Guide méthodologique et didactique des porteurs de projets FSE. Octobre P age

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1 Guide méthodologique et didactique des porteurs de projets FSE Octobre P age

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3 Sommaire Pourquoi ce guide?... 4 Grands principes... 6 PRINCIPE 1 Les grands principes du FSE : comprendre le FSE... 7 PRINCIPE 2 L éligibilité des dépenses... 9 PRINCIPE 3 Les indicateurs, pour évaluer votre action PRINCIPE 4 Calendrier général de mise en oeuvre... Erreur! Signet non défini. Étape 1 de la demande de subvention à la convention...27 FICHE 1 Un projet, c est quoi? FICHE 2 Formaliser la demande de subvention Volet A FICHE 3 Formaliser la demande de subvention Volet B FICHE 4 L instruction de la demande FICHE 5 Notification et conventionnement Étape 2 de la convention à l archivage FICHE 6 Réalisation et mise en œuvre FICHE 7 la visite sur place FICHE 8 Comment présenter le bilan de l action? FICHE 9 Comment présenter mes demandes pour remboursement? FICHE 10 Comment sont contrôlées les dépenses FICHE 11 Pourquoi archiver? FICHE 12 Pourquoi communiquer? Outils...78 Sommaire des outils types Comprendre le langage FSE P age

4 Pourquoi ce guide? Ce guide s'adresse à tous les acteurs désireux de monter un projet FSE, mais qui ne savent pas comment s'y prendre, ou qui sont découragés par le niveau d exigence et de rigueur requis. Avec ce guide, vous disposez de procédures clairement explicitées, et d outils vous permettant de réussir cet exercice. Il vise à vous aider dans votre cheminement progressif pour passer d'une idée à un projet concret et pertinent. L'objectif de ce document est donc d'apporter aux porteurs de projet les conseils nécessaires à l'élaboration des demandes de concours du Fonds social européen (FSE), et à la mise en œuvre des projets une fois retenus. Il s'appuie sur la réglementation communautaire et nationale complétée, et en adaptation des dispositions propres au Conseil général des Côtes d Armor. Ce guide se fixe trois objectifs majeurs. 1. Vous apporter les éclairages nécessaires afin de conduire avec réussite votre démarche de demande de subvention ; puis celle de mise en œuvre de votre projet en respect des obligations vis-à-vis des règlements. 2. Vous décrire les procédures et vous délivrer les conseils méthodologiques au titre de chacune des phases du processus. 3. Vous fournir les outils appropriés en support des dites procédures. Ce guide est destiné tant aux candidats qu aux bénéficiaires d une aide du FSE, et se veut un véritable support didactique et pédagogique. Véritable support d accompagnement, il informe dans sa première partie, le candidat porteur de projet sur les fondamentaux à connaître et à maîtriser avant de s engager dans une démarche de demande de subvention FSE. Ainsi, comprendre ce qu est le FSE, quels objectifs et quelles dépenses y sont éligibles est impératif pour éviter des erreurs au cours du montage de votre dossier de demande de subvention. Dans sa seconde partie, ce guide accompagne le candidat dans toutes ses démarches du montage du dossier jusqu au dépôt de sa demande, puis de la mise en œuvre, une fois bénéficiaire de l aide communautaire. Il porte sur les procédures, en intégrant des orientations méthodologiques. La troisième partie rassemble l ensemble des outils formalisés par le Conseil général des Côtes d Armor, nécessaires à toutes vos démarches, et en appui des dites procédures. Enfin, un glossaire vous éclaire sur la terminologie du FSE en fin de document. 4 P age

5 NB : Vous trouverez, dans le CD annexé au guide, l ensemble des outils, des documents modèles à utiliser. Ce personnage vous accompagne tout au long de ces pages, et vous alerte sur les points de vigilance. Outils Vous indique les outils en support à la procédure décrite, et qui sont nécessaires (imposés) pour la réaliser dans les conditions et aux formats attendus du CONSEIL GÉNÉRAL DES CÔTES D ARMOR. Les procédures et les outils de ce guide sont les seuls supports reconnus par le Conseil général des Côtes d Armor, dans le cadre de la subvention FSE. Tout demandeur et bénéficiaire d une subvention, dont le Conseil général assure la gestion déléguée, devra s y conformer. 5 P age

6 Grands principes Généralités Dépenses Recettes Obligations 6 P age

7 PRINCIPE 1 Les grands principes du FSE : comprendre le FSE 1.1 Qu est-ce qu une subvention FSE? Le Fonds Social Européen (FSE) est l un des fonds structurels de l Union Européenne. Il intervient dans la réduction des écarts entre les niveaux de vie de la population des régions de l Union Européenne. Le FSE, créé en 1957 (traité de Rome) est devenu le principal instrument financier de la stratégie européenne pour l emploi. Il permet de cofinancer des projets afin de : 1. lutter contre le chômage par la création d emplois, 2. mieux former les salariés ou futurs salariés pour qu ils soient en phase avec les exigences du marché du travail. Le FSE est mis en œuvre par période de sept années : la programmation. Nous sommes actuellement dans la programmation Le Programme Opérationnel (PO) national du Fonds Social Européen est le document qui donne les grandes lignes d intervention du Fonds en France, et détermine au final les actions et projets qui peuvent être cofinancées par le FSE. 1.2 Les objectifs du FSE en France Le Fonds social européen doit contribuer à l augmentation du taux d emploi global, de celui des femmes notamment et du taux d emploi des seniors (55-64 ans). A ce titre, il cofinance les politiques nationales, régionales et locales en matière d emploi, de formation et d insertion professionnelle. 1.3 Les grands principes du FSE à respecter L intervention du FSE est régie par quelques grands principes à connaître avant de s engager dans le montage d un projet. L octroi d une aide de l Union européenne vous soumet, une fois bénéficiaire, à un certain nombre d obligations visant au respect de principes et règles de bonne gestion des aides publiques. Dans le cadre de la réalisation du projet, le porteur de projet s engage à : respecter le droit communautaire applicable : règles de concurrence, de passation des marchés publics, protection de l environnement, etc. ; informer les participants et le grand public de l intervention financière du FSE dans votre projet ; 7 P age

8 remettre au service gestionnaire de l aide du FSE du Conseil général des Côtes d Armor tous les éléments et pièces relatifs au projet, permettant d attester la réalité et la conformité des dépenses, des ressources et des réalisations. respecter les clauses de l acte attributif de la subvention et ses annexes, les conditions d éligibilité qui y sont fixées ; tenir une comptabilité séparée des dépenses et des ressources liées à l opération : il est ainsi en capacité d isoler au sein de sa comptabilité générale les charges et les produits liés au projet ; informer le service gestionnaire de l aide du FSE du Conseil général des Côtes d Armor de l avancement de l opération ou de son abandon ; il n en modifie pas l objet général, la nature ou le plan de financement global, sans l accord de ce service gestionnaire, sous peine de ne pas percevoir tout ou partie de l aide communautaire ; donner suite, dans les meilleurs délais, à toute demande du dit service ; de se soumettre à tout contrôle technique, administratif et financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de sa comptabilité, effectué par le service gestionnaire ou par toute autorité habilitée ; conserver les pièces justificatives jusqu à la date limite indiquée dans la convention attributive de l aide FSE ; respecter les procédures et outils développés par le Conseil général en vue de la bonne mise en œuvre de l enveloppe FSE. 1.4 Quel projet finance l enveloppe FSE gérée par le Conseil général? Avant de vous engager dans une démarche de demande subvention, il faut au préalable s assurer que le projet s intègre dans les dispositifs de financement prévus par le Conseil général. Ces dispositifs sont présentés sur le site internet du Conseil général des Côtes d Armor ( Pour autant, il faudra lire avec attention le texte de l appel à projets qui ouvre la campagne de demande de subvention. Ce texte indique avec précision le contour et la liste des dépenses éligibles, propre à cet appel à projet. 8 P age

9 PRINCIPE 2 L éligibilité des dépenses Ce chapitre est à lire avec la plus grande attention car il traite des dépenses qui peuvent être financées par le FSE. Il conditionne donc la présentation de votre tableau de dépenses prévisionnel ; la présentation des dépenses au moment du bilan ; et évite donc que vous ayez à vous voir refuser le remboursement d une dépense effectuée, donc à perdre de l argent. Le FSE cofinance des dépenses liées à un projet, qui se décline en une ou plusieurs actions. Le FSE ne sert pas à équilibrer le budget de fonctionnement de votre structure. Le FSE ne finance pas des dépenses de confort. 2.1 Principes généraux L éligibilité des dépenses aux fonds structurels est régie par plusieurs règlements européens : les règlements (CE) N 1080/2006 du 5 juillet 2006, 1083/2006 du 11 juillet 2006 et 1828/2006 du 8 décembre 2006 modifiés par le règlement (CE) n 846/2009 de la Commission Européenne du 1er septembre Conditions d éligibilité Une dépense est éligible à une participation du FSE si elle a été effectivement payée et acquittée entre les dates de début et de fin de la programmation, du 1 er janvier au 31 décembre de l année en cours, tel que définies à l article 3 de la convention d attribution de l aide européenne. Seules les dépenses directement liées à la réalisation du projet et indiquées dans le budget prévisionnel présenté dans la demande de subvention, et conventionnées, sont éligibles. Les dépenses effectivement encourues doivent correspondre à des paiements effectués par le bénéficiaire final et être justifiées par des factures acquittées, ou, si cela s avère impossible, par des pièces comptables de valeur probante équivalente. 9 P age

10 Chaque facture ou pièce comptable équivalente devra être identifiée clairement dans votre comptabilité. Dans la mesure du possible, la comptabilité du bénéficiaire final doit être analytique et présenter une rubrique spécifiquement dédiée au projet faisant l objet du cofinancement FSE. Toute dépense forfaitaire non justifiée est inéligible. 2.3 Notion de dépenses effectivement encourues Les remboursements effectués au titre du FSE doivent se baser sur des "dépenses effectives encourues". Celles-ci doivent correspondre à des paiements exécutés par les bénéficiaires, justifiés par des factures acquittées ou à défaut par des pièces comptables de valeur probante équivalente. Par "pièce comptable de valeur probante équivalente", on entend, dans le cas où l émission d une facture n est pas pertinente selon les règles fiscales et comptables nationales, tout document introduit pour justifier que l écriture comptable donne une image fidèle de la réalité et est conforme au droit comptable en vigueur. Par ailleurs, le fait de bloquer de l argent (provision, garantie) ne constitue pas une dépense. Une pièce comptable de valeur probante équivalente peut correspondre aux : bulletins de salaire, les Déclarations Annuelles de Données Sociales (DADS), les livres de paie ; tableaux d amortissement ; notes de frais (accompagnées des tickets de parking, de transport en commun et de péage, des justificatifs des frais de restauration et d hébergement, etc.) ; grands livres comptables. 2.4 Les catégories de dépenses Pour la période de programmation , on distingue deux catégories de dépenses ou de coûts : Les dépenses directes ; Les dépenses indirectes. 10 P age

11 2.4.1 Les dépenses directes Elles correspondent à toutes les charges directement liées au projet : frais de personnel, achat de bien et de services, les charges salariales, etc. Un lien clair entre les coûts directs et le projet doit pouvoir être identifié et ces coûts clairement rattachés au dit projet. Il s agit des dépenses directement générées par le projet qui peuvent faire l objet de justifications individuelles (factures ou pièces comptables de valeur équivalente et probante : bulletins de paie, fiches de frais de mission, etc.) Les dépenses directes peuvent être affectées au budget du projet soit à 100%, soit partiellement. Mais il est possible qu une dépense soit directe mais partiellement affectée au projet, par le biais d un pourcentage d affectation Les dépenses indirectes Les dépenses indirectes sont celles qui ne peuvent être directement affectées au projet : ce sont les coûts environnants. Il s agit souvent des coûts d exploitation de la structure porteuse du projet (les locaux, les consommables, les abonnements, etc.), coûts partagés entre les différentes activités de la structure. 2.5 Notion de clé de répartition et de pourcentage d affectation (proratisation) Les clés de répartition Les clés de répartition permettent de Clé de répartition Proratisation déterminer le montant des dépenses indirectes, celles qui ne peuvent être directement et clairement affectées au projet financé. La clé de répartition permet de calculer le montant des dépenses Dépenses indirectes Dépenses directes indirectes imputables à l'exécution du projet. Concrètement, elle permet de répartir le coût d une dépense entre la part éligible, en lien direct avec l opération, et celle partiellement éligible, liée au reste de l activité de la structure porteuse du projet. 11 P age

12 Il est donc nécessaire de disposer d une unité de mesure physique, équitable, pertinente, transparente dont la justification ne puisse souffrir d aucune difficulté au moment du contrôle. La clé de répartition se définit obligatoirement dès l'établissement du budget prévisionnel. C'est cette clé qui servira au moment du bilan final pour le calcul définitif des dépenses effectuées. La clé de répartition peut se calculer de plusieurs manières : le temps passé : temps de travail de la structure des agents concernés par le projet / temps de travail total des agents de la structure ; temps de formation dispensé par les agents pour l'opération / temps total de formation dispensé par ces agents au sein de l'organisme ; heures stagiaires de l'opération / total des heures stagiaires de la structure ; nombre de participants prestations nombre de participants de l'opération / nombre total de participants accueillis par le bénéficiaire pendant la même période ; nombre de "prestations" assurées dans le cadre du projet / nombre total de prestations assurées par la structure ; etc. surface surface occupée par l'opération / surface totale du bénéficiaire (cette clé est a utiliser plutôt pour certaines dépenses du type locaux, entretien, etc.). Vous devez donc choisir la clé qui correspond le mieux à votre situation et l indiquer en renseignant le dossier de demande de subvention. La définition et le choix des clés de répartition sont arrêtés une fois pour toute à l issue de l instruction de votre dossier de demande de subvention. Ces clés sont intégrées au tableau financier prévisionnel du projet, en annexe de la convention, acte juridique qui vous liera par obligations au FSE. Toute modification de ces clés est totalement proscrite, sauf accord express et manifeste (par écrit) du Conseil général des Côtes d Armor. 12 P age

13 Exemple de clé "temps passé" L association "Informatique 22" réalise une formation pour les personnes bénéficiaires du RMI. Cette action a porté sur une durée de heures. Sur la même période, cette structure a réalisé heures de formation. La clé de répartition sera donc de / = 13,3 %. Cette clé devra être appliquée pour toutes les charges indirectes comme, par exemple, les fournitures d énergie : Facture EDF pour la période francs Montant imputé sur l action Formation RMI : * 13,3 % = 426,5 Exemple de clé "surface" L association "Informatique 22" loue des bureaux de 175 m 2.pour lequel elle paie un loyer annuel de 9 785, et une dépense en électricité de Elle utilise un local de formation et d accueil pour ses actions cofinancées par le FSE. Sur la base du bail de location, l espace concerné représente 42,7 m 2. soit 24,4 % de la surface totale. Le loyer éligible au FSE sera de * 24,4 % = 2 387,54 La facture EDF éligible sera de * 24,4 % = 672, Les pourcentage d affectation (proratisation de la dépense) Ils concernent les dépenses directes et servent à affecter en totalité ou en partie la part éligible d un projet, qui peut donc varier de 0 à 100 %. Un taux d'affectation est déterminé sur une base réelle (temps travaillés par personne et par opération, m 2 des locaux utilisés pour l'opération, etc.) en fonction du poids respectif de chaque dépense. Vous devez mettre en place un tableau de bord pour suivre l'affectation des dépenses directes à chaque opération. Exemple : la location d une photocopieuse est facturée pour 12 mois. Elle est utilisée pendant 7 mois. Le pourcentage d affectation de cette dépense sera de 7/12 = 58,33 %, soit * 58,33/100 = 1749,9 éligible. 13 P age

14 2.6 Traitement et éligibilité des dépenses Les dépenses directes 1. Les dépenses en lien avec le personnel a) Les salaires et charges du personnel Les salaires et charges du personnel travaillant sur le projet (y compris le personnel administratif concerné) sont éligibles. Lorsque le salaire bénéficie d une aide de l État (dispositifs d emplois aidés ou autres), seule la part résiduelle du salariale, celle non couverte par l aide nationale, pourra être présentée en remboursement du FSE. Il faudra dans ce cas fournir une copie de l attribution de l aide au poste. Ces dépenses doivent être nécessaires à la réalisation de l opération et avoir un lien avec l opération. Elles sont prises en charge proportionnellement au temps effectivement passé à la réalisation de l action financée ou par une clé de répartition prenant en compte le temps de travail dédié à l action. Les primes sont exclues, sauf si elles sont prévues par la convention collective de la branche professionnelle concernée, et intégrées au contrat de travail. Justification La justification du temps de présence des salariés passé sur le projet s effectue au moyen des bulletins de salaire (pour les personnes consacrant 100 % de leur temps de travail au projet) ; les bulletins de salaire appuyés des fiches de temps mensuelles (cf. FICHE OUT.30, 31, 32). En cas de versement de prime, une copie de la convention collective est nécessaire. Pour les salariés à temps partiel sur le projet, Il faut proratiser le salaire mensuel en fonction du temps passé sur le projet en appliquant le mode de calcul relatif au temps passé : Nombre d heures de travail dédiées au projet / nombre total d heures travaillées = X% X% sera le ratio de prise en charge par le FSE du salaire net, des charges sociales et autres avantages (tickets restaurants part salariée). 14 P age

15 b) Les tickets restaurant Les factures des tickets restaurant de la structure sont éligibles, en fonction des heures déclarées sur le projet. Justification Joindre la facture des tickets restaurant de l entreprise et inscrire sur le bordereau les mentions suivantes : nom de la personne ayant reçu le ticket restaurant à se faire rembourser. prix total des tickets restaurants : part entreprise ET part salarié. nombre de tickets pris en charge par le FSE. montant remboursé par le FSE. Il faut réintégrer la part salariée des tickets restaurant dans le salaire net au moment de sa déclaration. c) La mise à disposition Un salarié peut être mis à disposition par une structure à une association. Justification Cette dépense est éligible sous conditions : une convention de mise à disposition doit être signée entre les deux structures. les feuilles de paies de la personne concernées doivent être envoyées comme justificatif. une fiche de temps doit être remplie si la personne n est pas à temps plein sur le projet. Pour les personnes mises à disposition, il y a une refacturation du salaire ; donc c est le seul cas où les charges sociales sont payées en même temps que les salaires. 2. Les dépenses de fonctionnement a) Achats et fournitures Ces dépenses portent sur les matières premières et des petits équipements non amortissables (petit matériel et fournitures courantes). Elles sont éligibles dans la limite de 500 euros HT. 15 P age

16 Justification La dépense sera considérée éligible sur la base d une facture acquittée, et à condition que le lien avec l action puisse être effectué. De plus, cette dépense devra être réellement "utile" pour la mise en place du projet. b) Publication, communication Les actions de communication sont imposées aux porteurs de projets bénéficiaires de l aide européenne et donc éligibles. Justification Toutes les publications et autres outils de communication développés en vue de faire la publicité de l aide communautaire doivent porter le logo FSE. Un exemplaire de chacun support vous sera demandé. Enfin, la facture devra figurer certes nom de la structure porteuse du projet, mais également le lien avec le dit projet. Dans le cas où le logo du FSE ne figure pas sur les outils de communication, la facture sera rejetée. c) Locaux : locations, entretien La dépense à présenter devra correspondre à la réalité du projet. Lorsque ce dernier ne concerne qu une partie de l activité de la structure, il faudra proratiser la dépense au pourcentage de la part estimée occupée par le dit projet. Justification Une quittance de loyer ou facture du trésor public pour des locaux municipaux permet de justifier la dépense. La proratisation de cette dernière renvoie au paragraphe traitant spécifiquement de cette question. d) Déplacements, missions (hors participants) Il s agit des frais de déplacement et de séjour (transport, hébergement) du personnel travaillant sur le projet. Ces frais peuvent être payés directement par la structure (copie des factures à joindre lors de la remontée de dépenses) ou faire l objet d un 16 P age

17 remboursement à la personne ayant avancé les frais (établissement d une note de frais avec justificatifs). Justification Véhicule personnel La dépense sera payée sur la base du barème fiscal kilométrique en vigueur, par la production de la carte grise du véhicule et du tableau récapitulatif signé, relatif à ce type de dépenses (cf. FICHE OUT.29). Véhicule loué Location ponctuelle : Coût pris en charge au frais réel pour l essence, ainsi que pour la location si celle-ci avait été prévue dans le projet. Location longue durée : Coût pris en charge au frais réel ; clé de répartition calculée au prorata du nombre de kilomètres effectués sur le projet (appliquée aux frais d essence et de location). Autre moyen de déplacement : train, métro, bus,... Fournir une photocopie du titre de transport. e) Frais hors déplacements (repas, hébergement autres,..) Ces dépenses correspondent aux frais engagés par les personnes travaillant sur le projet, et en lien direct avec l action. Ainsi, la prise d un repas ne peut-être éligible que si ce dernier s inscrit dans une activité liée au projet (séminaire, colloque, formation, etc.) Ils sont comptabilisés au moyen d une note de frais et d un tableau récapitulatif spécifique (cf. FICHE OUT.29) qu il faudra présenter signé afin que la dépense puisse être remboursée, accompagnés des justificatifs de paiement. Ces justificatifs doivent mentionner a minima : le nom de la structure ; (ou du bénéficiaire - lien avec le projet) ; le nom et la signature de la personne devra figurer sur la facture ; l objet de la dépense, le coût ; Le Conseil général incite les porteurs de projets à traiter ces dépenses avec mesures : 17 P age

18 Les frais de bouche devront s inscrire dans une limite raisonnable de l ordre de 15 maximum par personne et par repas sauf exceptions dument justifiées. Les frais d hébergement devront également s inscrire dans une limite raisonnable de l ordre de 65 maximum la nuitée, le petit déjeuner compris. f) Les frais postaux Cette dépense est éligible à condition d en faire le lien direct avec le projet. Elle relève le plus souvent des frais généraux des dépenses indirectes (traité dans les paragraphes suivants). Justification Sur la base de factures au nom de la structure. Joindre une copie du courrier mentionnant son objet, et la copie de la liste des destinataires. g) Dotations aux amortissements Les amortissements des biens immobilisables dédiés au projet sont également éligibles (de valeur supérieure à 500 ht), sauf si les équipements sont déjà financés par des fonds publics ou autre subvention. L éligibilité se porte uniquement sur la période de cofinancement du projet, soit 12 mois pour le CONSEIL GÉNÉRAL DES CÔTES D ARMOR. Justification Outils Durées d'amortissement (cf. législation nationale) Calcul de l amortissement Coût d achat du bien amortissable / nombre d années d amortissement du bien = amortissement annuel. Mise à jour de logiciels (UPGRADE) : 100 % Matériel pédagogique avec usage intensif : 3 ans Matériel à usage administratif : 5 ans Matériel informatique (tous usages) : 3 ans Logiciels de plus de 250 (hors TVA) : 2 ans Aménagement des locaux : 10 ans (sous condition) Matériel audiovisuel, scientifique, : 3 ans Outillage > 250 (hors TVA) : 3 ans La dépense est justifiée par la facture d acquisition du bien, ainsi que le tableau indiquant la durée d amortissement du bien. Ce tableau devra être validé par l expert-comptable ou le commissaire aux comptes. Exemple : L association "Informatique 22" achète 4 ordinateurs dans le cadre de ses activités de formation, pour un coût total de La durée d amortissement d un matériel informatique est de 3 ans. 18 P age

19 Les heures de formation représentent 10 % (5 000 heures) sur un total de heures de formations dispensées par la structure. L amortissement annuel correspond à : /3 ans = La part éligible au FSE sera de : * heures / heures = 100 h) Autres (achat outils spécifiques ou petit outillage renouvelable) Les frais de téléphone ne peuvent pas faire l objet d une proratisation. La structure doit : ouvrir une ligne de téléphone dédiée au projet financé par le FSE ; isoler une ligne téléphonique sur un standard ; prendre un téléphone portable dédié au projet financé par le FSE. La facture téléphonique devra être au nom de la structure. i) Frais bancaires : frais de tenu de comptes, de prélèvement Les dépenses de ce type sont éligibles à condition qu elles soient impérativement nécessaires au projet (ouverture d un compte bancaire par exemple). Les agios et les intérêts bancaires sur emprunts sont inéligibles. 3. Les prestations externes Ces dépenses peuvent être prises en compte à condition qu un lien direct et effectif avec le projet puisse être fait ; que la dépense ait été budgétisée dans le budget prévisionnel, et nécessaire à la mise en œuvre du projet. Il s agit par exemple de frais de conseil juridique, d expertise technique ou financière, de comptabilité ou d audit. 4. Les dépenses liées aux bénéficiaires Elles concernent sur les dépenses et autres frais engagés par les bénéficiaires de l action. Il s agit : 19 P age

20 des rémunérations, les indemnités ; des frais de transport ; de la restauration ; de l hébergement ; etc. Justification Les modalités de prises en charge de ces dépenses sont identiques aux autres dépenses de fonctionnement de la structure (voir "Personnel" et "Fonctionnement". 5. Les dépenses indirectes de fonctionnement (frais généraux) Il s agit de dépenses liées au projet mais qui ne peuvent pas faire l objet d une affectation directe. Pour celles qui ne sont pas affectées à 100% sur le projet, il est nécessaire de calculer et d appliquer une clé de répartition (cf ). En général, il s agit (liste non exhaustive) : des frais de personnel administratif et d entretien (rémunérations et déplacements) ; des fournitures de bureau ; de la publicité ; de la documentation générale des frais postaux ; des frais téléphoniques ; des charges courantes : eau, gaz, électricité, chauffage, etc. des taxes et assurances des frais d entretien du loyer du local ; etc. Justification Les justificatifs sont identiques à ceux des dépenses de fonctionnement. 6. Les dépenses en nature Elles correspondent à la valorisation de la mise à disposition gratuite d un local ou de personnel. 20 P age

21 Dans le budget, les contributions en nature doivent être strictement équilibrées en dépenses et en ressources : il s agit donc de la contrepartie des ressources en nature. Une convention devra être signée entre les deux parties, celle mettant à disposition, et celle qui en bénéficie. Justification du personnel Une copie de la convention de mise à disposition. La fiche de paie et la fiche de temps si la personne est à temps partiel sur le projet. Justification du local Une copie de la convention de mise à disposition. 2.7 Les dépenses non éligibles au FSE L achat d équipement amortissable (seul l amortissement d équipement directement dédié au projet pourra être éligible). L achat de bien immobilisé (seul l amortissement de bien immobilisés directement dédié au projet pourra être éligible). Les frais financiers, bancaires et intérêt d emprunt. La TVA récupérable. La rémunération des fonctionnaires ne peut être prise en compte que dans les conditions prévues par le règlement CE 1685/ Les recettes Toutes les recettes concernent le projet financé doivent être déclarées. Sont considérées comme recettes les ressources résultantes, au cours de la période d'exécution d'une opération cofinancée, ou d'une période plus longue fixée par l'etat membre jusqu'à la clôture de l'intervention : de ventes ; de locations ; de services ; Outils Le sponsoring et les donations faites aux porteurs de projet par un tiers du secteur privé tel que les sociétés et les banques sont considérés comme des recettes. de droits d'inscription ; ou d'autres recettes équivalentes, etc. (liste non exhaustive). 21 P age

22 Les recettes doivent réduire le montant de la participation du FSE. Que leur montant soit précisément connu ou non au moment du dépôt du dossier, elles doivent être intégrées au plan de financement. Concrètement, elles sont déduites du coût total éligible d'une opération tant au niveau de la programmation que la réalisation de l'opération. Exemple : L association "Informatique 22" organisera un colloque au cours de l année. Le coût total du projet est de Les frais d entrée seront de 50 par participant, pour 500 personnes attendues. La recette prévisionnelle est de 50 * 500 = La durée d amortissement d un matériel informatique est de 3 ans. Le plan de financement est de : a.1 Plan de financement à la programmation (hypothèse FSE 50 %) Dépenses Recettes Projet ,00 x FSE ,00 50% Autres 0,00 x CG ,00 50% Séminaire (recettes) ,00 x Fonds propres 0,00 0% TOTAL ,00 TOTAL ,00 100% Au moment du solde : Frais de participation par créateur : 50 Nombre de participant prévu : Recette prévisionnelle : * 50 = Les recettes sont donc supérieures au prévisionnel. a.2 Plan de financement au solde de l opération Dépenses Recettes Projet ,00 x FSE ,00 50% Autres 0,00 x CG ,00 50% Séminaire (recettes) ,00 x Fonds propres 0,00 0% TOTAL ,00 TOTAL ,00 100% 2.9 Comment effectuer le règlement des dépenses? 22 P age

23 Pour obtenir le remboursement des dépenses engagées dans le cadre du projet, il vous faut anticiper le format des pièces que vous présenterez dans le cadre de la procédure de demande de remboursement. Pour se faire, le règlement des dépenses répond à des normes à respecter. Les dépenses courantes Une facture courante, adressée à votre structure ou relative au règlement d une prestation à l extérieur sera payée, soit par chèque soit par virement effectué depuis le compte sur lequel a été fait le virement de la subvention. Les règlements effectués par carte bancaire doivent donner systématiquement lieu à l émission d une facture. Le ticket de caisse et/ou le reçu de la carte bancaire ne sont pas suffisants pour rendre la dépense éligible au remboursement. Les dépenses effectuées par un tiers et/ou en espèces Toute dépense effectuée par un membre de la structure, par quelque moyen que se soit (espèce, CB, chèque), donne lieu à la re-facturation à la structure de la dépense au moyen d une note de frais (cf. FICHE OUT.29). Les factures devront être attachées à la note de frais. Les remboursements de frais Ils s effectuent prioritairement par chèque ou virement et devront figurer de manière distincte dans la comptabilité. Les remboursements effectués directement sur le bulletin de salaire sont à proscrire, et ne seront pas remboursés sauf accord express du service instructeur du Conseil général. 23 P age

24 PRINCIPE 3 Les indicateurs : pour évaluer votre action 3.1 Qu est-ce qu un indicateur? L indicateur correspond au mode de mesure d un objectif à atteindre, d un effet obtenu, d un critère de qualité etc. Il se compose d une définition, d une valeur et d une unité de mesure. Il existe différents types d indicateurs : Les indicateurs de réalisation physique concernent les actions. Par exemple nombre et les caractéristiques des participants à une action de formation. Les indicateurs de résultat, concernent les effets directs et immédiats de votre projet sur ses bénéficiaires directs. Par exemple le taux d accès à l emploi à l issue d une action. Les indicateurs d impact qui se rapportent aux conséquences du projet, au- delà de ses effets immédiats. Par exemple le taux d emploi des seniors. Les indicateurs transversaux. Égalité femmes/hommes ; Égalité des chances ; Intégration des personnes handicapées, Vieillissement actif ; Innovation ; Caractère transnational ou interrégional ; Développement durable. Le renseignement des indicateurs est imposé demandeurs et au bénéficiaires d une subvention FSE. Vous devez conduire cet exercice avec le plus grand soin, en gardant à l esprit que les informations communiquées au moment de la demande de subvention serviront d unité de mesure à l occasion du bilan. 24 P age

25 3.2 Indicateurs et actions «d assistance aux personnes» ; ou actions de «soutien aux structures» Il existe deux types d actions dans le cadre des projets FSE : les actions dites "d assistance aux personnes" qui concernent directement sur les participants à l opération : les stagiaires, les demandeurs d emploi, les jeunes en insertion, les salariés en formation, les participants à un séminaire, etc. Les indicateurs à renseigner portent donc les personnes physiques participant à votre projet, leur nombre et leurs principales caractéristiques. les actions relatives au "soutien aux structures et systèmes" pour lesquelles les indicateurs vont porter uniquement sur le nombre d actions. 3.3 Renseigner les indicateurs La procédure est décrite aux points et P age

26 PRINCIPE 4 Le calendrier général de mise en œuvre 26 P age

27 De la Demande de subvention A la convention 27 P age

28 FICHE 1 Un projet c est quoi? Vous souhaiter monter un dossier de demande de subvention pour financer votre projet. Il vous faut vous poser au préalable un certain de nombre de questions. Pour y répondre, il faut connaître et comprendre les caractéristiques et les voies de conception d un [bon] projet. 1.1 Définition Un projet est un ensemble d activités organisées en phases ou étapes, et formant l unité de gestion permettant la réalisation d'un objectif défini et précis. Le projet correspond à une opération ponctuelle ayant un début et une fin, nécessitant la mise en œuvre de ressources humaines et matérielles pour sa réalisation. Un projet est caractérisé par : une durée limitée ; des objectifs clairement définis en réponse à une demande ou un problème spécifique ; et mis en œuvre avec des moyens financiers et humains attribués pour atteindre les objectifs définis. 1.2 La gestion de projet La réussite du projet, soit l atteinte des objectifs définis dépend de la qualité des procédures mises en place dans le cadre de sa gestion. Gérer un projet, c est organiser et suivre chaque action qui le compose, afin de tenir les délais, les coûts et qualité requise. Le responsable de la gestion de projet est donc le garant des résultats attendus du projet souvent appelés «livrables». Ils peuvent être des documents, des applications informatiques, des processus... La gestion de projet est conduite par des acteurs, en étapes, à l aide d outils et suivant des méthodes d organisation spécifiques. 28 P age

29 Elle s inscrit dans le cadre du cycle du projet Qui est la succession d'étapes qui jalonnent la vie d'un projet de l émergence de l'idée initiale aux leçons tirées de son évaluation. 1.3 Les qualités d un projet Un projet doit répondre à plusieurs critères de qualité afin de le rendre certainement éligible aux conditions premières de réponse à l appel à projet. Ces qualités sont résumées dan le tableau ci-après. Les 6 qualités Les questions à vous poser pour tester votre projet L'idée de projet est-elle adaptée à la réalité locale? pertinence Répond-elle à un problème prioritaire ressenti par les bénéficiaires? Les solutions préconisées sont-elles adaptées aux caractéristiques sociales, Cohérence Externe géographiques, économiques, culturelles et administratives du milieu? Sont-elles conformes aux politiques locales et nationales? Les moyens prévus permettent-ils de réaliser les activités? Cohérence Les activités envisagées convergent-elles vers l'amélioration souhaitée? Interne efficience Le projet atteint-il son objectif à des coûts raisonnables et sans gaspillage? Est-ce que les moyens financiers, matériels et humains faisabilité sont disponibles pour réaliser les activités dans les délais prévus? Quels sont les effets concrets du projet impact sur les conditions de vie des bénéficiaires? Les résultats durent-ils dans le temps? durabilité Le projet peut-il être répliqué? 1.4 Les objectifs d un projet La qualité des objectifs de votre projet en détermine sa réussite. Il vous faut donc définir avec soin ses objectifs. L objectif, c'est le but que l'on souhaite atteindre par le projet. Il se décline en : objectif global, l'amélioration globale de la situation à laquelle le projet contribue. Il s'inscrit en général dans une politique nationale ou locale. objectif spécifique, c'est l'amélioration concrète qui sera atteinte grâce au projet. C'est un résultat précis que l'on s'engage à atteindre dans un délai, avec des moyens donnés, ce qui le distingue de l'objectif global. Un objectif doit être S.M.A.R.T. Spécifique, et ne correspondre qu'à une seule idée. Mesurable, c es-à-dire chiffré, afin d'en permettre le suivi et l'évaluation. Acceptable soit facilement atteignable et pas trop ambitieux. (Vous ne pouvez pas baisser de 3 % le taux de chômage de votre région) Réaliste. 29 P age

30 Temporel donc inscrit dans le temps, et il pourra être atteint au terme du projet. 1.5 Des questions préliminaires à se poser Il est nécessaire de prendre le temps de la réflexion avant de se lancer dans une démarche de demande de subvention européenne. Pour se faire, il faut au préalable se poser une série de questions clés : Ma structure figure-t-elle dans la catégorie des bénéficiaires potentiels de l action sollicitée? Mon projet s inscrit-il dans l un des axes d interventions du programme FSE du Conseil Général des Côtes d Armor? Mon projet sera-t-il mis en œuvre sur le territoire des Côtes d Armor et dans des délais rapprochés (12 mois)? Mon projet prend-il en compte les priorités transversales : égalité des chances, environnement, innovation, TIC et emploi, etc.? Comment vais-je financer mon projet? Quelles sont mes obligations? Et suis-je en capacité de les respecter? Il convient également de faire une estimation des moyens (humains et financiers) nécessaires pour chaque action envisagée. Cette étude sommaire est indispensable car elle permet de déterminer quelles sont les dépenses éligibles et de définir les contreparties effectives affectées au projet. En effet, les dépenses éligibles seront financées soit par des ressources communautaires (le FSE), soit par des ressources dites nationales, à savoir par l Etat, la région, les collectivités territoriales. En outre, en respect du principe de cofinancement, les ressources nationales (encore appelées contreparties) doivent représenter au minimum 50 % des ressources totales du projet. 1.6 Le cheminement du dossier, de la demande de subvention au bilan de l action Un projet européen se décline en 4 phases principales : la phase préparatoire : étude de faisabilité pour examiner la pertinence du projet et décider ou non de sa réalisation, présentation pour information et validation ; le montage du dossier : rédaction, dépôt du projet auprès du service instructeur du CONSEIL GÉNÉRAL DES CÔTES D ARMOR pour instruction, soumission à l instance de programmation, signature de la convention ; la mise en œuvre du projet : réalisation des actions : pilotage, coordination, suivi, gestion administrative et financière, communication ; le bilan d exécution : qualitatif, quantitatif et financier ; l archivage. 30 P age

31 FICHE 2 Formaliser la demande de subvention Volet A Vous devez prendre le temps nécessaire pour renseigner le dossier de demande de subvention car de sa qualité et clarté, des informations qui y sont portées, dépend la recevabilité de votre demande. Par ailleurs, les éléments indiqués dans la demande de subvention seront en grande partie repris dans la convention (acte juridique qui vous engage contractuellement vis-à-vis du FSE). Enfin, ces mêmes éléments serviront d unité de mesure, au moment du bilan, pour apprécier l écart entre ce que vous avez annoncé, et ce qui a été réalisé. 2.1 L objet de la demande de subvention La demande de subvention est le dossier qui permet aux services instructeurs de vérifier si votre projet correspond bien aux priorités définies par le Conseil général des Côtes d Armor pour le FSE. Elle est conçue pour : déterminer la qualité de l'engagement du porteur de projet ; évaluer l'opportunité du projet au regard des priorités du programme FSE du Conseil général des Côtes d Armor ; apprécier l'engagement du porteur de projet en évaluant : la valeur ajoutée du financement communautaire en termes qualitatifs et quantitatifs ; le caractère réaliste du chiffrage financier ; la capacité de l'organisme à satisfaire aux contraintes liées au cofinancement communautaire (traçabilité des fonds, obligation en matière d'évaluation, de publicités). 2.2 L appel à projet : obtenir le dossier de demande de subvention La campagne de sélection des projets démarre le 1 er février et s achève le 30 mars. Un dossier de demande de subvention FSE est mis à votre disposition. Il s agit d un dossier unique remis à jour tous les ans. 31 P age

32 Le dossier de candidature est à retirer à : Conseil général des Côtes d Armor DIPODD Saint Brieuc Cedex 1 Tél : ou Il est également disponible en téléchargement sur l espace dédié au FSE du site : Le dossier renseigné (toutes les rubriques) et signé de la personne habilitée, est à rendre en deux (2) exemplaires papiers, et un (1) exemplaire électronique (sur CD ROM). 2.3 Le "kit Demande de subvention" : contenu du dossier Le dossier de demande de subvention complet est composé : du dossier de demande subvention, volet A Administratif au format WORD. du dossier de demande subvention, volet B Finances et indicateurs au format Excel de la liste des justificatives nécessaires à l instruction du dossier. de la notice explicative permettant de renseigner le dossier. Des pièces supplémentaires pourront le cas échéant vous être demandées dans le cadre de l'instruction de votre demande. 2.4 Conseils avant de débuter la phase de rédaction du dossier Quelques conseils pour élaborer votre dossier : Bien lire la notice explicative avant de démarrer la rédaction du projet. 32 P age

33 Garder à l esprit la finalité du FSE : lutter contre le chômage, favoriser l insertion professionnelle. Le FSE permet de faire plus et mieux, il ne se substitue pas aux aides que vous pouvez obtenir de l État. Faire plus et mieux, c est pouvoir mesurer à la fin de votre action, le plus qu à constituer l apport du FSE. Rédiger avec grand soin les parties relatives à la présentation du projet ; à la description des actions, des objectifs, et des résultats attendus. Pensez à la forme et au style : un dossier bien présenté, rédigé dans un style facilement compréhensible, avec des pièces classées et clairement identifiées, sera plus agréable à lire et à instruire. Présentez un dossier complet, clair et concis. Il s agit là de la première image que vous donnez de vos intentions : votre dossier doit montrer que votre projet réunit toutes les qualités d'un bon projet, qu'il a été réfléchi et étudié. 2.5 La rédaction du dossier 1. Vous devez dans un premier temps lire la notice explicative qui porte notamment des visuels permettant de comprendre la démarche. 2. Le renseignement de votre dossier en sera d autant plus aisé. 33 P age

34 FICHE 3 Formaliser la demande de subvention Plus que tout, cette partie est à renseigner avec la plus grande attention. Il vous faut estimer au plus près le coût total prévisionnel de votre projet, et donc les dépenses liées aux actions envisagées. Conformément à la convention que vous aurez à signer, si votre dossier est retenu, les postes de dépenses ne pourront être modifiés que dans des conditions très restrictives. Enfin, il faut lire avec attention le chapitre "PRINCIPE 3" relatif aux dépenses, afin de ne pas présenter des dépenses inéligibles. 3.1 Rappels Le FSE finance un projet et des actions concrètes. Plusieurs dépenses ne sont pas éligibles au FSE. 3.2 Comment établir le plan de financement de mon projet? 1. Établir un budget prévisionnel, c est envisager plusieurs hypothèses en évaluant leurs coûts et financements respectifs. C est aussi construire un 34 P age

35 budget réaliste en prenant soin de chiffrer toutes les dépenses nécessaires à l élaboration du projet. 2. Un long travail de préparation, "au brouillon" doit vous permettre de passer en revue les postes à financer, leur répartition ; l équilibre dépenses/ressources, etc. 3. Travaillez en situation réelle, en éditant une copie du dossier de demande subvention. 4. Vous devez arrêter la liste de vos dépenses, en les classant (si nécessaire) en deux catégories : les dépenses directes, celles pour lesquelles un lien direct avec l action peut être établit ; les dépenses indirectes, qui relèvent généralement du fonctionnement courant de votre structure. 5. A ce stade, vous devez être en mesure d identifier clairement vos ressources (autres subventions publiques, recettes issues du projet, autofinancement etc.) 6. Les coûts présentés sont calculés sur une base réelle : les forfaits sont interdits. Il est vivement conseillé de travailler sur des hypothèses les plus proches possible de la réalité. Ne pas surestimer vos capacités à mobiliser des ressources qui au final pourraient faire défaut. Vous devez vous assurer que les cofinancements nationaux que vous présentez au titre des ressources ne contiennent pas déjà une aide FSE ou d un autre fonds structurel. Ces crédits sont dit gagés et ne peuvent donc pas servir une nouvelle fois de cofinancement à un projet. 3.3 Le dossier de demande de subvention Ce dossier vous permet de communiquer trois types d informations : les dépenses, les ressources, et les indicateurs permettant de mesurer les résultats de vos actions, et l atteinte des objectifs que vous vous êtes fixés. Le budget est le reflet de la partie descriptive du projet dans le dossier de candidature. Il s agit d un budget prévisionnel, mais plus l anticipation des futures dépenses est effective, plus la réalisation et le suivi du projet seront aisés. 35 P age

36 3.3.1 Quelques postes de dépenses Rappelons préalablement un principe général : une dépense n est éligible que si elle est directement liée et nécessaire à la réalisation du projet, justifiable par des pièces probantes, payée durant une période fixée par la convention et représentant une charge comptable pour le porteur de projet. Les dépenses de personnel Le calcul des dépenses de personnels se fait à partir du bulletin de salaire de l année N 1. Il s agit du salaire chargé (coût employeur ou salaires brut + charges patronales), au prorata du temps passé sur le projet. Vous devez donc être en mesure de répartir les personnes concernées par le projet den deux catégories, celles affectées à 100 % sur le projet ; et celles qui n y travailleront que partiellement. Vous disposerai, si votre projet est retenu, d un tableau de suivi des dépenses de personnel (cf. FICHE OUT.35, 36, 37). Le dossier Le renseignement du dossier démarre par cette partie "dépenses", l onglet E 1.2. Le tableau de cette feuille comporte plusieurs rubriques à renseigner : Nom du salarié : x Fonction : x ETP : (emploi) équivalent temps plein Rémunération brute : salaire brut annuel + charges patronales (+éventuellement primes et autres, si elles sont prévues par la convention collective. Cf. la fiche outil spécifiquement développée à cet effet. Aides Etat : aides venant des dispositifs nationaux, emplois aidés, ASSEDIC, CNASEA, AFPA, etc. Rémunération, déduction des aides : NE PAS RENSEIGNER. Résultat issu d une formule de calcul. 36 P age

37 Nombre d heures travaillées : nombre total d heures travaillées dans l année. Nombre d heures affectées à l action : nombre d heures réellement consacré à l action (pour les salariés qui ne consacrent pas 100 % de leur temps de travail à l action). Coût direct de personne : NE PAS RENSEIGNER. Résultat issu d une formule de calcul. Coût indirect : sans objet. Les renseignements portés sur ce tableau sont automatiquement répercutés sur la feuille E 1. Les dépenses de transport et de restauration (cf. FICHE OUT. 29) Les informations relatives à ces dépenses sont à renseigner dans l un ou l autre des postes suivants en fonction des personnes concernées : "Dépenses de fonctionnement directement rattachables à l opération". 37 P age