Feuille de route informatique : état d avancement. Le Président de l Office européen des brevets

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1 CA/T 11/14 Orig. : en Munich, le OBJET : SOUMIS PAR : DESTINATAIRES : Feuille de route informatique : état d avancement Le Président de l Office européen des brevets Le Comité "Soutien technique et opérationnel" (pour information) RÉSUMÉ Le présent document fait le point sur l avancement des activités menées dans le cadre de la feuille de route informatique entre mai et octobre 2014, suite à l approbation de sa version mise à jour (CA/46/14) à l unanimité lors du Conseil d administration de juin. En 2014, la feuille de route demeure marquée par les améliorations apportées au personnel de l OEB et aux utilisateurs externes, avec le lancement de nouveaux outils de recherche, une nouvelle version du dépôt en ligne à l aide du système de gestion des dossiers (CMS), le Dossier mondial de l OEB et le développement en cours de l edossier. Le présent document a été distribué uniquement sous forme électronique. CA/T 11/14 f LT X 1956/

2 - I - TABLE DES MATIÈRES Objet Page I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT 1 II. RECOMMANDATION 1 III. MAJORITÉ REQUISE 1 IV. AMÉLIORATIONS APPORTÉES DEPUIS MAI 1 A. AMÉLIORATIONS POUR LES EXAMINATEURS 1 B. EPOQUE 1 C. AMÉLIORATIONS POUR LES UTILISATEURS EXTERNES 2 V. STREAM 1 : PLANIFICATION POUR LES SIX PROCHAINS MOIS 3 VI. STREAM 2 : PLANIFICATION POUR LES SIX PROCHAINS MOIS 4 VII. INCIDENCE FINANCIÈRE 5 VIII. PUBLICATION RECOMMANDÉE 5 CA/T 11/14 f LT X 1956/

3 I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT 1. Fonctionnement II. RECOMMANDATION 2. Sans objet III. MAJORITÉ REQUISE 3. Sans objet IV. AMÉLIORATIONS APPORTÉES DEPUIS MAI A. AMÉLIORATIONS POUR LES EXAMINATEURS 4. Le projet OCR-BNS a désormais terminé la reconnaissance optique des documents restants de l état de la technique relevant de la littérature brevet et de la littérature non brevet, qui n étaient pas encore stockés sous forme électronique. Ainsi, toute la documentation interne de l OEB peut maintenant faire l objet de recherches textuelles. 5. Après des essais approfondis, les examinateurs ont reçu la première génération d un nouvel outil allant au-delà de la recherche booléenne pure. Avec cet outil, les examinateurs peuvent désormais sélectionner des passages de texte dans une demande de brevet et à partir de là, trouver des documents de l état de la technique semblables. Cet outil permet aux examinateurs de rechercher des figures par les positions relatives des références dans un dessin. Ce qui est nouveau, c est que les résultats fournis par cet outil de recherche non-booléenne et de figures sont classés selon le nombre de concepts communs ou de caractéristiques communes, en fonction de leurs occurrences dans le texte intégral d un document. Les résultats peuvent être également filtrés, par exemple en limitant les classes. 6. Les examinateurs ont également commencé peu à peu à utiliser un système électronique pour les publications B (edrex). Ce système leur permet de corriger et de finaliser la publication B prête à être imprimée et de voir les changements intervenus entre les différentes versions des revendications et de la description, présentés par les demandeurs. La version de production de l outil devrait être déployée auprès de tous les examinateurs d ici la fin de l année. B. EPOQUE 7. Comme indiqué lors de la dernière réunion du Comité "Soutien technique et opérationnel", après l'introduction du nouveau Internal d EPOQUE, l'office a concentré ses efforts sur le développement de la nouvelle structure de la base de données EPOQUE et de la "base de données logique". La base de données CA/T 11/14 f 1/5

4 logique établit un lien relationnel entre les différentes bases de données en utilisant la même identification de référence pour la même demande de brevet dans toutes les bases de données. Environ 150 bases de données différentes avec 800 millions d enregistrements ont désormais migré, permettant aux utilisateurs d effectuer une seule requête sur plusieurs bases de données, évitant ainsi les longues recherches croisées, et permettant d obtenir un seul résultat et un seul affichage consolidé. 8. La migration d EPOQUE et d Espacenet sur de nouvelles machines x86 utilisant la nouvelle structure de la base de données, ainsi que le déploiement de cette nouvelle version d EPOQUE auprès des examinateurs de l OEB seront terminés d ici fin En outre, un pilote EPOQUE Net utilisant les nouvelles bases de données et l environnement x86 sera disponible en novembre 2014, comme annoncé lors de la réunion des utilisateurs d EPOQUE Net en septembre. Les États membres sont invités à utiliser ce pilote EPOQUE Net dès début novembre, car l Office prévoit de déployer progressivement le nouveau logiciel EPOQUE Net doté du nouveau format de base de données fonctionnant dans l environnement x86, au premier trimestre Une note de version et la documentation nécessaire seront bientôt mises à disposition pour aider les utilisateurs des nouvelles bases de données. 10. Il est également prévu qu ECLA ne soit plus disponible dans EPOQUE Net à compter du 1 er avril C. AMÉLIORATIONS POUR LES UTILISATEURS EXTERNES 11. Lors de la journée des utilisateurs de l OEB à Stockholm en octobre, l Office a lancé officiellement la version 1.8 du système de dépôt en ligne (CMS), ainsi que son nouveau système de dépôt par formulaire en ligne. Ces deux nouveaux systèmes présentent les caractéristiques techniques suivantes : systèmes basés sur l'internet ; aucun logiciel ne doit être installé en local ; mises à jour automatiques ; sécurité assurée ; soutien aussi bien pour les procédures EP que PCT (comprenant les documents déposés ultérieurement - exigence de longue date des utilisateurs). CA/T 11/14 f 2/5

5 12. Lors de la réunion des chefs des offices IP5 en Corée en juin 2014, le Président a annoncé le service de l'oeb qu'est le Dossier mondial. Cet outil, accessible au public, est le premier produit de la collaboration IP5 sur le Dossier mondial. Grâce à une réponse rapide et efficace de l équipe chargée de la feuille de route informatique, l OEB a été le premier à fournir le service permettant de visualiser les dossiers ("file wrapper") en accédant aux données mises à disposition par le SIPO. Les associations industrielles de la région IP5 ont félicité l OEB, qui est ainsi parvenu à fournir un service moins de 18 mois après les premières discussions menées lors de la première réunion du groupe de travail relatif au Dossier mondial, à La Haye, en janvier Des ressources ont été prévues en 2014/2015 pour élargir la couverture du Dossier mondial de l'oeb afin d intégrer l ensemble des offices IP5. D ici la fin du premier trimestre 2015, le JPO et le KIPO devraient avoir rejoint le SIPO. Ainsi les documents figurant dans les dossiers ("file wrapper") pourront être fournis sur demande aux utilisateurs du service. V. STREAM 1 : PLANIFICATION POUR LES SIX PROCHAINS MOIS 14. Les travaux des mois à venir se concentreront sur l edossier, lequel fournira une interface utilisateur commune pour les examinateurs, les agents chargés des formalités et les demandeurs, qui bénéficieront d un accès facile et actualisé en ligne à tout dossier de brevet de l OEB. L edossier fournira une interface graphique unifiée, adaptée aux besoins spécifiques de chaque communauté d utilisateurs, ainsi qu un système entièrement électronique de gestion du flux de travail correspondant. 15. Ce sera le nœud central du travail quotidien des examinateurs, agents chargés des formalités et autres parties prenantes au processus de délivrance de brevets. Il ne sera plus nécessaire d imprimer et de suivre les dossiers systématiquement sur papier. En tenant compte de cet aspect, l Office s est attaché tout particulièrement à intégrer des possibilités étendues de visualisation et d annotation dans l edossier, conçu par des experts externes en ergonomie pour permettre aux utilisateurs de travailler efficacement sans dossier papier. 16. L edossier apportera notamment les avantages suivants : accès plus facile aux toutes dernières informations de procédure et d état concernant toute demande de brevet, suppression de la nécessité de conserver des dossiers papier, envoi plus rapide des produits OEB aux demandeurs et à leurs mandataires, meilleure gestion du portefeuille de projets pour les demandeurs. 17. Avec l edossier, les examinateurs pourront davantage se concentrer sur les parties intellectuelles du processus de recherche et d examen, tandis que les tâches plus administratives liées à la gestion papier disparaîtront. CA/T 11/14 f 3/5

6 18. En plus de toutes les fonctionnalités prévues pour les examinateurs, l edossier permettra aux agents chargés des formalités et aux techniciens juridiques de mener à bien toutes leurs tâches de manière électronique. Ils n auront plus besoin de créer, de gérer ou de mettre à jour des dossiers papier. Pendant la mise à œuvre du processus ainsi redéfini, de nombreuses étapes de formalités actuelles disparaîtront et seront automatisées, les agents chargés des formalités utiliseront donc l edossier pour traiter toute exception restante. 19. L évolution de l edossier ne s arrête pas là. Il est prévu de permettre aux avocats et aux demandeurs autorisés d accéder à l edossier, qui sera au centre de leur activité quotidienne de liaison avec l OEB. La première version de l edossier est une version beta, qui sera soumise à des essais menés avec des examinateurs et des agents chargés des formalités, volontaires. Ces essais auront lieu en novembre 2014 et commenceront par la fonctionnalité nécessaire à une gestion efficace sans papier de tous les dossiers de recherche. VI. STREAM 2 : PLANIFICATION POUR LES SIX PROCHAINS MOIS 20. Les activités de Stream 2 continuent de se concentrer sur la fourniture, via une recherche semi-automatique, d une série de documents classés, indiquant tous les éléments essentiels d une demande de brevet et affichant une qualité suffisante pour avoir besoin le moins possible d affiner la recherche. 21. Pour réaliser cet objectif, deux projets liés ont été lancés en 2014, délivrant deux éléments essentiels à un système de recherche semi-automatique. 22. Le premier élément est la capacité à extraire et à enrichir automatiquement les concepts de recherche correspondants d une demande de brevet, parce que pour réussir à automatiser la recherche, les résultats de la phase d extraction de concepts doivent présenter un haut niveau de qualité. Les travaux nécessaires à cette extraction ont déjà commencé dans le cadre d un projet appelé Littérature brevet annotée. Ce projet apportera des informations de recherche précieuses telles que des concepts pour la recherche et des synonymes, ainsi que des termes de recherche spécifiques comme des paramètres et des formules chimiques. 23. Le deuxième élément est la capacité à classer correctement les résultats de recherche fournis par les moteurs de recherche d aujourd hui. Ce sera le résultat d un deuxième projet, le projet ERa (Enhanced Ranking), visant à améliorer les algorithmes de classement utilisés pour présenter les résultats d une recherche. L objectif est de fournir des algorithmes de classement répondant le mieux aux besoins des utilisateurs, en évaluant les paramètres affectant généralement les résultats d une recherche. CA/T 11/14 f 4/5

7 24. D autre part, les travaux ont commencé pour intégrer tout d abord l outil de recherche EPOQUE de l OEB au nouveau système de recherche non-booléenne et de figures, mentionné précédemment. Les examinateurs auront alors plus de souplesse, ils pourront commencer leurs recherches dans un outil et les poursuivre dans l autre, grâce à un échange sans discontinuité des requêtes et des résultats de recherche entre les deux systèmes, ce qui réduira au minimum les redondances de tâches. D autres fonctions sont également prévues : maintien de passages mis en évidence dans les deux systèmes et mode d enregistrement commun de l historique des recherches. Grâce à ce travail d intégration, les examinateurs seront plus efficaces pendant la phase de recherche et d examen. Ce travail devra également être affiné à l avenir avec l arrivée de l edossier. 25. Outre les projets décrits ci-dessus, Stream 2 développe actuellement, avec l aide d un prestataire extérieur, un service qui permettra d acheminer automatiquement les dossiers des nouvelles demandes vers l équipe d examinateurs qui convient, suivant la pré-classification automatique des demandes. On réduira ainsi le personnel affecté à ces activités. De même, un autre service a été développé pour aider les utilisateurs à reclasser des parties de collections de l état de la technique. Ces deux services seront disponibles au cours du premier semestre VII. INCIDENCE FINANCIÈRE 26. Les dépenses de la feuille de route informatique pour 2014 se présentent selon le budget convenu. Actuellement, l essentiel des ressources se concentrent sur les évolutions de Stream 1, en particulier sur l edossier et sur une mise en œuvre progressive du processus de délivrance de brevets redéfini, fonctionnant avec le système de gestion des dossiers (CMS). VIII. PUBLICATION RECOMMANDÉE 27. Oui CA/T 11/14 f 5/5