Orientation 7 Fonctionnement et entretien du secrétariat du CEPN

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Gisèle Cloutier
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1 Orientation 7 Fonctionnement et entretien du secrétariat du CEPN Contexte : Cette orientation consiste à mettre en place, au sein des différents secteurs du CEPN, un système de gestion axé sur les résultats, et ce, afin de favoriser la création de nouveaux services tout en assurant la qualité des services déjà offerts aux communautés. Étant donné que la gamme de services du CEPN ne cesse de s élargir depuis plusieurs années, il est important de trouver des moyens d optimiser les ressources, d améliorer la gestion des coûts et de réaliser des économies d échelle. Pour ce faire, le CEPN doit coordonner le développement et la mise en place d une expertise en matière de gestion et d une culture de gestion adaptée aux organismes des Premières Nations. La mise en œuvre de cette orientation permettra au CEPN et aux communautés membres d évaluer leurs services éducatifs, d améliorer la gestion de leurs ressources matérielles, humaines et financières, de remplir plus facilement leur obligation de rendre des comptes relativement à leurs activités et aux moyens utilisés pour en évaluer le rendement, et de présenter à leurs bailleurs de fonds les résultats obtenus et les progrès réalisés. Remarque : La création de nouveaux services au sein du CEPN nécessitera la révision de l organigramme, de même que l aménagement d espaces de travail supplémentaires et l achat d équipement. Considérations de mises en œuvre : Le CEPN compte 32 ans d expérience dans le domaine de l éducation des Premières Nations; Le CEPN emploie des ressources professionnelles qualifiées; Le CEPN évalue périodiquement les besoins de l organisation et élabore des planifications conséquemment; Le CEPN réalise des activités de 2 e et 3 e niveau dans le système d éducation des Premières Nations. Objectifs Moyens Résultats Gestion des systèmes d éducation : Assurer et soutenir la gestion des systèmes à l étape de la conception. 7.1 Le CEPN vise à mettre en place un système dont il sera le pilier central. Il doit donc, d une part, assurer la conception de ce système de gestion et, d autre part, être en mesure de soutenir les communautés membres au cours de sa mise en œuvre. Gestion des ressources humaines : Effectuer une mise à jour de l évaluation des besoins et du plan d organisation des ressources humaines pour le CEPN. Élaborer des stratégies régionales pour le recrutement et le maintien en poste de ressources en éducation qualifiées dans le but de répondre aux besoins des écoles et des communautés. Les communautés membres ont accès à des services de soutien et d accompagnement actualisés. Les communautés membres peuvent compter sur une association qui optimise ses ressources. Les communautés ont accès à des politiques de recrutement et de maintien en poste du personnel. Gestion des programmes et des services : Assurer la gestion des programmes décentralisés. Une politique de gestion de la qualité des services a été élaborée. 29

2 7.2 Le CEPN privilégie un soutien à l administration scolaire, car elle a un impact positif sur l organisation scolaire. Les tâches administratives comprennent la gestion des horaires, l entretien de l équipement, la gestion du temps d enseignement, la tenue de dossiers, les communications sur le rendement, l élaboration et la mise à jour des politiques et procédures et la gestion de la sanction des études. Services- conseils offerts aux écoles et aux services éducatifs des communautés. Maintenir la qualité des services offerts dans le domaine des services éducatifs et des technologies. Concevoir de nouveaux services. Gestion des infrastructures : Entretenir, remplacer ou réparer les infrastructures actuelles et futures. Privilégier les pratiques qui favorisent des économies d échelle, comme la création d un groupe d acheteurs. Sélectionner et diffuser des renseignements pertinents en lien avec les obligations provinciales et fédérales pour les écoles. Élaborer des outils, des cadres des politiques et des procédures (code de vie, gestion des médias sociaux, tenue de dossiers, obligations en matière de conformité). Soutenir et orienter les écoles et les communautés en cas de crise (panne, qualité de l air). Soutenir la mise sur pied et le suivi de dossiers d amélioration des infrastructures (p. ex., travaux en lien avec la sécurité et l aménagement des laboratoires et des locaux d informatique et de sciences). Soutenir la mise en place de cours à distance et de cours d été en cas de reprise. Soutenir la mise en œuvre ou la planification de programmes pédagogiques particuliers (préparation au travail, profil pédagogique particulier, parcours individualisés, programme pour les jeunes mères célibataires). Assurer la liaison avec les autorités concernées relativement aux demandes de dérogation, à la sanction des études et à l accréditation de programmes ou de cours. De nouveaux services ont été conçus et mis en place. Les coûts associés ont été évalués. Un soutien financier adéquat est en place. Les communautés membres et les écoles reçoivent du soutien en lien avec leurs tâches administratives pour faciliter leur travail. Les communautés membres et les écoles ont accès à des outils. Les communautés membres et les écoles disposent de plans de gestion de crise. 30

3 7.3 Le CEPN vise à évaluer les besoins en matière d aménagement physique, ainsi que les coûts qui y sont associés afin de s assurer que l environnement de travail est adéquat pour les cinq prochaines années. Du matériel doit être acheté pour les nouveaux postes de travail et les espaces communs doivent être réaménagés. L amélioration et l entretien de l équipement de bureau et du matériel informatique et bureautique requièrent des investissements annuels. Évaluer les besoins en matière d espace. Évaluer les coûts associés à l achat, à l entretien et au renouvellement. Élaborer un plan d agrandissement. Déterminer les possibilités d aménagement. Calculer l ensemble des immobilisations du CEPN. Évaluer les coûts d entretien. Assurer l entretien et la réparation des immobilisations. Le siège social du CEPN est réaménagé. Des améliorations sont réalisées à l intérieur des immobilisations du CEPN, qui assure également leur entretien. 31

4 Organigramme du Conseil en Éducation des Premières Nations 32

5 3 Conclusion À venir. 33

6 CONSEIL EN ÉDUCATION DES PREMIÈRES NATIONS TÉLÉPHONE : (418) TÉLÉCOPIEUR : (418) SITE WEB : fnec.com COURRIEL : info@cepn- fnec.com 95, RUE DE L OURS, WENDAKE (QUÉBEC) G0A 4V0 34

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