Gest-Frais V 14 - Support utilisateurs

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1 1) Sélectionnez votre code utilisateur 2) Vous pouvez aussi taper les premières lettres, le remplissage est assisté ) 3) Taper sur la touche Entrée pour accéder au mot de passe 4) Saisissez votre mot de passe ( modifiable par le menu Utilitaires et paramétrage ) 1 Une fois le mot de passe saisie, tapez sur la touche Entrée Vous accédez alors au menu principal Impression de vos notes de Frais Mise à jour des frais pour les nomades uniquement Vos frais saisies Par période 2 Cliquez sur ce bouton pour saisir vos frais ou la touche F2 du clavier

2 Cet écran vous présente vos notes de frais préalablement saisies Création d une nouvelle 3 fiche de frais Touche Inser du clavier Dans cet écran vous pouvez 1. Sélectionner vos périodes de consultation 2. Visualiser vos frais 3. Visualiser les validations de votre hiérarchique ( colonne OK ) 4. Visualiser vos frais validés par la comptabilité ( colonne Cpt ) 5. Les frais payés ( ligne sur fond vert ) 6. Exporter vos frais sous Excel ou Word en faisant un clic droit dans la table 4

3 SAISIE ET MODIFICATION DES FRAIS Pour créer une nouvelle fiche Peu importe vos dates de sélection, 2 possibilités - Cliquez sur le bouton Nouveau - Appuyez sur la touche Inser du clavier Dépassement forfait I M P O R T A N T Vous allez accéder à l écran de saisie des notes de frais Le logiciel permet une saisie Très Rapide par une saisie assistée et semi-automatique Pour cela il vous faudra laisser de côté la souris. En effet le fait d utiliser la souris pour passer d une zone à un autre et de revenir au clavier = 3 secondes Pour passer d un champ à un autre champ, Utilisez la touche «Entrée» Vous serez alors certain de remplir toutes les informations nécessaires, dont la plupart vont se renseigner automatiquement.. tout en allant plus vite

4 DEROULEMENT DE LA SAISIE DANS L ORDRE CHRONOLOGIQUE 1. Saisie de la date : saisissez la date sans mettre de séparateur, pour l année en cours il est inutile de saisir l année ( ex : 12/12/2007 vous tapez uniquement 1212 l année se met automatiquement du clavier 2. Choisissez le type de frais correspondant à la fiche à saisir avec les flèches, les forfaits ou indemnités dépendent de votre sélection. du clavier 3. Choisissez le mode de paiement, si cette zone n est pas accessible, le curseur va se placer en 4 du clavier 4. Zone Clients ou Affaires : taper les 3 ou 4 premières lettres puis si vous ne tapez rien en zone client, faîte «entrée» et dans la zone Imputation taper le début du code affaire une fenêtre de sélection des affaires s affiche, vous pourrez alors utiliser les flèches pour descendre sur la ligne relative à l affaire à choisir. Une fois sur la ligne à sélectionner tapez sur la touche «Entrée» du clavier Zone Imputation / dossier : taper les 3 ou 4 premières lettres puis si vous ne tapez rien en zone client, faîte «entrée» et dans la zone Imputation taper le début du code affaire une fenêtre de sélection par imputation s affiche, vous pourrez alors utiliser les flèches pour descendre sur la ligne relative à l affaire à choisir.

5 1 clic = tri croissant 2 éme clic = tri décroissant Zone de recherche En saisie libre ( dans toutes les tables ) Affaires fermées Affaires ouvertes Affaires fermées 5. MOTIF : Cette zone se renseigne automatiquement 6. Saisie de la quantité, pour le carburant indiquez le nombre de litres ( voir ticket ) Dans le cas d indemnités kilométrique, le calcul est automatique en fonction du cumul du kilométrage effectué par véhicule. 7. Monnaie : Indiquez la monnaie même pour les frais effectués en zone euro, préciser alors «Euros étranger» en effet les règles de TVA étant différentes dans la zone Euro, il faut alors bien compléter cette zone. 8. Prix unitaire ( inutile de remplir cette zone, elle se calculera automatiquement 9. Prix Total : Indiquez le montant en TTC, la TVA se calcul automatiquement Le prix unitaire se recalcule 10. Service : Cette zone est pré-renseigner 11. Prestataire : zone optionnelle, 12. Le logiciel vous demande de valider la fiche en lui attribuant un Numéro Interne reporter ce N à la main sur la fiche, cela indiquera que cette fiche à été saisie et de plus, lors d un contrôle de l administration, un rapprochement pourra être établi entre les éditions et le justificatif.

6 Autres Champs : L immatriculation du véhicule peut être demander pour les frais relatifs aux véhicules ( Carburant, péages, frais auto ), cette mention est OBLIGATOIRE pour l administration fiscale.

7 Exemple de fiche saisie Procédure de mise à jour pour les nomades ( uniquement ) (Dans le menu principal, icône envoi/récup ) Connectez-vous à Internet avant de demander l envoi ou la récupération Si connecté au réseau direct ou en accès distant La mise à jour se fait en une seule étape Pour récupérer la validation des frais par internet Pour envoyer vos frais par internet Au siège

8 MENU DES IMPRESSIONS

9

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