PeopleSoft - Notes de frais

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1 PeopleSoft - Notes de frais Créé le mercredi 14 octobre 2009 Manuel de formation *** Utilisateurs

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3 Table des matières Manuel de formation... 1 Fiche Tiers Salariés / Auteurs...1 Paramétrage...1 Gestion des notes de frais...1 Créer une note de frais - Sans dépassement...2 Créer une note de frais - Avec dépassement et acompte...8 Créer une note de frais - En devise étrangère...15 Consulter une note de frais...18 Imprimer une note de frais...26 Corriger une note de frais rejetée...29 Traiter Notes de frais...34 Transfert des notes de frais vers le module AP...35 Page iii

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5 Fiche Tiers Salariés / Auteurs Cette section décrit les actions à mener pour mettre à jour les fiches tiers des salariés et auteurs. En effet, pour la gestion des notes de frais, il est nécessaire de paramétrer : le département l'unité opérationnelle le code utilisateur l'approbateur principal (manager) la marque du véhicule la puissance fiscale le type de véhicule l'immatriculation Les informations liées au véhicule seront uniquement obligatoires si le salarié / auteur doit se faire rembourser des indemnités kilométriques. Après avoir joué et/ou suivi les sujets de cette section, les utilisateurs seront capables d'effectuer les transactions présentées. Tous les éléments de paramétrages requis, présentés dans cette section, seront pré-installés lors du lancement du module de notes de frais ; ceux-ci pourront être modifiés, si nécessaire. Paramétrage Cette section décrit les transactions de paramétrage suivantes : Indemnités kilométriques Catégories Plafonds de remboursements Entité Notes de Frais Schémas comptables Approbateurs Niveaux d'approbation Après avoir joué et/ou suivi les sujets de cette section, les utilisateurs seront capables d'effectuer les transactions présentées. Tous les éléments de paramétrages requis, présentés dans cette section, seront pré-installés lors du lancement du module de notes de frais ; ceux-ci pourront être modifiables, si nécessaire. Gestion des notes de frais Cette section décrit les transactions suivantes : Page 1

6 Créer une note de frais Consulter une note de frais Approuver / Rejeter une demande de dérogation par le manager Approuver / Rejeter une note de frais par le manager Approuver / Rejeter une note de frais par la finance Ajouter une nouvelle ligne de frais par la finance Après avoir joué et/ou suivi les sujets de cette section, les utilisateurs seront capables d'effectuer les transactions présentées. Créer une note de frais - Sans dépassement A l'issue de ce sujet, vous serez en mesure de créer une note de frais, sans dépassement de limite de remboursement. Procédure Les données de ce sujet sont utilisées à titre d'exemple. 1. Cliquez sur le menu Notes de Frais. Page 2

7 2. Cliquez sur le lien Gestion des Notes de Frais. 3. Cliquez sur le lien Créer une Note de Frais. Page 3

8 4. Cliquez sur l'onglet Ajouter une nouvelle valeur. 5. Cliquez sur la loupe pour rechercher l'entité. 6. Cliquez sur une valeur dans la colonne Entité. 7. Dans le module de notes de frais, il y aura 2 entités distinctes : - FRA1S : pour les notes de frais salariés - FRA1A : pour les notes de frais auteurs 8. Cliquez sur le bouton Créer. Page 4

9 9. Cliquez sur le bouton Réduire Menu. 10. Dans la liste des salariés / auteurs, s'afficheront uniquement les codes tiers auxquels votre code utilisateur est rattaché. Pour votre propre fiche salarié, le code utilisateur sera le vôtre. Pour les auteurs, le code utilisateur sera celui de l'assistante de rédaction en charge de la saisie des notes de frais auteurs. 11. Cliquez sur la loupe de recherche Salarié / Auteur. 12. Cliquez sur la valeur recherchée. 13. La date de création indiquée par défaut est la date du jour. Elle est modifiable. Saisissez "31/08/2009". 14. Saisissez la Date début. Par exemple "01/08/2009". 15. Saisissez la Date fin. Par exemple "31/08/2009". 16. Cliquez sur l'onglet Détails des frais. Page 5

10 17. La date indiquée par défaut est la date du jour. Elle est modifiable. Saisissez "01/08/2009". 18. Cliquez sur la loupe de la Catégorie. 19. Cliquez sur la valeur recherchée. 20. Saisissez les informations désirées dans le champ Mission. Saisissez "RDV client xxx". 21. Les lieux sont pilotés en fonction des types de catégories de frais ; en effet : - pour les transports : vous devrez indiquer une ville de départ et une ville d'arrivée ; - pour les hôtels / repas : vous devrez indiquer une ville de séjour... PeopleSoft sera paramétré de sorte que seuls les champs requis et nécessaire s'affichent, pour être renseignés par vos soins. 22. Saisissez la Ville de départ. Saisissez "Paris". 23. Saisissez la Ville d'arrivée. Saisissez "Brest". 24. De même que pour les lieux, le champ "Quantité" adoptera le bon libellé en fonction de la catégorie de frais : - pour les indémnités kilométriques : vous devrez saisir une distance ; - pour les repas : vous devrez saisir un nombre de personnes ; - pour tous les autres types de frais : vous devrez saisir une quantité. 25. Saisissez la Quantité. Saisissez "1". 26. Saisissez le montant TTC payé dans le champ Montant saisie. Saisissez "100". Page 6

11 27. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 28. Cliquez sur le bouton + pour Ajouter une ligne de frais et répétez les actions précédentes. N'oubliez pas d'enregistrer votre note de frais en fin de saisie. 29. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 30. Cliquez sur l'onglet Informations Générales. 31. Par défaut, lors de son initialisation, une note de frais est en statut "En-cours". Pour que le(s) manager(s) soi(en)t en mesure de la valider, vous devrez impérativement modifier le statut pour le mettre à "A approuver". 32. Passez le statut de la note de frais à approuv Cliquez sur la barre de défilement pour accéder au bas de la page. Page 7

12 34. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 35. Fin de la procédure. Créer une note de frais - Avec dépassement et acompte A l'issue de ce sujet, vous serez en mesure de créer une note de frais : avec un dépassement de limite de remboursement, une demande de dérogation, un acompte. Procédure Les données de ce sujet sont utilisées à titre d'exemple. Page 8

13 1. Cliquez sur le menu Notes de Frais. 2. Cliquez sur le lien Gestion des Notes de Frais. 3. Cliquez sur le lien Créer une Note de Frais. Page 9

14 4. Cliquez sur l'onglet Ajouter une nouvelle valeur. 5. Cliquez sur le bouton Consultation - Entité (Alt+5). 6. Cliquez sur une valeur dans la colonne Entité. 7. Dans le module de notes de frais, il y aura 2 entités distinctes : - FRA1S : pour les notes de frais salariés - FRA1A : pour les notes de frais auteurs 8. Cliquez sur le bouton Créer. Page 10

15 9. Cliquez sur le bouton Réduire Menu. 10. La date de création indiquée par défaut est la date du jour. Elle est modifiable. Saisissez "01/08/2009". 11. Dans la liste des salariés / auteurs, s'afficheront uniquement les codes tiers auxquels votre code utilisateur est rattaché. Pour votre propre fiche salarié, le code utilisateur sera le vôtre. Pour les auteurs, le code utilisateur sera celui de l'assistante de rédaction en charge de la saisie des notes de frais auteurs. 12. Cliquez sur la loupe de recherche Salarié / Auteur. 13. Cliquez sur la valeur recherchée. 14. Saisissez la Date début. Par exemple "01/07/2009". 15. Saisissez la Date fin. Par exemple "31/07/2009". 16. Cliquez sur l'onglet Détails des frais. Page 11

16 17. La date indiquée par défaut est la date du jour. Elle est modifiable. Saisissez "01/07/2009". 18. Cliquez sur la loupe de la Catégorie. 19. Cliquez sur la valeur recherchée. 20. Saisissez les informations désirées dans le champ Mission. Saisissez "Déplacement à Toulouse". 21. Les lieux sont pilotés en fonction des types de catégories de frais ; en effet : - pour les transports : vous devrez indiquer une ville de départ et une ville d'arrivée ; - pour les hôtels / repas : vous devrez indiquer une ville de séjour... PeopleSoft sera paramétré de sorte que seuls les champs requis et nécessaire s'affichent, pour être renseignés par vos soins. 22. Cliquez sur la loupe pour sélectionner la Ville de séjour. 23. Cliquez sur la valeur recherchée. 24. Si la ville de séjour concernée ne figure pas dans la liste de la loupe de recherche, il vous suffit de choisir AUTRE, puis de la saisir dans le champ AUTRE VILLE. 25. Saisissez les informations désirées dans le champ Quantité. Saisissez "1". Page 12

17 Manuel de formation 26. De même que pour les lieux, le champ "Quantité" adoptera le bon libellé en fonction de la catégorie de frais : - pour les indémnités kilométriques : vous devrez saisir une distance ; - pour les repas : vous devrez saisir un nombre de personnes ; - pour tous les autres types de frais : vous devrez saisir une quantité. 27. Saisissez le montant TTC payé dans le champ Montant saisie. Saisissez "150". 28. Saisissez le montant de la TVA figurant sur le justificatif dans le champ Montant TVA. Saisissez "24.58". 29. Comme vous pouvez le constater ci-dessus, le montant saisi de 150 est supérieur au plafond de remboursement autorisé. Dans ce cas, PeopleSoft vous offre la possibilité de demander une dérogation à votre manager : vous avez donc 2 possibilités : - soit vous ne demandez pas de dérogation, et le montant remboursé pour ces frais sera à hauteur du plafond autorisé, dans notre exemple de 140 ; - soit vous avez un motif particulier de dépassement et souhaitez demander une dérogation à votre manager ; il aura alors la possibilité lors de la validation de votre note de frais d'accepter votre demande ou de la refuser. Ci-après, les étapes à suivre pour appliquer une demande de dérogation en cas de dépassement de plafond autorisé. 30. Pour demander une dérogation, cochez la case Demande de Dérogation. 31. Le montant ci-dessus, base de remboursement est alors mis à jour ; le plafond est remplacé par le montant saisi. 32. En cas de demande de dérogation, indiquez un Motif de dépassement (obligatoire). Saisissez "Arrivée tardive - seul hotel disponible". 33. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 34. Cliquez sur le bouton + pour Ajouter une ligne de frais et répétez les actions précédentes. N'oubliez pas d'enregistrer votre note de frais en fin de saisie. 35. La date indiquée par défaut est la date du jour. Elle est modifiable. Saisissez "02/07/2009". 36. Cliquez sur la loupe de la Catégorie. 37. Cliquez sur la valeur recherchée. 38. Saisissez les informations désirées dans le champ Mission. Saisissez "Déplacement à Toulouse". 39. Cliquez sur la loupe de la Ville de séjour. Page 13

18 40. Cliquez sur la valeur recherchée. 41. Saisissez les informations désirées dans le champ Nombre de Pers.. Saisissez "1". 42. Comme vous pouvez le constater, dans notre exemple, s'agissant d'un repas, PeopleSoft vous demande d'indiquer le nombre de personnes, en lieu et place de la quantité. 43. Saisissez le montant TTC payé dans le champ Montant saisie. Saisissez "35". 44. Saisissez le montant de TVA figurant sur le justificatif dans le champ Montant TVA. Saisissez "1.83". 45. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 46. Cliquez sur l'onglet Informations Générales. 47. Si vous avez perçu une avance / un acompte, saisissez le montant perçu dans le champ Acompte (à titre indicatif). Saisissez "100". Page 14

19 Manuel de formation 48. Le montant de l'acompte est saisi à titre indicatif, pour le département financier ; cette somme n'est pas déduite du montant total de la présente transaction. Cette déduction s'opèrera lors du règlement de la note de frais, seul le solde vous sera remboursé. 49. Cliquez sur le menu déroulant et passez le statut de la note de frais à approuv Par défaut, lors de son initialisation, une note de frais est en statut "En-cours". Pour que le(s) manager(s) soi(en)t en mesure de la valider, vous devrez impérativement modifier le statut pour le mettre à "A approuver". 51. Cliquer sur la barre de défilement pour accéder au bas de la page. 52. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 53. Fin de la procédure. Créer une note de frais - En devise étrangère A l'issue de ce sujet, vous serez en mesure de créer une note de frais, en devise étrangère. Procédure Les données de ce sujet sont utilisées à titre d'exemple. Page 15

20 1. Cliquez sur le menu Notes de Frais. Page 16

21 2. Cliquez sur le lien Gestion des Notes de Frais. 3. Cliquez sur le lien Créer une Note de Frais. 4. Cliquez sur l'onglet Ajouter une nouvelle valeur. 5. Cliquez sur la loupe de l'entité. 6. Cliquez sur la valeur recherchée. 7. Cliquez sur le bouton Créer. Page 17

22 8. Cliquez sur le bouton Réduire Menu. 9. Cliquez sur la loupe de la Devise. 10. Saisissez l'un des critères de recherche, par exemple, dans le champ Code devise. Saisissez "usd". 11. Cliquez sur le bouton Consulter. 12. Cliquez sur la valeur recherchée. 13. Puis suivre les étapes précédemment présentées pour la création et finalisation de la note de frais. 14. Fin de la procédure. Consulter une note de frais A l'issue de ce sujet, vous serez en mesure de consulter une (des) note(s) de frais, selon plusieurs critères de recherche. Procédure Page 18

23 Les données de ce sujet sont utilisées à titre d'exemple. 1. Cliquez sur le menu Notes de Frais. Page 19

24 2. Cliquez sur le lien Gestion des Notes de Frais. 3. Cliquez sur le lien Créer une Note de Frais. Page 20

25 4. La transaction de création de note de frais est également utilisée pour leur consultation ; elle comporte 2 onglets : - Ajouter une nouvelle valeur : pour créer une note de frais - Rechercher une valeur existante : pour consulter une note de frais Par défaut, PeopleSoft sera positionné sur le 1er onglet de consultation, comme indiqué ci-dessus. Page 21

26 5. Comme vous pouvez le constater, l'écran de consultation offre la possibilité de rechercher les notes de frais selon différents critères, dont au moins 3 doivent être renseignés. Par exemple, vous pouvez rechercher des notes de frais en fonction de leur statut : cliquez sur ce menu déroulant et sélectionnez le statut de votre choix, par exemple : Rejet Manager. 6. Cliquez sur le bouton Rechercher. 7. PeopleSoft affiche le résultat de votre recherche, il vous suffit ensuite de cliquer sur la valeur recherchée pour y accéder. Page 22

27 8. Cliquez sur le bouton Retour à la recherche. Page 23

28 9. Vous pouvez également rechercher une note de frais en fonction de la date de début. Saisissez dans le champ Date début "01/07/2009". 10. Cliquez sur le bouton Rechercher. 11. Cliquez sur le bouton Retour à la recherche. Page 24

29 12. Ou alors, par montant total.saisissez dans le champ Montant total "185". Page 25

30 13. Cliquez sur le bouton Rechercher. 14. Fin de la procédure. Imprimer une note de frais Procédure Les données de ce sujet sont utilisées à titre d'exemple. 1. L'impression d'une note de frais peut se faire à tout moment, à partir de PeopleSoft, quel que soit son statut ; il suffit tout simplement qu'elle soit enregistrée et comporte un n de type NDF... Vous pouvez donc aussi bien imprimer une note de frais à l'issue de sa création, comme lors d'une consultation ; le principe est strictement identique. Page 26

31 2. Cliquez sur le menu Notes de Frais. Page 27

32 3. Cliquez sur le lien Gestion des Notes de Frais. 4. Cliquez sur le lien Créer une Note de Frais. 5. Renseignez l'un des critères de recherche, par exemple, saisissez dans le champ Date début "01/07/2009". 6. Cliquez sur le bouton Rechercher. 7. Cliquez sur le bouton Réduire Menu. 8. Cliquez sur la valeur recherchée. Page 28

33 9. Cliquez sur le bouton Imprimer. 10. Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton IMPRIMER, l'écran PeopleSoft disparaitra et réapparaitra pendant quelques secondes. La demande d'impression de la note de frais a été lancée et est en-cours de traitement. Dès qu'elle sera terminée, elle vous sera envoyée automatiquement par mail, en pièce jointe, au format PDF ; il vous suffira de l'ouvrir et de l'imprimer. 11. Fin de la procédure. Corriger une note de frais rejetée Procédure Les données de ce sujet sont utilisées à titre d'exemple. Page 29

34 1. Cliquez sur le menu Notes de Frais. Page 30

35 2. Cliquez sur le lien Gestion des Notes de Frais. 3. Cliquez sur le lien Créer une Note de Frais. 4. Lorsqu'une note de frais est rejetée, vous recevez un mail de notification, dans lequel vous aurez un lien hypertexte qui vous permettra d'accèder à la note de frais directement dans PeopleSoft. Pour ce faire, il faut, qu'au préalable, vous soyez connecté au système. Dans le présent sujet, nous allons vous montrer comment accéder aux notes de frais rejetées, sans passer par le mail ; la procédure est identique si vous recherchez des notes de frais rejetées par le manager (seul le critère de recherche change : choisir statut NDF "Rejet manager"). Dans ce mail, sera également précisé le motif du rejet, soit les corrections qui vous sont demandées. Il vous suffit donc d'aller sur la transaction, de faire les corrections nécessaires et de la repasser au statut "A APPROUV." pour qu'elle puisse repartir dans le circuit de validation. Page 31

36 5. Vérifiez bien que vous êtes sur l'onglet de consultation "Rechercher une valeur existante". Cliquez sur le menu déroulant du statut NDF et sélectionnez Rejet Financier (ou Rejet manager). 6. Cliquez sur le bouton Rechercher. 7. Cliquez sur la valeur recherchée 8. Cliquez sur le bouton Réduire Menu. 9. Cliquez sur l'onglet Détails des frais. 10. Veillez à effectuer les corrections demandées par la finance ou le manager. Page 32

37 11. Par exemple, modifiez le champ Nombre de Pers.. Saisissez "6". 12. Par exemple, modifiez le champ Montant saisie. Saisissez "350". 13. Une fois toutes les corrections faites, cliquez sur l'onglet Informations Générales. Page 33

38 14. Cliquez sur le menu déroulant pour passer la note de frais au statut à approuv Attention! Une fois corrigée, la note de frais devra être à nouveau soumise à validation du manager ; pour cela, il faudra impérativement la repasser au statut "à approuv.". 16. Cliquez sur la barre de défilement pour accéder au bas de la page. 17. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir un commentaire dans le champ Remarques. Saisissez "Note de frais corrigée + noms participants au repas inscrits au dos du justificatif". 18. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 19. La note de frais repart dans le circuit de validation, et est à nouveau soumise à l'approbation de votre manager. 20. Fin de la procédure. Traiter Notes de frais Cette section décrit la transaction de comptabilisation des notes de frais. Après avoir joué et/ou suivi les sujets de cette section, les utilisateurs seront capables d'effectuer les transactions présentées. Page 34

39 Transfert des notes de frais vers le module AP Cette section décrit les transactions de transfert vers le module PeopleSoft AP. Les n de pièces, une fois générées dans le module AP, auront la même référence NDF..., issue du module Notes de frais. En ce qui concerne le cycle de paiements, le processus existant reste identique. Après avoir joué et/ou suivi les sujets de cette section, les utilisateurs seront capables d'effectuer les transactions présentées. Page 35

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