TÂCHES ADMINISTRATIVES

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1 Postes à responsabilité Anne Mohr, Secrétaire page 1 TÂCHES ADMINISTRATIVES Responsabilité liée au contrat de travail Tâches de base d un secrétariat associatif STANDARD ACCUEIL Téléphone et Messagerie Internet : réception, transmission, traitement des informations Accueil physique des visiteurs et réponse à leurs attentes DOCUMENTS SUR SUPPORT PAPIER Conception, réalisation, reproduction, diffusion de TOUS les supports papiers ou Internet COMMUNICATION LISTINGS & REGISTRES Responsabilité et réalisation de TOUTES les diffusions d informations liées aux missions et actions de l Association : téléphone, courrier postal, mailing, site Internet. Etablissement et mise à jour en continu des listings de diffusion (adhérents, correspondants divers, partenaires, professionnels libéraux, structures, etc.) : coordonnées postales, téléphoniques, Internet Tenue des registres : référencement courriers, référencement factures, courriers entrant et sortant Tenue des cahiers institutionnels : Assemblée Générale, CA et Bureau Préparation et gestion de tous les émargements CONVOCATIONS Diffusion des invitations et documents annexes pour toutes les réunions: institutionnelles, formalisées, informelles ADHESIONS CLASSEMENT STOCKS Appel à cotisations en début d année et rappel avant l AG Gestion des adhésions et dons : réception, enregistrement, encaissement, établissement et diffusion des reçus Archivage régulier de tous les documents : support papier ou informatique Gestion des stocks de fournitures administratives et petits matériels Achats

2 Postes à responsabilité Anne Mohr, Secrétaire page 2 ACCOMPAGNEMENT BENEVOLES & SUIVIS Conception et réalisation de tous les outils de suivi : badges, fiches, émargements, calendriers, listes, trombinoscope Transmission de toutes les communications : téléphone, mails, passage à l Asso, équipe d appui du réseau, etc. VIE DE L ASSOCIATION PROJET ASSOCIATIF COMMISSION VIE ASSOCIATIVE DOCUMENTATION REUNIONS INSTITUTIONNELLES AG CA BUREAUX Elaboration et conduite de la planification de la démarche Participation à l élaboration des contenus du projet associatif Rédaction des comptes rendus Elaboration et conduite de la planification Participation à l élaboration des contenus (programmations et préparation des actions) Participation aux réunions Rédaction des comptes rendus Recherche de textes documentaires en lien avec les besoins Préparation du Lien Préparation du Rapport d Activité annuel : Hors Mission d Accompagnement Relations avec le Commissaire aux comptes et l expert comptable pour ALV Participation à l élaboration des ordres du jour Préparation des dossiers des membres du Bureau Réalisation de tous les documents (émargements, documents de travail, compte-rendu, documents intermédiaires document final) Diffusion et retours Réalisation de tous les documents (émargements, documents de travail, compte-rendu, documents intermédiaires document final) Diffusion et retours Réalisation des numéros du Lien Diffusion Assemblée Générale Réalisation des rapports d activités Préparation des émargements et bulletins de vote Accueil, tenue des listes d émargement et diffusion des rapports CA & Bureaux Réalisation des outils (ordre du jour, pouvoir) et documents d information Diffusion des invitations et gestion des pouvoirs

3 Postes à responsabilité Anne Mohr, Secrétaire page 3 FORMATIONS Responsabilité des suivis de projet FORMATION INITIALE DES BENEVOLES FORMATION CONTINUE DES BENEVOLES Participer à l élaboration et à la mise en œuvre du programme de formation Tâches complémentaires hors secrétariat Participer en tant que bénévole expérimentée à certains entretiens préliminaires de recrutement des stagiaires Participer à l ensemble de la formation : lien pour les stagiaires et possibilité d assurer les passerelles entre les modules Assurer des modules de formation sur compétences personnelles, sous couvert de l Association Participer à l élaboration et à la mise en œuvre du programme de formation Relations avec les Associations du Littoral (calendriers, inscriptions, absences, facturation) Relations avec les intervenants (déplacements, horaires, matériel souhaité, communication de leurs contenus, règlements divers) Relations avec les stagiaires Conduite de l organisation matérielle Gestion de la salle et des équipements Réalisation et/ou reproduction de tous les documents pédagogiques de la formation Réalisation des attestations FORMATION DES PROFESSIONNELS Sensibilisation (IFSI, AFPA, EHPAD, etc.) Journées mono thématiques de rayonnement régional Organisation et mise en oeuvre Tâche complémentaire hors secrétariat Assurer des modules de formation sur compétences personnelles (IRTS), sous couvert de l Association Journées mono thématiques de rayonnement régional Relations avec les Structures, Associations et partenaires du Littoral (inscriptions, absences, facturation) Relations avec les intervenants (déplacements, horaires, matériel souhaité, communication de leurs contenus, règlements divers) Relations avec les stagiaires Conduite globale de l organisation matérielle Réalisation et/ou reproduction des tous les documents pédagogiques de la formation Réalisation des attestations Suivi des paiements et relances

4 Postes à responsabilité Anne Mohr, Secrétaire page 4 INFORMATION et PARTENARIAT Responsabilité des suivis de projets CONFERENCES MANIFESTATIONS INTERVENTIONS PARTENARIAT Tâches de Responsabilité Participation à la recherche des thèmes et des intervenants Programmation des calendriers Suivi des projets Journée Mondiale des Soins Palliatifs Expositions Participation à l élaboration des projets Participation à la recherche d intervenants Suivi des projets : préparation, organisation, déroulement, présence Forums, Salons, Cap sur la Santé, etc. Participation aux réunions de préparation Suivi des plannings de permanences des bénévoles Tâche complémentaire hors secrétariat Temps de témoignage sur compétence personnelle à la demande de structures ou partenaires (Merville, APAPAD, OGF) Suivi des Permanences ERC, EPIS Participation à la conduite des projet partenariaux (Alzheimer, Cancer, Pédiatrie) Relations avec les partenaires institutionnels et occasionnels Relations avec tous les intervenants (déplacements, horaires, matériel souhaité, communication de leurs contenus, règlements divers) Relations avec les structures d accueil et les Villes Relations avec la presse Conduite de l organisation matérielle Réalisation et/ou reproduction de tous les documents d information et d évaluation Campagnes d information Billetteries Démarches avec les organismes officiels de déclaration et de gestion des droits Etablissement et suivi des émargements divers Préparation et montage des stands SITE INTERNET Participation à la construction du site Mise à jour du site

5 Postes à responsabilité Anne Mohr, Secrétaire page 5 RECHERCHE DE FINANCEMENTS & SUIVI COMPTABLE Tâches d un trésorier assumées par la Secrétaire DOSSIERS DE DEMANDE DE SUBVENTIONS Recherche et mise à disposition des dossiers de demande de subvention annuels : Collectivités territoriales (Villes, Conseil Général, Conseil Régional), Ligue contre le Cancer, financeurs privés (OGF, Mutuelles) Préparation des projets adaptés aux différents dossiers : fonctionnement, actions de formation Dossier SFAP (prévisionnel de formation, bilan annuel, communication des documents de synthèse validés) Rédaction des évaluations de projets sur années antérieures Rédaction, transmission et suivi des dossiers Elaboration des budgets prévisionnels Budget global de l Association Budgets spécifiques des projets d action Suivi comptable des dossiers de subvention Préparation des données de suivi comptable pour les réunions institutionnelles (CA et Bureaux) et Commissions SUIVI COMPTABLE Préparation et suivi des pièces comptables Suivi de l enregistrement des pièces Suivi des comptes de résultats intermédiaires Préparation et diffusion des règlements, chèques et courriers annexes Etablissement des factures Tenue du Compte de Caisse Suivi bancaire : dépôts, relevés Relation avec l Expert Comptable et le Commissaire aux Comptes

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