Mise en perspective des activités d impression et de copie avec les Managed Print Services

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1 Livre blanc Mise en perspective des activités d impression et de copie avec les Managed Print Services 1. Konica Minolta: The essentials of imaging Konica Minolta investit mondialement dans des solutions innovantes assurant un meilleur accès à l information cruciale de l organisation, plus rapidement et plus efficacement. Le savoir technologique et la capacité d innovation de Konica Minolta en ont fait un partenaire clé sur tous les segments des marchés où il est actif. Et ceci depuis sa création en Konica Minolta compte aujourd hui collaborateurs, 154 bureaux, dispersés dans 34 pays et a généré un chiffre d affaire net s élevant à 7.5 milliards d euros lors de sa dernière année fiscale. La mission de Konica Minolta est évidente: être une organisation fiable et innovante, aspirant à proposer des produits à la pointe et des services pour vous aider à progresser dans le domaine du traitement de l image. La division Business Solutions de Konica Minolta se concentre particulièrement sur les solutions documentaires dans le domaine des soins de santé, sur le marché de l éducation mais aussi celui de la logistique et du transport. Le portfolio de Konica Minolta Business Solutions est composé d imprimantes et de copieurs multifonctions professionnels, de logiciels et de services complémentaires. 2. Résumé Pour coller aux évolutions continuelles de la société moderne, les hôpitaux se concentrent de plus en plus sur leur activité centrale. Ils s emploient à améliorer l efficacité et la transparence à chaque échelon, des processus primaires aux processus de soutien. Un fonctionnement optimal et un soutien professionnel de l infrastructure IT sont donc incontournables. De nombreux hôpitaux choisissent d externaliser la gestion de leurs infrastructures IT. Ils suivent ainsi la tendance constatée dans l industrie. D après une étude d Aberdeen Group (2006), 67% des sociétés interrogées externalisaient partiellement leur IT, contre 16% entièrement. 9% prévoyaient une externalisation dans les 12 mois. Pour optimaliser leur infrastructure d impression et de copie, les petites organisations notamment basculent de plus en plus vers les Managed Print Services, où gestion et optimisation du parc d impression font l objet de sous-traitance. Ces tendances sont extraites de MPS Market Size, Share, and Forecasr Report, par Photizo Group (2010).

2 MPS BECOMES PREDOMINANT BUSINESS MODEL IN OUR MARKET Sources : Photizo Group 2010 MPS Market Size, Share and Forecast Report. MPS revenue included HW, supplies, Services, Management & Solutions THE MARKET IS MOVING TO SMALL AND MEDIUM BUSINESSES BY END OF 2013, MANAGED PRINT SERVICES WILL CONSTITUTE 50% OF THE TOTAL PRINTING REVENUE Source: Photizo Group 2010 MPS Market Size, Share and Forecast Report. MPS revenue includes HW, supplies, Services, Management & Solutions OPS FOR PARTNERS Source: Photizo Group 2010 MPS Market Size, Share and Forecast Report Selon MPS revenue l enquête includes HW, de supplies, Photizo Services, Group, Management les Managed & Solutions Print Services compteront pour 50% dans les revenus totaux de l industrie de l impression et de la copie d ici D après la même étude, il OPS FOR PARTNERS apparaît que les organisations petites et moyennes sont les principales utilisatrices des Managed Print Services. La plupart des raisons de passer à un modèle MPS sont liées aux coûts. Suivent ensuite le changement des habitudes d impression des utilisateurs et l optimalisation des flux de documents dans l organisation. Le tableau ci-dessous donne un aperçu des facteurs déterminant pourquoi les organisations ont choisi de mettre en place une stratégie MPS. (Source : IDC s European MPS Survey, 2010) Extension des contrats de services Besoin d'améliorer la sécurité Besoin d'un environnement durable/vert Alignement des flux documentaires Rationalisation du matériel/consolidation des fournisseurs Besoin de réduire les coûts sur le court terme (6-12mois) Changement des comportements d'impression/ réduction des volumes Besoins structurels pour réduire les coûts Ce livre blanc aborde les différentes approches du sous-traitement de l infrastructure d impression et de sa gestion, ainsi que ses avantages. 2

3 3. Le choix de la stratégie multi-vendeurs Beaucoup d organisation, aussi dans le secteur des soins, adoptent une stratégie multi-vendeurs, où un ensemble de fournisseurs se partagent le budget global. Différents fournisseurs livrent un appareil en fonction des besoins de l organisation à un moment précis et à un endroit particulier. A première vue, l approche multi-vendeurs paraît alléchante. Vous avez le choix et pouvez réduire les coûts en comparant les prix ; et pour chacun de vos besoins, vous choisissez l offre la plus intéressante financièrement, le meilleur service ou la technologie la plus récente. Vous faites votre choix parmi les compétences centrales de chaque fournisseurs et profitez ainsi des avantages de l approche best-of-breed (meilleur de sa catégorie). Les avantages apparents de cette approche cachent pourtant bien des inconvénients. 3.1 Inconvénients de la stratégie multi-vendeurs Après un certain temps, la gestion de cet environnement multi-vendeurs devient très complexe et vous confronte aux défis suivants : L entretien des appareils est réalisé par plusieurs fournisseurs. En cas de problème technique, vous devez chercher les données de la personne de contact dans l équipe de support, pour cet appareil précis. Chaque appareil a une interface différente, auxquelles les utilisateurs doivent s adapter chaque fois. Ceci a un coût en termes de temps et d argent, la convivialité est compromise et résulte dans une efficacité moindre et un ralentissement des processus de l organisation. Les différents fournisseurs proposent des projets différents. Le temps et l énergie que vous y consacrez peuvent atteindre des sommets. Le système de gestion n est pas centralisé. Vous n avez pas d aperçu général de vos coûts d impression et de papier, ne connaissez pas le coût par page par utilisateur et perdez ainsi toute forme de contrôle sur les flux de documents et les coûts. 3

4 4. Les avantages de la stratégie vendeur unique Plus il y a de fournisseurs, plus une organisation investit de l argent et du temps dans le suivi et la coordination des projets. D après une étude des Telecom Advisory Services (2007), en choisissant le best of suite (la meilleure gamme) plutôt que le best of breed (meilleur de sa catégorie), vous pouvez améliorer l efficacité de l organisation et réduire le coût total de possession. En collaborant avec un fournisseur de services d impression et de copie unique, on dénombre les avantages suivants : Le fournisseur connaît votre organisation, vos collaborateurs, les activités internes et réussit à évaluer les besoins et à y apporter les réponses adéquates. Le fournisseur devient pour ainsi dire un réel partenaire, mettant en place les outils nécessaires pour optimaliser l infrastructure d impression. Ses compétences lui permettent d être très réactif face aux nouvelles configurations propres à votre organisation et celles disponibles sur le marché. En cas de problème technique, une équipe de support est à votre disposition. Il n y a qu une adresse et un seul numéro de téléphone, ce qui vous fait économiser du temps et de l énergie lorsqu un problème survient. D après une étude de Simon Bragg (2004), les coûts de support des organisations ayant opté pour un seul vendeur sont 57% moindres que ceux des organisations choisissant une stratégie multi-vendeurs. Les systèmes d impression et de copie sont standardisés et ont la même interface, ce qui permet aux utilisateurs de travailler plus efficacement et plus rapidement. De plus, grâce à l uniformité des machines, vous connaissez le coût exact par page. Un aperçu des coûts documentaires simplifie l entièreté de la gestion des documents et permet non seulement d imprimer plus efficacement mais de faire également pression sur les coûts. D après International Data Corporation (IDC), bureau d études de marché, les organisations européennes dépensent 1 à 3% de leur chiffre d affaire en frais d impression. Une partie substantielle de ceux-ci restent d ailleurs inconnus. En répertoriant également ces coûts et en passant aux Managed Print Services, une organisation peut réduire son coût total d impression de 30%. 4

5 5. Les Managed Print Services en pratique La gestion des impressions ne fait pas souvent partie des compétences clés des organisations. Le choix des Managed Print Services est alors à portée de main. En choisissant les MPS, vous profitez des avantages suivants : Optimalisation de l infrastructure La première étape des Managed Print Services est d optimaliser l infrastructure d impression. Après un audit approfondi, lors duquel les installations existantes, les flux et les coûts sont analysés, l appareil le mieux adapté est installé à l endroit le plus adéquat. Les systèmes standardisés et l utilisation d un UPD (driver d impression universelle) favorisent la convivialité et l efficacité. Gestion documentaire Différentes applications logicielles permettent une gestion des documents simple et claire, vous permettant notamment de suivre le statut, la disponibilité et la prestation de chaque machine. Vous gardez en main le contrôle des flux de documents et des coûts engendrés. Amélioration des flux de travail Les applications logicielles spécifiques vous permettent d optimaliser vos méthodes de travail. Les différentes offres de logiciels, comme l archivage de documents, la gestion des droits d utilisateurs et l impression en follow-me sont proposées en fonction des besoins de chaque organisation. Efficacité Grâce aux MPS, vous gardez le contrôle sur les coûts et vous pouvez les ajuster, minimalisant ainsi le coût total de possession. Grâce aux audits de suivi, nous évaluons l utilisation et les coûts totaux, pour que vous gardiez l œil sur les réductions de coûts réels et les gains d efficacité. Économies et réduction des coûts Une stratégie Managed Print Services abouti sur une réduction générale des coûts. Grâce à l optimisation de l infrastructure et la gestion d impression, vous pouvez augmenter la productivité et réduire le coût total par page. 6. Konica Minolta: Optimized Print Services Optimized Print Services (OPS) fait partie de l offre de Managed Print Services de Konica Minolta. OPS propose des services et des solutions sur-mesure aux hôpitaux et aux organisations de santé, pour optimaliser l infrastructure d impression. OPS combine consultance à matériel, logiciels et organisation en services complets. OPS offre une flexibilité laissant une marge pour l optimisation et garantit une réduction des coûts tout autant que la fiabilité des flux de copie et d impression. Les différents systèmes multifonctions couleurs et noir-blanc de la série bizhub de Konica Minolta combinent technologie de pointe, polyvalence et fiabilité absolue tout en répondant à vos besoins spécifiques en dispositifs tout-en-un pour votre production quotidienne de documents. Les systèmes sont dotés des solutions logicielles les plus récentes et fonctionnent tous sur la même interface, favorisant facilité d utilisation et optimalisant votre productivité. De plus, les technologies les plus évoluées et le toner polymérisé HD Konica Minolta s Simitri contribuent à la préservation de l environnement. 7. Plus d informations? Vous souhaitez en apprendre plus sur les Optimized Print Services de Konica Minolta? Rendezvous sur notre site internet ou contactez nous au : 02/ À propos de Konica Minolta Belgique Konica Minolta Belgique fait partie de Konica Minolta Business Technologies Inc, un acteur mondial dynamique et novateur sur le plan des multifonctions, imprimantes et télécopieurs et leader des technologies couleur. L entreprise couvre toutes les facettes de l impression, de la production jusqu au service après vente, en passant par la gestion documentaire et les solutions logicielles tant pour les bureaux que pour les environnements de production. Le concept Optimized Print Services (OPS), un concept total de solutions incluant la consultance, le hardware, le software, l implémentation et l organisation, permet une optimalisation et une maîtrise des coûts relatifs à la production documentaire au sein d une société. Konica Minolta Business Solutions (Belgique) NV/SA, Excelsiorlaan 10, B-1930 Zaventem Tél Fax