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1 Sommaire : Connexion page 2 Vous êtes connecté page 4 Affiliation page 5 Licences page 12 Gestion page 12 Demandes page 15 Import page 25 Gestion des logins page 29 1

2 CONNEXION Depuis n importe quel ordinateur connecté à internet, il faut se rendre sur le site de la fédération : Pour se connecter au service de gestion de licences en ligne, cliquer : Accès Club version

3 CONNEXION Votre n d affiliation et votre mot de passe vous ont été confirmés par courrier. Entrez votre numéro d affiliation et votre mot de passe et cliquez sur enregistrer Si votre mot de passe et votre login sont validés, vous accédez alors à la gestion des licences de votre club. 3

4 VOUS ETES CONNECTE Vous pouvez : Gérer votre affiliation Créer de nouvelles licences Renouveler des licences Mettre à jour les coordonnées de vos licenciés Editer des étiquettes Envoyer des courriers électroniques Créer de nouveaux logins 4

5 AFFILIATION Voir fiche club Vérifier les informations concernant votre association. 1 - Renseignements sur l'association 2 - Liste des activités 3 - Correspondant auprès de la FSGT 4 - Composition du Bureau 5 - Abonnement à SPA 5

6 AFFILIATION Voir fiche club Vérifier les informations concernant votre association. 1 - Renseignements sur l'association Vous pouvez mettre à jour les champs téléphone, télécopie, et site internet. Après toute modification cliquer sur enregistrer. Pour toutes les autres informations si vous constatez des erreurs, ou pour apporter des modifications contactez votre comité. 6

7 AFFILIATION Voir fiche club Vérifier les informations concernant votre association. 2 - Liste des activités Pour modifier le nom de la section ou de l'équipe, entrez dans sa fiche en cliquant sur son Nom. Pour modifier une information sur le correspondant reportez vous à la rubrique gestion des licences. Pour créer une activité cliquer sur nouveau. Pour supprimer une activité cliquer sur la croix rouge. Attention il ne doit plus y avoir de licencié dans cette activité pour pouvoir la supprimer. version

8 AFFILIATION Voir fiche club Vérifier les informations concernant votre association. 2 - Liste des activités Création d une activité Cliquer sur nouveau (cf page 7) Choisir une activité dans la liste déroulante. Entrer le nom de votre choix pour votre section. Entrer le n de licence du responsable puis cliquez sur Rechercher. (S'il n a pas encore de licence vous devez lui en créer une au préalable) Cliquer sur le bouton Enregistrer. 8

9 AFFILIATION Voir fiche club Vérifier les informations concernant votre association. 3 Correspondant auprès de la FSGT Pour changer de correspondant entrer son n de licence et cliquer sur rechercher Valider en cliquant sur enregistrer Pour mettre à jour les informations relatives au correspondant, reportez vous à la rubrique Gestion des licences. 9

10 AFFILIATION Voir fiche club Vérifier les informations concernant votre association. 4 Composition du Bureau Si le Président ou le Trésorier est identique au correspondant, cliquer sur recharger le correspondant sinon, remplir les champs obligatoires avec leurs coordonnées. Attention : le Président et le Trésorier doivent être 2 personnes différentes. Pour modifier les coordonnées d un licencié utiliser la rubrique Gestion des Licences. Valider en cliquant sur enregistrer 10

11 AFFILIATION Voir fiche club Vérifier les informations concernant votre association. 5 Abonnement à SPA Choisir dans le menu déroulant où sera envoyée la revue SPA Valider en cliquant sur Enregistrer 11

12 Gestion des licences Cliquer dans la rubrique licenciés. Lors de votre première connexion, vous trouverez les fiches licences du correspondant, du ou des responsables d activité. Si ce n'est pas votre première connexion, vous trouverez toutes les fiches licences de votre club. Vérifier les informations saisies et apporter les modifications le cas échéant en cliquant sur le n de la licence. 12

13 Gestion des licences Vous pouvez prendre connaissance de l état de traitement d une licence en consultant la colonne état. Il existe 3 états possible : En cours : votre licence est en cours de création. Toutes les informations sont modifiables. Envoyé : Votre licence est en attente de validation par votre comité. Validé : Votre règlement financier a été reçu par votre comité. La licence est validée et envoyée au club par la poste. Le licencié est qualifié pour participer aux activités de la fédération. Vous pouvez modifier les coordonnées postales, électronique et téléphoniques. 13

14 Gestion des licences Vous pouvez faire des recherches sur vos licenciés à partir d'un ou plusieurs critères : Nom, activité... puis cliquez sur Rechercher. Pour entrer dans une fiche licence, cliquer sur son n. Une licence dont l état est en cours peut être supprimée en cliquant sur la croix rouge. 14

15 Demandes de licences Cette procédure vous permet de créer ou de renouveler des licences. Comme pour les licences, vous pouvez prendre connaissance de l état de traitement d un lot en consultant la colonne état. Il existe 3 états possible : En cours : votre lot est en cours de création. Vous pouvez le modifier à tout moment. Envoyé : Votre lot est en attente de validation par votre comité. Validé : Votre règlement financier a été reçu par votre comité. Le lot est validé et les licences sont envoyées par la poste au club. Les licences du lot sont qualifiées. 15

16 Demandes de licences Cette procédure vous permet de créer ou de renouveler des licences. Pour faire une demande de licence, créez un lot (bordereau). Donner un nom à votre lot et cliquer sur Nouveau. Lors de la première connexion vous trouverez le lot administratif qui contient les licences créées avec votre affiliation. (Correspondant et responsable(s) activité(s)). Cliquer sur le nom du lot pour l ouvrir 16

17 Demandes de licences RENOUVELLEMENT DE LICENCES : Cliquer sur A renouveler OU CREATION DE LICENCES : Pour créer une licence cliquer sur nouveau. 17

18 Demandes de licences CREATION DE LICENCES : Remplir les champs. Les champs entourés de rouge sont obligatoires pour pouvoir enregistrer la création de la licence : Activité principale, Type licence Nom, prénom, Date de naissance Adresse (rue + CP + Ville) Assurance (en mettant Oui, n'oubliez pas de cocher la case des conditions du contrat) A la fin de la saisie, cliquer sur le bouton enregistrer. En cas de mauvaise saisie ou d oubli un message vous informe des corrections à apporter. 18

19 Demandes de licences Vos licences s ajoutent au lot ouvert. Le montant de chaque licence s affiche. Vous pouvez retirer une licence du lot en cliquant sur la croix rouge. (Cela ne supprime pas la licence) A la fin de vos opérations sur le lot, cliquer sur Envoyer pour demander la validation à votre comité. En cas d'oubli, un message clignotant vous rappelle que le lot n'a pas été envoyé. En cliquant sur Fermer, vous enregistrerez les informations et vous pourrez revenir dessus à tout moment. 19

20 Demandes de licences RENOUVELLEMENT DES LICENCES Cliquer sur A renouveler (cf : page 17) Pour rechercher vos licences à renouveler : Indiquer le Nom puis cliquer sur Rechercher ou cliquez directement sur Rechercher version

21 Demandes de licences RENOUVELLEMENT DES LICENCES Cliquer sur le n de la licence pour avoir le détail de la licence. Vérifier (et/ou modifier) les champs comme lors d'une création de licence. version

22 Demandes de licences RENOUVELLEMENT DES LICENCES Vérifier (et/ou modifiez) les champs comme lors d'une création de licence puis cliquer sur Renouveler. Continuer l'opération avec toutes les licences à renouveler. version

23 Demandes de licences RENOUVELLEMENT DES LICENCES Dès que les licences sont renouvelées, cliquer sur Retour pour revenir dans le lot et à l'écran de la page 19. Reprendre les mêmes indications pour Envoyer le lot. 23

24 Demandes de licences Vous pouvez contrôler le nombre de licences qu il comporte avec la colonne Nb_Lic. La colonne Mt_tot est le montant total du règlement financier qui est à adresser à votre Comité. Cliquer sur le bouton vert pour envoyer votre demande de licence (ou le lot) A réception du règlement financier par votre comité les licences seront validées, imprimées et vous seront expédiées par courrier postal (ou à votre disposition au siège de votre comité départemental). 24

25 imports Si vous possédez des données informatisées sur vos adhérents, il est possible de les importer. Pour cela vous devez avoir obligatoirement les informations suivantes pour chaque personne : (s'il vous manque une de ces informations l importation ne fonctionnera pas) nom prénom date de naissance adresse Code postal Ville assurance (oui / non) Type de licence 25

26 Imports Vous devez préparer les données dans un tableur. Chaque colonne doit correspondre à une donnée : ne pas mettre de titre de colonne Si vous n avez pas une information (exemple téléphone) laisser la colonne vide. Une fois le fichier réalisé, enregistrer le au format csv. Colonne 1 : Colonne 2 : Données dans le fichier (tableur) Le nom en majuscule Le prénom Colonne 3 : La date de naissance au format jj/mm/aaaa (15/11/1971) Colonne 4 : Colonne 5 : Colonne 6 : Colonne 7 : Colonne 8 : Colonne 9 : Colonne 10 : Colonne 11 : Colonne 12 : Colonne 13 : Le sexe M pour masculin et F pour féminin Adresse Adresse complément (laissez vide si nul) Adresse complément (laissez vide si nul) Code postal Ville Assurance Oui ou Non Téléphone domicile (laissez vide si nul) Téléphone professionnel (laissez vide si nul) Téléphone portable (laissez vide si nul) Colonne 14 : Adresse messagerie électronique (laissez vide si nul) Colonne 15 : Type de licence OMNI pour omnisports SAIS pour 4 mois CARTE pour carte club FSGT En rouge les champs obligatoires 26

27 imports Choisissez l activité Indiquez le chemin où vous avez enregistré le fichier en cliquant sur Parcourir Cliquez sur enregistrer 27

28 imports Un écran vous confirme l importation de vos données. En cas d échec les lignes concernées sont indiquées. Nombre de lignes d importation trouvé Résultat détaillé Vous retrouverez les licences dans un lot qui portera le nom de votre fichier. (vous devez également les retrouver en effectuant une recherche sur chaque personne). Reportez vous à la rubrique Demandes de licence. 28

29 LOGIN Gestion des logins Vous pouvez gérer et créer des utilisateurs qui auront accès aux données de votre club ou d une de vos sections en cliquant sur Gestion des utilisateurs. Pour supprimer un utilisateur, cliquer sur la croix rouge. Pour modifier un mot de passe, entrer dans la fiche utilisateur en cliquant sur son nom et générer un nouveau mot de passe. N oubliez pas de le noter avant d enregistrer et fermer. Pour créer un nouvel utilisateur cliquer sur Nouveau 29

30 LOGIN Création de login Renseigner tous les champs. Profil : Club : l utilisateur a accès aux données du club et des licenciés qui y sont attachés. Section : l utilisateur a accès aux données des licenciés qui y sont attachés. Après avoir renseigné les champs nom, prénom et login, cliquez sur générer un mot de passe et pour finir sur Enregistrer. 30

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