CENTRAVET WEBVETO Guide d utilisation V2.0 SOMMAIRE

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2 SOMMAIRE 1- OBJET DU DOCUMENT GESTION DE VOS CLIENTS Inscriptions : Nouveaux Clients Suivi des inscriptions : Gestion des clients La fiche client Diaponimo L envoi de Newsletter LES PETITES ANNONCES Validation d une annonce Liste des Annonces Déposer une annonce LE PENS WEB GESTION DES PUBLICATIONS GESTION DE VOS CATALOGUES ARTICLES GESTION DES RESERVATIONS Réservation d articles par vos clients Traitement de vos commandes Liste de vos commandes AUTRES SERVICES Vos conseils Statistiques OPTIONS WEBVETO Le pack de communication Gestion de domaine Page d accueil pour Multi-sites

3 1- Objet du document Ce document est la continuité du guide de création qui vous a accompagné pour la création de votre site WEBVETO. Les nouveautés de la version 2 sont indiquées par ce pictogramme : Il permet de vous aider dans la gestion quotidienne de votre site notamment sur les fonctions suivantes : Gestion de vos clients et des inscriptions Gestion des fiches «Animal» Gestion des petites annonces Gestion des publications Gestion de vos catalogues articles Gestion des réservations d articles Pour vous simplifier la vie, CENTRAVET a regroupé toutes les fonctions de gestion de votre site WEBVETO dans un espace unique : la console d administration WEBVETO. Pour y accéder, rendez-vous sur notre site Internet : 1) Identifiez-vous avec votre code client et votre mot de passe 2) Allez dans l onglet WEBVETO 3) Choisissez l option GERER SON SITE puis AU QUOTIDIEN 4) Cliquez sur le lien GERER Console 3

4 2- Gestion de vos clients 2.1. Inscriptions : Nouveaux Clients Par souci réglementaire, vous devez désormais choisir le mode d attribution des codes d accès de vos clients. L option CONFIGURATION de l onglet CONFIGURATION de votre console d administration vous explique et vous permet de faire ce choix. 1) Inscription en ligne possible Vos clients s inscrivent directement sur votre site WEBVETO, via le bouton CONNEXION ou la fenêtre d authentification qui s ouvre automatiquement dès qu une page sécurisée s affiche. Cette inscription demande à vos clients leur nom et prénom, leur adresse mail et leur numéro de téléphone. Cette demande d inscription doit être confirmée par le client pour éviter toute inscription automatique provoquée par des robots. Un mail lui est donc envoyé avec un lien de confirmation d inscription. Votre client a 5 jours pour confirmer sa demande, au-delà il devra se réinscrire. Un mail vous est envoyé à chaque confirmation d inscription. Ce mail arrive directement sur la boite mail d administrateur de votre site et, éventuellement, dans la boite aux lettres de l dédié à la gestion des comptes (cf. CONFIGURATION/CONFIGURATION). Ce mail présente notamment un lien vous permettant de valider l inscription dans la console d administration. Vous pouvez également valider les inscriptions en allant directement dans la console, en choisissant l onglet CLIENTS, option NOUVEAUX CLIENTS. Jetez un coup d œil sur PENS WEB et vous aurez immédiatement le nombre d inscriptions à valider (plus d infos au chapitre 4) 4

5 Sur cet écran vous cochez les clients que vous souhaitez valider et cliquez sur le bouton ACTIVER : - Vous autorisez donc l accès à votre site WEBVETO pour ce client. - Votre client reçoit un mail de confirmation avec son identifiant (son ) et son mot de passe (généré automatiquement) - Le client pourra compléter ses informations personnelles et modifier son mot de passe en allant dans la rubrique MON COMPTE Si vous ne voulez pas valider l inscription, vous cochez la ligne correspondante et vous cliquez sur le bouton SUPPRIMER. 2) Inscription en ligne non disponible Vous pouvez également enregistrer vous-même vos clients, en cliquant sur AJOUTER (nom, prénom, adresse mail,.) puis sur VALIDER. Dans ce cas, votre client recevra automatiquement le mail comportant son identifiant et son mot de passe Suivi des inscriptions : Gestion des clients A tout moment, vous pouvez consulter, modifier, désactiver ou supprimer des clients via l option CLIENTS de la console d administration. La liste vous propose vos clients triés par ordre alphabétique. 5

6 Selon la réglementation vous devez vous assurer que les clients dont vous avez autorisé l'accès à votre site internet sont toujours bien dans votre fichier client au bout d'un an. C'est pourquoi nous vous proposons de renouveler ou non leur accès à votre site en cliquant sur le bouton PROLONGER D UN AN. PENS WEB vous indique le nombre de clients dont le compte expire prochainement Pour désactiver ou supprimer des clients, il suffit de cocher les clients concernés et ensuite cliquez sur le bouton DESACTIVER ou le bouton SUPPRIMER. Vous pouvez les réactiver à tout moment en les sélectionnant et cliquer sur le bouton ACTIVER. Un filtre de recherche vous permet aussi de retrouver plus rapidement vos clients dans la liste, en tapant son nom, son prénom, son adresse mail ou seulement un mot contenu dans son La fiche client Un clic sur le nom du client vous permet d accéder à sa fiche, et vous donne la possibilité de modifier certains éléments. Vous pouvez également renseigner les centres d intérêts du client. Cette fonction est très utile par la suite si vous voulez envoyer une newsletter, car vous pouvez cibler vos clients selon leurs centres d intérêts. Vous pouvez aussi consulter toutes les réservations en cours ou traitées du client. 6

7 2.4. Diaponimo Dans leur fiche personnelle (Option MON COMPTE sur votre site Internet) vos clients peuvent télécharger la photo de leurs animaux et indiquer les informations qui les concernent tels que : consultations, vaccins, castration, interventions chirurgicales. S ils le souhaitent, ils peuvent intégrer leurs photos au Diaponimo, diaporama constitué uniquement à partir des photos des animaux de vos clients. Pour ce faire, vos clients doivent cocher «Autoriser l affichage de la photo dans diaponimo». C est ensuite à vous de validez l affichage de la photo dans le Diaponimo. Les photos peuvent être activées ou désactivées selon vos souhaits. La suppression d un compte client entraîne également la suppression de l ensemble des données qui lui sont rattachées (animaux et réservations) 7

8 2.5. L envoi de Newsletter Pour mieux communiquer avec vos clients, vous avez la possibilité de leur envoyer une lettre d information (newsletter). Le principe est simple, vous pouvez envoyer des mails ou des sms à vos clients et les cibler en fonction de leurs centres d intérêt. Cet outil fonctionne de pair avec Transnet 5 ou notre site internet ( Vous préparez ici la(les) newsletter(s) que vous souhaitez envoyer, TRANSNET 5 (ou notre site Internet) vous permettra ensuite de l (les)envoyer. L envoi d une newsletter se réalise en plusieurs étapes : 1) A partir de WEBVETO, vous devez définir vos critères (envois mail ou sms, les centres d intérêt ) pour obtenir une liste de destinataires de la newsletter 2) Ensuite cliquez sur le bouton PREPARER, pour que vous puissiez enregistrer le fichier avec la liste de tous les destinataires qui correspondent aux critères de recherche 3) Ouvrir TRANSNET 5 et allez dans le menu COMMUNICATION / AVEC VOS CLIENTS. Choisissez l option PUBLIPOSTAGE, définissez le message à envoyer aux destinataires puis laissez-vous guider. (Possibilité d utiliser aussi rubrique COM ) 8

9 3- Les petites annonces 3.1. Validation d une annonce Après authentification vos clients peuvent déposer des annonces via l onglet SERVICES, option DEPOSER ANNONCES. Il faut d abord savoir qu une annonce doit obligatoirement être validée par vos soins pour qu elle soit en ligne sur votre site. Les annonces visibles sur votre site sont entièrement sous votre responsabilité. Dès le dépôt d une annonce par un de vos clients, vous recevez un mail rappelant l annonce avec un lien qui vous permet de la valider automatiquement. PENS WEB vous indique le nombre de petites annonces en attente de validation WEBVETO filtre automatiquement la liste des annonces en attente de validation, l écran suivant s affiche : ZONES DE FILTRES - Pour accéder au détail de l annonce, vous cliquez sur le TITRE de l annonce, - Pour valider une annonce, vous la sélectionnez en cochant la case à gauche de la ligne, puis vous cliquez sur le bouton VALIDER. - Si vous estimez que l annonce n est pas conforme à vos attentes, vous pouvez la sélectionner et cliquer sur le bouton SUPPRIMER. Par défaut une annonce est valide pendant 2 mois. Vous pouvez modifier cette période pour une annonce particulière. Vous avez à disposition le texte légal sur la vente des chiens et des chats 9

10 3.2. Liste des Annonces Si vous souhaitez visualiser toutes les annonces, vous pouvez choisir dans les zones de filtre le thème d annonce que vous souhaitez voir et le statut (ATTENTE DE VALIDATION, EN COURS DE VALIDITE) Déposer une annonce Vous pouvez déposer une annonce sur votre site WEBVETO à la place d un de vos clients. Pour cela il vous suffit de renseigner les champs obligatoires, puis de valider l annonce 10

11 4- Le PENS web Le Pens Web est un outil qui vous rappelle les évènements à venir concernant les rubriques cidessous Réservations : Sur votre site WEBVETO vos clients peuvent effectuer des réservations d articles. Ils le font en parcourant les catalogues produits que vous leur avez mis à disposition. Quand votre client a validé sa commande, le compteur des réservations augmente. Vous pouvez ensuite aller consulter toutes les réservations en attentes en cliquant sur la flèche à droite du compteur. Clients o Expirant dans 10j : Le compteur vous affiche le nombre de client dont le compte expire dans 10 jours. Cela vous permet d aller les consulter et les réactiver pour 1 an de plus. o Diaponimo : Ce compteur vous indique le nombre de photos qui sont en attente de validation. o A valider : Ce compteur correspond aux clients qui sont en attentes de validation de leur compte. Petites annonces : Ce compteur vous affiche le nombre d annonces à valider pour qu elles apparaissent sur votre site WEBVETO. 11

12 5- Gestion des Publications Tous les mois, CENTRAVET met à votre disposition de nouvelles fiches conseil. Une lettre d information (newsletter) vous est envoyée pour vous informer des nouvelles fiches conseils disponibles. Si la nouvelle publication proposée fait partie d un thème que vous avez sélectionné, elle sera publiée automatiquement sur votre site WEBVETO. Vous avez la possibilité de désactiver ces nouvelles publications si elles ne sont pas conformes à votre attente. Un thème NOUVEAUTES vous permet CONSULTER/ACTIVER/DESACTIVER les nouvelles fiches que CENTRAVET met à votre disposition tous les mois. Vous pouvez ajouter vos propres fiches conseils (cf : 8.1 Vos conseils) Vous naviguez dans l arborescence des thèmes, ceux que vous avez déjà sélectionnés au moment de la création de votre site, apparaissent en vert. Vous pouvez visualiser les publications en cliquant sur le lien «VOIR». Pour désactiver une ou plusieurs fiches cliquez sur le pictogramme (vert signifie que le thème ou la fiche est sélectionné ; rouge signifie que le thème ou la fiche est désactivé). Si vous souhaitez proposer une fiche conseil à publier sur votre site WEBVETO, envoyez votre article par mail au support WEBVETO : Vous indiquerez si l article à publier sera disponible pour l ensemble des sites WEBVETO ou si vous souhaitez le réserver à votre seul site. 12

13 6- Gestion de vos Catalogues Articles La console d administration vous permet de choisir les articles que vous souhaitez proposer à vos clients. Vous pouvez sélectionner un niveau dans l arborescence. Pour visualiser les niveaux inférieurs cliquez sur le pictogramme, pour replier le niveau cliquez sur le pictogramme. Le pictogramme Vert Le pictogramme rouge vous indique que le niveau affiché est activé. indique que le niveau affiché est désactivé. Le pictogramme vert et rouge ont été désactivés. certains éléments ou articles des niveaux inférieurs 13

14 7- Gestion des Réservations 7.1. Réservation d articles par vos clients Sur votre site WEBVETO vos clients peuvent (si vous l avez activé) effectuer des réservations d articles, ils le font en parcourant les catalogues produits que vous leur avez mis à disposition. Les prix affichés sont des prix publics TTC. Ils sont calculés en fonction des marges que vous avez configurées dans Transnet. Quand votre client a choisit son article, il clique sur le bouton AJOUTER pour incrémenter son panier et doit le VALIDER pour compléter sa commande. Après validation de son panier, vous recevez un mail pour vous informer de la réservation passée sur votre site, avec un lien vous permettant de vous connecter à la console d administration. En fonction de l organisation de votre clinique, il vous appartient de prévenir le client si l article réservé est disponible à la clinique ou s il y a des délais pour venir le récupérer Traitement de vos commandes Pour accéder aux commandes, cliquez sur l onglet CLIENTS de la console d administration et choisissez l option RESERVATIONS. La réservation passée par votre client s affiche dans les commandes EN ATTENTE. En changeant la zone de filtre vous pouvez afficher les différents statuts des commandes. 14

15 Sur cet écran vous apercevez : Le numéro de la commande, Un lien vous permet de visualiser le détail de la commande, Le nom du client, vous permettez d envoyer un mail à votre client au sujet de sa réservation, La date de réservation, Le nombre d articles et le montant TTC de la commande, Vous cochez la ou les commandes que vous souhaitez traiter. Plusieurs solutions s offrent à vous : Vous envoyez directement votre commande à CENTRAVET depuis la console Cochez-le ou les commande(s) à envoyer puis cliquez sur le bouton ENVOYER et votre commande est transmise à CENTRAVET. Celle-ci est alors répertoriée dans la zone de filtre TRANSMIS A CENTRAVET. Chaque envoi direct donne lieu à une commande Vous souhaitez commander par Transnet différente. Il n y a pas de regroupement d articles et donc pas de conditions commerciales particulières si ce n est la remise «Bonus Commande» Les réservations WEBVETO sont visibles automatiquement dans TRANSNET 5 et vous pouvez les traiter automatiquement et intégrer des articles réservés sur votre site dans une commande TRANSNET. Vous avez l article en stock L article réservé est en stock dans votre clinique et vous ne souhaitez pas procéder au renouvellement immédiat, vous mettez de côté le produit pour votre client, vous sélectionnez la ou les commande(s) et cliquez sur TRAITER, ceci vous permet de savoir que vous vous êtes occupés de la commande. Votre client s est trompé au moment de la réservation Ou alors la quantité saisie est incorrecte. Vous sélectionnez la commande ou les commandes, et vous cliquez sur le bouton SUPPRIMER. La suppression d une commande est irréversible 7.3. Liste de vos commandes Vous avez la possibilité de lister vos commandes en fonction du filtre de statut choisi : Commandes en attente, Commandes envoyées à CENTRAVET, Commandes traitées, Commandes annulées. Vous pouvez également envoyer ici un mail à vos clients, pour les informer de la disponibilité des articles par exemple. 15

16 8- Autres services 8.1. Vos conseils Désormais, vous pouvez créer vos propres fiches conseils consultables uniquement sur votre site. Pour se faire, rendez-vous sur l onglet AUTRES SERVICES, bouton AJOUTER. Vous avez également la possibilité d activer, de désactiver et de supprimer vos fiches conseils au même titre que les publications de CENTRAVET. Cochez le ou les thèmes dans lesquels vous souhaitez que votre nouveau conseil soit publié. Indiquez un titre et un résumé à votre conseil, ils seront affichés dans la liste des fiches du ou des thèmes sélectionnés. Mentionnez les dates de début et fin de validité de la mise en ligne de vos fiches (vous pouvez saisir les dates ou vous aider de l'assistant calendrier) Vous pouvez télécharger une vignette pour personnaliser vos fiches conseils. Cette photo n'est pas obligatoire, le conseil prendra la vignette du thème sélectionné. Le bouton Parcourir vous permet d aller chercher sur votre ordinateur la fiche conseil que vous souhaitez publier. 16

17 Le titre, le résumé et la photo apparaissent dans votre site sous l onglet CONSEILS. Un lien, situé en dessous de votre résumé, permet à vos clients de consulter votre fichier. Pour que votre fiche Conseil soit en ligne, il faut qu'elle soit active et dispose d'une période de validité. Si vous souhaitez partager vos fiches Conseils avec la communauté WEBVETO et faire partie de notre groupe de lecteurs / rédacteurs, n'hésitez pas à contacter par téléphone ou par mail notre support WEBVETO : 8.2. Statistiques Vous trouverez sous cette rubrique l historique des bilans mensuels de fréquentation de votre site internet. Vos statistiques vous seront envoyées par mail chaque début de mois et resteront de façon permanente sur votre console. Ces informations sont propres à votre site, CENTRAVET s engage à considérer comme strictement confidentielles les informations et les données. 17

18 9- Options WEBVETO Cette rubrique a pour but de vous informer sur les services complémentaires lié à votre site Internet Le pack de communication Pour accompagner le lancement du site de votre clinique, CENTRAVET vous propose deux packs communication. Pack Standard : 3 affiches* (format 40 x 60 cm) sans support cartes de visite (format 8,5 x 5,5 cm) avec vos coordonnées et nom de domaine. Tarif : 66,00 HT Pack Plus : 3 affiches* (idem ci-dessus) avec deux baguettes autobloquantes dos adhésif cartes de visite (idem ci-dessus). Tarif : 82,00 HT Affiches identiques + cartes de visite associées. Pas de panachage possible 9.2. Gestion de domaine Deux solutions s offrent à vous : 1 - Vous souhaitez un nom de domaine gratuit. Nous vous proposons un nom de domaine commençant par votreveto.net et sera suivi du suffixe: Vous souhaitez un nom de domaine spécifique à votre clinique. CENTRAVET vérifie la disponibilité du nom de domaine que vous avez choisi et effectue en votre nom sa demande d hébergement. N oubliez pas de préciser l extension que vous souhaiter (.com,.fr,.net,.org,.info,.) Tarif : 2,50 HT par mois (sur votre facture habituelle). Un délai d un mois est nécessaire à la mise en place de votre nom de domaine spécifique 9.3. Page d accueil pour Multi-sites Vous avez plusieurs sites (cliniques, cabinets) et vous souhaitez un site Internet WEBVETO pour chaque site, mais surtout une seule et même page d accueil pour tous vos clients. CENTRAVET vous propose une page d accueil, qui sera complétée avec les coordonnées et photos de chaque cabinet ou clinique. En cliquant sur l un des cabinets, votre client sera automatiquement redirigé vers le site associé. Tarif : 100,00 HT (sur votre facture habituelle) La gestion de chaque site reste individuelle. Vous pourrez définir des destinataires différents pour la réception des s en fonction des sujets. Cela vous permet également une meilleure gestion des commandes et livraisons 18

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