La Santé de la Famille des Chemins de Fer Français GUIDE PRATIQUE POUR LES TRESORIERS DES COMITES TERRITORIAUX

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1 Avril 2013 La Santé de la Famille des Chemins de Fer Français GUIDE PRATIQUE POUR LES TRESORIERS DES COMITES TERRITORIAUX Ce guide a pour but d'aider les Trésoriers et Présidents de comité à assurer une tenue conforme de la comptabilité de leur Comité Territorial, laquelle fait partie intégrante des comptes généraux de l'association et dont les flux sont à ce titre consolidés dans ceux-ci, en vue de leur validation par le Commissaire aux Comptes et de leur présentation à l approbation de l Assemblée Générale. En cas de difficulté, le siège et la Commission de Contrôle se tiennent à la disposition des Trésoriers pour les aider en toute circonstance. Si nécessaire, un membre de la Commission de Contrôle peut se déplacer dans un Comité à la demande. SOMMAIRE 1- Principes généraux 2- Moyens mis à disposition des comités 3- La tenue des comptes au quotidien 4- Les arrêtés comptables 5- Les documents annexes 6- Lexique 7- Conservation des archives ANNEXES 1- Note de frais 2- Fiche d activités 3- Arrêtés des comptes 4- Justification de la rubrique «recettes et dépenses diverses» 5- Etat de suivi financier «Manifestation»

2 1- Principes généraux La tenue de la comptabilité des Comités se réfère aux règles générales de l espèce en appliquant avec prudence les règles et procédures en vigueur de manière sincère. La rigueur et la méthode sont nécessaires pour enregistrer toutes les recettes et les dépenses, les ventiler selon les besoins identifiés, le tout en temps opportun. Les informations ainsi transcrites donneront une image fidèle, claire et précise de la situation du Comité. La comptabilité des Comités est organisée à partir des supports et moyens mis à disposition par le Siège. Le compte bancaire : 2- Moyens mis à disposition des Comités Le titulaire de tous les comptes bancaires est le Président de l Association qui, seul, a le pouvoir pour désigner les mandataires d un Comité qui seront accrédités auprès de La Société Générale. Chaque Comité est titulaire d un compte bancaire, seul compte autorisé, ouvert au nom de «La Santé de la Famille, Comité Territorial de.». Chaque chèque émis ne peut et ne doit donc être signé que par l une des deux personnes habilitées à cet effet, en principe le Président du Comité ou son Trésorier. Seul, le Président de l Association est habilité à modifier les signataires autorisés ainsi que l adresse d envoi des relevés de compte. En cas de modification des signataires autorisés (changement de Président ou de Trésorier Territorial), il convient donc d en aviser le Siège car c est le Président National qui, comme indiqué plus haut, validera auprès de La Société Générale ces nouvelles autorisations. Les signatures accréditées seront déposées sur un document ad hoc remis par le Siège et transmises au Président National avec indication du nom et prénom des personnes accréditées. Le Président de l Association les visera à son tour et les transmettra à l agence centrale de la Société Générale qui gère le dossier de l Association. S il y a lieu de modifier l adresse (et/ou le nom) de la personne qui doit recevoir les relevés, un simple courrier au Président de l Association est suffisant. Fonctionnement du compte bancaire : Le Trésorier doit veiller à l approvisionnement permanent de son compte car le Siège de l association ne l autorise pas à être en découvert, étant entendu d autre part qu un incident sur son fonctionnement (déficit important) aurait pour effet immédiat de générer des frais financiers importants.

3 Le Trésorier est responsable de la garde du chéquier. A la réception des relevés de compte, faire un pointage. Les espèces : La vie associative du Comité et la détention d un compte bancaire vont amener le Trésorier à se trouver en possession d espèces, détenues dans une Caisse. Les espèces doivent être déposées dans un lieu sûr dont le Trésorier a la responsabilité de leur décompte et de leur conservation. Si celle-ci se fait à son domicile, il ne doit pas y avoir risque de confusion avec l argent personnel. Pour des raisons bien compréhensibles de sécurité, ces espèces doivent être d un montant le plus modeste possible (50 maximum) En cas de recettes importantes, il est prudent de les reverser sur le compte bancaire au plus vite. Sections locales rattachées au Comité Territorial : Sur proposition du Président et du Trésorier du Comité Territorial, le Président de l Association peut autoriser l ouverture d une caisse annexe pour la section. Le Président et le Trésorier du Comité Territorial restent responsables devant le Président de l Association de la tenue des comptes de la section et présentent ses pièces lors des vérifications. Les documents : Les dépenses et les recettes sont enregistrées sur un cahier à colonnes pour le suivi du compte bancaire et celui de la caisse. L utilisation de ce livre de comptes est obligatoire et garde seule sa valeur probante (pas de feuilles volantes ou autre support). Le remplissage des lignes et colonnes doit est lisible et propre. En cas d erreur toujours possible, il suffit de rayer simplement la mention erronée et d inscrire la nouvelle, sans surcharger l existant ou le gommer. Il est toutefois possible, avec le développement de l informatique et si l importance du Comité le justifie, de tenir la comptabilité à l aide de tableurs ou de logiciels, avec au besoin le concours du Siège (logiciel Excel notamment). Ce procédé s inspirera de toute manière des principes et règles décrites pour «la tenue des comptes au quotidien». En tout état de cause, il est nécessaire d imprimer une version papier et de la coller sur les pages correspondantes du cahier. Le livre de comptes du Comité permet, en fin d année, la confection de la détermination du résultat, de la situation financière au 31 décembre ainsi que la justification du solde du compte bancaire.

4 3- La tenue des comptes au quotidien Le Trésorier doit assurer l enregistrement des recettes et celui des dépenses à partir du livre de comptes ou de ce qui en tient lieu (état informatique), qui est un registre «recettes dépenses» à colonnes multiples. Pour ce faire, il ouvre en début d exercice une double page pour la caisse avec les colonnes les plus utiles pour suivre les recettes et les dépenses par nature concernant les opérations effectuées en espèces. o Date o Libellé de l opération o Dépenses o Recettes o Solde o Ventilation par nature des recettes - les manifestations (fêtes-tombola) - les dons - les subventions - les cotisations de l année N - les cotisations de N-1 - les cotisations de N+1 - les recettes diverses - les avances du siège - Les transferts de fonds (avec le compte bancaire) o Ventilation par nature des dépenses : - les manifestations (fêtes-tombola) - les permanences - les frais de transport - les frais postaux - les fournitures - la participation aux frais de Siège (cotisations N-1) reversée au Siège - la participation aux frais de Siège (cotisations N) reversée au Siège - les remboursements d avance au Siège - les dépenses diverses - les transferts de fonds (avec le compte bancaire) Il est procédé de même en ouvrant une double page pour le compte bancaire, pour l enregistrement des opérations de chèques. Bien évidemment, la ventilation suggérée correspond au fonctionnement traditionnel d un Comité. Elle peut (et doit) être adaptée en fonction de l activité réelle et aussi si la colonne «divers» n est pas suffisante et explicite. Chaque ligne doit donc comporter au moins deux écritures, l une dans la colonne «dépenses» ou «recettes», l autre dans la colonne de ventilation rattachée aux dépenses ou aux recettes avec lesquelles on répartit les dépenses ou les recettes selon leur provenance.

5 Colonne «date» : il est vivement recommandé d enregistrer sans tarder les opérations comptables dès la réalisation du fait générateur : - pour les dépenses, aussitôt après avoir établi un chèque ou décaissé des espèces - pour les recettes, dès la réception d espèces ou la remise à la banque d un chèque à l encaissement. Colonne libellé : expliciter clairement l origine de la recette ou de la dépense, surtout en ce qui concerne la colonne «divers». Colonne «solde» : le solde est recalculé après chaque opération enregistrée : - il est égal au solde de la ligne précédente les dépenses ou selon le cas - il est égal au solde de la ligne précédente + les recettes Colonne «transfert de fonds» : Premier cas : il y a trop d espèces en caisse, il faut en retirer pour les verser sur le compte bancaire. Il s agit alors de ce que l on va considérer comme une dépense pour les espèces et d une recette pour le compte bancaire. Deuxième cas : il manque en caisse des espèces pour effectuer des petits achats comme les timbres, ce qui justifie un retrait d espèces auprès du compte bancaire pour les déposer dans la caisse. Cette fois-ci, nous allons considérer qu il s agit d une dépense du compte bancaire et d une recette pour la caisse. Nota sur les frais de restauration : Les dépenses de frais de restauration associés : - à une permanence sont à enregistrer dans «Permanences», - à une réunion du bureau du comité sont à enregistrer dans «Transports- Déplacements», - à une manifestation de la vie associative sont à enregistrer dans «Vie Associative», Les factures de restauration doivent obligatoirement (obligation fiscale) faire apparaître l objet de la réunion et la liste des participants aux repas (Nom et prénom). Le classement des documents : Chaque recette ou dépense doit pouvoir être justifiée par un document. Recettes : chaque versement d espèces doit donner lieu à la remise d un reçu du carnet à souches pré-numéroté. Pour les tombolas, prévoir des carnets à 3 volets. Dépenses : chaque dépense doit être justifiée : - par un ticket de caisse ou un reçu pour les petites dépenses (moins de 50 ) - par une facture établie au nom du Comité - par une note de frais approuvée par le Président du Comité (frais téléphoniques, transports )

6 Ces documents doivent être approuvés par le Président, en sa qualité d ordonnateur de la dépense. Le Siège préconise, pour l enregistrement des dépenses, l utilisation d un imprimé «note de frais» dont un modèle est remis à chaque Comité pour duplication, à partir de janvier D autre part, si un Comité organise des activités ou manifestations importantes, chacune doit faire l objet d une «fiche d activités» qui permettra d enregistrer et de suivre exhaustivement tous les frais et recettes afférentes à leur organisation. Le Siège est seul habilité, au regard du fisc, à délivrer des reçus fiscaux. Il ne sera pas délivré de duplicata. Les demandes doivent être formulées pendant le mois de janvier. Pour éviter les oublis et des recherches fastidieuses, il est souhaitable d enregistrer dans l ordre chronologique les mouvements des comptes de caisse et du compte bancaire, de numéroter les pièces justificatives pour faciliter la vérification. Les pièces comptables doivent être classées correctement pour faciliter la recherche et leur contrôle. Pour y parvenir, il faut - favoriser un classement distinct pour les pièces de la banque et les pièces de caisse - classer chaque catégorie (banque et caisse) dans un ordre chronologique - agrafer les petites pièces comptables telles que les tickets de caisse sur un plus grand support (feuille de papier) et notamment à la «note de frais», pour faciliter l indication de la numérotation de la pièce et du mode de règlement, le visa de l ordonnateur 4- Les arrêtés comptables et financiers Au 31 décembre de l année en cours, il convient de procéder à l arrêté des comptes de l exercice. Clôture du livre de comptes : additionner chaque page (totaux de la dernière ligne) en vérifiant que : - La colonne «dépenses» correspond bien au total des colonnes de ventilation des dépenses par nature - La colonne «recettes» correspond bien au total des colonnes de ventilation des recettes par nature - La colonne «solde» est bien égale au solde à reporter en début d exercice + le total de la colonne «recettes» le total de la colonne «dépenses» Toute divergence traduit une erreur qu il faut rechercher et rectifier. Lorsque les comptes sont équilibrés, il est possible de procéder à l établissement du bilan financier. Il se décompose en trois parties : - les résultats de l année - la situation financière à la fin de l année - la justification de la situation du compte bancaire

7 Le résultat de l année : Ce document reprend les intitulés de chaque colonne du livre de compte, utilisées tant pour la caisse que pour le compte bancaire. Il reflète la globalité des recettes et des dépenses se rapportant à l année. Il suffit de ne pas oublier pour ce document d additionner la colonne CAISSE et la Colonne BANQUE pour chaque ventilation et de vérifier que les colonnes transferts de fonds sont identiques. Auto-contrôle pour les résultats de l année : Total des dépenses doit être égal au Total colonne «dépenses CAISSE» + total colonne «Dépenses bancaires» du livre de comptes Total des recettes doit être égal au Total colonne «recettes CAISSE» + total colonne «recettes bancaires» du livre de comptes Le résultat est déficitaire si les dépenses sont supérieures aux recettes Le résultat est excédentaire si les recettes sont supérieures aux dépenses La situation financière : C est le reflet de la situation des finances à la date de l arrêté des comptes. Les totalisations fournies par le livre de compte permettent la confection de cet état. On peut procéder de deux façons, ce qui permet de se contrôler : - horizontalement : o le montant de la situation de l année précédente est égale aux soldes au 1er janvier du COMPTE BANCAIRE et de la CAISSE portés sur le livre de comptes en première ligne o le montant des recettes de l année considérée est égal au total des recettes du livre de comptes en bas de page (caisse et banque) o le montant des dépenses de l année considérée est égal au total des dépenses du livre de comptes en bas de page (caisse et banque) - verticalement : o le montant de la colonne CAISSE est égal à la colonne solde au 31 décembre du cahier partie Caisse o le montant de la colonne BANQUE est égal à la colonne solde au 31 décembre du cahier partie Banque o le montant de la colonne TOTAUX est égal au montant de la situation financière en début d année + le résultat bénéficiaire ou le résultat déficitaire selon le cas. Justification de la situation bancaire (ou rapprochement du compte bancaire): Il s agit de ce que l on appelle un «rapprochement bancaire» : A partir du solde du dernier relevé du compte bancaire de l année, déduire les dépenses non enregistrées par la banque ( chèques de paiement envoyés et non encore débités ), ajouter les

8 recettes non enregistrées par la banque (chèques remis à l encaissement et non encore crédités) et s assurer alors que le montant ainsi obtenu correspond bien au solde au 31 décembre du livre de comptes dans la colonne Banque et donc à celui qui est indiqué dans la situation financière (Banque au 31 décembre) Conseil pratique : éviter d émettre des chèques après le 15 décembre. L original du bilan financier (résultat et situation financière avec rapprochement du compte bancaire) est signé par le Trésorier et par le Président du Comité (cases ad hoc). Il doit parvenir au Siège pour le 15 janvier au plus tard (disposition du Règlement intérieur) afin de ne pas entraver la clôture des comptes généraux de l Association qui consolident les comptes de toutes les entités de l Association. Les Comités conservent une copie de leur bilan financier. Arrêté intermédiaire de fin mai. Afin de faciliter l arrêté des comptes de fin d année, il est apparu très utile de demander aux Comités de procéder à un arrêté intermédiaire de leurs comptes, à fin mai, pour les faire remonter au Siège pour le 15 juillet suivant. Cette procédure permet de faciliter la clôture des comptes en fin d exercice par une répétition des opérations de l espèce et de pouvoir corriger plus facilement des erreurs éventuelles (recherche plus courte sur cinq mois seulement au lieu de douze). 5- Documents annexes Pour une gestion facile et de la clarté dans le traitement des écritures comptables, il paraît indispensable de créer selon les besoins des états annexes : - pour prendre attachement des cotisations versées et gérer le contingent de vignettes (liste des adhérents, moyen de règlement ) - pour justifier la rubrique «divers» - pour suivre la participation à un événement : fête, sortie - et tant que de besoin Adhésions - Gestion des vignettes Procédure mise en place du 1 er janvier au 30 novembre : 1. remise à chaque Comité en fin d année d un contingent de vignettes pour l année suivante 2. comptabilisation par les Comités du paiement des vignettes qui représente la cotisation annuelle, dans les colonnes adéquates du cahier 3. le chèque de règlement de la participation aux frais de Siège (forfait 2013 = 7 par cotisations encaissées) doit parvenir impérativement au Siège avant le 15 décembre. Le montant de la part à devoir au Siège pour l année doit être égal au nombre de vignettes remises. 4. chaque comité recevra une facture acquittée

9 5. toute nouvelle adhésion en fin d année pourra être considérée valable pour l année suivante et sera comptabilisée en N + 1. De nouvelles vignettes seront alors mises à disposition 6. un reçu sera remis comme justificatif à tout adhérent qui régularise sa situation par le paiement des cotisations à devoir et le paiement sera ventilé en N Tout cas particulier sera étudié par le siège L attention des Trésoriers est attirée sur la nécessité d une gestion stricte des vignettes remises par le Siège et qui feront office de justificatifs. Chaque encaissement de cotisation doit être enregistré pour sa valeur entière en recettes sur le livre de compte «Caisse» et «Banque» selon le cas. Le règlement par le comité, avant le 15 décembre, de sa participation aux frais de siège (cf. point 3 ci-dessus) doit faire l objet d un enregistrement sur le livre de compte «banque» en dépenses. Parallèlement à l enregistrement des cotisations, il est absolument indispensable de tenir à jour la liste des adhérents en indiquant notamment les noms, prénoms, les coordonnées complètes des règlements : montant, mode de paiement (espèce ou chèque), le numéro et date du chèque fait par l adhérent, son adresse Déductibilité fiscale des abandons de remboursements de frais Certains militants sont amenés à accomplir des dépenses pour le compte de l Association mais ne peuvent pas ou ne veulent pas s en faire rembourser. Cet abandon de remboursement est assimilé à un don par le fisc qui consent à faire bénéficier le militant du régime fiscal des dons pour obtenir une réduction fiscale (pour notre Association reconnue d utilité publique, le montant de la réduction d impôts est de 66 % dans la limite de 20 % du revenu imposable). Les dépenses doivent être réellement engagées dans le cadre d une activité répondant aux objectifs de l Association et pleinement justifiées. Le militant doit expressément renoncer au remboursement (mention inscrite sur la pièce justificative et signée), le Président du Comité certifie la dépense et son objet et remet les pièces au Siège, lequel établit les attestations de dons et les comptabilise. La valorisation des kms voiture et deux roues est basée sur les indices fiscaux (il est interdit de cumuler indemnités kilométriques et facture d essence). Le Siège est à même de renseigner à ce sujet les Comités. Le militant conserve le double du dossier à l appui de ses comptes personnels. Demande à faire parvenir au Siège au plus tard le 30 janvier.

10 6- Lexique Subventions : sommes versées par des institutions étrangères à l Association. Ne jamais faire figurer les aides qui proviennent du Siège. Dons : sommes offertes à l Association par des particuliers, non-militants ou des militants (mais en plus de leur cotisation). Pointage : lorsqu on reçoit un relevé de banque, on marque par un point sur le livre de comptes et sur le document la concordance des montants. Une somme non pointable doit alerter et il faut la corriger s il y a lieu, ou demander sa régularisation (il se peut que l erreur ne soit pas chez nous) Etat de rapprochement : C est l explication de la différence entre le solde du compte et celui annoncé par la banque. Partir du solde de ces derniers, ajouter les recettes non comptabilisées par eux, soustraire les dépenses non comptabilisées par eux, ce qui doit conduire à retrouver le solde figurant sur le livre de comptes. Si les éléments ne concordent pas, il y a une erreur à rechercher de suite. Libellé : il précise la nature de la recette ou de la dépense. Il doit permettre de retrouver facilement la pièce. Ordonnancement : Acte par lequel le Président donne l autorisation d exécuter une dépense, Abandon de frais : disposition fiscale offerte à un bénévole de renoncer au remboursement de frais engagés au service de l Association, ce qui lui permet de bénéficier en contrepartie du régime fiscal des dons. S agissant des Comités : 7- Conservation des archives 5 ans : 10 ans : o Factures fournisseurs o Talons de chéquiers (banque) o Relevés de comptes et toutes pièces bancaires o Livres comptables o Doubles signés des déclarations faites au Siège

11 ANNEXE 1 - NOTE DE FRAIS

12 ANNEXE 2 - FICHE D'ACTIVITE (EXEMPLE)

13 ANNEXE 3 ARRETES DES COMPTES

14 ANNEXE 4 JUSTIFICATION DE LA RUBRIQUE «DIVERS» LA SANTE DE LA FAMILLE DES CHEMINS DE FER Français COMITE TERRITORIAL DE : ANNEXE AU BILAN FINANCIER 201x Justification de la rubrique "divers" DATE Libellé Montant en Dépenses Montant en Recettes 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL 0,00 0,00 le total "recettes" et "dépenses" doivent être égaux à ceux figurant sur le résultat annuel

15 ANNEXE 5 ETAT DE SUIVI FINANCIER DES MANIFESTATION ETAT SUIVI FINANCIER DES RECETTES ET DEPENSES COMITE DE xxxx MANIFESTATION "libellé + date de la manifestation" Date objet RECETTES mode de règlement (espèces ou chèque n et date montant Date objet DEPENSES mode de règlement (espèces ou chèque n et date montant TOTAL DES RECETTES TOTAL DES DEPENSES