9. Le contrôle interne

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1 9. Le contrôle interne 9.1 Contexte, contenu et limites 9.2 Objectifs et contrôles types 9.3 La séparation des tâches

2 9.1 Contexte, contenu et limites Contexte Les systèmes de contrôle interne mis en place par les cégeps au début des années 70 ont subi depuis ce temps des turbulences particulièrement importante causées notamment par : - l arrivée massive des nouvelles technologies appliquées aux systèmes de gestion financière et aux systèmes qui sont reliés, - l impact des compressions budgétaires majeures qu ont subi les cégeps au cours de la décennie 90. Au début des années 2000, voulant renforcer l ensemble des systèmes de contrôle interne des collèges, le ministère de l Éducation et la Fédération des cégeps, avec l aide d un collège particulièrement intéressé par le sujet, confiaient le mandat suivant à une firme de vérificateurs externes d entreprendre l examen du contrôle interne relatif aux systèmes financiers pour un collège type et présenter un guide de contrôle interne à l intention de directeurs des services administratifs des cégeps. Ce document présenté sur la base d une matrice devait aider les gestionnaires à approfondir leurs connaissances en matière de contrôle interne et leur permettre de disposer d outils leur permettant de documenter et d évaluer les mesures de contrôle interne mis en place Contenu C est en mai 2003 qu était déposé le «Guide de contrôle interne relatif aux systèmes financiers d un collège d enseignement type». La table des matières du document est présentée en annexe à la présente section. Le document complet a été déposé sur le site internet de la 1

3 commission des affaires matérielles et financières est et accessible aux membres de la CAMAF. Le document touche quatre cycles d opération à savoir : - les dépenses, - la paie, - les revenus, - le grand livre. Pour chaque cycle d opérations, le document inclut : - une description type des activités, - un diagramme de ces activités, - l identification des contrôles types les plus significatifs, - une matrice de séparation des tâches. Est aussi incluse, l identification des contrôles types en matière de sécurité logique des systèmes qui soutiennent les applications financières Limites Il est bien important de comprendre que ce document a été conçu comme un guide pouvant aider les collèges dans l établissement ou la mise à jour de leur système de contrôle interne. Les auteurs du rapport sont aussi très clairs quant aux limites des systèmes de contrôle interne : «Par ailleurs, l efficacité du contrôle interne quant à la prévention et à la détection des inexactitudes importantes dans les états financiers est soumise à des limitations d ordre pratique, notamment les suivantes : a.) La direction exige habituellement que le contrôle interne soit efficient, c est-à-dire que les avantages prévus excèdent les coûts s y rapportant; b.) Un contrôle interne efficace réduit le risque d erreurs et de fraudes mais ne l élimine pas entièrement; c.) Le recours à la collusion permet de contourner un contrôle interne dont l efficacité repose sur la séparation des tâches; d.) Les progrès technologiques, par exemple les systèmes de transfert électronique de fonds, peuvent accroître le risque d accès non autorisé aux systèmes et aux données; 2

4 e.) Les membres de la direction peuvent être en mesure de passer outre au contrôle interne s ils le souhaitent; f.) Le contrôle interne porte sur les opérations exécutées dans le cours normal des activités de l entité; il risque de ne pas couvrir les opérations inhabituelles ou celles qui découlent d activités nouvelles; g.) L efficacité peut fluctuer en raison, par exemple, de l accroissement du volume des opérations ou de changements survenus parmi le personnel; h.) Il y a toujours une possibilité d erreur humaine.» Dans le présent document, nous nous limitons aux objectifs et contrôles types des différents cycles d opération et à la grille d analyse de séparation des tâches. 3

5 9.2 Objectifs et contrôles types Les dépenses Cette partie touche à la fois les achats (suite à une réquisition ou une demande d achat), le traitement des comptes à payer, le traitement des décaissements et la gestion du fichier maître des fournisseurs. Les principaux objectifs de contrôle interne du cycle d opérations touchant les dépenses sont les suivants : - les biens acquis et les services fournis font l objet d autorisation préalable par le niveau hiérarchique approprié, conformément à la politique d achats; - tous les montants se rapportant aux marchandises reçues et services fournis sont entrés et traités promptement dans les comptes à payer; - les montants inscrits aux comptes à payer représentent des marchandises reçues ou des services fournis; - les montants des factures des créditeurs sont calculés et enregistrés avec exactitude; - toutes les notes de crédit valides et tous les autres ajustements se rapportant aux créditeurs sont entrés et traités promptement dans les comptes à payer - les créditeurs ne sont ajustés que pour des raisons valables. Sur la base des objectifs ci-haut décrits, une grille d évaluation du système de contrôle interne des dépenses a été construite et comprend : - pour les achats : 9 contrôles types - pour les créditeurs : 2 contrôles types - pour les décaissements : 14 contrôles types - pour le fichier maître : 3 contrôles types La paie Les fonctions comprises dans le cycle d opérations de la paie sont : - le recrutement du personnel, 4

6 - l enregistrement des quantum (heures ou équivalent à temps complet) - le calcul de la paie, - le décaissement de la paie, - la gestion du fichier maître de la paie, - la gestion des dossiers (informatisés ou physiques) des employés. Voici les principaux objectifs des contrôles internes reliés à la paie : - les données enregistrées relatives aux heures et aux présences correspondent aux heures réellement travaillées et sont autorisées; - toutes les heures travaillées sont entrées et traitées rapidement et avec exactitude; - la paie est enregistrée dans la période appropriée et calculée avec exactitude; - les décaissements de paie et les charges salariales enregistrées correspondent à des heures réellement travaillées et sont versées aux employés appropriés; - les ajouts, suppressions et autres modifications apportées aux fichiers maîtres de la paie sont valides, exactes et traitées rapidement; - les tables des retenues légales sont conformes aux exigences de la loi et les modifications apportées aux tables des retenues sur la paie sont valides et traitées rapidement. La grille d évaluation comprend : Pour le recrutement, le licenciement et le fichier maître Pour le calcul des heures et des décaissements 5 contrôles types 8 contrôles types Les revenus Les types d activités dont il est question sous cette rubrique sont : - la gestion des inscriptions (à l enseignement régulier et à la formation continue); - la facturation, les crédits et les autres ajustements; - les encaissements; - la gestion des fichiers maîtres (élèves et clients); - le calcul, le suivi et le recouvrement des subventions 5

7 Les objectifs de contrôle interne reliés aux revenus sont les suivants : - les données d inscription et de paiement des droits sont enregistrées rapidement et avec exactitude; - les données relatives aux droits de scolarité et autres frais connexes sont transférées rapidement, intégralement et avec exactitude pour les activités de facturation ou de perception; - la production des factures se fait en fonction des modalités et des frais autorisés; - toutes les factures émises sont inscrites aux registres et auxiliaires; - les encaissements sont enregistrés promptement et intégralement; - les données sur les encaissements sont saisies avec exactitude et une seule fois en vue de leur traitement. Des contrôles types ont aussi été élaborés pour ces fonctions : Inscription, facturation et fichiers maîtres Encaissements 11 contrôles types 7 contrôles types Le grand livre Trois types d activités sont ici traités : - l entretien du fichier maître du grand livre, - les écritures au grand livre, - le contrôle budgétaire. Les principaux objectifs de contrôle interne sont : - la création et la suppression des comptes de grand livre ainsi que l affectation et la réaffectation des budgets sont limitées aux personnes autorisées; - les écritures manuelles et informatisées de journaux au grand livre sont enregistrées rapidement, sont autorisées et sont exactes; - les écritures reportées au grand livre sont enregistrées dans la bonne période financière; - les données inscrites dans le grand livre et dans les autres registres comptables sont protégées contre la perte et le vol. On présente 7 contrôles types pour les activités reliées au grand livre La sécurité logique Le document contient une matrice indiquant les principaux éléments de contrôle (une trentaine au total) relatifs à la sécurité logique dans lesquels des contrôles doivent être envisagés. 6

8 9.3 La séparation des tâches La séparation des tâches appropriée réduit la probabilité que les erreurs intentionnelles ou accidentelles ne soient pas détectées en prévoyant un traitement distinct par différentes personnes à plusieurs stades de l opération ainsi que des vérifications indépendantes du travail effectué. L idée de base derrière la séparation des tâches est qu un employé ou un groupe d employés ne devraient pas être en mesure de dissimuler dans le cours normal de leurs fonctions des erreurs ou des irrégularités qu ils auraient commises. De façon générale, les principales fonctions incompatibles qu il faut séparer sont : - l initiation, - l autorisation, - la garde d actifs, - la comptabilisation. Dans un système manuel, la séparation des tâches peut être assurée sur le plan administratif par la répartition des responsabilités. Dans un système automatisé, la séparation des tâches s appuie habituellement sur des restrictions d accès logique. Pour chaque cycle d opérations, un tableau des principales opérations permet de voir : - les lacunes potentielles du fait que les fonctions ne sont pas séparées, - les incompatibilités de tâches. 9