Chorus Pro. Guide utilisateur «Valider / Refuser une facture» Date de mise à jour : 22/12/2016

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1 Chorus Pro Guide utilisateur «Valider / Refuser une facture» Date de mise à jour : 22/12/2016

2 Les étapes de validation d une facture sur le portail 2 1. Présentation des statuts 2. Accéder à l espace de synthèse 3. Consulter une facture à valider 4. Valider ou refuser une facture A. En cas de validation unique B. En cas de validation multiple C. En cas de refus 5. Valider une facture de travaux

3 Présentation des cas de validation ou de refus 3 Dans Chorus Pro un processus de validation spécifique existe pour les factures de sous-traitance et de cotraitance. Ces factures sont identifiables par leur cadre de facturation (A9 et A12) : Concernant la validation et le refus de factures, 3 cas sont gérés dans Chorus Pro : - La cotraitance ; - La sous-traitance simple ; - La sous-traitance de cotraitance. Quelque soit le cas, le valideur a la possibilité de : - Valider la facture ; - Refuser la facture ; - Renvoyer la facture ; - Ne rien faire. Concernant la cotraitance : la facture ne sera acheminée au destinataire que si elle a été validée par le mandataire. Concernant la sous-traitance : la facture sera transmise au destinataire dans tous les cas, y compris si elle est refusée ou en l absence de validation dans un délai de 15 jours à compter de l envoi de la facture. Point d attention : Si le titulaire / mandataire n est pas encore inscrit dans Chorus Pro, il valide la facture en dehors de Chorus Pro. Le sous-traitant /cotraitant dépose ensuite la facture sur Chorus Pro avec en pièce jointe l attestation du titulaire /mandataire.

4 1 Présentation des statuts (1/3) 4 Cas de cotraitance ou de sous-traitance Le tableau ci-dessous liste les statuts nécessitant une action du valideur : Statut Fait générateur A valider 1 Facture envoyée et en attente de validation par le valideur 1 Le tableau ci-dessous liste les statuts faisant suite à une action du valideur : Statut Fait générateur Validée 1 Facture validée par le valideur 1 Refusée 1 Facture refusée par le valideur 1 Erreur fournisseur sur valideur Facture envoyée mais le valideur renseigné n est pas le bon (nécessite une action du fournisseur) Le tableau ci-dessous liste les statuts sans action du valideur après 15 jours : Statut Absence validation 1 hors délai Fait générateur Le délai de validation 1 est dépassé, la facture est donc transmise au destinataire

5 1 Présentation des statuts (2/3) 5 Cotraitant / Sous-traitant Cotraitant / Sous-traitant Mandataire/Titulaire/ Mandataire/Titulaire/ Cotraitant (valideur 1) Cotraitant (valideur 1) Récepteur Récepteur ACTIVITE Déposer une facture Valider la facture Réceptionner la facture Absence validation 1 hors délai STATUT «Brouillon» A valider 1 Validée 1 «Mise à disposition» Erreur fournisseur sur valideur Erreur cotraitant sur valideur Refusée 1 Statuts automatiquement générés par la solution CPP 2017 Statuts générés suite à une action du valideur Statuts générés suite à l absence d action du valideur

6 1 Présentation des statuts (3/3) 6 Cas de sous-traitance de cotraitance (2 niveaux de validation) Le tableau ci-dessous liste les statuts nécessitant une action du valideur 2 : Statut Fait générateur A valider 2 Facture envoyée et en attente de validation par le valideur 2 Le tableau ci-dessous liste les statuts faisant suite à une action du valideur 2 : Statut Fait générateur Validée 2 Facture validée par le valideur 2 Refusée 2 Facture refusée par le valideur 2 Erreur cotraitant sur valideur Facture envoyée par le cotraitant mais le valideur renseigné n est pas le bon Le tableau ci-dessous liste les statuts sans action du valideur 2 après 15 jours : Statut Absence validation 2 hors délai Fait générateur Le délai de validation 2 est dépassé, la facture est donc transmise au destinataire

7 2 Accéder à l espace de synthèse 7 Depuis l écran d accueil, accéder à l espace de synthèse en sélectionnant l onglet «Factures à valider». En utilisant le filtre, l utilisateur peut sélectionner les informations par structure. A partir de cet espace, il existe plusieurs possibilités pour rechercher et visualiser les factures reçues : A B C D A B C D L onglet «Synthèse» : indique les factures nécessitant un traitement par le récepteur. L onglet «Tableau de bord» : affiche les factures par statut. L onglet «Rechercher» : recherche des factures d après différents critères (numéro, date, ). L onglet «Consulter» : permet de visualiser la facture à valider Point d attention : Les factures présentes dans le bloc «Factures à traiter» de l onglet «Synthèse» nécessitent une action de la part du récepteur. Les factures mises à disposition, brouillons ou refusées n y apparaissent pas. Retrouver l ensemble des factures dans l onglet «Recherche».

8 3 Consulter une facture à valider 8 Après avoir effectué une recherche, les factures trouvées peuvent être consultées et l écran cicontre s affiche. Les actions spécifiques au traitement des factures de cotraitance ou sous-traitance sont : Valider la facture Refuser la facture

9 4 Valider ou refuser une facture 9 A En cas de la validation unique Après avoir cliqué sur le bouton «Valider», la fenêtre ci-dessous s affiche : Ajouter un commentaire dans le champ «Complément d information». Dans le cas de validation par le titulaire d une facture émise par le sous-traitant, cocher la case «Titulaire». Cliquer sur le bouton «Enregistrer». La fenêtre récapitulative ci-contre s affiche et le valideur a la possibilité de télécharger le bordereau de suivi.

10 4 Valider ou refuser une facture 10 B En cas de validation multiple (cas d un sous-traitant de cotraitant) Après avoir cliqué sur le bouton «Valider», la fenêtre ci-contre s affiche. - Cocher «Cotraitant». Cliquer sur le bouton «Rechercher». La fenêtre de recherche ci-contre s affiche afin de sélectionner le mandataire de la facture : renseigner l identifiant et/ou le nom du service mandataire. Puis cliquer sur le bouton «Rechercher». Dans le tableau de résultats qui s affiche, cliquer sur la coche de sélection pour choisir le service correspondant parmi la liste proposée. L écran de validation de facture apparaît à nouveau. - Renseigner un complément d information. Pour valider le choix, cliquer sur le bouton «Enregistrer». La fenêtre récapitulative s affiche et le valideur a la possibilité de télécharger le bordereau de suivi.

11 4 Valider ou refuser une facture 11 C En cas de refus Après avoir cliqué sur le bouton «Refuser», la fenêtre ci-dessous s affiche : - Sélectionner un motif de refus parmi ceux proposés dans la liste déroulante : Sélectionner le motif «Erreur valideur» pour retourner la facture au cotraitant qui aura la possibilité de la réémettre en modifiant uniquement l identifiant du Valideur. - Renseigner complément d information pour expliquer ce refus. - Dans le cas de validation par le titulaire d une facture émise par le sous-traitant, cocher la case «Titulaire». En cas de refus de la facture par le valideur, celle-ci sera tout de même mise à disposition du destinataire. Cliquer sur le bouton «Enregistrer». La fenêtre récapitulative ci-contre s affiche et le valideur a la possibilité de télécharger le bordereau de suivi.

12 5 Valider ou refuser une facture de travaux (1/3) 12 La saisie de factures de travaux par l émetteur implique une action du valideur dans Chorus Pro. Les cadres de facturation concernés sont les suivants : A10 : Demande de paiement par un sous-traitant d une demande de paiement dans le cadre des marchés travaux A13 : Dépôt par un cotraitant d un projet de décompte mensuel A14 : Dépôt par un cotraitant d un projet de décompte final La validation des factures de travaux intervient dans l espace «Factures à valider». A En cas de validation Après avoir sélectionné la facture à valider, cliquer sur «Valider». L écran de validation de la facture s affiche Si la MOE n a pas été indiquée lors de la saisie de la facture de travaux par le fournisseur, cliquer sur «Rechercher».

13 5 Valider ou refuser une facture de travaux (2/3) 13 La saisie de la MOE est obligatoire pour les cadres de facturations A13 et A14. Saisir un des champs de recherche, puis cliquer sur le bouton «Rechercher» La liste des résultats s affiche Sélectionner la structure recherchée Sélectionner ensuite le rôle : titulaire ou cotraitant ; ainsi qu un commentaire le cas échéant Cliquer sur le bouton «Enregister». Point d attention : - Suite à validation des factures de travaux pour lesquelles la MOE est renseignée, le statut passe à «Mise à disposition MOE» ; - Suite à validation des factures de travaux pour lesquelles la MOE n est pas renseignée (cas d un cadre A13), le statut passe à «Déposé» et part chez le destinataire

14 5 Valider ou refuser une facture de travaux (3/3) 14 Le récapitulatif de la validation s affiche Cliquer sur le bouton «Exporter le bordereau de suivi» pour obtenir le bordereau B En cas de refus Après avoir sélectionné la facture à valider, cliquer sur «Refuser». L écran de refus de la facture s affiche Sélectionner le motif de refus dans la liste déroulante Cliquer sur le bouton «Rechercher» pour identifier la MOE Sélectionner ensuite le rôle : titulaire ou cotraitant ; ainsi qu un commentaire le cas échéant Cliquer sur le bouton «Enregister».

15 Pour aller plus loin 15 Après avoir validé ou refusé une facture sur le portail, voici d autres guides susceptibles d intéresser l utilisateur dans ses prochaines actions sur le portail : Intitulé du guide Contenu du guide Saisir une facture Présentation des étapes de saisie d une facture sur le portail Suivre le traitement d une facture Présentation des différentes fonctionnalités de suivi des factures et de traitement des cas de rejet