jour : user_tag_aaaammjj.csv Le traitement est en lien avec une classe prédéfinie par le contexte, donc pas de colonne classe Le traitement fonctionne en création / modification. Vous pouvez traiter un même fichier autant de fois que vous le souhaitez. Les matricules inconnus seront créés, les autres mis à jour. 3. Mode strict / Mode non strict En mode non strict, la synchronisation fonctionne en simple ajout. Des comptes préalablement présents dans la classe (et potentiellement non présents dans le fichier de synchro) seront laissés dans la classe traitée. 19

20 En mode strict, le fichier est traité comme une représentation exhaustive de la classe : Les comptes préalablement présents dans la classe mais absents du fichier de synchro sont déplacés dans la classe «_Non affectés apprenants» en attendant une future autre affectation. 4. Synchronisation manuelle d une classe La synchronisation CAS est accessible depuis le menu top, via les items «Gestion des utilisateurs» / «Synchronisation CAS» Cliquez sur une classe pour accéder à sa synchronisation. Dans l exemple ci dessus, nous avons sélectionné la classe A3. Le formulaire en haut (désactivé pour le moment) permettra de paramétrer des synchronisations automatiques. Cliquez sur le bouton «Import Manuel» surligné en jaune en haut de l écran pour faire apparaitre le formulaire dédié (en jaune en bas de l écran). 20

21 Vous avez alors juste à : Sélectionner le mode de traitement Strict / non Strict Déposer un fichier CSV bien formé. Le nom du fichier n a ici aucune importance! Une fois le fichier uploadé, une prévisualisation vous en est proposée. Si tout est clair, le bouton «Traiter le fichier» apparait. 5. Mise en place des synchronisations automatiques Création des comptes SFTP Cette fonctionnalité n est pas encore implémentée. Elle permettra, d ici la rentrée prochaine, et uniquement pour les classes correctement paramétrées, d automatiser les synchronisations via le dépôt nocturne par votre DSI du ou des fichiers sur notre serveur SFTP dédié à cet usage. 6. Présentation de la page d import manuel Accessible depuis le menu «Gestion des Utilisateurs» / «Comptes d'utilisateur», bouton «Importer des utilisateurs» Dans le contexte SIDES, il est recommandé de ne pas utiliser cette interface destinée à des utilisateurs avertis (un message d'alerte en ce sens est maintenant visible lors de l'arrivée sur cette page). Malgré son apparence, cette interface est complexe car elle permet de gérer des situations variées : comptes locaux, comptes CAS, création, mise à jour... Une mauvaise compréhension de cette interface vous expose aux risques suivants : génération de doublons génération de comptes CAS mal configurés (connexion impossible) écrasement de comptes existants Dans quel cas l utiliser? Pour la création mise à jour de comptes enseignants locaux (ou CAS avec 1000 précautions) non matriculés. Dans quel cas ne PAS l utiliser? Pour les créations / mise à jour de comptes CAS matriculés (étudiants a priori), la synchronisation est là pour ça. La description de cette interface étant lourde, elle fait l objet d une documentation à part pour expliquer ses différents modes d utilisation. Sauf à bien étudier ce document, nous vous recommandons de nous envoyer à l adresse support@side sante.fr les fichiers Excel à importer. (Attention le format est différent de celui des synchro. Se reporter au modèle Excel disponible en téléchargement sur l interface elle même). 21

22 Pour créer une liste de nouveaux comptes enseignants locaux Envoyez nous un fichier Excel contenant les colonnes séparées : nom + prénom + courriel Pour créer une liste de nouveau comptes enseignants CAS Envoyez nous un fichier Excel contenant les colonnes séparées nom + prénom + courriel + login CAS VI. Les groupes 1. Différence entre classe et groupe Les groupes sont là pour apporter la souplesse que n offre pas la gestion des utilisateurs par classe. L appartenance à un groupe est facultative on peut appartenir au même moment à zéro, un ou N groupes différents. Exemple d utilisation : Vous pouvez répartir vos 2000 étudiants de classe PACES en 10 groupes d examens Lorsque vous certifiez des enseignants SIDES, un groupe temporaire est automatiquement créé avec un nom lié à la date du jour et contenant la sélection d enseignants certifiés. Ce groupe vous permet d isoler (d identifier dans la durée) ces personnes pour les informer de leur promotion via la messagerie. Le groupe peut ensuite être supprimé sans conséquence aucune pour ses membres. 2. Notion de catégorie de groupe Vous pouvez regrouper un ensemble de groupes «frères» au sein d une même catégorie. Exemple : reprenons nos 1600 étudiants de classe PACES. On peut les répartir en 8 groupes de plannings de catégorie «Planning» Groupe PACES Plan 1, Groupe PACES Plan 2, Groupe PACES Plan 8 On peut également les répartir en 64 groupes de tutorat de catégorie «Tutorat» Le regroupement par catégorie dans la classe PACES permet au système de mieux gérer l abonnement aux groupes en vérifiant qu un étudiant n est pas inscrit dans 2 groupes de la catégorie en pouvant afficher la liste des étudiants orphelins (étudiants de la classe non inscrit à un des groupes de la catégorie) 3. Association d un groupe à une classe (non conseillé et non systémique) On peut associer un groupe à une classe, ce qui est surtout utile dans l exemple précédant (répartition des membres d une classe dans les N groupes de même catégorie, associés à la classe). 22

23 Attention, ce lien n est qu une information : L appartenance à groupe lié à la classe C ne garantit pas que ses membres soient dans la classe C. De même, lier un groupe à une autre classe ne va pas en déplacer les membres vers cette nouvelle classe. C est à vous de garantir la cohérence des liaisons groupes/classes et utilisateurs/classes. 4. Les groupes provisoires Des groupes provisoires sont régulièrement créés (lors des imports d utilisateur, ou des certifications SIDES). Vous pouvez vous même créer / peupler des groupes provisoire via l interface de gestion utilisateurs (dont le moteur de recherche est plus riche). Ainsi par concaténation de recherche puis ajout dans un groupe, vous pouvez créer des sélections complexes pour usages divers (examen, mailing ). Pensez à supprimer vos groupes temporaires après usage afin de ne vous noyer dans la gestion des groupes. 5. Créer / supprimer un groupe L interface de gestion des groupes est accessible depuis le menu top via les items «Gestion des utilisateurs» / «Groupes» Interface générale de gestion des groupes Cliquez sur la ligne d un groupe pour l éditer et/ou le peupler, ou bien sur l icône sens interdit pour le supprimer. Le bouton «Créer un groupe» est surligné dans la capture ci dessus. 23

24 Une fois un groupe sélectionné, la fenêtre suivante s affiche. Interface d édition d un groupe A noter sur cette capture la mise en valeur 1. De la gestion de la catégorie et de la classe d appartenance. 2. L accès à l onglet «Gestion des membres» Les onglets «Gestion des automations» et «Abonnements Session» ne sont pas utiles dans cadre de SIDES 24

25 Interface de gestion manuelle des membres d un groupe Sur la partie gauche vous avez la liste des membres du groupe, avec possibilité de rechercher, sélectionner individuellement et collectivement et désinscrire des membres. A droite vous avez le moteur de recherche et d inscription. A noter que l interface de gestion utilisateur offre un moteur de recherche beaucoup plus riche pour sélectionner la population à inscrire. Un bouton «Inscrire dans un groupe» permet ensuite de finaliser le traitement 6. Importer les membres d un groupe L interface d import est accessible depuis la page principale de gestion des groupes (donc AVANT d avoir choisi un groupe) via le bouton «Importer des membres» Deux remarques : 1. Le fichier d import peut impacter plusieurs groupes (d où le bouton «lmporter» accessible AVANT de choisir un groupe. 2. L import dans un groupe ne concerne QUE des comptes déjà existants sur SIDES Le format d import est donné dans la page elle même. Il s agit d un fichier Excel 97/2003 avec Un seul onglet pris en compte Une ligne d en tête obligatoire 25

26 Les colonnes attendues sont les suivantes (dans l ordre exact) 1. Matricule (s il existe, sinon c est le login qui sert de base au traitement pour reconnaître la personne) 2. Identifiant (login) préfixé! 3. Prénom (facultatif) 4. Nom (facultatif) 5. Intitulé du groupe (à la lettre et au blanc près attentions aux groupes homonymes) 6. Intitulé de la classe d appartenance du groupe (et non pas du «user») (si nécessaire et existant permet de résoudre des problèmes d homonymies de groupes associés à des classes différentes) 7. Opération 1=Inscription 0=désinscription Remarques : Un même utilisateur peut apparaître sur plusieurs lignes, avec des groupes et des opérations différentes. Le traitement gère les doublons, c'est à dire qu'un même fichier peut être joué autant de fois que l'on veut, les utilisateurs ne seront pas inscrits plusieurs fois! VII. Certification SIDES 1. Rappel des 2 formations Tous les enseignants amenés à produire du contenu docimologique doivent passer la «certification SIDES». Celle ci se fait dans le cadre d une session de formation appelée «Pédagogie». Par la suite, les enseignants certifiés doivent avoir accès au module 2, session intitulée «SIDES Module 2». 2. Classe «Certification SIDES» et «Enseignants certifiés» Vous n avez pas directement la main sur la gestion de ces sessions, mais des automatismes font que tout est géré par la simple appartenance d un enseignant à une des 2 classes suivantes : a. Classe «Certification SIDES» Tout nouvel enseignant doit être créé dans la classe «Certification SIDES». Son inscription à la session «Pédagogie» sera alors automatique. Dans ce contexte, l enseignant a alors un statut d apprenant sans droit de gestion. b. Critères de certification et Interface de suivi de session L institution est libre de fixer elle même les critères de certification : L enseignant doit il avoir consulté tous les documents (8 en tout)? Quel est le taux planché de réussite au test de validation? 26

27 Pour suivre l activité des enseignants dans le cadre de la certification, vous avez, dans le menu top, un item, «Suivi d activité» / «Suivi des sessions». Sélectionnez ensuite la session «Pédagogie» : Vous voyez alors la liste de vos enseignants inscrits et un résumé de leur activité. Ceux en rouge ne se sont pas encore connectés. Vous pouvez cliquer sur un enseignant pour avoir plus de détails. c. Classe «Enseignants certifiés» La certification ne donne pas lieu à la délivrance d un diplôme quelconque mais elle marque, pour un enseignant, l ouverture des droits d accès à la création de contenus docimologique. La délivrance de ces droits se fait par un simple changement de classe : L enseignant «de base» sera donc déplacé dans la classe «Enseignants certifiés», avec les 2 conséquences suivantes : 1 : accès à l interface de saisie docimologique 2 : accès au module 2. Les enseignants amenés à prendre plus de responsabilités dans la gestion des examens ou autres seront déplacés dans la classe d administration ad hoc (il faudra éventuellement les inscrire à la main à la session Module 2 via leur profile dans la fiche utilisateur, onglet «Session») A noter que, dans ces 2 cas, le changement de classe entraîne un changement de statut de l enseignant qui devient «Enseignant» (au sens SIDES). Ce qui signifie qu à la connexion il arrive directement sur l interface de gestion. Son interface d apprentissage (pour le module 2) reste accessible depuis la page d accueil et vice et versa. 27

28 3. Certification manuelle d un enseignant Comme évoqué ci dessus, la certification d un enseignant consiste simplement à aller dans l interface de gestion utilisateur, éditer sa ficher et changer sa classe. 4. Interface de certification par critères La capture d écran relative au suivi de la session Pédagogie met en valeur un bouton intitulé «Valider les enseignants certifiés». Ce bouton ouvre l interface suivante : Cette interface vous permet de certifier en bloc tous les enseignants répondant à vos critères de sélection. Pour cela, il nous faut tout d abord sélectionner les classes d origine et de destination (nous venons de voir que certifier un enseignant revient à le changer de classe) Définir les critères de certification Cliquer sur le bouton «Lister les enseignants correspondant aux critères» Enfin, cliquer sur le bouton «Certifier les enseignants listés» A noter qu un message vous informe alors qu un groupe temporaire a été créé ; groupe nommé «Enseignants certifiés en date du». Ce groupe vous permet d isoler la population en question afin de les informer de leur promotion via l envoi d un mail collectif. L envoi de ce mail n est pas automatique! 28