CAMPING CHEQUE PARAMETRAGE & UTILISATION
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- Laurent Desroches
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1 CAMPING CHEQUE PARAMETRAGE & UTILISATION
2 SOMMAIRE 1. Introduction PARAMETRAGE Paramétrage d'un tarif de supplément Paramétrage d'un tarif de base Paramétrage de la Promotion Camping Chèques Papier Paramétrage de la Promotion Camping Chèques Numériques Paramétrage de la Promotion Nuits Offertes Paramétrage de la Prestation Remise Gold Card Paramétrage de la Prestation Remise Nuit CC Papier Paramétrage des Coupons Création d'un client type TO pour les Camping Chèques CAS PRATIQUES Règlement en Gold Card/Silver Card de Le séjour Le paiement Le coupon Du Côté de KAWAN Règlement en Camping Chèques Papier de Règlement en Gold Card de 16 et Camping Chèques Papier Décompte des Coupons Page 2/17
3 1. INTRODUCTION Ce document a pour objectif de vous aider dans la mise en place de vos Camping Chèques. Nous y aborderons le paramétrage et l'utilisation afin que vous ayez une vision d'ensemble. Le principe est de travailler avec : Un tarif Camping Chèques de 12 générique, qui correspondra aux Camping Chèques "Numériques", les Gold Card et Silver Card de 16. Plusieurs promotions : une Promotion pour les Camping Chèques Papier : ce paramétrage permet de saisir un Code et de passer le prix de la nuit à ; une Promotion pour les Camping Chèques Numérique à 15 : ce paramétrage permet de saisir un Code et de passer le prix de la nuit à ; une Promotion permettant d'offrir 1 nuit gratuite pour un séjour de 7 nuits, ainsi que d offrir 3 nuits pour un séjour de 14 nuits (avec un maximum de 6 nuits pour 28 jours). Des règles de gestion, accompagnées de prestations négatives, afin de pouvoir gérer les paiements de séjours avec plusieurs Types de Camping Chèques. Par exemple : appliquer une remise de 80 cts par nuit pour chaque nuit réglée en Camping Chèques Papier ; appliquer une remise de 75 cts par nuit pour chaque nuit réglée en Gold Card de 15. Des Coupons afin de pouvoir quantifier vos différents modes de paiement. Afin de faciliter le paramétrage, "Camping Chèques" pourra être nommé "CC". Page 3/17
4 2. PARAMETRAGE 2.1. Paramétrage d'un tarif de supplément Pour faciliter le paramétrage, vous pouvez partir de votre tarif des Suppléments Camping et en faire une copie. - Allez dans le Menu ADMIN \ PARAMETRAGE \ TARIF ; sélectionnez le dossier "Suppléments" sur votre gauche, puis cliquez sur votre Tarif des Suppléments Camping dans le tableau. - Cliquez ensuite sur la flèche de votre bouton "Créer" (en bas), puis sélectionnez "Créer à partir de". - Renommez votre Tarif en "Supplément Camping Chèque" puis vérifiez que votre rubrique "Animal" soit bien de type "Installation". Il faudra s'assurer que les autres rubriques ne soient pas de type "Installation", afin que le prix du premier animal soit compris dans le tarif Paramétrage d'un tarif de base Pour faciliter le paramétrage, vous pouvez partir de votre tarif de Base Camping et en faire une copie. - Allez dans le Menu ADMIN \ PARAMETRAGE \ TARIF ; sélectionnez le dossier "Base" sur votre gauche, puis cliquez sur votre Tarif de Base Camping dans le tableau. Page 4/17
5 - Cliquez ensuite sur la flèche de votre bouton "Créer" (en bas), puis sélectionnez "Créer à partir de". - Renommez votre Tarif en "Tarif Camping Chèque 12 ", puis vérifiez qu'il y a un véhicule compris, ainsi qu'une installation. Votre tarif doit avoir un mode de calcul Journalier. - Votre tarif doit comprendre deux personnes et doit être à 12 la nuit Paramétrage de la Promotion Camping Chèques Papier Toujours dans le paramétrage de tarif, nous allons procéder à la création d'une nouvelle promotion. - Allez dans le Menu ADMIN \ PARAMETRAGE \ TARIF ; sélectionnez le dossier "Promotion" sur votre gauche, puis cliquez sur le bouton "Créer". - Nommez cette promotion "Camping Chèque Papier 16 ". Elle doit être de Type "Coupon" et le Type de Gain doit être "Prix à la nuit". Cette promotion doit être "Cumulable". Page 5/17
6 - Vous pouvez renseigner vos deux périodes d'acceptation des Camping Chèques, puis indiquer qu'à partir de 1 nuit, le prix à la nuit sera de 11,20. - N'oubliez pas de renseigner le Code Promo en bas à gauche. Il est conseillé de positionner une information que vous retiendrez facilement. - Dans l'onglet "Association" de votre promotion, il faudra cocher votre tarif de base "Tarif Camping Chèque 12 " Paramétrage de la Promotion Camping Chèques Numériques 15 - Dans le Menu ADMIN \ PARAMETRAGE \ TARIF ; sélectionnez le dossier "Promotion" sur votre gauche, puis cliquez sur le bouton "Créer". - Nommer cette promotion "Camping Chèque Numérique 15 ". Elle doit être de Type "Coupon" et le Type de Gain doit être "Prix à la nuit". Cette promotion doit être "Cumulable". - Vous pouvez renseigner vos deux périodes d'acceptation des Camping Chèques, puis indiquer qu'à partir de 1 nuit, le prix à la nuit sera de 11,25 - N'oubliez pas de renseigner le Code Promo en bas à gauche. Page 6/17
7 - Dans l'onglet "Association" de votre promotion, il faudra cocher votre tarif de base "Tarif Camping Chèque 12 " Paramétrage de la Promotion Nuits Offertes - Dans le Menu ADMIN \ PARAMETRAGE \ TARIF ; sélectionnez le dossier "Promotion" sur votre gauche, puis cliquez sur le bouton "Créer". - Nommez cette promotion " Promo Camping Chèque Nuit Offerte". Elle doit être de Type "Classique" et le Type de Gain doit être "Nuit offerte". Cette promotion doit être "Cumulable". - Vous pouvez renseigner vos deux périodes d'acceptation des Camping Chèques, puis indiquer qu'à partir de 7 nuits, 1 nuit offerte et qu'à partir de 14 nuits, 3 nuits seront offertes. Page 7/17
8 - Dans l'onglet "Association" de votre promotion, il faudra cocher votre tarif de base "Tarif Camping Chèque 12 " Paramétrage de la Prestation Remise Gold Card 15 - Dans le Menu ADMIN \ PARAMETRAGE \ TARIF ; sélectionnez le dossier "Prestation" sur votre gauche, puis cliquez sur le bouton "Créer". - Nommez cette promotion "Remise Nuit Gold Card 15 ". Elle doit être de Type "Divers" et le Mode de Calcul doit être "Montant à saisir". Le montant de cette prestation doit être de 0,75 pour mémoire quand vous appliquerez la remise dans le séjour. - Dans l'onglet "Association" de votre promotion, il faudra cocher votre tarif de base "Tarif Camping Chèque 12 " Paramétrage de la Prestation Remise Nuit CC Papier 16 - Dans le Menu ADMIN \ PARAMETRAGE \ TARIF ; sélectionnez le dossier "Prestation" sur votre gauche, puis cliquez sur le bouton "Créer". - Nommez cette promotion " Remise Nuit CC Papier 16 ". Elle doit être de Type "Divers" et le Mode de Calcul doit être "Montant à saisir". Le montant de cette prestation doit être de 0,80 pour mémoire quand vous appliquerez la remise dans le séjour. Page 8/17
9 - Dans l'onglet "Association" de votre promotion, il faudra cocher votre tarif de base "Tarif Camping Chèque 12 " Paramétrage des Coupons - Dans le Menu ADMIN \ PARAMETRAGE \ FINANICER ; sélectionnez l'information "Type de Coupons" sur votre gauche, puis cliquez sur le bouton "Créer". - Vous devez créer plusieurs coupons avec les libellés suivants : o "Camping Chèque Papier 16 " d'une valeur de 16. o "Silver Card 16 " d'une valeur de 16. o "Gold Card 15 " d'une valeur de 15. o "Gold Card 16 " d'une valeur de 16 Page 9/17
10 2.9. Création d'un client type TO pour les Camping Chèques - En "Recherche Client, vous tapez " KAWAN GROUPE PRO" puis cliquez sur le bouton "+ Client". - Vous renseignez le Type du Client en "Tour Opérateur", puis les coordonnées de Kawan. Par exemple : - Sur l'onglet "Contrat" de votre client, vous définissez que : o o o "Les séjours" sont facturés au TO, "Les Taxes" sont facturées au Client, Sans remise. - En cliquant sur le bouton "Modifier", vous pourrez accéder à la grille des Rubriques, nommées "Paramétrer les rubriques facturées au TO". Une fois sur cette grille, sélectionnez le tarif "Supplément Camping Chèque". - Cochez en rouge toutes les rubriques qui seront réglées par le client puis "Enregistrer". Page 10/17
11 3. CAS PRATIQUES 3.1. Règlement en Gold Card/Silver Card de 16 Un client vient séjour au camping pour 2 nuits et règle en Gold Card de 16. On crée le client, puis le séjour Le séjour Le séjour doit : Utiliser le Tarif "Tarif Camping Chèque 12 ". Etre lié au TO " KAWAN GROUPE PRO Camping Cheque". Le "Tarif Camping Chèque 12 " inclus 2 personnes, l'électricité, l'animal Les personnes supplémentaires, les taxes de séjour, etc seront alors réglées par le client, en espèce par exemple. Un exemple de séjour : Les 24,00 seront positionnés dans le TO KAWAN pour facturation et les 12,60 de supplément au client ainsi que les 2,20 de taxe de séjour. Page 11/17
12 Le paiement Le client va vous régler les 14,80 en espèce par exemple Le coupon Afin de tenir un décompte des Camping Chèques que vous aurez perçus, allez renseigner les coupons dans le client sur son onglet "Financier". Cliquez sur le bouton "Régler", puis sur "Coupon". Renseignez les informations adaptées comme ci-dessous par exemple : Sur la fenêtre du règlement, vous disposez également d'un bouton "Coupon". Page 12/17
13 Du Côté de KAWAN Au niveau de l onglet «Séjours et Extra», on retrouve les différents séjours avec le montant dû. Et la facture Page 13/17
14 3.2. Règlement en Camping Chèques Papier de 16 Un client vient séjourner au camping pour 2 nuits et règle en Camping Chèques Papier de 16. On crée le client, puis le séjour. Exemple de séjour : N'oubliez pas de saisir le code promo dans le séjour et la réduction de 0.80 par nuit se fera automatiquement. Page 14/17
15 Exemple de facturation de ce séjour, pour KAWAN : 3.3. Règlement en Gold Card de 16 et Camping Chèques Papier 16 Un client vient séjourner au camping pour 14 nuits. Il règle en 2 nuits en Camping Chèques Papier de 16 et 9 nuits en Gold Card. Dans le séjour, il faut positionner une prestation "Remise Nuit CC Papier 16 " pour deux nuits soit de Comme le séjour fait 14 nuits, les 3 nuits offertes sont automatiquement déduites du séjour. Page 15/17
16 Exemple de séjour : Page 16/17
17 Du côté de Kawan : 3.4. Décompte des Coupons Pour faire le compte de l'ensemble des coupons, il faut aller dans le Menu FINANCIER \ OPERATIONS FINANCIERES \ MOUVEMENTS FINANCIERS. Il faut simplement noter les dates de recherche, puis cliquer sur l'onglet "Coupons". Vous obtiendrez alors le total de coupons enregistrés, vous pourrez détailler ce résultat, l exporter vers Excel ou l'imprimer. Page 17/17
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