L option au statut Opérateur étape par étape

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1 Prodouane pas à pas La douane au service des professionnels https://pro.douane.gouv.fr L option au statut Opérateur étape par étape 1- Objectifs de ce document : Ce document expose de manière concrète le processus d option d un opérateur pour le statut d «opérateur sur le portail 2- Les grandes étapes du processus: L option pour le statut d Opérateur nécessite : - une intervention de l opérateur (inscription des utilisateurs sur le portail signature du formulaire d option pour le statut d opérateur - une intervention de la douane (validation de l option, nomination des correspondants désignés par l opérateur). Un opérateur qui souhaite opter pour le statut d Opérateur doit au préalable : - Demander à ses collaborateurs de s inscrire sur le portail en indiquant le SIRET de leur entreprise; - Demander à ses collaborateurs d activer leur compte ouvert sur Ces 2 étapes ne sont pas à réaliser si ces collaborateurs disposent dores et déjà d un compte - adresser au Pôle d Action Economique de leur région, le formulaire d option pour le statut d «opérateur et le formulaire de désignation des correspondants dûment remplis et signés. Cette étape est obligatoire => Le formulaire d option pour le statut d opérateur formalise les conditions d utilisation des outils offerts à l entreprise à cette occasion; => Le formulaire de désignation des correspondants permet à l opérateur de solliciter l attribution de droits de supervision des téléservices et des utilisateurs de l entreprise au profit de certains comptes utilisateurs (les correspondants Sur la base de ces documents, le Pôle d Action Economique destinataire ouvre l accès à l outil d administration ADMPRODO au bénéfice de l opérateur, et procède aux opérations de gestion des droits d utilisation pour les correspondants Par la suite, l opérateur peut à nouveau adresser au Pôle d Action Economique, le formulaire de demande de désignation des correspondants pour désigner de nouveaux utilisateurs, ou pour demander la révocation/ retrait des droits associés au(x) correspondant(s) 1

2 Prodouane pas à pas TABLE DES MATIERES FORMALITES INCOMBANT AUX OPERATEURS : INSCRIPTION, ADHESION AU TELESERVICE Définitions 3 -inscription : 3 -adhésion : 3 2- S inscrire sur le portail (création un compte utilisateur 3 Les étapes de l inscription : 3 3- Accès à l outil AdmProDo de supervision des utilisateurs et des téléservices 9 Les étapes de l option pour le statut d opérateur sont les suivantes : 9 4- Guide utilisateur d AdmProDo 9 2

3 Formalités incombant aux opérateurs : inscription, adhésion au téléservice. 1- Définitions -Inscription : Action réalisée en ligne par un utilisateur (personne physique), lui permettant de se créer un compte et de disposer d un espace personnel sur le portail. Seules les personnes disposant d un compte utilisateur pourront bénéficier de droits d accès aux téléservices. La création de comptes constitue donc un préalable nécessaire (voir 2- S inscrire sur le portail) -Option : Procédure suivie par un opérateur (entreprise ou établissement) pour opter pour la gestion de ses utilisateurs au moyen d'outils mis à sa disposition par la D.G.D.D.I, La procédure d option n est pas réalisée en ligne mais repose sur un échange de documents papier. Un formulaire d option pour le staut d opérateur convention de téléservice est en effet déposé auprès du Pôle d Action Economique de la D.G.D.D.I., pour formaliser cette option. (voir 3- Accès à l outil AdmProDo de supervision des utilisateurs et des téléservices). - Opérateur : Entreprise ou établissement assurant directement la gestion de ses utilisateurs au moyen d'outils mis à sa disposition par la D.G.D.D.I. - Correspondant : Personne physique, inscrite sur le portail, et chargée par l'opérateur de rattacher des utilisateurs à l'entreprise ou à l'établissement 2- S inscrire sur le portail (création un compte utilisateur L inscription permet à un internaute de créer son compte utilisateur Une fois son compte créé, l utilisateur dispose d un «espace personnel» sur le portail. Cet espace est accessible après authentification. Le degré d authentification exigé varie en fonction du niveau de sécurité déterminé lors de l inscription. A partir de cet espace personnel, l utilisateur accèdera aux téléservices, selon ses habilitations. Les étapes de l inscription : 2.1- L utilisateur se connecte au portail (https://pro.douane.gouv.fr) Dans la page d accueil, il clique sur «inscription» (en haut à droite de la page). 3

4 2.3- Une page contenant le formulaire d inscription s affiche. Ce formulaire permet de créer un compte utilisateur Les rubriques obligatoires sont signalées par un astérisque : - choix d un identifiant et d un mot de passe (de plus de 6 caractères). Ceux-ci permettront par la suite à l utilisateur de s identifier sur le portail, pour accéder à son espace personnel ; - choix d un niveau de sécurité pour l accès au compte, parmi ceux proposés sur la liste déroulante. Les contraintes afférentes au niveau de sécurité choisies seront appliquées chaque fois que l opérateur souhaitera accéder à son espace personnel. - nom et prénom ; - adresse courrier électronique : celle-ci est obligatoire. Un courriel d activation du compte sera en effet envoyé à cette adresse, après validation du formulaire d inscription (voir étape 2.6). Les autres rubriques concernent : - le numéro de téléphone portable sur lequel un SMS peut être envoyé à l utilisateur (indispensable si le niveau de sécurité choisi est «jeton SMS»), - le numéro de téléphone, - l adresse professionnelle - le n SIRET : indispensable lorsque l utilisateur ouvre un compte en tant que représentant légal ou employé d une entreprise (ou d un établissement). 4

5 Après avoir entrer le numéro SIRET, l utilisateur doit bien veiller à cliquer sur le petit œil afin de visualiser la fiche de son entreprise. Si les informations sont correctes, il clique sur le bouton Valider de la fiche de son entreprise. Dès lors l utilisateur revient sur le formulaire d inscription du départ. 5

6 2.4- Après avoir vérifié l exactitude des données saisies par lui-même, l utilisateur clique sur «Valider» Après avoir vérifié l exactitude des données saisies par lui-même, l utilisateur clique sur «Valider» La page suivante confirme l enregistrement de l inscription. 6

7 7

8 2.7- Par la suite, l utilisateur reçoit un courrier électronique à l adresse qu il aura indiquée lors de l inscription. Ce courrier indique que l inscription ne sera définitive qu après l activation du compte créé. Pour activer son compte, l utilisateur doit d abord cliquer sur le lien «activation du compte créé» La page d activation du compte s ouvre. L utilisateur doit alors remplir les deux rubriques (identifiant, mot de passe), puis cliquer sur «activer» Après avoir cliqué sur «activer», le compte de l utilisateur est créé. L utilisateur dispose alors d un espace personnel sur le portail. Cet espace est accessible depuis la page d accueil, après authentification, et moyennant les contraintes de sécurité définies lors de l inscription Fin de la procédure de création du compte 8

9 3- Accès à l outil AdmProDo de supervision des utilisateurs et des téléservices D une manière générale, l accès à un téléservice requiert une adhésion de l opérateur, et la conclusion d une convention d usage avec la douane. L option pour le statut d opérateur confère aux correspondants de l entreprise l accès à un téléservice de supervision de la relation Douane Entreprise sur le Portail Les formalités d option ne sont pas réalisées en ligne. La procédure d option implique donc un échange de documents papier. Les étapes de l option pour le statut d opérateur sont les suivantes : 3.1- L opérateur se procure (via téléchargement) le modèle de formulaire d option au statut d opérateur ainsi que le formulaire de désignation des correspondants sur le portail au niveau de la page de présentation d administration rubrique «documentation» L opérateur remplit ces deux documents (rubriques réservées à l opérateur sur la convention ; ensemble des rubriques du formulaire de demande d habilitation) Le représentant légal signe la convention et le formulaire. Un titre de représentation accompagne ces documents si le signataire n a pas la qualité de représentant légal Enfin, l opérateur adresse ces documents au Pôle d action Economique compétent (celui de sa région). 4- Guide utilisateur d AdmProDo 4.2 Généralités L'application Administration [ADMPRODO] regroupe de multiples outils de supervision aussi bien au niveau des téléservices que des utilisateurs. Ces outils sont proposés aux "Correspondants désignés par l'entreprise ayant optée pour le statut d'"opérateur La liste des entreprises/établissements pour lesquels vous êtes repris comme correspondant figurent en page d accueil. Les icones vous permettent de visualiser la fiche d'un opérateur ou d'un utilisateur. Nous allons maintenant voir les différents outils mis à votre disposition dans les deux rubriques suivantes : La supervision des téléservices et La supervision des Utilisateurs. 4.2 La supervision des téléservices Historique de mes accès Vous pouvez à tout moment consulter l'historique de vos accès aux différents téléservices sujets à habilitations. Pour l'affinage des resultat un filtrage sur la période est disponible. Les résultats de la recherche sont regroupés en premier lieu par entreprise/établissement puis par outil et enfin par relation. Habilitations données Vous pouvez à tout moment consulter la liste des utilisateurs qui sont habilités sur vos téléservice. Apres avoir selectionné l'entreprise de votre choix (cf. généralités) vous aurez la liste complete des habilitations par entreprise/etablissements. 9

10 4.3 La supervision des Utilisateurs Rattachement de compte d'utilisateurs Cet outil vous permet de rattacher des utilisateurs à un établissement (SIRET) d'une entreprise donnée. (cf. généralités) Une fois de plus on retrouve les deux modes de recherches. Apres avoir validé votre recherche, sélectionner les collaborateurs que vous souhaitez rattacher ainsi que l'entreprise de rattachement. Les comptes de ces collaborateurs sont maintenant fiabilisés car certifiés et rattachés à cette entreprise. Détachement de compte d'utilisateurs A tout moment vous pouvez détacher un utilisateur. La procédure est la même que pour l'attachement. Historique des certifications de mon compte Vous avez la possibilité de visualiser l'historique des attachements de votre compte Historique des certifications des comptes de mon entreprise Vous avez la possibilité de visualiser l'historique des attachements que vous avez mené pour le compte de votre entreprise. Rechercher un utilisateur Vous avez la possibilité de visualiser le compte d'un collaborateur en faisant une recherche multicritère (identifiant, nom...). 10

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