INSTRUCTION N 4/2011 DU 03/01/2011 RELATIVE A L ESPACE MEMBRES

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1 INSTRUCTION N 4/2011 DU 03/01/2011 RELATIVE A L ESPACE MEMBRES MISE A JOUR LE 14/11/2014

2 SOMMAIRE TERMINOLOGIE Article Premier Autorisation d accès à l Espace Membres Les utilisateurs de l Espace Membres Modalités d accès 3 Article 2 Services de l Espace Membres 3 Article 3 Conditions d accès à l Espace Membres 4 Article 4 Utilisation des identifiants 5 Article 5 Désactivation/Réactivation d accès d un utilisateur à l Espace Membres Désactivation de l accès à l Espace Membres Réactivation d accès d un utilisateur à l Espace Membres 6 Article 6 Modification des services à un utilisateur 6 Article 7 Solutions de secours 6 Article 8 Clôture d un compte d accès à l Espace Membres 6 ANNEXES Annexe 1 Demande d autorisation d accès à l Espace Membres 8 Annexe 2 Demande de retrait d autorisation d accès à l Espace Membres 9 Annexe 3 Demande de réactivation d accès à l Espace Membres 10 Annexe 4 Demande de modification d autorisation d accès aux services de l Espace Membres 11

3 L objet de cette instruction est d arrêter les règles relatives aux modalités d accès au système de communication avec les participants désigné par «Espace Membres» tout en veillant au chargement direct des informations et leur sécurité et la célérité dans leur traitement. TERMINOLOGIE Espace Membres : un espace membres sur le site WEB de Tunisie Clearing, hébergeant des services en ligne. Il permet, via une connexion Internet, de véhiculer des données, d une part, entre les participants, d autre part, entre Tunisie Clearing et les participants. Ce site sécurise les échanges des données puisqu il utilise le système de cryptage de données "SSL". ANCE : Agence Nationale de Certification Electronique. C est l autorité tunisienne de certification. Certificat électronique : code d identification d un utilisateur délivré par l organisme de certification (ANCE) destiné à garantir l identité du titulaire. Utilisateur : personne autorisée par le participant à accéder à l Espace Membres. Article Premier : Autorisation d accès à l Espace Membres : 1.1. Les utilisateurs de l Espace Membres : Peuvent être utilisateurs des services de l Espace Membres, tout participant à Tunisie Clearing Modalités d accès : Tout participant souhaitant bénéficier des services de l Espace Membres, transmet à Tunisie Clearing deux exemplaires de la convention de participation à l Espace Membres dûment signées et parafées Une notification d accord de participation est transmise au participant, accompagnée d une copie de la convention dûment signée par Tunisie Clearing. Article 2 : Services de l Espace Membres : Tunisie Clearing offre aux utilisateurs diverses fonctionnalités permettant : l envoi et la réception de flux entre les participants, d une part, et d autre part entre Tunisie Clearing et les participants (envoi et réception des avis d exécution, des transferts interne et entre participants, ) ; la consultation des situations des comptes : Ces fonctionnalités permettent aux utilisateurs de consulter, d imprimer et de télécharger les situations des comptes

4 (mouvements périodiques, situation comptable, dividendes, ) soit quotidiennement soit périodiquement. Les situations de comptes ne sont disponibles que pour le mois en cours et le dernier jour du mois précédent. Audelà, Tunisie Clearing procède à la purge automatique des données ; la consultation des messages et des publications de Tunisie Clearing (avis et instructions, ). Ces fonctions sont fournies par défaut à tous les utilisateurs. Le regroupement des fonctionnalités se base sur le type des titres et sont regroupés selon les types de services suivants : Service relatif au marché des actions, des obligations et de parts de FCC ; Service relatif au marché des Bons du Trésor ; Services aux émetteurs et IAM : regroupe les fonctionnalités concernant les émetteurs et les Intermédiaires Agréés Mandatés (IAM) ; L émetteur ayant un IAM ne peut accéder qu en mode de consultation. REMARQUE Les réclamations concernant toute anomalie ou disfonctionnement de l une des fonctionnalités de l Espace Membres sont adressées à Tunisie Clearing par Article 3 : Conditions d accès à l Espace Membres : 3.1. Pour accéder aux services de l Espace Membres, le participant : adresse une demande d autorisation d accès à l Espace Membres par utilisateur conformément à l annexe 1 de la présente instruction ; le nombre d utilisateurs par participant ne peut excéder six (6) obtient, au préalable, un certificat électronique de l ANCE nécessaire pour accéder à l Espace Membres. Le certificat électronique est individuel et personnel installe le certificat électronique, dès son obtention de l ANCE transmet, à Tunisie Clearing, par les informations d identification du certificat électronique suivantes : Objet du message : Référence du certificat électronique ; Le nom et le code du participant ; Le nom et le prénom du titulaire du certificat ; La date d obtention du certificat ; Le numéro de série du certificat.

5 accède à l Espace Membres ( pour remplir le formulaire d inscription en ligne, et le transmet à Tunisie Clearing (voir guide opératoire) dès réception du message électronique de l utilisateur, et du formulaire d inscription, Tunisie Clearing : vérifie que la demande d inscription en ligne est conforme à celle transmise par le participant au nom de l utilisateur ; procède à la vérification de la validité du certificat via le serveur de l ANCE et active son utilisation pour l accès à l Espace Membres ; procède à l ouverture d un compte d accès à l Espace Membres au nom de l utilisateur ; communique à l utilisateur, sous enveloppe fermée, ses identifiants (login et mot de passe). Article 4 : Utilisation des identifiants : 4.1. L utilisateur devra, à chaque connexion à l Espace Membres, utiliser son certificat électronique et ses identifiants (mot de passe et login) En cas de fin de validité du certificat l utilisateur renouvelle son certificat avec l ANCE et transmet à Tunisie Clearing par le numéro de série du nouveau certificat conformément aux modalités spécifiées dans l article Tunisie Clearing fournit le premier mot de passe. L utilisateur a la possibilité de changer son mot de passe régulièrement en utilisant la fonction «changement de mot de passe» (voir guide opératoire) Par mesure de sécurité, chaque mot de passe attribué permet à l utilisateur de disposer au maximum de 50 connexions à l Espace Membres. Au-delà, le compte est bloqué. En vue d éviter le blocage du compte, il est conseillé à l utilisateur de changer son mot de passe dès que le nombre de connexions atteigne les 45 connexions En cas d oubli du mot de passe, l utilisateur transmet une demande à Tunisie Clearing via l Espace Membres (fonction, mot de passe oublié) pour recevoir un nouveau mot de passe (voir guide opératoire) En cas d oubli de l identifiant, l utilisateur transmet un à spécifiant qu il a oublié son identifiant. Tunisie Clearing lui transmet par son identifiant dans le cas où il possède une adresse e- mail professionnelle, sinon ses paramètres d authentification lui sont remis sous enveloppe fermée.

6 IMPORTANT Le mot de passe est personnel et confidentiel. Il appartient à l utilisateur du participant de prendre les dispositions nécessaires pour assurer la confidentialité. Article 5 : Désactivation/Réactivation d accès d un utilisateur à l Espace Membres : 5.1. Désactivation de l accès à l Espace Membres : L accès d un utilisateur à l Espace Membres est désactivé, automatiquement, dans les cas suivants : 1 er cas : après trois tentatives infructueuses d introduction de mot de passe erroné et/ou de l identifiant (login). 2 ème cas : l utilisateur ne s est pas connecté à l Espace Membres pendant 30 jours successifs (blocage automatique par Tunisie Clearing) Réactivation d accès d un utilisateur à l Espace Membres : Pour réactiver l accès d un utilisateur, le participant adresse à Tunisie Clearing une demande de réactivation d accès au nom de l utilisateur conformément à l annexe 3 de la présente instruction. Dès réception de la demande, le compte de l utilisateur est réactivé. Article 6 : Modification des services attribués à un utilisateur : En cas de modification des services attribués à un utilisateur, le participant adresse, à Tunisie Clearing, une demande de mise à jour des services attribués à un utilisateur conformément à l annexe 4 de la présente instruction. Article 7 : Solutions de secours : 7.1. En cas de panne du service Internet du participant, Tunisie Clearing met à la disposition des participants un poste de travail pour leur permettre de transmettre des données à Tunisie Clearing et de télécharger les documents qui leur sont destinés (états de dénouement espèces, relevés, ). De même, Tunisie Clearing peut transmettre par fax au participant les états qui lui sont destinés pendant dix (10) jours au plus. Au-delà, et si la panne perdure les envois sont payants, conformément, à la tarification en vigueur En cas de panne du serveur WEB de Tunisie Clearing : les participants transmettent les données sur support électronique (CD/clé USB) ; Tunisie Clearing leur transmet les états de dénouement espèces par fax. Quant aux relevés quotidiens des mouvements, ils sont transmis sur demande par courrier.

7 Article 8 : Clôture d un compte d accès à l Espace Membres : 8.1. Pour clôturer un compte d accès à l Espace Membres d un utilisateur, le participant adresse une demande de retrait d autorisation d accès conformément à l annexe 2 de la présente instruction (cas de démission ou de départ à la retraite de l utilisateur, ). La date de clôture du compte doit être postérieure à la date de réception par Tunisie Clearing de la demande de clôture Tunisie Clearing clôture automatiquement l accès de tous les utilisateurs d un participant qui n est plus participant à Tunisie Clearing.

8 ANNEXE 1 En-tête du participant DEMANDE D AUTORISATION D ACCES A L ESPACE MEMBRES Je soussigné (e) (1) en ma qualité autorise M/Mme (2)... à partir du (3)... à 0 heure, pour agir au nom de notre établissement pour la communication avec Tunisie Clearing via l Espace Membres pour accéder à l un ou plusieurs des services suivants (barrer la mention inutile) : marché des actions, des obligations et de parts de FCC ; marché des Bons du Trésor ; services aux émetteurs et IAM. Cette autorisation reste valable tant que nous n'y mettrons pas fin. Signature du membre de la Direction Générale donnant l autorisation Cachet de l'établissement (1) Prénom et nom du membre de la Direction Générale, suivis de son titre. (2) Prénom et nom de la personne habilitée à agir au nom du participant, suivis du titre de la personne. (3) Date d'effet de l'inscription, sous la forme JJ/MM/AAAA. Cette date doit être postérieure ou égale à la date de réception de la demande par Tunisie Clearing. Les demandes adressées manuellement seront rejetées

9 ANNEXE 2 En-tête du participant DEMANDE DE CLOTURE D ACCES A L ESPACE MEMBRES Je soussigné (e) (1) en ma qualité demande le retrait de l autorisation d accès à l Espace Membres ouvert au nom de M/Mme (2)... à partir du (3)... à 0 heure. Signature du membre de la Direction Générale demandant le retrait d autorisation Cachet de l'établissement (1) Prénom et nom du membre de la Direction Générale, suivis de son titre. (2) Prénom et nom de la personne. (3) Date d'effet de la clôture, sous la forme JJ/MM/AAAA. Cette date doit être postérieure ou égale à la date de réception de la demande par Tunisie Clearing. Les demandes adressées manuellement seront rejetées

10 ANNEXE 3 En-tête du participant DEMANDE DE RÉACTIVATION D ACCES A L ESPACE MEMBRES Je soussigné (e) (1) en ma qualité demande la réactivation d accès à l Espace Membres au profit de M/Mme (2). à partir du (3)... à 0 heure, pour agir au nom de notre établissement pour la communication avec Tunisie Clearing via l Espace Membres. Signature du membre de la Direction Générale Cachet de l'établissement (1) Prénom et nom du membre de la Direction Générale, suivis de son titre. (2) Prénom et nom de la personne habilitée à agir au nom du participant, suivis du titre de la personne. (3) Date d'effet de l'inscription, sous la forme JJ/MM/AAAA. Cette date doit être postérieure ou égale à la date de réception de la demande par Tunisie Clearing. Les demandes adressées manuellement seront rejetées

11 ANNEXE 4 En-tête du participant DEMANDE DE MODIFICATION D AUTORISATION D ACCÈS AUX SERVICES DE L ESPACE MEMBRES Je soussigné (e) (1) en ma qualité autorise M/Mme (2)... à partir du (3)... à 0 heure, à accéder au service de communication (barrer la mention inutile): marché des actions, des obligations et de parts de FCC ; marché des Bons du Trésor ; services aux émetteurs et IAM. Cette autorisation d accès reste valable tant que nous n'y mettrons pas fin. Signature du membre de la Direction Générale donnant l autorisation Cachet de l'établissement (1) Prénom et nom du membre de la Direction Générale donnant autorisation, suivis de son titre. (2) Prénom et nom de la personne habilitée à agir au nom du participant, suivis du titre de la personne. (3) Date d'effet de l'inscription, sous la forme JJ/MM/AAAA. Cette date doit être postérieure ou égale à la date de réception de la demande par Tunisie Clearing. Les demandes adressées manuellement seront rejetées

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